Wszyscy słyszeliśmy, a może nawet doświadczyliśmy paraliżującego wpływu wąskich gardeł na organizację. Termin "wąskie gardło" odnosi się do każdej sytuacji spowodowanej zarówno przez personel, jak i kwestie techniczne, które opóźniają realizację projektu. Sytuacje te mogą być spowodowane przepełnieniem działu pracą, awarią techniczną, a nawet stresem, który zmniejsza produktywność całego zespołu.
Ogólnie rzecz biorąc, wydajność systemu jest mierzona wydajnością wąskiego gardła. Taki stan może być szkodliwy zarówno dla wewnętrznego funkcjonowania zespołu, gdy frustracja narasta, a temperamenty rosną, jak i dla wizerunku firmy na zewnątrz. Nikt nie chce przecież sprawiać wrażenia niekompetentnego! Do tego dochodzą obciążenia finansowe związane z takimi wąskimi gardłami, ponieważ rentowność może znacznie spaść. W tym artykule omówimy kroki identyfikacji wąskich gardeł, sposoby ich rozwiązywania oraz to, jak Teamdeck pasuje do rozwiązania tej zagadki.
Najszybszym sposobem na zidentyfikowanie wąskiego gardła jest przyjrzenie się przepływowi pracy w firmie i określenie, czy praca jest realizowana płynnie, czy też zrywami (więcej o system zarządzania przepływem pracy). Ta ostatnia sytuacja jest symptomatyczna dla problemu. Warto zauważyć, że wąskie gardła nie powinny być powodem do obaw, ponieważ Są one powszechne w każdej firmie. Chociaż są one przyczyną frustracji, denerwowanie się tylko przeszkodzi w skutecznym i szybkim rozwiązaniu problemu. Co ciekawe, większość wąskich gardeł pojawia się podczas testowania oprogramowania i procesów przeglądu jakości.
Pierwszym krokiem do odzyskania kontroli nad wąskim gardłem jest dokładne monitorowanie sytuacji i identyfikacja najbardziej palących problemów. Niewłaściwym sposobem podejścia do tych problemów jest podejście ilościowe. Jeśli ślepo rzucamy pieniądze i zasoby ludzkie na problem, jest mało prawdopodobne, że go rozwiążemy. Będzie to tylko strata czasu i wysiłku. Najpierw potrzebna jest odpowiednia diagnoza. Dopiero potem należy podjąć kroki w celu rozwiązania problemu. Rozwiązania powinny mieć charakter jakościowy. Po zidentyfikowaniu elementów, które w największym stopniu przyczyniają się do wąskiego gardła, możemy wdrożyć odpowiednie rozwiązania. Zidentyfikujmy kilka typowych rozwiązań w walce z wąskimi gardłami:
Pracownicy, którzy znajdują się w samym środku metaforycznej burzy, powinni zostać wyznaczeni do rozwiązywania najbardziej krytycznych problemów. Zajmowanie się drobiazgami w tym momencie spowoduje znaczne opóźnienia i pociągnie za sobą większe koszty.
Jest to bardzo niepopularna opinia i może skutkować niezadowoleniem pracowników, ale może pomóc złagodzić problem jako rozwiązanie krótkoterminowe. Można go używać oszczędnie jako szybkiego rozwiązania, ale przepracowanie pracowników może skutkować frustracją i wypaleniem. Należy skupić się na pomysłach, które zapewnią wydajność całego systemu bez nadużywania siły roboczej.
Dotyczy to zarówno zasobów ludzkich, jak i materialnych. Prowadzenie rejestrów tego, co się dzieje, pozwoli ci wskazać działania, w których zasoby są marnowane na działania nieprzynoszące wartości dodanej.
Stworzenie protokołów najlepszych praktyk, z którymi zapozna się każdy pracownik, pozwoli na lepsze zarządzanie czasem (z kreatywnymi oprogramowanie do śledzenia czasu pracy agencji), mniej przestojów, a w przypadku dużej rotacji, pozwoli nowym pracownikom szybko wdrożyć się w pracę z bardziej doświadczonymi pracownikami.
Bądź na bieżąco z najnowszymi osiągnięciami technologicznymi i narzędziami. Bardziej wydajna technologia pozwoli pracownikom skupić się na innych aspektach procesu produkcyjnego i skierować wysiłki na bardziej problematyczne elementy wąskiego gardła.
Przydzielenie dodatkowego personelu do problematycznego ogniwa w łańcuchu produkcyjnym może pomóc złagodzić wąskie gardło. Należy to oczywiście odpowiednio zaplanować, aby upewnić się, że na miejscu znajduje się osoba z odpowiednim know-how, która będzie w stanie zaoferować odpowiednie rozwiązania. Na przykład, jeśli dział marketingu ma dostęp tylko do jednego zajętego grafika, zatrudnienie drugiego grafika pomoże rozwiązać problem i skierować dział marketingu na właściwe tory.
Okresy świąteczne są synonimem piętrzących się nieobecności pracowników. Jest to szkodliwe dla przepływu pracy w organizacji. Koordynuj czas urlopów z pracownikami z wyprzedzeniem, aby uniknąć paraliżowania działów przez nieobecności na dużą skalę.
Najczęstszymi przyczynami wąskich gardeł są złe decyzje przywódcze i słaba organizacja na poziomie kierowniczym. Na przykład w organizacji, w której jedna osoba jest odpowiedzialna za żonglowanie wieloma działami, może ona być punktem, w którym występuje wąskie gardło. Przekazanie procesów decyzyjnych innemu pracownikowi zmniejszy wąskie gardła, ponieważ decyzje będą podejmowane szybciej. Wymaga to oczywiście, aby osoba, która jest przyczyną opóźnień, zrezygnowała ze swoich tendencji do mikrozarządzania!
Teamdeck jest idealny do koordynowania zarządzania wąskimi gardłami ze względu na sposób, w jaki zachęca do wydajnych praktyk przepływu pracy. Jest to doskonałe narzędzie dla zarządzanie alokacją zasobów, zmiany pracowników i nieobecności. Powyższe problemy, takie jak wybór odpowiednich osób, można rozwiązać za pomocą funkcji Teamdeck, która pozwala na przydzielanie zasobów ludzkich w oparciu o ich doświadczenie, wiedzę i dostępność. Pozwala to na długoterminowe planowanie, ponieważ można analizować strukturę organizacji w długich okresach. Ponadto, możesz być w pełni świadomy, gdzie mogą pojawić się potencjalne problemy z powodu braków kadrowych.
Korzystna dla maksymalizacji efektywności pracowników jest również funkcja programu, która pozwala na regularne monitorowanie obciążenia pracowników. Liderzy zespołów mogą być zawsze świadomi aktualnego obciążenia pracą swojego zespołu. Pozwala to na delegowanie pracowników, którzy mają więcej wolnego czasu, aby pomóc tym, którzy są obciążeni zbyt wieloma zadaniami. Kolejną cenną funkcją Teamdeck jest możliwość regularnego monitorowania wydatków. Ma to kluczowe znaczenie przy zwalczaniu wąskich gardeł, które mają niekorzystny wpływ na budżet projektu.
Wąskie gardła są nieuniknione nawet w najbardziej wydajnych firmach. Awarie techniczne, nieobecności pracowników i niezliczone inne potencjalne problemy zdarzają się wszędzie. Oczywiście, poszukiwanie rozwiązań technologicznych lub organizacyjnych jest kluczowe... Ale ważne jest również, aby pamiętać o problemach ze zdrowiem psychicznym, z którymi mogą borykać się pracownicy i liderzy zespołów podczas wąskiego gardła. Jednym z najważniejszych "zakazów" radzenia sobie z wąskimi gardłami jest pozwolenie, by agresja zdominowała proces rozwiązywania problemów.
Zbyt łatwo jest pozwolić, by gniew dyktował przebieg dyskusji. Niezdrowy dialog wewnątrz firmy może poważnie wpłynąć na wydajność firmy i spowodować poważne problemy, które będą trwać znacznie dłużej niż wąskie gardło. Niedojrzała reakcja emocjonalna na opóźnienia w produkcji może skutkować wyższym poziomem stresu u pracowników, prowadząc do wypalenia zawodowego i depresji. Niezadowoleni pracownicy będą niezdolni do rozwiązywania problemów. Wykazuje mniejszy entuzjazm, a w najgorszym przypadku zespół może szukać zatrudnienia gdzie indziej - tworząc jeszcze więcej problemów, którymi trzeba będzie się zająć. Biorąc pod uwagę powszechność i wszechobecność wąskich gardeł, kierownictwo powinno podejść do problemu z empatią i zrozumieniem. Osiągnięcie tego będzie najważniejszym krokiem w rozwiązywaniu problemów każdej organizacji.
Pomimo tego, że jest to błędne koło, które od czasu do czasu podnosi swoją brzydką głowę, wąskie gardła są istotną częścią rozwoju każdej firmy. Ponieważ są one nieuniknione, równie dobrze możemy je zaakceptować i potraktować jako okazję do refleksji nad różnymi aspektami naszej organizacji. Są one paliwem postępu, pozwalając nam odkrywać nowe rozwiązania technologiczne lub style zarządzania.
Pomoże nam to odzyskać produktywność i tymczasowo wyprasować najbardziej irytujące zagniecenia. Żyjemy w złotym wieku, jeśli chodzi o radzenie sobie z tymi kwestiami, ponieważ rewolucja technologiczna ostatnich 30 lat zmieniła sposób, w jaki pracujemy i rozwiązujemy problemy.
Dając nam między innymi innowacyjne programy, takie jak Teamdeck, oprogramowanie do planowania zasobów do radzenia sobie z kwestiami organizacyjnymi w miejscu pracy. Jednocześnie coraz bardziej dominuje poczucie odpowiedzialności korporacyjnej i etyki. Obecnie coraz więcej menedżerów rozumie, jak ważne jest godne traktowanie pracowników. Te dwa postępy w świecie korporacyjnym zaowocowały wyżej wymienionymi narzędziami i wskazówkami dotyczącymi radzenia sobie z zarządzanie wydajnością wąskie gardła. W ludzkiej naturze leży szukanie rozwiązań dla problemów i nigdy nie zabraknie nam kryzysów do rozwiązania, więc równie dobrze możemy rozwiązywać je w jak najbardziej ludzki sposób.
Dla tych, którzy szukają lub chcą być bliżej oprogramowanie do planowania projektów lub narzędzia do planowania wydajności rynek - zajmijmy się naszymi artykułami.
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...