Kalendarz zasobów - zarządzanie całym zespołem w 1 narzędziu

Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) umożliwia planowanie i zarządzanie zasobami. przydzielać zasoby skuteczniej i wydajniej - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w Twojej firmie.

Często jest częścią narzędzie do zarządzania zasobamiKalendarz zasobów to idealny widok do planowania projektów, przypisywania rezerwacji i zarządzania zespołami. Poniżej znajduje się podział kalendarza zasobów, aby dać ci wgląd w podstawowe funkcje i dlaczego warto korzystać z takiego kalendarza w codziennej pracy jako kierownik projektu.

Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:

• Jak kalendarze zarządzania projektami rozwiązują wyzwania
• Kilka słów o kalendarzu zasobów, planowanie zespołu, Śledzenie czasu pracy zespołuoraz zarządzanie urlopami w 1 narzędziu
• Wpływ oprogramowanie do planowania zasobów na temat zarządzania projektami
• Znaczenie i rola kalendarzy zasobów

Czym jest kalendarz zasobów?

Kalendarz zasobów (znany również jako kalendarz zarządzania projektami i kalendarz planowania projektów) monitoruje wiele zadań, zdarzeń i dat, które mają lub będą miały miejsce podczas cyklu życia projektu.

Obserwuje przynajmniej dostępność, wydajność, obciążenie pracą i wykorzystanie poszczególnych pracowników.

(Teamdeck)

Kalendarz zasobów - jak sama nazwa wskazuje - to kalendarz służący do kontrolowania, koordynowania i monitorowania zasobów, w tym zarówno pracowników, jak i sprzętu. Daje on kierownikom projektów w pełni przejrzysty widok całego zespołu i wszystkich projektów, co jest świetnym sposobem na pomoc przedsiębiorstwom w skalowanie ich działalności.

Mówiąc ściślej, przegląd tego, w jaki sposób wykorzystywane są zasoby (pracownicy), które zasoby o określonych umiejętnościach są dostępne, jak długo trwają poszczególne projekty i ile poszczególne projekty będą kosztować. Pomaga to również uniknąć wyzwań związanych z zarządzaniem obciążeniem pracą, takich jak nadmierne lub niedostateczne wykorzystanie.

Jakich funkcji poszukują kierownicy projektów w kalendarzu zasobów?

• Funkcje zarządzania dostępnością / urlopami - ilość czasu, na jaki można zarezerwować pracownika
• Konfigurowalne, łatwe do zrozumienia raporty
• Zaplanowana praca - czas, na jaki pracownik jest przypisany do projektu. Najlepiej byłoby, gdyby całkowita liczba rezerwacji dla jednej osoby nie przekraczała jej dostępności
• Timesheets oraz śledzenie czasu pracy pracowników - czas pracy pracownika nad danym zadaniem/projektem. W idealnym przypadku wpisy czasu nie powinny przekraczać rezerwacji
• Funkcje analizy wykorzystania pracowników
• Zarządzanie obciążeniem pracą i jego optymalizacja
• Budżetowanie projektu
• Kontrolowanie i planowanie projektów
• Zdolność integracji
• Zaawansowane dostosowania

• Urlopy - urlopy pracownicze, zwolnienia lekarskie i inne rodzaje nieobecności powinny być uwzględniane w kalendarzach pracowników, aby można było łatwo wykryć czas, w którym dany członek zespołu jest niedostępny.
• Święta narodowe - podobnie jak w przypadku urlopów, święta narodowe powinny być oznaczone w kalendarzu zasobów jako czas, w którym zasoby są niedostępne, więc nie można ich uwzględniać podczas planowania projektu.

Jak kalendarz zasobów wpływa na złożone projekty?

Kierownicy projektów mogą korzystać z kalendarza zasobów na wiele sposobów, np. poprzez:

• posiadanie ogólnego przeglądu dostępności zasobów,
• lepsze zrozumienie procesu produkcyjnego firmy,
• możliwość bardziej przemyślanego planowania zasobów,
• możliwość dostosowania obciążenia pracą zespołu w przypadku niedostatecznego lub nadmiernego wykorzystania.

Dzięki kalendarzowi zasobów można planowanie pracy zespołu bardziej efektywnie. Zwracając uwagę na dostępność pracowników, ich planowane urlopy i święta państwowe, zmniejszasz ryzyko posiadania zbyt małej liczby pracowników do ukończenia projektu.

Podobnie, możesz użyć kalendarza zasobów, aby wykryć pracowników, których potrzebujesz, a którzy są obecnie zarezerwowani dla innego projektu. Wiedząc, jak długo są niedostępni, możesz dostosować harmonogram swojego projektu lub negocjować z innym kierownikiem projektu w sprawie zasobów, których obaj potrzebujecie.

Kolejną zaletą kalendarza zasobów jest przejrzysty przegląd obciążenia pracą pracowników. Monitorując rezerwacje lub wpisy dotyczące czasu pracy, można szybko wykryć członków zespołu, którzy mają zbyt dużo lub zbyt mało do zrobienia, dzięki czemu można odpowiednio dostosować ich rezerwacje.

Kalendarz zasobów, śledzenie czasu pracy, karty czasu pracy, planowanie projektów i zarządzanie obciążeniem pracą w jednym miejscu?

Zróbmy wprowadzenie. Teamdeck jest Zarządzanie zasobami SaaS rozwiązanie opracowane przez software house współpracujący z NetFlix, Uber czy Universal. Wcześniej oprogramowanie było przeznaczone do ich własnych celów, ale po kilkudziesięciu miesiącach produkt został skomercjalizowany. W ten sposób - ogólnie rzecz biorąc - ten kalendarz zasobów stał się częścią ogromnego rynku oprogramowania do zarządzania projektami.

Pomaga każdemu kierownikowi projektu i członkowi zespołu podczas całego projektu, z planowanie zasobówzarządzanie i mierzenie wydajności.

Teamdeck zapewnia dostęp do obciążenia pracą pracowników za pomocą prosty harmonogram zasobów. Informacje dostępne w Teamdeck obejmują rezerwacje, karty czasu pracy, dostępność i urlopy.

Dodatkowo zawarliśmy dwa dodatkowe szczegóły, które mogą pomóc w monitorowaniu obciążenia pracą:

• Rezerwacje a dostępność
• Arkusze czasu pracy a dostępność

Słupki pokazują rezerwacje pracowników lub timesheets w porównaniu do ich dostępności. Jest to szybki i łatwy sposób na sprawdzenie, czy członek zespołu jest niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystywany, co ułatwia podjęcie działań.

Aby uczynić Teamdeck wygodniejszym w użyciu, możesz dostosować widok, wybierając wiersze, które chcesz zobaczyć.

Dodatkowo można filtrować widok, aby wyświetlić określoną listę pracowników, np. tylko programistów frontendowych lub projektantów. Możesz tworzyć własne widoki, aby szybko uzyskać przegląd różnych zespołów.