Jesteśmy pewni, że znasz to ekscytujące uczucie zbliżania się do celu. Na drodze taką funkcję pełnią znaki informujące o mijanych miejscowościach i dystansie, jaki pozostał do pokonania. Pozostawianie za sobą kolejnych tabliczek symbolizujących etapy podróży to ogromna satysfakcja i nie inaczej jest w pracy. Czym są kamienie milowe projektu, jak je wyznaczać i jakich błędów unikać?
Punkty orientacyjne projektu zarządzanie kamienie milowe
Projekt Kamienie milowe to określone punkty w czasie, które służą do pomiaru postępów w kierunku ostatecznego celu projektu. Każdy taki punkt oznacza ważną i istotną fazę projektu, pozwalając na utrzymanie przejrzystej struktury pracy na osi czasu. W ten sposób każdy interesariusz może mieć przegląd stanu realizacji celów.
Przykładami kamieni milowych projektu są:
- Rozpoczęcie i zakończenie projektu.
- Utworzenie zespołu projektowego.
- Realizacja poszczególnych etapów.
- Akceptacja harmonogramu i szacunków kosztów.
- Wysyłanie głównych dostaw do klienta.
- Akceptacja kolejnych etapów projektu.
- Spotkania zainteresowanych stron.
- Wykonywanie krytycznych zadań.
- Kluczowe decyzje i prezentacje.
Co powinny zawierać kamienie milowe projektu?
Najważniejszą cechą kamieni milowych projektu są ich nazwy i daty ukończenia (może to być okres lub konkretny termin). Jest to bardzo pomocne przy rozpisywaniu poszczególnych punktów na osi czasu, dzięki czemu od razu widać cały przekrój projektu. W wielu przypadkach, na przykład w modelu kaskadowym, przydatne jest również powiązać je z płatnościami i budżet. Warto również zaznaczyć na każdym etapie dodatkowe wymagania, np. więcej osób do zespołu, spotkanie z klientem itp. Przy tym wszystkim należy jednak pamiętać, że kamienie milowe projektu nie mogą być zbyt skomplikowane i techniczne. Ich celem jest umożliwienie każdej osobie zaangażowanej w projekt regularnego śledzenia postępów prac. Z tego powodu każdy interesariusz powinien mieć takie samo zrozumienie tego, co zostało osiągnięte.
Jaką rolę w planowaniu pracy odgrywają kamienie milowe zarządzania projektami?
1. Harmonogram
Kamienie milowe to narzędzie harmonogramowania, które pozwala zaplanować najważniejsze fazy projektu w czasie i ocenić, na jakim etapie znajdują się cele. W ogólnym harmonogramie projektu pokazują nam najważniejsze etapy pracy, ułatwiając wizualizację postępów.
2. Bieżąca aktualizacja dla wszystkich interesariuszy
W firmie programistycznej chodzi o wydajność i optymalizacja działań. Czy możesz sobie wyobrazić, że za każdym razem, gdy chcesz sprawdzić status projektu, musisz przejrzeć wszystkie ukończone zadania, a następnie zdecydować, co jest zrobione, a co nie? Albo że musisz konsultować się ze swoim zespołem w każdym punkcie harmonogramu, aby wiedzieć, czy są jakieś opóźnienia? To zajęłoby strasznie dużo czasu! Dzięki kamieniom milowym projektu każdy zaangażowany w projekt może samodzielnie sprawdzić, czy zespół osiąga określone kamienie milowe, czy też projekt jest opóźniony. Wszyscy korzystają z kamieni milowych projektu: programiści, kierownicy projektów, klienci i marketing.
3. Punkty kontrolne nie są niczym nowym w optymalizacji kamieni milowych projektu
Wszyscy wiemy, że lepiej zapobiegać niż naprawiać, ale czasami kierownik projektu nie może poświęcić pełnej uwagi wszystkim swoim projektom w tym samym czasie. Zazwyczaj zespół ma dość dużą autonomię, podczas gdy kierownik projektu kierownik projektu wkracza, gdy wymagane są decyzje lub reakcje. Dzięki jasnym kamieniom milowym PM może natychmiast zobaczyć, gdzie pojawiają się problemy w projekcie i podjąć odpowiednie kroki, aby zapewnić płynny przebieg prac.
4. Zwiększona produktywność
Niektóre projekty ciągną się w nieskończoność. Kiedy zespół pracuje nad tym samym od miesięcy i nie widać końca - motywacja spada. Kamienie milowe projektu nie przyspieszają pracy, ale pozwalają podzielić ją na etapy. W ten sposób zamiast projektu z punktu A do punktu B, mamy po drodze mniejsze cele, a dążenie do ich osiągnięcia zwiększa motywację i przyspiesza postępy.
5. Podniesione morale
Od dzieciństwa jesteśmy przyzwyczajeni do otrzymywania nagród za nasze wysiłki - tak działa warunkowanie klasyczne. Kolejne osiągnięcia to pozytywne wzmocnienia, które zwiększają naszą satysfakcję. Sprawiają, że chcemy pracować dalej, by doświadczać przyjemniejszych emocji. Realizacja kamieni milowych jest właśnie rodzajem takiej nagrody, okazją do świętowania dla zespołu, który zakończył ważny etap pracy. Dzięki temu można pochwalić się osiągnięciami zespołu przed innymi działami lub klientami i pogratulować sobie dobrze wykonanego zadania. Poczucie dumy związane z postępem i rozwojem jest bardzo ważne dla dobrego samopoczucia pracowników.
6. Informacje dla innych zespołów
Im większy software house tym trudniej jest wszystkim być na bieżąco ze wszystkim, co dzieje się w firmie. Dzięki kamieniom milowym projektów pracownicy zawsze mogą sprawdzić, jakie projekty prowadzą inne działy. Pracownicy mogą znacznie łatwiej budować poczucie przynależności do organizacji i integracji zespołu. Co więcej, gdy pracownicy wiedzą nad czym pracują inne zespoły i w czym się specjalizują, zawsze będą w stanie poprosić odpowiednią osobę o pomoc w danym temacie.
Ustalanie kamieni milowych projektu - jak robić to dobrze?
Nie ma uniwersalnej zasady wyznaczania kamieni milowych projektu... Cóż, ta informacja nie była najbardziej pomocna, prawda? Ale wszystko wynika z faktu, że kamienie milowe są tak różne, jak produkty, których dotyczą. Potrzebne jest indywidualne podejście, świadomość kluczowych celów i harmonogram projektu.
Najważniejsza jest liczba i częstotliwość.
Ważne jest, aby kamienie milowe pojawiały się stosunkowo regularnie, a odstępy między nimi nie były zbyt długie. Przykładowo, jeśli projekt potrwa około roku, kamienie milowe mogą pojawiać się mniej więcej co miesiąc. Oczywiście częstotliwość ta jest tylko orientacyjna, ale wiadomo o co nam chodzi - jeśli w całym długim projekcie będą tylko 4 etapy oddzielone od siebie całymi kwartałami, to nie spełnią one swojej roli systematyzującej i aktualizującej w bieżącym procesie. Z drugiej strony, traktuj kamienie milowe jako coś wyjątkowego. Nie są to zwykłe zadania które wykonujemy na co dzień. Aby zwiększały motywację i były osiągnięciem dla pracowników, nie mogą występować co dwa dni, ponieważ nie będą nagrodą.
Jasne dla wszystkich
Kamienie milowe projektu muszą być zrozumiałe dla każdego, kto ma z nimi do czynienia, tj. osób z różnych stanowisk, działów, a czasem nawet firm (takich jak klienci i partnerzy). Nie wymagają one specyfikacji technicznych. Kamienie milowe są drogowskazami, które pokazują status prac, więc powinny być tak jasne i jednoznaczne, jak to tylko możliwe.
Porządek ma znaczenie
Idealnie byłoby, gdyby kamienie milowe oznaczały względnie oddzielne fazy, tak aby po ukończeniu fazy przez zespół można było uznać ją za zakończoną. Ukończenie kamienia milowego, a następnie wielokrotne powracanie do tej części projektu powoduje chaos.
Ważne jest również, aby kamienie milowe układać chronologicznie na osi czasu. W ten sposób pomagają one usystematyzować i uporządkować przepływ pracy. Jest to szczególnie ważne w metodzie kaskadowej.
Najczęstsze błędy w ustalaniu kamieni milowych zarządzania projektem
W każdej branży kluczową umiejętnością jest uczenie się na błędach... najlepiej cudzych. Przyjrzyjmy się więc, czego należy unikać podczas korzystania z kamieni milowych.
- Definiowanie zbyt wielu kamieni milowych może powodować zamieszanie wśród interesariuszy i zmniejszać znaczenie ich osiągnięcia. W rezultacie zespół nie otrzymuje emocjonalnych nagród i okazji do świętowania osiągnięcia kamieni milowych.
- Błędem jest również zbyt odległe od siebie kamienie milowe projektu. Zbyt duże odstępy między etapami sprawiają, że wydają się one nieosiągalne, a zespół czuje się raczej przytłoczony niż zmotywowany.
- Innym powszechnym błędnym przekonaniem jest zakładanie kamieni milowych jako powtarzających się zdarzeń w projekcie. Kamienie milowe nie mogą być zaplanowanymi wydarzeniami w określonych odstępach czasu, są raczej konkretnymi punktami w czasie. To ważne osiągnięcie dla projektu.
- Zbyt skomplikowane/techniczne opisy. Kamienie milowe projektu to nie tylko narzędzie dla zespołu programistów. Są one przede wszystkim sposobem jasnego komunikowania statusu projektu, który przynosi korzyści wszystkim, od kierowników po klientów, partnerów oraz inne działy i zespoły w organizacji. Kamienie milowe powinny być krótkie, jasne i dostarczać informacji o tym, gdzie jesteś w projekcie i co zostało zrobione.
Optymalne zarządzanie etapami zarządzania projektem
Ok, teraz, gdy wiesz już wszystko o tym, czym są kamienie milowe, jak je ustawić i jakich błędów unikać, przejdźmy do zarządzania nimi. Najprostszym sposobem na to jest skorzystanie z narzędzia do organizacji pracy, takiego jak Teamdeck, w którym właśnie wprowadziliśmy funkcję dedykowaną kamieniom milowym projektu! W naszym systemie możesz łatwo zarządzać kamieniami milowymi, przypisywać odpowiednie dostępy i śledzić status każdego etapu pracy na przejrzystej osi czasu.
Ponieważ Teamdeck jest kompleksowym oprogramowanie do zarządzania zasobamiMożna również łatwo sprawdzić pełny harmonogram, osoby zaangażowane w projekt, ich możliwości, możliwość umówienia spotkań, i wiele więcej. Dzięki temu zawsze możesz osadzić kamienie milowe w szerszym kontekście swojej organizacji i korzystać z nich tak wygodnie, jak to tylko możliwe. Teamdeck to narzędzie stworzone przez software house dla software house'ów, dlatego dbamy o jego użyteczność i funkcjonalność, i dostosowane do branży IT.
Kamień milowy projektu dla Twojej firmy
Kamienie milowe projektu, stosowane we właściwy sposób, są bardzo przydatnym narzędziem podczas pracy nad aplikacją lub oprogramowaniem. Po pierwsze, ułatwiają porządkowanie i planowanie prac, nadając im odpowiedni rytm. Po drugie, zapewniają przejrzystość projektu dla wszystkich zaangażowanych w niego osób. Po trzecie, pełnią bardzo ważną funkcję motywującą i podnoszącą morale zespołu, dając powód do dumy, poczucie osiągnięć i rozwoju w pracy. Jeśli jeszcze nie wdrożyłeś kamieni milowych w swojej organizacji - nie ma na co czekać!
W razie jakichkolwiek pytań prosimy o skontaktuj się z nami - z przyjemnością pomożemy Ci spersonalizować nasze narzędzie, aby jak najlepiej odpowiadało wszystkim Twoim potrzebom biznesowym.
Szukasz oprogramowania, które pomaga organizować kamienie milowe zarządzania projektami?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
