Zarządzanie urlopami jest jednym z kluczowych elementów organizacji. Pozwala zoptymalizować przepływ pracy, uniknąć wąskich gardeł i zwiększyć produktywność zespołu. Sprawdź, czy Twoja organizacja potrzebuje systemu do zarządzania urlopami i które narzędzie wybrać!
Czego dowiesz się z tego artykułu:
Spójrzmy prawdzie w oczy - w większości firm zarządzanie urlopami to bałagan. Wnioski wysyłane w zasobach lub pocztą elektroniczną często pozostają bez odpowiedzi przez wiele dni lub są łatwo zapominane. Pracownicy, którzy nie wiedzą, kto będzie na urlopie w danym momencie, nie mogą planować swoich zadań wspólnie z innymi członkami zespołu. Wąskie gardła spowodowane brakiem wystarczającej przepustowości w okresach wzmożonego ruchu, takich jak święta lub koniec roku. Dni wolne od pracy przypadają w różnych dniach w różnych krajach, co jest bardzo ważne, gdy zarządzasz międzynarodowym zespołem.
Słaby proces zarządzania urlopami ma bardzo negatywny wpływ na przepływ pracy w całej firmie, powodując opóźnienia i chaos. Dlatego zaleca się wprowadzenie skutecznego, kuloodpornego oprogramowania do zarządzania urlopami online.
Znasz już zalety systemu zarządzania urlopami. Teraz zadaj sobie pytanie, czy Twoja firma go potrzebuje? Kto wie, może masz już idealne narzędzie do tego celu. Z drugiej strony, skoro czytasz ten artykuł, prawdopodobnie szukasz informacji na temat tego, jak możesz poprawić jakość zarządzania urlopami. Odpowiedz więc na kilka pytań i zdiagnozuj, czy Twoja firma potrzebuje nowego rozwiązania.
Trudno będzie ci za każdym razem sprawdzać, ile dni wolnych ma pracownik, zanim zaakceptujesz jego kandydaturę. wniosek o urlop. Ponadto ręczne wprowadzanie dni wykorzystanych po każdym zakończonym urlopie jest kolejną czasochłonną czynnością, która może nie być konieczna, jeśli system zrobi to za Ciebie. Dobry system zarządzania urlopami automatycznie zablokuje możliwość wzięcia urlopu przekraczającego liczbę dostępnych dni wolnych.
Czasami łatwo jest przeoczyć wniosek o urlop, więc system powinien informować o nim za pośrednictwem najczęściej używanego kanału. Upewnij się, że narzędzie do zarządzania urlopami wysyła powiadomienie e-mail o otrzymaniu żądania i przypomina o jego zaakceptowaniu.
Nic tak nie wydłuża procesu zatwierdzania jak przekazywanie wniosku od jednej osoby do drugiej. Pracownik wysyła wniosek o urlop do swojego lidera zespołu, który wysyła go do kierownika działu, który musi przekazać go komuś innemu i tak dalej. Spraw, by wnioski trafiały bezpośrednio do osoby, która może je zatwierdzić. Dobrze zaprojektowany system zarządzania urlopami daje możliwość automatycznego kierowania wniosków do właściwych osób. Pozwala to uniknąć nieporozumień i sprawia, że cały proces jest szybki i przejrzysty.
Jak już wspomnieliśmy, zarządzanie międzynarodowym zespołem jest trudne, między innymi ze względu na lokalne święta. Nie jest to problemem, gdy pracownicy pracują w jednym kraju - wszyscy obchodzą te same święta narodowe i nie muszą nawet wprowadzać ich do systemu.
Co innego, jeśli Twój zespół pracuje w 10 różnych krajach, a w każdym z nich obowiązują inne lokalne dni wolne od pracy. Jeśli masz problemy ze śledzeniem międzynarodowych świąt, znajdź system, który automatycznie blokuje święta dla osób pracujących w danym kraju.
Urlop urlopowi nierówny. Oprócz klasycznego urlopu wypoczynkowego istnieją również urlopy macierzyńskie, chorobowe, na żądanie czy wychowawcze. Każdy z nich jest rozliczany nieco inaczej w zależności od umowy i okoliczności. Dlatego ważne jest, aby pracownicy mogli zdefiniować niestandardowe powody i czas urlopu. Pozwoli to uniknąć dodatkowego zamieszania z rozliczaniem dni wolnych.
Wakacje wpływają na inne aspekty organizacji, takie jak zarządzanie zasobami projektu. Obliczanie za każdym razem, jak dni wolne wpływają na wydajność firmy, byłoby bardzo czasochłonne.
Dobry system zarządzania urlopami powinien zatem być w stanie łatwo zintegrować się z innymi narzędziami do zarządzania pracą... Idealnie byłoby, gdyby zarządzanie urlopami, zasobami, zadaniami i czasem było możliwe z poziomu jednego kompleksowego narzędzia.
Nie jest to takie proste zadanie, ponieważ każdy stara się przekonać, że jego rozwiązanie jest najlepsze, więc poniżej podsumowaliśmy niektóre z najlepszych narzędzi dostępnych na rynku.
Teamdeck - Oprogramowanie do zarządzania zasobami w chmurze - to uniwersalne, przejrzyste narzędzie do zarządzania różnymi aspektami pracy. Została stworzona przez doświadczony software house, aby zaspokoić potrzeby innych software house'ów i branży technologicznej. Szybko jednak okazało się, że charakterystyczny dla software house'u efektywny sposób zarządzania pracą został przyjęty również przez inne branże, takie jak agencje kreatywne, organizacje finansowe, rozwijające się startupy i duże, nowoczesne korporacje. Teamdeck.io zawiera funkcję oprogramowania do zarządzania urlopami z funkcjami zarządzania urlopami i nieobecnościami.
System ułatwia procesy zarządzania urlopami - wysyłanie wniosków urlopowych pracowników, w tym powodów i długości urlopu, oraz adresowanie ich do odpowiednich osób. Ułatwia zarządzanie międzynarodowym zespołem, ponieważ uwzględnia lokalne dni wolne od pracy i strefy czasowe danego kraju.
Aktualne urlopy wszystkich członków zespołu są natychmiast przesyłane do ich panelu dostępności i harmonogramu, dzięki czemu zawsze możesz szybko sprawdzić, jakie zasoby masz do dyspozycji. System zarządzania urlopami Teamdeck jest dostępny dla wszystkich wybranych pracowników, w tym freelancerów, którzy mogą łatwo oznaczyć swój czas nieobecności, na przykład na cały tydzień lub tylko kilka godzin dziennie.
The niestandardowa funkcja powodów daje możliwość korzystania z indywidualnego typu urlopu, oznaczania go jako płatnego lub bezpłatnego oraz przypisywania odpowiednich pracowników i działów do indywidualnej polityki urlopowej. W ten sposób, oprócz klasycznych rodzajów urlopów, takich jak urlop wypoczynkowy lub zwolnienie chorobowe, można również monitorować i łatwo zarządzać innymi powodami brania dni wolnych.
Cały proces można przeprowadzić w aplikacji, ale Teamdeck wyśle dodatkowe powiadomienie e-mail po otrzymaniu wniosku o urlop. Jeśli chcesz sprawdzić statystyki dni wolnych w swojej organizacji, Teamdeck wygeneruje dla Ciebie przejrzysty i kompletny raport.
Jest to proste i łatwe w użyciu narzędzie do zarządzania urlopami. Opiera się na współdzielonym kalendarzu, więc każdy dodany do systemu może od razu zobaczyć dostępność swoich współpracowników. Umożliwia łatwe wysyłanie wniosków i ich natychmiastowe akceptowanie oraz daje możliwość tworzenia raportów. Jeśli to, czego potrzebujesz, nie znajduje się w domyślnych typach urlopów, możesz łatwo utworzyć niestandardowe opcje.
To oprogramowanie kadrowe zapewnia każdemu pracownikowi dostęp do jego indywidualnego konta, aby sprawdzić, ile dni wolnych mu pozostało i status akceptacji jego wniosków. Aplikacja jest dostępna w wersji webowej i mobilnej. Sage HR jest zintegrowany ze Slack, dzięki czemu można akceptować pracownik wnioski o urlop bezpośrednio z tego narzędzia.
Podio to narzędzie stworzone z myślą o tych, którym nie wystarczają gotowe rozwiązania. System daje wiele możliwości personalizacji i może być dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy. Po pierwsze, frontend Podio jest zbudowany w oparciu o API, dzięki czemu programiści mogą elastycznie rozwijać system, aby dopasować go do potrzeb całej firmy.
Po drugie, system posiada szerokie możliwości integracji z innymi narzędziami. Wgrywając wybrane rozszerzenia można korzystać z innych aplikacji w ramach Podio. System nie jest typowym systemem do zarządzania urlopami, ale można go zintegrować np. z Google Calendar czy Teamdeck. W ten sposób można wdrożyć funkcje dostosowane do potrzeb firmy i uzyskaj funkcje potrzebne do śledzenia i akceptowania dni wolnych pracowników. I jeszcze więcej.
W systemie bamboo HR pracownicy mogą szybko i łatwo składać wnioski urlopowe, a menedżerowie równie szybko i łatwo je akceptować. System pokazuje możliwe konflikty harmonogramów ze spotkaniami lub urlopami innych pracowników, aby dostarczyć wszystkie dane potrzebne do zaakceptowania wniosku. Obie strony mogą dodać notatkę do zgłoszenia, aby uzasadnić wniosek i decyzję.
System zarządzania urlopami przelicza wybrane dni na godziny, aby ułatwić planowanie wydajności firmy. Jeden Polityka WOM mogą nie być odpowiednie dla każdej firmy, dlatego w Bamboo HR można utworzyć niestandardowe ustawienia. Wystarczy kilka kliknięć w aplikacji, by wygenerować kilka rodzajów raportów urlopowych. Ułatwia to menedżerom sprawdzanie trendów urlopowych, nawet tych, które nie są oczywiste na pierwszy rzut oka. Ułatwia im to planowanie strategicznego przepływu pracy w organizacji.
Hi Bob to łatwy w obsłudze system zarządzania urlopami. Pozwala pracownikom wybrać dowolny rodzaj urlopu, taki jak wakacje, dni chorobowe, Śledzenie WOMdni urlopu lub urlop rodzicielski. Mogą oni określić czas trwania urlopu i wysyłać wnioski bezpośrednio do swoich przełożonych.
Ważną zaletą aplikacji jest jej integracja ze Slackiem i MS Teams, dzięki czemu menedżerowie mogą szybko zatwierdzać urlopy podczas korzystania ze swoich codziennych narzędzi komunikacyjnych. Oczywiście całość dostępna jest również jako aplikacja webowa i mobilna.
Aplikacja umożliwia również tworzenie i przypisywanie niestandardowych polityk dla wybranych grup pracowników i stanowisk, dzięki czemu narzędzie jest bardzo elastyczne, niezależnie od formy zatrudnienia. System automatycznie raportuje bieżące, przeszłe i oczekujące wnioski urlopowe pracowników, dzięki czemu można łatwo sprawdzić statystyki i statusy różnych typów wniosków dla poszczególnych pracowników i działów.
Zarządzanie urlopami to problem każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości, branży czy modelu pracy. Nie pozwól, by brak odpowiednich procedur i narzędzi obniżył Twoją efektywność i satysfakcję pracowników. Przeanalizuj potrzeby swojej firmy, sprawdź słabe punkty obecnego rozwiązania i pozwól profesjonalnemu systemowi zarządzania urlopami uwolnić nowy potencjał dla Twojego zespołu.
Według badania CIPD, pracownicy biorą średnio 6 dni urlopu rocznie z różnych powodów. Może się wydawać, że to niewiele, ale brak odpowiednich procedur organizacji tego czasu wolnego może zrujnować organizację pracy i wywołać efekt kuli śnieżnej.
Zarządzanie urlopami to proces akceptacji, optymalizacji i śledzenia dni wolnych i urlopów pracowników w organizacji. Ma on kolosalny wpływ na kondycję Twojej firmy i powinieneś uczynić go priorytetem. Jakie korzyści może przynieść Twojej firmie? Jak ocenić, czy Twoja organizacja potrzebuje narzędzia do zarządzania urlopami?
Nawet najbardziej interesująca i inspirująca praca może być męcząca, a pracownicy mają pełne prawo do odpoczynku i naładowania baterii przed kolejnymi wyzwaniami. To bardzo frustrujące, gdy zespół czuje, że nie może udać się na zasłużone wakacje, ponieważ firma ich potrzebuje i nie ma nikogo, kto mógłby ich zastąpić. Według badacza Marka Rosekinda z Alertness Solutions, "efekt wytchnienia na wakacjach może zwiększyć wydajność o 80%. Czas reakcji powracających urlopowiczów wzrósł o 40%".
Osoba, która wie, że organizacja dba o jej dobre samopoczucie i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, będzie po prostu bardziej produktywna, ponieważ jej potrzeby zostaną zaspokojone. Obowiązkiem kierownictwa jest zrobienie wszystkiego, co w jego mocy, aby zapewnić wszystkim możliwość wzięcia dni wolnych i płynny przepływ pracy. Jest to znak dobrego zarządzania urlopami.
Każda firma ma swoje priorytety i najważniejsze projekty. Naturalne jest jednak, że czasami pojawiają się pilne zadania i prośby, które nie były wcześniej zaplanowane w harmonogramie. Nie ma w tym nic złego, o ile nie odbywa się to kosztem kluczowych obowiązków.
Zarządzanie urlopami pozwala lepiej ocenić, czy pracownik ma miejsce, aby zająć się dodatkowymi zadaniami przed wyjazdem, czy też lepiej, aby skupił się na priorytetach, które nie mogą czekać dwa tygodnie na jego powrót.
Zarządzanie zespołem pracującym zdalnie z różnych krajów wymaga wydajnego systemu zarządzania urlopami, który uwzględnia różne strefy czasowe i święta narodowe w wielu krajach.
Znajomość możliwości swojej firmy jest podstawą właściwego zarządzania zasobami. Dzięki zarządzaniu urlopami będziesz w stanie sprawdzić, którzy pracownicy są na urlopie i skutecznie przydzielić zastępstwa, rozdzielić zadania zgodnie z możliwościami odpowiednich działów i przydzielić wsparcie tam, gdzie jest ono potrzebne.
Wąskie gardła to kryzysowy moment dla każdej firmy. Powstają, gdy nie ma wystarczających zasobów (pieniędzy, pracowników, technologii, czasu) do wykonania danego zadania. Urlopy pracowników często generują wąskie gardła, ponieważ niekompletny zespół ma mniejszą wydajność niż zwykle. Skuteczne zarządzanie urlopami pozwoli ci przygotować się na takie sytuacje z wyprzedzeniem i zminimalizować trudności z utrzymaniem normalnego tempa pracy.
Urlop pracowniczy nie jest informacją ważną tylko dla menedżera. Firma to system współdziałających ze sobą elementów, więc każdy pracownik powinien wiedzieć o dostępności innych osób w organizacji. I nie chodzi tylko o członków tego samego zespołu. Planując swoją pracę, ludzie muszą wiedzieć, czy osoba, która może im pomóc w konkretnym zadaniu, będzie w tym czasie dostępna. Dotyczy to każdego działu i stanowiska. Zarządzanie urlopami zapewnia zatem przejrzystą strukturę przepływu pracy i przekłada się na większą wydajność.
Zanim uzyskasz od nas wiedzę na temat zarządzania urlopami, powinieneś również wiedzieć, gdzie zarządzanie urlopami znajduje się na rynku, aby mieć szerszy obraz i podejmować trafniejsze decyzje dotyczące zakupu oprogramowania do zarządzania urlopami
Zarządzanie urlopami jest częścią zarządzania czasem i frekwencją. Przyjrzyjmy się zatem tym dwóm zagadnieniom. Aby jednak nie zagłębiać się zbytnio w kwestie, które nie są tematem tego rozdziału, zarządzanie czasem to proces planowania i sprawowania kontroli nad czasem spędzonym na określonych czynnościach. Zwłaszcza te, które są związane ze zwiększaniem efektywności, wydajności i produktywności. Mówiąc prościej, chodzi o to, jak podzielić czas między różne działania i pozostać produktywnym dla każdego z nich.
Zarządzanie frekwencją to sposób na śledzenie godzin pracy pracowników. Jest to system dokumentujący czas pracy i czas wolny pracowników. Jego głównym celem jest zapobieganie utracie czasu pracowników poprzez śledzenie godzin pracy, czasu logowania, wyjść, przerw i czasu wolnego.
Nadszedł więc czas na główny termin naszej rozmowy - zarządzanie urlopami. Nikt nie musi długo zastanawiać się nad tym, co oznacza zarządzanie urlopami. Zarządzanie urlopami (lub po prostu zarządzanie czasem wolnym lub zarządzanie PTO) odnosi się do zarządzania wnioskami urlopowymi pracowników. Mówiąc dokładniej, chodzi o urlopy rodzicielskie, okresowe, zwolnienia lekarskie, urlopy wychowawcze, urlopy okresowe, urlopy wypoczynkowe i inne, czasem nieplanowane decyzje urlopowe.
Głównym celem tego kompleksu działań o nazwie "zarządzanie urlopami" jest zapewnienie pracownikom możliwości korzystania ze świadczeń w sposób bezproblemowy, bez wpływu na funkcjonowanie firmy.
Zarządzanie urlopami to zarządzanie urlopami pracowników zgodnie z polityką urlopową firmy nie tylko w celu zapewnienia zgodności z przepisami, ale także w celu zwiększenia zaangażowania pracowników, produktywności i budowania marki pracodawcy. (GreytHR.com)
Jak możemy przeczytać dalej na stronie GreyHR, istnieją trzy ogólne punkty zarządzania urlopami: projektowanie polityki urlopowej, wdrażanie i realizacja polityki urlopowej oraz regularne administrowanie urlopami. Niemniej jednak GreyHR nie wspomina nic o ogromnej bliskości między zarządzaniem czasem wolnym a prowadzeniem firmy lub - mówiąc bardziej trafnie - między czasem wolnym pracownika a postępem projektów.
Celem zarządzania urlopami jest obsługa wniosków pracowników o urlop w sprawiedliwy i dokładny sposób, tak aby firma działała płynnie, a pracownicy otrzymywali przysługujące im świadczenia. (Lucidchart.com)
Podczas gdy GreyHR akcentuje zaangażowanie i produktywność (oraz employer branding) jako niewątpliwe zmartwienia związane z planowaniem czasu wolnego pracowników, Lucidhart zwraca uwagę na niezachwianą wydajność biznesową jako kryterium lub cel, który determinuje decyzje dotyczące zatwierdzania czasu wolnego.
Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest zapewnić uniwersalne zalecenia...
Firmy zazwyczaj wkładają wiele wysiłku w alokację zasobów. Chcesz, aby wszyscy byli zajęci, jednocześnie upewniając się, że ich zadania są wartościowe (co często oznacza możliwość wystawienia rachunku) dla firmy. Staje się to naprawdę trudne, gdy zespół...
Zespoły na całym świecie stają przed podobnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o planowanie harmonogramu zespołu. Samo stworzenie planu projektu jest trudne, a jego aktualizowanie i reagowanie na zmiany jest jeszcze bardziej...