Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) umożliwia planowanie i zarządzanie zasobami. przydzielać zasoby skuteczniej i wydajniej - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w Twojej firmie.
Często jest częścią narzędzie do zarządzania zasobamiKalendarz zasobów to idealny widok do planowania projektów, przypisywania rezerwacji i zarządzania zespołami. Poniżej znajduje się podział kalendarza zasobów, aby dać ci wgląd w podstawowe funkcje i dlaczego warto korzystać z takiego kalendarza w codziennej pracy jako kierownik projektu.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
Jak kalendarze zarządzania projektami rozwiązują wyzwania
Kilka słów o kalendarzu zasobów, planowanie zespołu, Śledzenie czasu pracy zespołuoraz zarządzanie urlopami w 1 narzędziu
Wpływ oprogramowanie do planowania zasobów na temat zarządzania projektami
Znaczenie i rola kalendarzy zasobów
Rozwiązywanie wyzwań związanych z zarządzaniem projektami: Kalendarze zarządzania projektami stanowią odpowiedź na liczne wyzwania, zapewniając ustrukturyzowane podejście do planowania i alokacji zasobów. Ułatwiają one synchronizację wysiłków zespołu, zapewniając optymalne wykorzystanie zasobów i terminowe osiągnięcie kamieni milowych projektu.
Kompleksowy przegląd zasobów: Kalendarze zasobów oferują całościowy widok alokacji zasobów, w tym dostępności pracowników, wydajności, obciążenia pracą i wykorzystania. Ta przejrzystość pomaga zapobiegać nadmiernemu lub niedostatecznemu wykorzystaniu zasobów, utrzymując w ten sposób zrównoważone obciążenie pracą w całym zespole.
Integracja z innymi narzędziami: Nowoczesne kalendarze zasobów płynnie integrują się z oprogramowaniem do zarządzania zasobami i innymi narzędziami do zarządzania projektami i śledzenia czasu, tworząc ujednoliconą platformę do zarządzania wszystkimi aspektami projektu. Integracja ta zwiększa wydajność, zmniejszając potrzebę ręcznego wprowadzania danych i umożliwiając aktualizacje w czasie rzeczywistym.
Kalendarz zasobów (znany również jako kalendarz zarządzania projektem i kalendarz planowania projektu) monitoruje wiele zadań, zdarzeń i dat, które mają lub będą miały miejsce podczas cyklu życia projektu. Tworzenie kalendarza zasobów jest niezbędne do skutecznego zarządzania projektami, ponieważ pomaga w planowaniu i alokacji zasobów od samego początku projektu. Kalendarz zasobów - jak sama nazwa wskazuje - jest kalendarzem służącym do kontrolowania, koordynowania i monitorowania zasobów, w tym zarówno pracowników, jak i sprzętu. Daje kierownikom projektów w pełni przejrzysty widok całego zespołu i wszystkich projektów, co jest świetnym sposobem na pomoc przedsiębiorstwom w skalowanie ich działalności.
Mówiąc ściślej, przegląd tego, w jaki sposób wykorzystywane są zasoby (pracownicy), które zasoby o określonych umiejętnościach są dostępne, jak długo trwają poszczególne projekty i ile będą kosztować poszczególne projekty. Kalendarze projektów i zasobów odgrywają różne role w zarządzaniu harmonogramami projektów i dostępnością zasobów. Kalendarz projektu śledzi postępy i terminy, podczas gdy kalendarz zasobów koncentruje się na alokacji i dostępności zasobów. Pomaga również uniknąć wyzwań związanych z zarządzaniem obciążeniem pracą, takich jak nadmierne lub niedostateczne wykorzystanie. Kalendarz zasobów pokazuje dostępność zasobów ludzkich i nieludzkich, w tym godziny pracy i dni wolne, aby zapewnić efektywne planowanie projektu.
Jakich funkcji szukają kierownicy projektów w kalendarzu zasobów?
Funkcje zarządzania dostępnością / urlopami - ilość czasu, na jaki można zarezerwować pracownika
Konfigurowalne, łatwe do zrozumienia raporty
Zaplanowana praca - czas, na jaki pracownik jest przypisany do projektu. Najlepiej byłoby, gdyby całkowita liczba rezerwacji dla jednej osoby nie przekraczała jej dostępności
Timesheets oraz śledzenie czasu pracy pracowników - czas pracy pracownika nad danym zadaniem/projektem. W idealnym przypadku wpisy czasu nie powinny przekraczać rezerwacji
Funkcje analizy wykorzystania pracowników
Zarządzanie obciążeniem pracą i jego optymalizacja
Budżetowanie projektu
Kontrolowanie i planowanie projektów
Zdolność integracji
Zaawansowane dostosowania
Rezerwacje członków zespołu, karty czasu pracy, przegląd urlopów
Urlopy - urlopy pracownicze, zwolnienia lekarskie i inne rodzaje nieobecności powinny być uwzględniane w kalendarzach pracowników, aby można było łatwo wykryć czas, w którym dany członek zespołu jest niedostępny.
Święta narodowe - podobnie jak w przypadku urlopów, święta narodowe powinny być oznaczone w kalendarzu zasobów jako czas, w którym zasoby są niedostępne, więc nie można ich uwzględniać podczas planowania projektu.
[Ekran z Teamdeck - kalendarza zarządzania zasobami i projektami].
Kalendarze zasobów odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu złożonymi projektami, zapewniając szereg korzyści:
Przegląd zasobów wysokiego poziomu: Oferują one migawkę dostępności zasobów ludzkich, pomagając kierownikom projektów skutecznie planować i przydzielać zasoby tam, gdzie są potrzebne.
Lepsze zrozumienie potoku produkcyjnego: Wizualizując oś czasu i zasoby projektu, menedżerowie zyskują lepsze zrozumienie zdolności produkcyjnych firmy i mogą odpowiednio planować.
Zoptymalizowane zarządzanie obciążeniem pracą: Śledząc rezerwacje i wpisy czasu, menedżerowie mogą szybko zidentyfikować i rozwiązać kwestie nadmiernego lub niedostatecznego wykorzystania, zapewniając zrównoważony podział zadań.
Kierownicy projektów mogą korzystać z kalendarza zasobów na wiele sposobów, np. poprzez:
posiadanie ogólnego przeglądu dostępności zasobów,
lepsze zrozumienie procesu produkcyjnego firmy,
możliwość bardziej przemyślanego planowania zasobów,
możliwość dostosowania obciążenia pracą zespołu w przypadku niedostatecznego lub nadmiernego wykorzystania.
Efektywne zarządzanie zasobami ma kluczowe znaczenie przy obsłudze wielu projektów, aby zapewnić równowagę obciążenia pracą i nie przeciążać członków zespołu.
Dzięki kalendarzowi zasobów można planowanie pracy zespołu bardziej efektywnie. Zwracając uwagę na dostępność pracowników, ich planowane urlopy i święta państwowe, zmniejszasz ryzyko posiadania zbyt małej liczby pracowników do ukończenia projektu.
Podobnie, możesz użyć kalendarza zasobów, aby wykryć pracowników, których potrzebujesz, a którzy są obecnie zarezerwowani dla innego projektu. Wiedząc, jak długo są niedostępni, możesz dostosować harmonogram swojego projektu lub negocjować z innym kierownikiem projektu w sprawie zasobów, których obaj potrzebujecie.
Kolejną zaletą kalendarza zasobów jest przejrzysty przegląd obciążenia pracą pracowników. Monitorując rezerwacje lub wpisy czasu pracy, można szybko wykryć członków zespołu, którzy mają zbyt dużo lub zbyt mało do zrobienia, dzięki czemu można odpowiednio dostosować ich rezerwacje. Pomaga to zespołowi projektowemu być na bieżąco z ich harmonogramami i potencjalnymi wyzwaniami, ostatecznie wspierając lepszą alokację zadań i utrzymanie morale zespołu.
Zróbmy wprowadzenie. Teamdeck jest Zarządzanie zasobami SaaS rozwiązanie opracowane przez software house współpracujący z NetFlix, Uber czy Universal. Wcześniej oprogramowanie było przeznaczone do ich własnych celów, ale po kilkudziesięciu miesiącach produkt został skomercjalizowany. W ten sposób - ogólnie rzecz biorąc - ten kalendarz zasobów stał się częścią ogromnego rynku oprogramowania do zarządzania projektami.
Teamdeck umożliwia użytkownikom tworzenie własnego kalendarza zasobów w celu lepszego zarządzania zasobami, pomagając zapobiegać overbookingowi i zwiększając widoczność obciążenia pracą zespołu.
Pomaga każdemu kierownikowi projektu i członkowi zespołu podczas całego projektu, z planowanie zasobówzarządzanie i mierzenie wydajności.
Teamdeck zapewnia dostęp do obciążenia pracą pracowników za pomocą prosty harmonogram zasobów. Informacje dostępne w Teamdeck obejmują rezerwacje, karty czasu pracy, dostępność i urlopy.
Dodatkowo zawarliśmy dwa dodatkowe szczegóły, które mogą pomóc w monitorowaniu obciążenia pracą:
Rezerwacje a dostępność
Arkusze czasu pracy a dostępność
Słupki pokazują rezerwacje pracowników lub timesheets w porównaniu do ich dostępności. Jest to szybki i łatwy sposób na sprawdzenie, czy członek zespołu jest niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystywany, co ułatwia podjęcie działań.
Jedną z podstawowych cech kalendarza zasobów jest możliwość śledzenia dostępności pracowników i zarządzania urlopami. Funkcjonalność ta ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że kierownicy projektów mają dokładny obraz tego, kto jest dostępny do pracy nad projektem w danym momencie.
Z kolei kalendarz projektu służy do identyfikacji dni roboczych, zmian i terminów zadań, zapewniając bardziej statyczny przegląd osi czasu projektu.
Kalendarz powinien zawierać:
Planowane wakacje: Należy uwzględnić zaplanowany czas wolny pracowników, aby uniknąć konfliktów w harmonogramie.
Zwolnienia lekarskie: Nieplanowane nieobecności z powodu choroby muszą być monitorowane i zarządzane niezwłocznie.
Święta narodowe: Dni wolne od pracy powinny być oznaczone, aby zapewnić ich uwzględnienie przy planowaniu harmonogramów projektów.
Mając szczegółowy przegląd tych czynników, kierownicy projektów mogą uniknąć nadkompletu pracowników i zapewnić odpowiednią obsadę projektów.
Kolejną istotną cechą kalendarza zasobów są konfigurowalne raporty. Raporty te zapewniają wgląd w różne aspekty zarządzania zasobami, takie jak:
Alokacja zasobów: Zrozumienie sposobu dystrybucji zasobów w różnych projektach.
Postęp projektu: Śledzenie statusu trwających projektów i identyfikowanie wszelkich potencjalnych opóźnień.
Wydajność zespołu: Analizowanie wydajności poszczególnych członków zespołu i zespołu jako całości.
Raporty te można dostosować do konkretnych potrzeb kierownika projektu, oferując elastyczność i szczegółowy wgląd, który pomaga w podejmowaniu decyzji.
Planowanie pracy zapewnia, że obciążenie pracą każdego pracownika jest możliwe do zarządzania i nie przekracza jego dostępności. Funkcja ta pomaga w:
Zrównoważony rozkład obciążenia pracą: Zapobieganie wypaleniu zawodowemu poprzez zapewnienie, że żaden pracownik nie jest nadmiernie obciążony zadaniami.
Efektywne wykorzystanie zasobów: Upewnienie się, że wszyscy członkowie zespołu są odpowiednio wykorzystywani i żadne zasoby nie pozostają bezczynne.
Efektywne planowanie ma kluczowe znaczenie dla utrzymania wysokiego poziomu produktywności i zapewnienia wydajnej realizacji projektów.
Dokładne śledzenie czasu jest niezbędne do zrozumienia, ile czasu pracownicy spędzają na różnych zadaniach. Funkcja ta obejmuje:
Timesheets: Pracownicy mogą rejestrować godziny przepracowane nad konkretnymi projektami, zapewniając szczegółowy zapis spędzonego czasu.
Śledzenie czasu: Śledzenie godzin pracy w czasie rzeczywistym w celu monitorowania produktywności i zapewnienia dokładności wpisów czasu pracy.
Porównując karty czasu pracy z planowanymi rezerwacjami, kierownicy projektów mogą zidentyfikować rozbieżności i dokonać niezbędnych korekt w celu poprawy wydajności.
Analiza wykorzystania pracowników pomaga kierownikom projektów zrozumieć, jak efektywnie wykorzystywani są członkowie ich zespołów. Obejmuje to:
Współczynniki wykorzystania: Obliczanie procentu czasu spędzanego przez pracowników na zadaniach podlegających rozliczeniu w porównaniu z działaniami niepodlegającymi rozliczeniu.
Planowanie wydajności: Określenie optymalnego obciążenia pracą dla każdego członka zespołu, aby zmaksymalizować produktywność bez powodowania wypalenia.
Analiza ta ma kluczowe znaczenie dla podejmowania świadomych decyzji dotyczących alokacji zasobów i planowania projektów.
Skuteczne zarządzanie projektem wymaga starannego budżetowania i kontroli kosztów. Kalendarz zasobów pomaga w:
Szacowanie kosztów: Dostarczanie dokładnych szacunków kosztów projektu w oparciu o alokację zasobów i poświęcony czas.
Śledzenie budżetu: Monitorowanie rzeczywistych wydatków w stosunku do budżetu w celu zapewnienia, że projekty pozostają na dobrej drodze finansowej.
Sprawozdawczość finansowa: Generowanie szczegółowych raportów finansowych w celu zapewnienia interesariuszom wglądu w koszty i rentowność projektu.
Funkcje te pomagają kierownikom projektów utrzymać dyscyplinę finansową i zapewnić rentowność projektów.
Zaawansowane opcje dostosowywania sprawiają, że kalendarze zasobów można dostosować do różnych potrzeb organizacyjnych. Obejmują one:
Widoki niestandardowe: Tworzenie dostosowanych widoków kalendarza, które wyróżniają określone zespoły, role lub projekty.
Opcje filtra: Filtrowanie kalendarza w celu wyświetlenia odpowiednich informacji, takich jak dostępność określonych zestawów umiejętności.
Spersonalizowane ustawienia: Dostosowanie ustawień kalendarza do indywidualnych preferencji i wymagań dotyczących przepływu pracy.
Dostosowanie zwiększa użyteczność kalendarza zasobów, czyniąc go wszechstronnym narzędziem do różnych scenariuszy zarządzania projektami.
Kalendarze zasobów odgrywają strategiczną rolę w zarządzaniu projektami, zapewniając scentralizowaną platformę do zarządzania zasobami. To strategiczne znaczenie jest widoczne w kilku kluczowych obszarach:
Kalendarze zasobów oferują wysokopoziomowy przegląd dostępności i alokacji zasobów. Ta widoczność jest kluczowa dla:
Proaktywne planowanie: Umożliwienie kierownikom projektów planowania z wyprzedzeniem i efektywnego przydzielania zasobów. Liderzy zespołów odgrywają kluczową rolę w utrzymywaniu dokładnych kalendarzy zasobów i zapewnianiu skutecznej alokacji zasobów.
Rozwiązywanie konfliktów: Identyfikowanie i rozwiązywanie konfliktów harmonogramu, zanim wpłyną one na harmonogram projektu.
Optymalizacja zasobów: Zapewnienie efektywnego wykorzystania wszystkich dostępnych zasobów w celu maksymalizacji wydajności.
Scentralizowany kalendarz zasobów sprzyja lepszej współpracy między członkami zespołu i działami. Korzyści obejmują:
Skoordynowane wysiłki: Ułatwianie koordynacji zadań i działań w różnych zespołach.
Przejrzysta komunikacja: Zapewnia jasny obraz tego, kto nad czym pracuje, usprawniając komunikację i ograniczając nieporozumienia.
Wspólne cele: Zapewnienie, że wszyscy członkowie zespołu są dostosowani do celów i harmonogramów projektu.
Kalendarze zasobów wspierają skalowalność organizacji, zapewniając narzędzia do zarządzania rosnącą złożonością. Obejmuje to:
Skalowalne zarządzanie zasobami: Dostosowywanie się do rosnących potrzeb organizacji w miarę jej rozwoju i podejmowania kolejnych projektów.
Wydajne wdrażanie: Usprawnienie procesu wdrażania nowych pracowników poprzez zapewnienie przejrzystego wglądu w harmonogramy i dostępność zespołu.
Zdolność adaptacji: Dostosowanie do zmieniających się wymagań projektu i dostępności zasobów w czasie rzeczywistym.
Skuteczne zarządzanie zasobami jest kluczowym elementem zarządzania ryzykiem w zarządzaniu projektami. Kalendarze zasobów przyczyniają się do:
Identyfikacja zagrożeń: Podkreślanie potencjalnego ryzyka związanego z zasobami, takiego jak overbooking lub niedobory umiejętności.
Ograniczanie ryzyka: Wdrożenie strategii mających na celu ograniczenie tego ryzyka, takich jak realokacja zasobów lub dostosowanie harmonogramu projektu.
Planowanie awaryjne: Opracowywanie planów awaryjnych w celu sprostania nieprzewidzianym wyzwaniom związanym z zasobami.
Paski dostępności w kalendarzu planowania projektu Teamdeck
Aby uczynić Teamdeck wygodniejszym w użyciu, możesz dostosować widok, wybierając wiersze, które chcesz zobaczyć.
Dodatkowo można filtrować widok, aby wyświetlić określoną listę pracowników, np. tylko programistów frontendowych lub projektantów. Możesz tworzyć własne widoki, aby szybko uzyskać przegląd różnych zespołów.
Aby zmaksymalizować korzyści płynące z kalendarza zasobów, kierownicy projektów powinni przestrzegać najlepszych praktyk w zakresie zarządzania zasobami. Obejmują one:
Częste recenzje: Regularne przeglądanie i aktualizowanie kalendarza w celu odzwierciedlenia zmian w harmonogramie projektu, dostępności zasobów i przydziałach zespołów. Regularne aktualizacje kalendarza zasobów są niezbędne na etapie planowania projektu, aby zapewnić dokładne planowanie i alokację zasobów.
Korekty w czasie rzeczywistym: Dostosowywanie kalendarza w czasie rzeczywistym w miarę pojawiania się nowych informacji, dzięki czemu pozostanie on dokładnym i niezawodnym narzędziem planowania.
Szkolenie pracowników: Zapewnienie kompleksowego szkolenia dla pracowników w zakresie efektywnego korzystania z kalendarza zasobów, zapewniając, że wszyscy są na tej samej stronie.
Bieżące wsparcie: Oferowanie stałego wsparcia i zasobów, aby pomóc pracownikom w poruszaniu się po narzędziu i rozwiązywaniu wszelkich pojawiających się problemów.
Przejrzyste zasady: Ustanowienie jasnych zasad i procedur dotyczących sposobu korzystania z kalendarza zasobów, zapewniających spójność i odpowiedzialność.
Otwarty dialog: Zachęcanie do otwartego dialogu między członkami zespołu w celu rozwiązania wszelkich wątpliwości lub sugestii dotyczących poprawy skuteczności narzędzia.
Wykorzystanie spostrzeżeń: Wykorzystanie informacji dostarczonych przez kalendarz zasobów do podejmowania opartych na danych decyzji dotyczących alokacji zasobów, planowania projektów i zarządzania obciążeniem pracą.
Ciągłe doskonalenie: Wykorzystanie danych do zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy i wdrożenia strategii usprawniających ogólne procesy zarządzania projektami.
Podsumowując, kalendarz zasobów jest niezbędnym narzędziem do nowoczesnego zarządzania projektami. Oferuje on kompleksowe rozwiązanie do zarządzania zasobami, planowania zadań i optymalizacji obciążenia pracą. Zapewniając jasny wgląd w dostępność i wykorzystanie zasobów, kalendarz zasobów zwiększa wydajność, współpracę i podejmowanie decyzji. Narzędzia takie jak Teamdeck stanowią przykład korzyści płynących z zaawansowanego oprogramowania do planowania zasobów, oferując solidną platformę, która wspiera pomyślną realizację złożonych projektów. Postępując zgodnie z najlepszymi praktykami i wykorzystując pełny potencjał kalendarzy zasobów, kierownicy projektów mogą znacznie poprawić swoją zdolność do dostarczania projektów na czas i w ramach budżetu, ostatecznie przyczyniając się do rozwoju i sukcesu swoich organizacji.
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...
Jeśli nie korzystasz z doskonałego oprogramowania do planowania zasobów, lepiej przyjrzyj się technikom planowania. Techniki planowania pomagają dopasować oś czasu projektu, zakres i zasoby. Harmonogram musi pasować do określonych ram czasowych i...