Zapytani o wady bycia kierownikiem projektu, niektórzy wymieniają długie godziny pracy i znaczną presję. Nie da się ukryć, że praca kierownika projektu może wymagać wykonywania trudnych telefonów lub nadgodzin. Nie oznacza to jednak, że jest to zawód, który z założenia jest stresujący i wyczerpujący.
Z drugiej strony, kierownicy projektów często czują się przytłoczeni ilością pracy, jaką mają do wykonania. Jeśli jesteś jednym z nich, możesz przyjrzeć się bliżej swojemu obciążeniu pracą i zadać sobie pytanie:
Czy mam do czynienia ze zjawiskiem "job creep"?
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czym jest job creep i co go powoduje. Wymienimy również kroki, które możesz podjąć, aby przywrócić swoje życie zawodowe na właściwe tory.
Job creep, określany również jako pełzanie rólDzieje się tak, gdy ktoś wykonuje zadania, które wykraczają poza jego rolę lub uzgodniony zakres pracy.
Należy pamiętać, że job creep może dotyczyć osób pracujących na różnych stanowiskach. Zasadniczo oznacza to wykonywanie zadań, które powinny być wykonywane przez innych członków zespołu. W przypadku kierowników projektów zadania te byłyby zwykle związane z realizacją projektu, zarządzaniem zespołem lub obsługą relacji z klientami.
Michael Wellin, w swojej książce Managing the Psychological Contract: Using the Personal Deal to Increase Business Performance (Zarządzanie kontraktem psychologicznym: wykorzystanie umowy osobistej do zwiększenia wydajności biznesowej), porusza bardzo interesującą kwestię pełnienia ról:
Job creep wiąże się z ciągłą presją wywieraną na pracowników, aby dostarczali więcej niż normalnie wymagają tego ich stanowiska pracy. Jest to sytuacja, w której norma wzajemności, która ewoluowała w czasie, nie ma już zastosowania. Zamiast tego pracodawca stopniowo zwiększa swoje wymagania wobec pracowników. Zachowania i wyniki, które wcześniej były uznaniowe, teraz stają się coraz bardziej oczekiwane lub uznawane przez pracodawcę za oczywiste. (Wellin, 2007, s. 90)
Jak widać, job creep sprawia, że pracujesz ciężej przez określony czas (np. do momentu uruchomienia projektu), ale może również przekształcić się w stałą sytuację, gdy pracodawca oczekuje, że zawsze będziesz żonglować wszystkimi tymi obowiązkami. Dla kierowników projektów korzystne jest zidentyfikowanie i powstrzymanie zjawiska "pełnienia ról" lub zapobieganie mu w ogóle.
Aby lepiej zrozumieć samo zjawisko, przyjrzyjmy się niektórym typowym przyczynom job creep.
Kluczowym czynnikiem stojącym za "job creep" wśród kierowników projektów jest charakter ich zawodu. Krótko mówiąc, inni ludzie zwykle nie rozumieją tej roli. Elizabeth Harrin, autorka książki Przewodnik buntownika po PMprzyznaje, że ludzie w pracy "często nie rozumiem, co ona robi".. W takim przypadku oczekiwania wobec kierowników projektów mogą być nieuzasadnione.
Pojęcie bycia osobą "odpowiedzialną za projekt" sprawia, że kierownicy projektów są podatni na pełzanie ról. W końcu prawie każde zadanie można usprawiedliwić jako związane z projektem. W rezultacie kierownicy projektów mogą czuć, że to od nich ostatecznie zależy dostarczenie czegoś, nawet jeśli w zespole są inne osoby, które powinny zajmować się danym zadaniem.
Co zrobić, jeśli nie ma osób lepiej przygotowanych do wykonywania określonych obowiązków? "Job creep" może również wystąpić jako konsekwencja niedoboru personelu i słabej Prognozowanie zasobów ludzkich. Jeśli nie ma nikogo, kto mógłby wykonać zadanie, często wykonuje je PM.
Kierownicy projektów mogą odczuwać potrzebę wskoczenia i pomocy w zadaniach produkcyjnych. Presja spoczywa na nich, ponieważ to oni komunikują wyniki projektu interesariuszom. Aleksandar Olic ładnie to ujął, gdy napisał:
Może to prowadzić do kryzysu tożsamości. Nie mogą bezpośrednio kontrolować tego, jak strona internetowa lub aplikacja będzie działać lub wyglądać, ale są odpowiedzialni za ostateczny wynik. Ponadto, jeśli chodzi o prezentację pracy, oczekuje się, że będą wiedzieć i mówić o wszystkim tak, jakby to oni to stworzyli.
Kolejnym czynnikiem, który sprawia, że kierownicy projektów są narażeni na pełzanie roli, jest fakt, że każdy projekt jest inny i jako taki wymaga pewnej wszechstronności ze strony kierownika projektu. Podczas gdy ta wszechstronność może często ograniczać się do korzystania z odpowiednich narzędzi i technik, może również prowadzić kierowników projektów do podejmowania szerszego zakresu zadań, ponieważ czują, że ich projekt tego wymaga. Jeśli zakres ten staje się coraz szerszy w miarę trwania projektu, mówimy o "job creep".
Wreszcie, doświadczenie w pracy okazuje się być bardzo ważne dla kierowników projektów. Jest to również prawdą, jeśli chodzi o pełnienie ról. Podczas gdy niedoświadczeni kierownicy projektów mogą mieć bardzo silne podstawy teoretyczne, mogą mieć trudności z żonglowaniem wieloma obowiązkami i rozpoznawaniem pełnienia ról.
Pełzającej pracy w zarządzaniu projektami można zapobiec. Nawet jeśli już odczuwasz jego konsekwencje, możesz podjąć pewne środki zaradcze.
Podstawowym działaniem jest upewnienie się, że wszyscy są na tej samej stronie, jeśli chodzi o rolę w projekcie. Przez wszystkich rozumiemy:
Określenie swoich obowiązków, a nawet podanie przykładów rzeczy, które wykraczają poza twoją rolę, pomoże ci ustalić oczekiwania dotyczące twojej wydajności. Idealnie byłoby zrobić to na początku projektu (lub podczas negocjowania oferty pracy), ale możesz również zająć się tym, gdy zauważysz negatywne konsekwencje pełnienia roli.
To, co wykracza poza zakres roli PM, może nieznacznie różnić się w zależności od projektu, ale jeśli potrzebujesz inspiracji do sporządzenia listy swoich podstawowych obowiązków, sprawdź to artykuł od Digital Project Manager.
Po określeniu obowiązków i potencjalnych zadań - wiesz, że co do pracy - nadszedł czas, aby ustalić pewne zasady dotyczące jak. Pomyśl o swoim czasie i staraj się go chronić: ustal godziny pracy, w których jesteś dostępny, aby pomóc swojemu zespołowi, poinformuj o swoich dniach wolnych, zaplanuj, co zrobić, gdy obciążenie pracą staje się trudne do opanowania.
Być może zauważyłeś już, że większość z tych wskazówek dotyczących unikania pełzania po roli dotyczy właściwej komunikacji. Przejrzystość projektu pomoże ci kontrolować obciążenie pracą, ale także zapobiegnie "job creep" wśród członków zespołu. Zwiększ widoczność zadań swoich i swojego zespołu, korzystając z kalendarzy zasobów i kart czasu pracy. Zarządzanie projektami i narzędzie do zarządzania zasobami pomoże Ci efektywnie zaplanować pracę, ale także dopasować zadania do osób posiadających najbardziej odpowiednie umiejętności.
Mówiąc o umiejętnościach i kompetencjach: jako kierownik projektu możesz czuć, że doskonale nadajesz się do zrobienia czegoś (powiedzmy, zaprojektowania formularza internetowego) ze względu na swoje wcześniejsze doświadczenia zawodowe lub osobiste zainteresowania. W rzadkich przypadkach kierownicy projektów mogą być jednocześnie odpowiedzialni za niektóre aspekty produkcji. Jeśli jednak twoja rola nie jest hybrydowa, trzymaj się swoich obowiązków kierownika projektu, aby projekt zakończył się sukcesem.
Nie oznacza to, że projekt lub kod są niskiej jakości. Niekoniecznie tak jest. Jednakże, gdy poświęcasz wysiłek na zadania "pozalekcyjne", masz mniej czasu na wypełnianie swoich podstawowych obowiązków.
Ostatnia rada będzie szczególnie pomocna dla kierowników projektów, którzy dopiero niedawno rozpoczęli pracę w branży. Chociaż z pewnością masz kwalifikacje do tej roli, pamiętaj, że jest tu krzywa uczenia się. Dotyczy to zwłaszcza rzeczy, które są mniej namacalne: Jedną z nich jest job creep.
Istnieje duże prawdopodobieństwo, że w Twojej firmie pracują bardziej doświadczeni kierownicy projektów. Być może istnieje nawet program mentorski? Jeśli nie, wpadnij na pomysł spotkań służących wymianie wiedzy. Możesz także uczestniczyć w wydarzeniach i konferencjach PM organizowanych przez lokalne społeczności.
Nawet jeśli nie możesz uczestniczyć w spotkaniach twarzą w twarz, nadal masz dostęp do przydatnych zasobów. Śledź kanały i blogi poświęcone zarządzaniu projektami i tworzone przez innych praktyków PM. . Oto kilka postów z naszej własnej platformy, które mogą okazać się szczególnie cenne:
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...