Branża technologiczna jest niezwykle dynamiczna: projekty się zmieniają, ciągle pojawiają się nowe rozwiązania do wdrożenia, a zespoły borykają się z rotacją pracowników. Opanowanie tego tornada zmian wymaga solidnego zarządzania zasobami. Ten artykuł pokaże ci, jak to zrobić.

Nasi czytelnicy poznają:

Wiedza o tym, jak ulepszać zarządzanie zasobami projektu jest niezbędna dla każdego software house'u. To jest fakt. Sprzedają czas swoich pracowników za pieniądze swoich klientów. W końcu nie mówimy o powtarzalnej pracy, w której każdego dnia, przez wiele lat, ci sami pracownicy przychodzą do biura, aby wykonywać te same zadania przez 8 godzin. 

Czym zajmuje się zarządzanie zasobami?

Zanim zdecydujesz się podjąć kroki w celu poprawy zarządzania zasobami w swojej firmie programistycznej, musisz wiedzieć, dlaczego w ogóle warto to zrobić. Będziesz:

  • Zoptymalizuj swoją pracę, maksymalnie wykorzystując możliwości i potencjał swojego zespołu.
  • uniknąć marnowania czasu i pieniędzy spowodowanego nieefektywnym zarządzaniem.
  • zwiększyć satysfakcję pracowników. Zbyt wiele zadań i presja mogą być równie frustrujące jak nuda i poczucie bezużyteczności.
  • być w stanie monitorować postępy projektu i rentowność projektu łatwiej.

Jak usprawnić zarządzanie zasobami [przykład firmy programistycznej]?

1. Zidentyfikować problem

Nadchodzi czas, kiedy po burzy mózgów z zespołem zarządzającym decydujesz, że coś zdecydowanie musi się zmienić, a Twoja firma wymaga nowych rozwiązań. Potrzebujesz nowoczesnego podejścia i reform, aby szturmem zdobyć rynek i zostawić konkurencję daleko w tyle. Chcesz tego wszystkiego. I chcesz tego teraz. 

Niestety, właśnie z tego powodu ambitne plany często spełzają na niczym. Nawet przy najlepszym zarządzaniu zasobami nie da się wdrożyć wszystkich zmian na raz. Zwłaszcza, gdy mamy do czynienia z średni lub duży software housegdzie procesy muszą ze sobą współpracować. Pierwszym krokiem do optymalizacji pracy jest zatem zidentyfikować problem (lub problemy). Być może słabym punktem są braki kadrowe, brak śledzenia zwolnień i urlopów, brak dokumentacji potrzebnej do wdrażania nowych pracowników i przekazywania projektów, niedoszacowane lub przeszacowane projekty, skomplikowane podejmowanie decyzji. Najlepszym sposobem na zidentyfikowanie problemów i rozpoczęcie zmian w organizacji jest analiza danych. Raporty oparte na różnych procesach i wynikach w Twojej firmie okażą się nieocenione.

Wiedza o tym, co należy zmienić, jest podstawą do wprowadzenia zmian. Następnym krokiem jest ustalenie priorytetów. Zastanów się, które z nich powodują największe straty lub blokują inne procesy - zaadresuj je w pierwszej kolejności, a następnie po kolei wdrażaj kolejne usprawnienia. Duże projekty warto podzielić na poszczególne etapy i zadania, aby systematycznie osiągać założone cele.

2. Przegląd i uproszczenie procesu podejmowania decyzji

Często realizacja zadania, nawet prostego, przypomina odbijanie piłki. 

  1. Po pierwsze, Osoba A wykonuje zadanie i wymaga zatwierdzenia.
  2. Wysyła prośbę o recenzję do osoba B - starszy kolega z drużyny.
  3. Osoba B mówi, że to nie jest jego obszar specjalizacji i przekierowuje Osoba A do Osoba C - starszy członek innego zespołu pracującego nad projektem.
  4. Następnie osoba C twierdzi, że nie ma takiej władzy decyzyjnej i najlepiej jest odnieść się do osoba A do osoba D - jego bezpośredniego przełożonego.
  5. Następny, osoba D twierdzi, że projekt ten powinien zostać skierowany do osoba E - kierownik innego działu, który pracuje nad projektem.
  6. Wreszcie, Osoba EZapytany o to, powiedział, że po raz pierwszy słyszy o takim zadaniu i kto w ogóle je zlecił.

Oczywiście opisana powyżej sytuacja jest dość karykaturalna... ale czy nie aż tak bardzo? Problem skomplikowanego procesu akceptacji poszczególnych etapów i wątpliwości co do tego, kto ma uprawnienia do podejmowania decyzji w różnych kwestiach dotyka wielu firm. I to nie tylko tych dużych - nawet 20-osobowa organizacja może borykać się z wąskim gardłem akceptacji. Pierwszym kryzysowym momentem jest ten, w którym zarząd nie jest już w stanie decydować o wszystkim osobiście. To moment, w którym musi przekazać więcej samodzielności pracownikom średniego szczebla. Im więcej osób w firmie, tym bardziej problem będzie się pogłębiał, dlatego należy jak najszybciej wdrożyć skuteczną strukturę. Zwłaszcza, że tempo rozwoju startupu nie wybacza opieszałości. Blokowanie cyklu pracy to najlepszy sposób na stratę czasu i pieniędzy. 

Zacznij więc od przejrzenia całej drabiny zatwierdzania

Sprawdź, kto ma uprawnienia do podejmowania decyzji. Kolejnym krokiem jest uproszczenie całego procesu, a najlepiej zrobić to dając pewną autonomię poszczególnym działom i specjalistom. Ustalenie ogólnych zasad dotyczących bieżących obowiązków znacznie przyspieszy wykonywanie codziennych zadań. W nowoczesnej firmie warto postawić na dobry workflow, rezygnując nawet z całkowitej kontroli.

3. Tworzenie bazy zasobów

Aby dobrze zarządzać zasobami, trzeba wiedzieć, czym się dysponuje. To tak jak w grze - nie zagrasz dobrze, znając tylko połowę swoich kart. Podstawowe informacje, które są dla ciebie ważne, to:

  • ile osób masz do dyspozycji,
  • kompetencje pracowników,
  • ich obowiązki,
  • jakie są ich możliwości

Baza zasobów jest kluczem do efektywnego zarządzania projektami i delegowania ludzi tam, gdzie są potrzebni. Pozwala wzmocnić zespoły, które mają zbyt wiele pracy na swoich barkach. Umożliwi także przydzielanie nowych zadań tym pracownikom, którzy po prostu nie mają nic do roboty i są znudzeni. Oczywiście przechowywanie i wykorzystywanie takich danych we własnej głowie lub tabelach Excela byłoby nieefektywne. Dlatego dobrym pomysłem jest skorzystanie z narzędzia do zarządzania zasobami które pokażą w jasnej formie, którzy członkowie zespołu są teraz w stanie zaangażować się w jakie zadania i w jakich projektach sprawdzą się najlepiej.

4. Gromadzenie i organizowanie wiedzy

Bardzo częstą blokadą sprawnej pracy jest brak niezbędnej wiedzy i materiałów. Ile razy musiałeś pytać kilka lub kilkanaście osób w firmie, gdzie znajdują się konkretne pliki lub dokumentacja? Proces ten jest męczący i czasochłonny, nawet jeśli dotyczy obecnych pracowników firmy. Wyobraź sobie, co dzieje się w momencie, gdy ktoś odchodzi... a wraz z nim tajemna wiedza o tym, gdzie znaleźć materiały dotyczące projektu, nad którym aktualnie pracujesz. 

Wiedza jest również niezwykle ważnym zasobem. Stwórz dobrą, zorganizowaną bazę wszystkich materiałów, które mogą Ci się przydać w procesie onboardingu, przejmowania obowiązków, czy po prostu codziennej firmowej rutyny. Oczywiście nie będzie to jednorazowy proces - takie bazy mają sens tylko wtedy, gdy są na bieżąco aktualizowane. Software house generuje tak wiele informacji, że musi stać się to nawykiem. Można być jednak pewnym, że wszyscy na tym skorzystają.

5. Budowanie komunikacji między działami

Różne działy w firmie czasami działają jak odrębne organizmy. W końcu taka jest ich funkcja. Każdy dział powinien zajmować się innym aspektem, aby firma działała jak w zegarku. Z drugiej strony, jako organizacja możesz osiągnąć znacznie więcej, jeśli różne działy wspierają się nawzajem. 

Nowe firmy mogą zapewnić marketingowi dobry wgląd w tworzenie treści, podczas gdy promocja działu marketingu jest dobra dla sprzedaży. Marketing może również zrobić wiele, aby przygotować przekonującą ofertę. Programiści mogą pomóc działowi HR w tworzeniu najlepszych ogłoszeń o pracę, mówiąc im, czego szukać i jak przekonać kandydatów. Następnie dział HR może sprowadzić nowych pracowników z najbardziej pożądanym zestawem kompetencji, którzy będą idealni do projektu, nad którym pracujesz. 

Poprawa komunikacji między działami i upewnienie się, że wiedzą, nad czym pracują i czego potrzebują, pozwoli ci zapewnić odpowiednie wsparcie i osiągnąć jeszcze więcej dzięki synergii. Zintegrowany zespół jest bardzo ważny dla jakości pracy i dobrego samopoczucia pracowników. 

6. Badanie potrzeb rynku

Jedyną stałą na rynku jest jego zmienność. Aktualizacja wiedzy na temat aktualnych potrzeb branży to niekończąca się historia. Częścią poprawy zarządzania zasobami jest ciągłe monitorowanie tego, w co warto inwestować i co warto rozwijać. Jako skuteczny menedżer zasobów lub kierownik projektu należy regularnie sprawdzać:

  • które umiejętności są obecnie najbardziej poszukiwane,
  • aktualne trendy,
  • jakich nowych technologii poszukują klienci,
  • Czy Twoja firma inwestuje w szkolenia dla pracowników, pozwalając im rozwijać swoje kompetencje i poszerzać wiedzę.

W tym procesie liczy się czas i regularność. Znając potrzeby rynku, można jak najszybciej skierować zasoby na najbardziej obiecujące rozwiązania, dzięki czemu zawsze można zaoferować klientom innowacje, zanim zrobi to konkurencja. 

7. Zaplanuj swoją pracę

Temat może wydawać się trywialny i oczywisty - w końcu planowanie pracy to podstawa. podstawa każdego zarządzania zasobami projektu. Jednak im bardziej się w to zagłębiamy, tym więcej odkrywamy możliwości, ale także zagrożeń. 

Czym jest planowanie pracy? Tworzenie list rzeczy do zrobienia w notatniku to oczywiście planowanie pracy. Ale planowanie pracy to także rozpisanie projektu na 3 lata do przodu przy użyciu dużych zbiorów danych, prawdopodobieństwa i specjalistycznego oprogramowania. Co ciekawe, oba te sposoby będą skuteczne. Tylko nie dla każdego. Kluczem jest tutaj dopasowanie systemu do charakterystyki firmy i stylu pracy zespołu. 

Najnowsze trendy często koncentrują się na zwinności i elastyczności, więc praca jest organizowana w sprintach, na przykład tygodniowych, zawierających określoną liczbę zadań, które są możliwe do wykonania w tym czasie. Dobrym pomysłem jest również dzielenie poszczególnych zadań na mniejsze komponenty. Taka strategia pozwala uniknąć ogromnej liczby zadań, które wiszą nad nami przez wiele miesięcy. Z drugiej strony, niektóre długoterminowe projekty wymagają harmonogramu zaplanowanego z dużym wyprzedzeniem. Dobrze przemyślany plan pozwala uniknąć opóźnień i mieć szerszą perspektywę w usprawnianiu zarządzania zasobami.

8. Nie czekaj z rekrutacją

Jeśli Twoi pracownicy zaczynają odczuwać braki kadrowe, prawdopodobnie tak właśnie jest. Takie sytuacje są bardzo niekorzystne. W zespole narasta frustracja i zmęczenie, a projekty zaczynają się opóźniać. Oczywiście to Ty jesteś ekspertem i najlepiej znasz rytm swojej firmy. Czasami mogą wystąpić bardziej gorączkowe okresy i może być konieczne skorzystanie z usług podwykonawców. Potem wszystko wraca do normy, ale bądź czujny na oznaki, że twój zespół jest przepracowany i czuje się przytłoczony. Nie warto czekać zbyt długo z rekrutacją nowej osoby, zwłaszcza że idealny kandydat nie czai się za każdym rogiem. Proces rekrutacji może czasem trwać naprawdę długo.

9. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi w celu poprawy zarządzania zasobami

Na tym etapie czytania tego artykułu prawdopodobnie myślisz sobie: "OK, ale gdzie mam zarządzać tymi wszystkimi informacjami, aby być skutecznym? Nie mogę przecież trzymać wszystkiego w konwersacjach na Slacku, skrzynce mailowej i tysiącach tabel". To właśnie tutaj nowoczesne narzędzia do zarządzania pracą przychodzą na ratunek i wykonują całą brudną robotę za Ciebie. Zilustrujmy to na przykładzie Teamdeck - oprogramowanie do zarządzania zasobami. Nasz system pozwoli Ci zarządzać swoją pracą i harmonogram projektusprawdzać, którzy pracownicy są zajęci i na jak długo mają zaplanowane projekty, automatycznie znajdować odpowiednie osoby do projektu, tworzyć całe zespoły z niezbędnym zestawem kompetencji i rozwiązywać problemy. konflikty harmonogramów. 

Co więcej, będziesz w stanie śledzić i zarządzanie kartami czasu pracy w czasie rzeczywistym, aby zobaczyć, który zespół potrzebuje więcej wsparcia i które projekty są najbardziej czasochłonne. Na każdym etapie można również wygenerować raport, aby przeanalizować dane i poprawić aspekty, które nie działają tak, jak powinny. Teamdeck to narzędzie stworzone przez software house z konieczności. Byliśmy tam, widzieliśmy to, więc nasz system jest prosty i zawiera tylko te funkcje, których naprawdę potrzebujesz.

10. Należy pamiętać, że poprawa zarządzania zasobami jest procesem ciągłym.

Praca w firmie programistycznej jest dynamiczna, więc potrzebujesz elastyczności, aby zarządzać nią w najlepszy możliwy sposób. Jeśli chcesz poprawić zarządzanie zasobami, musisz być przygotowany na to, że będzie to ciągły, trwający proces, który wymaga uwagi i zaangażowania. Nie wystarczy raz rozwiązać problemy i zapomnieć o optymalizacji przepływu pracy. Na szczęście dobre praktyki i skuteczne rozwiązania zaowocują, a po wprowadzeniu dużych zmian łatwiej będzie wprowadzać kolejne drobne usprawnienia.

Usprawnij zarządzanie zasobami i stwórz sobie świetną okazję do lepszego wykorzystania potencjału swojej firmy. Każda kolejna zmiana przyniesie zauważalne efekty, dlatego warto postawić na dobrą strategię i systematyczność. Przy TeamdeckZawsze wychodzimy naprzeciw oczekiwaniom naszych klientów i szukamy rozwiązań, które najlepiej spełniają ich potrzeby. Możesz łatwo zaimportować wszystkie dane do naszego narzędzia. Chcemy, aby Teamdeck być dostosowane do wymagań każdej firmy, z którą współpracujemy, dlatego pozostawiamy wiele możliwości dostosowania, aby stworzyć niestandardową wersję oprogramowania. Skontaktuj się z nami i wskocz na nowy poziom zarządzania pracą!

Lepsze zarządzanie zasobami dzięki Teamdeck

Powiązane posty