Kierownik projektu a kierownik ds. zasobów: O co chodzi w tych rolach?

Trudno wyobrazić sobie agencję, software house czy nawet startup skoncentrowany na produkcie bez kierownika projektu. Dbają oni o to, aby projekty (niezależnie od tego, jak są one definiowane w danej firmie) były dostarczane z sukcesem: na czas i w ramach budżetu. 

Co nasi czytelnicy otrzymują dzięki temu artykułowi:

• różnice między umiejętnościami i rolami kierowników zasobów i kierowników projektów
• znaczenie oprogramowanie do zarządzania zasobami dla zarządzanie zasobami projektu 

Z drugiej strony, menedżer zasobów to rola, której nie spotyka się tak często w zespołach zarządzania projektami. Nie dlatego, że ich praca nie jest tak ważna: wręcz przeciwnie. Najczęściej jednak, zarządzanie zasobami projektu wysiłki są podzielone na wiele ról. W tym artykule rzucimy więcej światła na rolę menedżera zasobów, a być może nawet przekonamy Cię, że posiadanie osoby wyłącznie odpowiedzialnej za zarządzanie i zarządzanie zasobami nie jest konieczne. planowanie zasobów projektu to cenna inwestycja dla Twojej organizacji.

Jaka jest rola menedżera zasobów?

Poszukiwanie menedżera zasobów w procesie zarządzania projektem

Zanim poznasz znaczenie, umiejętności, wiedzę i obowiązki związane z menedżerem zasobów, musisz wiedzieć, gdzie jest on umieszczony w kontekście projektu i zarządzania projektem. 

Jak wielu wie, przez projekt - zwłaszcza w społeczeństwie zarządzania projektami - rozumiemy wiele rzeczy, które obejmują wiele różnych zasobów. Od materiałów i sprzętu, po najważniejsze - ludzi i ich umiejętności. Dla projektu należy wyobrazić sobie: 

• tworzenie stron internetowych,
• na przykład w przemyśle piwowarskim;
• ekspansja sprzedaży na nowy rynek,
• budowanie tam na jakiejś rzece itp.

Jak można sobie wyobrazić, każdy z nich oznacza Wiele osób, rzemiosł, podwykonawców, urządzeń, narzędzi, konfiguracji, zależności, małych kroków i zadań składa się na projekt. Ale żaden projekt nie istnieje bez najważniejszego elementu - ludzi. Ludzi - tych, którzy go zlecają i tych, którzy go wykonują. Jak sugeruje Project Management Institute: 

Zarządzanie projektami to wykorzystanie określonej wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik w celu dostarczenia ludziom czegoś wartościowego.

Od liderów po pracowników i podwykonawców. Od osób, które planują, do osób, które są wybierane do uczestnictwa na pewnym etapie projektu.

Oczywiście projekty nie są do siebie podobne i wymagają wielu różnych kompetencji. Ale nawet pomimo wielu różnic między nimi, mają one coś wspólnego.

Niezależnie od tego, czy jesteś specjalistą, czy liderem w zarządzanie projektami marketingowymiczy reprezentujesz zarządzanie projektami dla agencji kreatywnychKażdy projekt jest uporządkowanym i zorganizowanym procesem. Aby w prosty sposób zobrazować, czym jest zarządzanie projektami, posłużmy się prostą definicją podaną przez projectmanager.com

Zarządzanie projektami to dyscyplina planowania, wykonywania i kończenia projektów.

Każdy termin tej definicji mógłby udawać osobny temat, ale nie to chcielibyśmy podkreślić. To, co powinieneś zobaczyć, to proces. 

Powyższa definicja postrzega zarządzanie projektem jako proces składający się z 3 kroków. Proces ten można jednak podzielić na 4, 5 i 6 kroków. Niemniej jednak, każdy z nich obejmuje kilka innych grup elementów, mniejszych procesów, zadań i - oczywiście - wyzwań.

Proces ten ma swój własny termin. Jest to cykl życia zarządzania projektem. I tNajbardziej rozpowszechniona jest wersja z 5 fazami. Opracowana przez Project Management Institute obejmuje

• poczęcie i inicjacja,
• planowanie,
• wykonanie,
• wydajność/monitorowanie,
• i zamknięcie projektu.

Dlaczego mówimy o cyklu życia zarządzania projektami?

Ponieważ głównym tematem tego artykułu jest zderzenie dwóch ról - kierownika projektu i kierownika zasobów - warto zatrzymać się na chwilę i uważnie przyjrzeć się powyższemu obrazkowi. Dlaczego? Ponieważ Menedżer zasobów bierze udział w wielu przedstawionych powyżej fazach i procesach związanych z każdą z nich. 

Dlaczego i czym jest zarządzanie zasobami?

Aby zobrazować znaczenie zarządzania zasobami (lub menedżera zasobów - mówiąc wprost), posłużmy się podsumowaniem corocznego badania The State of Project Management wprowadzonego przez firmę Wellington. 

Dzięki Zakres wiedzy APM jest zarządzanie zasobami:

(...) pozyskiwanie, przydzielanie i zarządzanie zasobami, takimi jak osoby i ich umiejętności, finanse, technologia, materiały, maszyny i zasoby naturalne wymagane do realizacji projektu. Zarządzanie zasobami zapewnia, że zasoby wewnętrzne i zewnętrzne są efektywnie wykorzystywane na czas i zgodnie z budżetem.

Nie jest to najłatwiejsza definicja, jaką kiedykolwiek stworzono, ze względu na niejednoznaczne terminy, więc może być całkiem dobra do rozprawy akademickiej. Ale wNie wnikając zbyt głęboko, ogólną rolą menedżera zasobów jest planowanie, harmonogramowanie i przydzielanie najbardziej przydatnych, najbardziej odpowiednich zasobów (głównie odpowiednich wykwalifikowanych pracowników lub podwykonawców) w celu ukończenia projektu zgodnie z wymaganymi oczekiwaniami oraz wcześniej określonym czasem i budżetem.

Kiedy porównamy definicje zarządzania projektami i zarządzania zasobami, na pierwszy rzut oka dostrzeżemy wiele podobieństw między nimi. Jak więc kierownik projektu ma się do menedżera zasobów?

Menedżer zasobów vs Kierownik projektu - Jaka jest między nimi różnica?

Prawdopodobnie najłatwiejszym sposobem na zrozumienie różnicy między menedżerami zasobów a menedżerami projektów jest przeanalizowanie poziomu, na którym działają:

• Kierownicy projektów działają na poziomie projektu: zarządzają pojedynczym projektem (lub kilkoma projektami). Są odpowiedzialni za jego ukończenie przez zespół projektowy. 
• Menedżerowie zasobów działają na poziomie firmy: są odpowiedzialni za przydzielanie odpowiednich zasobów do wielu projektów. 

Kolejnym aspektem odróżniającym PM-ów od RM-ów jest fakt, że kierownik projektu zazwyczaj zajmuje się serią procesów określonych w czasie. Ich projekty mają ustalone ramy czasowe lub np. kalendarze sprintów, których się trzymają. Z drugiej strony kierownik ds. zasobów pracuje w sposób ciągły, ponieważ zazwyczaj jest zaangażowany we wszystkie projekty realizowane w danej firmie.  

Typowe obowiązki kierownika projektu:

Rola kierownika projektu obejmuje:

• Tworzenie planu zarządzania projektem i koordynowanie jego realizacji. 
• Określenie potrzeb kadrowych (RM może zarządzać takimi wnioskami).
• Śledzenie czasu pracownika oraz szacowanie kosztów. 
• Ustalenie oczekiwań dla zespołu projektowego. 
• Komunikacja z klientami/interesariuszami.
• Zarządzanie wydajnością zespołu poprzez regularne monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności projektu. 
• Monitorowanie i śledzenie budżetu projektu.
• Identyfikacja zagrożeń i szans w projekcie w całym jego cyklu życia: wprowadzanie niezbędnych sugestii i ulepszeń.  
• Raportowanie postępów projektu.
• Dokumentowanie projektu.
• Usprawnienie pracy i utrzymanie przejrzystości projektu dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami. 
• Współpraca z zewnętrznymi dostawcami i/lub freelancerami.
• Kierowanie zespołem projektowym: optymalizacja procesów, pielęgnowanie zaangażowania pracowników i zachęcanie do przekazywania informacji zwrotnych.  
• Podobnie jak kierownicy projektów, menedżerowie zasobów śledzą czas, planują budżet projektów i kontrolują dostępność poszczególnych pracowników do konkretnych projektów.

Oczywiście różne projekty wymagają różnych zadań do wykonania przez kierowników projektów. Krytycznym aspektem ich pracy jest jednak zapewnienie pomyślnej realizacji projektu. 

Typowe obowiązki kierownika ds. zasobów:

Menedżer zasobów jest zazwyczaj odpowiedzialny za:

• Planowanie i alokacja zasobów. Przypisywanie ludzi do projektów na podstawie ich umiejętności, wcześniejszego doświadczenia, dostępności lub budżetu projektu. 
• Planowanie pojemności zasobów. Menedżer zasobów musi upewnić się, że zasoby jego organizacji mają wystarczającą zdolność do realizacji nadchodzących projektów.
• Wspieranie kierowników projektów w bieżącym zarządzanie zasobami projektu wysiłki. Kierownik projektu jest często pierwszą osobą, która zauważa problemy: nadmierne wykorzystanie pracowników, nierównomierne obciążenie pracą lub nadgodziny. Menedżer zasobów może wkroczyć do akcji i pomóc kierownikowi projektu poprzez zmianę przydziału zasobów, dostosowanie celów lub wymagań lub przypisanie nowych osób do zespołu. 
• Zatrudnianie nowych pracowników. Znając wymagania każdego projektu, Resource Manger jest często najlepszą osobą do zatrudniania osób z kwalifikacjami odpowiednimi do projektu.

Menedżerowie ds. zasobów mogą być również odpowiedzialni za procesy związane z zasobami ludzkimi: listy płac, świadczenia pracownicze i szkolenia. Wszystko zależy od struktury organizacyjnej danej firmy. 

Resource Managerowie współpracują z wieloma zespołami w ramach organizacji:

• HR - muszą ze sobą ściśle współpracować w celu zatrudnienia odpowiednich osób i określenia ich ról. 
• PMO/Produkcja - definiowanie obowiązków dla poszczególnych pracowników w ramach projektu.
• Sprzedaż - planowanie pojemności zespołu i prognozowanie potrzeb rekrutacyjnych. 

Menedżerowie ds. zasobów mogą również współpracować z innymi działami, w zależności od wielkości i struktury firmy. Jak Neil Whitten ujął to następująco: RESOURCE MANAGER ma prawie niemożliwą pracę - z wymaganiami przychodzącymi z każdego możliwego kierunku - a jednak pracę, która może mieć głęboki wpływ na sukces organizacji.

Kiedy powołać kierownika ds. zasobów?

Efektywne zarządzanie zasobami jest kluczowym czynnikiem w skutecznym zarządzaniu projektami. Znacznie łatwiej jest koordynować projekt, gdy masz zespół, który jest w stanie sprostać jego wymaganiom (zarówno pod względem umiejętności, jak i dostępności). Firmy zazwyczaj zaczynają zauważać negatywne konsekwencje złego zarządzania zasobami, gdy się rozwijają. W małej organizacji kierownicy projektów mogą przydzielić własne zespoły lub uzyskać poradę od kierownictwa w przypadku konfliktu zasobów. Gdy pojawia się więcej projektów, więcej pracowników i więcej kierowników projektów, jest to dobry moment na wprowadzenie do zespołu kierownika ds. zasobów.

Należy pamiętać, że dedykowany kierownik ds. zasobów to ogromna pomoc, ale nie jest to jedyny sposób na podejmowanie lepszych decyzji dotyczących planowania zasobów. Jeszcze przed zatrudnieniem pierwszego kierownika ds. zasobów można wspierać kierowników projektów, dając im dostęp do dedykowanych zasobów. Oprogramowanie SaaS do zarządzania zasobami. 

Przedstaw menedżera zasobów w swojej firmie za pomocą Teamdeck

Eksperci ds. planowania zasobów i odnoszący sukcesy kierownicy projektów wymieniają Teamdeck jako swoje ulubione narzędzie do zarządzania zasobami. Nasza aplikacja pomaga planować zasoby, monitorować ich obciążenie pracą i mierzyć ich wydajność. Kalendarz zasobów Teamdeck pokazuje, kto jest dostępny, kto jest zajęty, a kto jest na wakacjach: przypisywanie ludzi do projektów jest w ten sposób znacznie łatwiejsze. Chcesz zobaczyć nasze narzędzie w akcji? Zaplanuj rozmowę z Anielą.