Jak zwiększyć koncentrację zespołu dzięki oprogramowaniu do planowania pracy?

Kierownicy projektów zazwyczaj myślą z perspektywy wielozadaniowców. Spotkania przez cały dzień, ciągłe powiadomienia na slacku i tysiąc zadań na minutę to ich chleb powszedni. Jednak wiele stanowisk nie wygląda w ten sposób. Pracownicy analityczni, kreatywni i zajmujący się rozwojem produktów potrzebują czasu na skupienie, aby wejść w "flow" lub "fazę", kiedy są najbardziej produktywni. Jak wspierać swój zespół w koncentracji? 

Skupienie - czynnik zwiększający produktywność

Żyjemy w epoce wielozadaniowości. Pracujemy i słuchamy muzyki, jedziemy autobusem i przeglądamy smartfony, gotujemy obiad i odpowiadamy na e-maile. Rzadko robimy jedną rzecz na raz, a w końcu - coraz trudniej jest nam się skupić i utrzymać uwagę przez dłuższy czas.

Według National Center for Biotechnology Information, W 2000 roku nasz średni czas skupienia uwagi wynosił 12 sekund. W 2015 roku było to zaledwie 8,25 sekundy! Coraz trudniej jest nam się skupić, ponieważ jesteśmy przyzwyczajeni do ciągłego dostarczania sobie nowych bodźców. Rozpraszacze są wszędzie, wpływając na produktywność i jakość wykonywanej przez nas pracy. Jest to ogromne wyzwanie dla organizacji, w których efektywne wykorzystanie czasu ma kluczowe znaczenie. Niestety, wiele z nich chce zrobić jak najwięcej w jak najkrótszym czasie, ale ostatecznie zmniejszają możliwości swoich pracowników.

Historia o tym, jak firmy sabotują własną skuteczność

Firmy popełniają wiele błędów, które negatywnie wpływają na efektywność zespołu. 

• Po pierwsze, nie istnieje harmonogram pracy zespołowej, a rytm pracy wyznaczają doraźne zadania. 

• Po drugie, planowanie pracy nie uwzględnia różnic indywidualnych. 

• Po trzecie, harmonogram prac jest tworzony z perspektywy kierownika projektu, a nie z perspektywy dyrektora wykonawczego. 

• Po czwarte, firmy nie cenią czasu swoich pracowników i nie ustalają priorytetów zadań, np. zbyt wiele spotkań, w których wszyscy biorą udział, nawet jeśli nie są potrzebni. 

• Po piąte, firmy nie analizują swoich danych dotyczących wydajności, na przykład raportów czasowych lub informacji zwrotnych od swojego zespołu. 

Czy oznacza to, że nie ma nadziei i wszyscy jesteśmy skazani na nieefektywne działanie? Absolutnie nie! Istnieje wiele sposobów na poprawę wydajności, zaczynając od dobrego narzędzie do zarządzania pracownikami, elastyczne podejście i świadomość procesu skupienia. W tym artykule omówimy wskazówki, jak poprawić jakość i komfort pracy dzięki dobremu planowaniu.

Jak zwiększyć koncentrację zespołu dzięki oprogramowaniu do zarządzania pracą?

1. Indywidualne podejście

Każdy jest inny. Tak, wiemy, że brzmi to jak banał, ale szukając idealnego modelu pracy trzeba wziąć pod uwagę indywidualne preferencje pracowników. Niektórzy pracują lepiej rano, inni wieczorem. Niektórzy szybko się nudzą i lubią dużą różnorodność, podczas gdy inni wolą skupić się na jednym dużym zadaniu, zanim przejdą do następnego. Użyj oprogramowanie do planowania zasobów aby przypisać właściwe zadania do właściwych osób. Funkcja przypisywania ról będzie również bardzo przydatna - dzięki temu każdy będzie mógł zobaczyć na pierwszy rzut oka, kto jest za co odpowiedzialny.

2. Kontrola obciążenia pracą

Podczas zarządzanie obciążeniem pracąWażne jest, aby wyznaczać ambitne cele i dawać zespołowi poczucie osiągnięć i rozwoju. Łatwo jednak wpaść w pułapkę przeciążenia pracowników. Jeśli pracowali wydajnie przez miesiąc i osiągnęli kamień milowy projektuW następnym miesiącu dostaną jeszcze więcej i tak dalej. Ta strategia jest bardzo krótkoterminowa - każdy w końcu stanie się przemęczony, sfrustrowany, mniej produktywny i zdemotywowany, ponieważ będzie miał wrażenie, że praca nigdy się nie kończy. Aby tego uniknąć, kontrolować obciążenie pracą zespołu. Możesz spróbować pracować w interwałach, w których jeden tydzień będzie bardziej intensywny, a drugi nieco mniej, lub możesz upewnić się, że zachowujesz równowagę w codziennym obciążeniu pracą. Używaj oprogramowanie do zarządzania zasobami aby upewnić się, że pracownicy nie są pod zbyt dużą presją. Włączenie wirtualny pokój danych może również zwiększyć bezpieczeństwo i wydajność zarządzania projektami.

3. Daj sobie trochę czasu na skupienie 

Według badania przeprowadzonego przez Uniwersytet Kalifornijski w Irvine, Powrót do stanu skupienia na zadaniu po rozproszeniu uwagi zajmuje człowiekowi 23 minuty i 15 sekund. Może się to wydawać niewiele, ale jeśli każdego dnia pracownik ma 3 spotkania i 10 wiadomości na Slacku - staje się to ogromną stratą wydajności. Jak temu zapobiec? Zasugeruj swoim pracownikom, aby zarezerwowali sobie czas na skupienie. Korzystając z kalendarza, mogą ustawić dla siebie spotkanie - na przykład 2 godziny w ciągu dnia. Możesz być pewien, że gdy Twój zespół dostanie czas, w którym może skupić się tylko na zadaniu - produktywność wzrośnie.

4. Ustal priorytety

W wielu organizacjach istnieje tendencja do oznaczania każdego zadania jako bardzo pilnego i bardzo ważnego. Wynika to z przekonania, że nadanie każdemu zadaniu priorytetu sprawi, że pracownik będzie traktował je równie poważnie. W rezultacie ludzie są przytłoczeni nadmierną presją i nie są w stanie skupić się na jednej rzeczy, ponieważ nieustannie myślą o kolejnych 5 zadaniach ASAP, które na nich czekają. Podczas planowania pracy skorzystaj z opcji priorytetyzacji - oznaczaj zadania według terminów i pilności, aby pracownicy mogli tworzyć swoje osobiste strategie pracy.

5. Zmniejszenie liczby niepotrzebnych spotkań

Spotkania firmowe są potrzebne i ważne. Ale nie wszystkie. Częstym błędem organizacyjnym jest organizowanie spotkań za każdym razem, gdy trzeba coś "omówić". Jest to szczególnie typowe dla osób koordynujących pracę, takich jak kierownicy projektów - ich zadaniem jest sprawdzanie, czy wszystko działa tak, jak powinno, komunikowanie się i zbieranie informacji oraz decydowanie o kolejnych krokach. W ich przypadku spotkanie jest często głównym narzędziem pracy. Dla osób wykonujących pracę, każde spotkanie to przerwa w przepływie i rozproszenie uwagi, które wymaga czasu, aby powrócić do stanu skupienia sprzed spotkania.

Przygotowując swój dzienny lub tygodniowy harmonogram pracy, staraj się ograniczyć liczbę spotkań do tych niezbędnych. Sprawdź Planer kalendarza online regularnie, aby pracownicy nie musieli być co godzinę pod telefonem i mieli czas na spokojne tworzenie. Świetnym pomysłem będzie plan zadań - każde zadanie powinno mieć szczegółowy opis wymagań i kroków, aby każdy mógł łatwo sprawdzić ustalenia bez marnowania czasu na niepotrzebne spotkanie.

6. Planuj przerwy

Ludzie potrzebują przerw. Statystycznie rzecz biorąc, powinieneś wziąć 15-minutowa przerwa co 1,5 godziny aby odświeżyć mózg i zwiększyć produktywność. Niestety, w intensywnym harmonogramie pracy często nie ma miejsca na przerwę. W rezultacie ludzie pracują więcej, ale tak naprawdę robią mniej, ponieważ ich produktywność spada. Wypróbuj model planowania przerw, zachęć swoich pracowników do wpisywania krótkich przerw w kalendarzach, odejdź na chwilę od komputera, wyjdź na taras na świeże powietrze z filiżanką kawy lub wykonaj kilka prostych ćwiczeń fizycznych, aby dotlenić mózg. Będziesz zaskoczony pozytywnymi efektami.

7. Dywersyfikacja pracy zespołu

Wiele dużych projektów wydaje się ciągnąć w nieskończoność. To bardzo demotywujące, gdy pracujesz nad tą samą rzeczą od miesięcy, a koniec jest wciąż odległy. To sprawia, że łatwo popaść w stagnację i stracić motywację oraz produktywność. Staraj się dywersyfikować zadania, które otrzymuje twój zespół. Jeśli ktoś pracuje nad tą samą rzeczą od tygodnia - zaangażuj go w coś nowego, aby mógł zyskać perspektywę i wrócić ze świeżymi pomysłami. Oczywiście tutaj również liczy się indywidualne podejście i rozmowa z pracownikami - niektórzy wolą urozmaicać swoją pracę i przeskakiwać między zadaniami, inni wolą skupić się na jednym projekcie od początku do końca. Elastyczność jest kluczowa.

8. Podziel pracę na mniejsze etapy

Ten punkt jest powiązany z poprzednim. Jeśli pracujesz nad dużym projektem, który musi zostać ukończony i nie masz możliwości zróżnicowania swojej pracy - podziel go na etapy. Ukończenie etapu pracy jest sukcesem. Sukces to motywacja. Jeśli pracujesz nad sześciomiesięcznym projektem - podziel go na następujące etapy kamienie milowe projektu i świętuj ze swoim zespołem osiągnięcie każdego etapu. 

9. Użyj Najlepsze oprogramowanie do zarządzania pracownikami z Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu pracowników cecha

Wdrażając strategię mającą na celu zwiększenie produktywności, należy mieć oko na wszystkie procesy zachodzące w zespole. Skorzystaj z narzędzia, dzięki któremu będziesz mieć wszystkie informacje w jednym miejscu.

Świetnym przykładem jest Teamdeck - to system, w którym można tworzyć przemyślany harmonogram pracy, planować spotkania w kalendarzu, rozdzielać zadania, sprawdzać obciążenie pracowników, monitorować czas pracy za pomocą timesheetów, przypisywać role, dodawać opisy zadań i wiele więcej! Dobrze zaplanowana praca, w której każdy ma przestrzeń do skupienia i relaksu oraz dokładnie wie, co należy zrobić, to sekret wyższej produktywności.

Zwiększ produktywność swojego zespołu i unikaj konfliktów w harmonogramie dzięki oprogramowanie do planowania pracy

Każda organizacja chce jednego: wysokiej produktywności i dobrych wyników. Aby osiągnąć ten cel, najważniejszym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, są warunki pracy zespołu, które są dostosowane do ich obowiązków i stanowisk. Starannie zaplanowany harmonogram pracy podniesie wydajność do poziomu, o którym wcześniej nawet nie marzyłeś!

Szukasz najlepszego oprogramowania do planowania pracy?

Wypróbuj rozwiązania do planowania zasobów w celu planowania pracowników i zarządzania ich wydajnością w wielu lokalizacjach.