Zarządzając projektem, Twoim celem jest dostarczenie go z sukcesem: na czas, w ramach budżetu, przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiego wskaźnika zadowolenia klienta i zespołu. Co się dzieje, gdy firma jest w stanie pracować nad kilkoma projektami jednocześnie? Na poziomie pojedynczego projektu cel pozostaje ten sam, ale na wyższym poziomie chcesz mieć pewność, że Twój zespół pracuje nad właściwymi projektami we właściwym czasie i we właściwych zespołach projektowych. Wydaje się to skomplikowane do osiągnięcia, ale na szczęście zarządzanie portfelem projektów (PPM) jest tutaj, aby pomóc.
Dzięki temu artykułowi nasz czytelnik otrzymuje:
Zarządzanie portfelem projektów można opisać jako scentralizowane zarządzanie i strategię biznesową dla portfela projektów firmy. Portfolio to zbiór pogrupowanych projektów, które nie muszą być ze sobą powiązane. Co ważne, portfel projektów ma służyć realizacji strategicznego celu biznesowego i przynieść firmie jakąś wartość.
Oczywiście wspomniana wartość biznesowa byłaby jedną z głównych korzyści płynących z zarządzania portfelem projektów. Oprócz tego, strategia ta jest również doskonałym środkiem do zarządzania ryzykiem związanym z realizacją wielu projektów. Jeśli będziesz postępować zgodnie z krokami opisanymi poniżej, będziesz miał szansę dokładnie przeanalizować potencjalne projekty swojej firmy jeszcze przed zobowiązaniem się do ich realizacji. W rezultacie szacunki będą prawdopodobnie dokładniejsze, a możliwe wyzwania zostaną uwzględnione z góry.
Przyjęcie podejścia PPM skutkuje również tym, że menedżerowie firmy uzyskują bardziej przejrzysty obraz projektów i ich wyników. Co więcej, strategia ta promuje współpracę między różnymi zespołami projektowymi zamiast rywalizacji.
Oto etapy, które należy wziąć pod uwagę, chcąc wdrożyć zarządzanie portfelem projektów w swojej firmie.
Proces PPM rozpoczyna się od przedstawienia strategii biznesowej lub celów strategicznych. Cele strategiczne są światłem przewodnim podczas procesu wyboru projektów do portfolio firmy. Ważne jest, aby wiedzieć, jakie one są. Cele biznesowe mogą być związane ze zwiększeniem przychodów, utrzymaniem rentowności lub dywersyfikacją strumieni przychodów. Z drugiej jednak strony, może istnieć zupełnie inny cel, który Twoja firma chce osiągnąć. Nie myśl, że musisz wymyślić jedyny, kompleksowy cel - możesz wymienić kilka z nich.
Zanim zaczniesz zawężać projekty, które mogą trafić do portfolio Twojej firmy, musisz wiedzieć, jak duża jest pula projektów. Zbierz wszystkie prośby o projekty, dowiedz się, jakie są możliwości sprzedaży i wymień wszystkie potencjalne projekty. Teraz przyjrzyj się bliżej każdemu z nich. Musisz wiedzieć, jakiego rodzaju zasobów (ludzkich lub innych) wymagają, jaki jest ich harmonogram, jakie jest ryzyko i potencjalne wyzwania itp.) Oceń możliwy zysk z tych projektów.
Kiedy już bardzo dobrze zrozumiesz potencjalne projekty, które mogą być częścią portfolio twojego zespołu, musisz przeprowadzić analizę dopasowania: sprawdź, czy te projekty są zgodne z twoją ogólną strategią.
Spróbuj ocenić projekty na swojej liście pod kątem celów biznesowych firmy: czy wspierają one te cele, czy może stanowią dla nich zagrożenie? Jakie są szanse, że zespół będzie w stanie ukończyć dany projekt i wytworzyć pożądaną wartość biznesową? Menedżerowie portfela muszą wybierać projekty, które dobrze ze sobą współpracują pod względem osiągania celów biznesowych, ale także pod względem obciążenie pracą zespołu oraz alokacja zasobów. Wiesz, które projekty spełniają Twoje kryteria? Nadszedł czas na dalsze planowanie przed ich uruchomieniem!
W tym momencie powinieneś mieć listę projektów, które równie dobrze mogą stać się częścią całego portfolio Twojej firmy. To dobry moment, aby nadać im priorytety i, jeśli to konieczne, wprowadzić pewne zmiany. Dobrą wiadomością jest to, że znalazłeś odpowiednie projekty dla swojej firmy. Wyzwanie polega na tym, że może być konieczne dostosowanie ich harmonogramów lub budżetów, aby móc wspólnie uruchomić te projekty.
Pomyśl o zarządzanie zasobami jak również: zdecydować, którzy członkowie zespołu powinni być zaangażowani w każdy projekt i jak długo. Jako menedżer portfela projektów prawdopodobnie będziesz musiał współpracować z zasobami lub menedżerami projektów na tym etapie. Poświęć trochę czasu na przeanalizowanie harmonogramów nowych projektów - być może będziesz musiał przesunąć kilka rzeczy, aby uniknąć konfliktów harmonogramów.
Teraz, gdy już wiesz, które projekty trafią do Twojego portfolio i jak zostaną zrealizowane pod względem czasu lub zasobów, możesz zaplanować ich rozpoczęcie. Co się stanie, gdy zespoły projektowe rozpoczną pracę nad swoimi projektami?
Uruchomienie projektów portfelowych to nie koniec procesu zarządzania portfelem projektów. Oczywiście, teraz skupiamy się na zarządzaniu projektami, ale w miarę jak kierownicy projektów robią postępy w swoich projektach, dobrze jest spojrzeć na portfel projektów z wyższego poziomu - przejdź do następnej sekcji, aby dowiedzieć się, jak możesz monitorować swoje projekty.
Jest to również dobry moment, aby powtórzyć fakt, że wszystkie konflikty (oparte na zasobach lub inne) i żądania zmian powinny być rozwiązywane z uwzględnieniem portfela i jego celów strategicznych.
Kierownicy projektów powinni regularnie monitorować wskaźniki KPI swoich projektów i śledzić obciążenie pracą / karty czasu pracy członków zespołu, co jest oczywiste. Jednak raportowanie projektów jest również istotną częścią zarządzania portfelem projektów, ponieważ pozwala określić, czy dany projekt przebiega zgodnie z planem i czy przewidywana wartość zostanie osiągnięta.
Co należy mierzyć, jeśli chodzi o portfolio projektów?
Prawdopodobnie natkniesz się na kilka aplikacji, które szczycą się funkcjami zarządzania portfelem projektów. Funkcje te zazwyczaj obejmują:
Chociaż wszystkie te narzędzia są niezwykle wygodne w skutecznym zarządzaniu portfelem projektów, prawdopodobnie można zauważyć, że podobne opcje można znaleźć w aplikacjach do zarządzania projektami, z których prawdopodobnie już korzystasz. Możliwe jest zarządzanie portfelem projektów za pomocą narzędzi, które nie są dedykowane PPM per se. Upewnij się, że jesteś w stanie:
Mamy nadzieję, że ten przewodnik po zarządzaniu portfelem projektów pomógł Ci lepiej zrozumieć tę strategię i ułatwił jej wdrożenie w Twojej organizacji. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące skutecznego zarządzania projektami i zasobami, napisz do nas na czacie: chętnie udzielimy Ci wskazówek i przeprowadzimy Cię przez nasz produkt.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...