Jako kierownik projektu dobrze wiesz, że stworzenie optymalnego harmonogramu projektu jest wyzwaniem, ale masz do dyspozycji wiele możliwości. oprogramowanie do zarządzania projektami i zasobami i techniki do Twojej dyspozycji. Mimo to, możliwe jest, że napotkasz pewne problemy z harmonogramem. Sprawy stają się jeszcze bardziej skomplikowane, gdy pracujesz w firmie odpowiedzialnej za realizację wielu projektów jednocześnie. W takim przypadku prawdopodobieństwo nakładania się harmonogramów i podwójnych rezerwacji pracowników jest jeszcze większe.
Na szczęście można uniknąć większości konfliktów związanych z harmonogramem, postępując zgodnie z najlepszymi praktykami zarządzanie zasobami i projektami. Poniżej zamieściliśmy kilka wskazówek, których przestrzeganie pozwoli lepiej zarządzać projektami.
Nieprzyjemne nadejście konfliktów w harmonogramie projektu
Oba terminy są absolutnie znane. Zarówno w biznesie, jak i w życiu prywatnym, takie sytuacje jak nakładanie się na siebie dwóch ważnych dat, czy dwóch ważnych wydarzeń nie są niczym nowym w życiu każdego człowieka. Przeważnie jednak taka sytuacja nigdy nie sprawia, że wszystko idzie lepiej lub łatwiej.
Ogólnie rzecz biorąc, w środowisku zarządzania projektami konflikty harmonogramów występują, gdy członek zespołu lub pracownik jest przypisany do więcej niż dwóch zadań lub podwójnych zmian jednocześnie. Taka sytuacja jest źródłem dwóch rzeczy, a każda z nich wiąże się z innymi wyzwaniami.
Wiele badań dotyczących kwestii rezygnacji z pracy wskazuje, że wśród 5 najważniejszych powodów zawsze znajduje się kwestia harmonogramu lub - innymi słowy - elastyczności. Jeśli przeczytasz podsumowanie podane przez Centrum Badawcze PEW lub ten z Badanie Gallupawnioski są takie same. Harmonogram pracownika determinuje jego decyzję w zakresie zaangażowania i lojalności.
Czy jedno i drugie może mieć wpływ na biznes i realizację projektów? Zdecydowanie tak. Świetne radzenie sobie z konfliktami w harmonogramie to kolejny zestaw umiejętności wśród kierowników projektów, którzy celują wyżej.
Dlaczego powstają konflikty w harmonogramie projektu?
Poświęćmy chwilę, aby nakreślić niektóre z najczęstszych przyczyn problemów z harmonogramem projektu. Gdy je zrozumiesz, łatwiej będzie wskazać obszary do poprawy w procesie zarządzania projektami.
- Niedokładny szacunki. Kiedy zadanie powinno zająć kilka godzin, a zamiast tego zajmuje tydzień, prawdopodobnie ucierpi na tym harmonogram.
- Niewystarczające prognozowanie zasobów. Jest to kolejny czynnik, który może zadecydować o powodzeniu lub porażce projektu już na samym jego początku. Jeśli nie uwzględnisz z wyprzedzeniem wszystkich zasobów potrzebnych do realizacji projektu, może to spowodować opóźnienia w harmonogramie lub konflikty z innymi projektami realizowanymi w tym samym czasie.
- Nieprzewidziane zależności projektowe. Harmonogram projektu może wyglądać dobrze na papierze, ale zależności, których nie zaplanowałeś, mogą wymagać dostosowania osi czasu.
- Niedoszacowanie zakresu projektu. Bez zebrania wymagań od wszystkich interesariuszy i zarządzanie zakresem projektuIstnieje duże prawdopodobieństwo niedoszacowania tego, co należy zrobić, aby osiągnąć cele biznesowe.
- Brak widoczności harmonogramu wśród różnych kierowników projektów. Jest to powszechny problem w firmach realizujących wiele projektów: agencjach, firmach programistycznych, firmach konsultingowych. Niestety, brak widoczności i komunikacji między różnymi kierownikami projektów i liderami zespołów prawie zawsze prowadzi do konfliktów w harmonogramie.
Co możesz zrobić, aby uniknąć konfliktów w harmonogramie?
To prawda, niektóre okoliczności są poza twoją kontrolą. Weźmy na przykład obecną sytuację. Gdy publikujemy ten wpis na blogu (czerwiec 2020 r.), tysiące lub więcej harmonogramów projektów zostało wstrzymanych lub całkowicie odrzuconych z powodu pandemii koronawirusa. Nie możesz kontrolować wszystkiego, co może się stać z Twoim projektem. Nie oznacza to jednak, że nie powinieneś wprowadzić pewnych prewencyjnych środków zarządzania projektami, aby uniknąć konfliktów w harmonogramie.
Zwiększ widoczność swojego projektu i jego harmonogramu.
Najprostszym sposobem na zwiększenie widoczności działań projektowych i pracujących nad nimi członków zespołu jest wprowadzenie zasobu Planer kalendarza online. Jest to przestrzeń, w której wszyscy lub wyznaczeni pracownicy mogą zobaczyć, do których projektów zostały zarezerwowane osoby, kto ma trochę wolnego czasu (i może dołączyć do innego zespołu, który walczy o nadążenie), kto jest w ogóle niedostępny itp. Teamdeck to narzędzie, które stworzyliśmy, aby pomóc firmom lepiej zarządzać zespołami i projektami:
Centralny kalendarz zasobów będzie szczególnie ceniony przez firmy pracujące nad kilkoma projektami jednocześnie. Kiedy masz kilka harmonogramów, terminów, zespołów projektowych, znacznie trudniej jest uniknąć kolizji lub nakładania się. Załóżmy, że chcesz dodać nową osobę do zespołu projektowego. Gdy nie widzisz harmonogramu innych projektów, możesz jedynie założyć, że poradzi sobie ona z dodatkowym obciążeniem pracą. Dzięki pojedynczemu źródłu "prawdy harmonogramu", każdy kierownik projektu może aktywnie unikać konfliktów harmonogramu podczas planowania nowego projektu lub dostosowywania istniejącego.
Zwracaj większą uwagę na alokację zasobów.
Aby odnieść sukces z alokacja zasobówMusisz określić, jakiego rodzaju ludzi potrzebujesz do swojego zespołu. Jakie są ich pożądane umiejętności? Czy doświadczenie zawodowe będzie odgrywać znaczącą rolę? Być może określone lokalizacje geograficzne będą lepsze, ponieważ pracownicy będą musieli osobiście spotykać się z klientem? Możesz mieć kilka wymagań dotyczących swojego "zespołu marzeń" i ważne jest, aby je sprecyzować. Ryzyko rezerwacji pierwszej dostępnej grupy osób bez zwracania uwagi na czynniki wymienione powyżej polega na tym, że będziesz musiał później ponownie przydzielić zasoby i potencjalnie spowodować problemy z harmonogramem.
Oczywiście należy również sprawdzić, czy osobiste harmonogramy zespołu są zgodne z harmonogramem projektu. Można to łatwo zrobić, jeśli projekt narzędzie planowania przechowuje również dane dotyczące czasu wolnego (robi to Teamdeck). Oczywiście, nie zawsze można zaplanować harmonogram zgodnie z urlopami pracowników: kluczową rzeczą jest bycie świadomym tych nieobecności, w przeciwnym razie możesz mieć problem z harmonogramem.
Skuteczna komunikacja z członkami zespołu.
Otwarta komunikacja i poczucie przejrzystość projektu pomoże członkom zespołu już na etapie szacowania projektu. Chociaż nie powinieneś oczekiwać, że członkowie twojego zespołu wymyślą 100% precyzyjnych szacunkiZałożenia, które podają, muszą być przynajmniej w sferze możliwości. Jak można pomóc? Jedną z rzeczy, które kierownicy projektów mogą zrobić, aby wesprzeć szacowanie projektu, jest upewnienie się, że zespół w pełni rozumie projekt: cele biznesowe, potrzeby użytkowników końcowych oraz wszystkie wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne. Powinno to pomóc pracownikom w tworzeniu bardziej realistycznych szacunków.
Zidentyfikuj zależności między zadaniami i rolami w zespole.
Pamiętanie o zależnościach między różnymi zadaniami to jedno, ale trzeba też pamiętać o zależnościach między różnymi rolami w projekcie. Twój programista front-end będzie mógł w pełni pracować nad projektem tylko wtedy, gdy projektant dostarczy swoją część. Jeśli jedna osoba spóźnia się ze swoimi zadaniami, inne osoby mogą pójść w jej ślady po prostu z powodu zależności między ich rolami.
Upewnij się, że Twój zespół jest świadomy tych zależności. Taka świadomość pomoże im podejmować lepsze decyzje na etapie szacowania i ustalać priorytety zadań w późniejszym czasie.
Współpracuj z innymi kierownikami projektów i informuj o swoich zamiarach.
Wspomnieliśmy już, że potrzebujesz pewnego wglądu w harmonogramy innych projektów w Twojej firmie, zwłaszcza jeśli korzystasz z tej samej puli zasobów. Jak jednak uzyskać wgląd w intencje innych osób? Wyobraźmy sobie, że przygotowujesz się do nowego projektu i masz zamiar zebrać zespół. Przeglądasz listę pracowników i zauważasz kogoś, kto będzie świetnie pasował. Postanawiasz przypisać go do projektu, gdy tylko otrzymasz oficjalne potwierdzenie rozpoczęcia projektu od klienta. Kiedy nadchodzi ten dzień, czeka cię niemiła niespodzianka: inny PM już zarezerwował tego pracownika do swojego projektu. Gdybyś tylko mógł "zaklepać" konkretny skład zespołu...
Dzięki Teamdeck możesz komunikować swoje intencje i wstępnie rezerwować pracowników - wystarczy dodać dedykowany tag do rezerwacji. Możesz także tworzyć niestandardowe tagi, aby na przykład wyrazić różne poziomy pilności lub zaufania do danej rezerwacji. Wszystko po to, by uniknąć konfliktów z harmonogramem innego projektu.
Monitoruj postępy swojego projektu.
Monitorowanie postępów projektu i raportowanie jest kluczową częścią zarządzania projektem: pozwala na bieżąco informować interesariuszy, ale także lepiej zrozumieć kondycję projektu. Zasoby i oprogramowanie do planowania projektów, w tym Teamdeck, często umożliwiają tworzenie raportów dotyczących działań projektowych, zarejestrowanego czasu, wykorzystania zasobów itp. Skorzystaj z nich, aby uniknąć konieczności dostosowywania harmonogramu.
Na przykład, należy regularnie sprawdzać rzeczywisty czas pracy pracowników i porównywać go z początkowymi szacunkami. Czy wszystko idzie mniej więcej zgodnie z planem? Świetnie! Z drugiej strony, rozbieżność między szacunkami a rzeczywistością może być wskaźnikiem przyszłych problemów z planowaniem.
