Firmy zazwyczaj wkładają wiele wysiłku w alokacja zasobów. Chcesz, aby wszyscy byli zajęci, jednocześnie upewniając się, że ich zadania są wartościowe (co często oznacza możliwość wystawienia rachunku) dla firmy. Staje się to naprawdę trudne w miarę powiększania się zespołu, zwłaszcza gdy trzeba przypisać ludzi do wielu projektów realizowanych w tym samym czasie.
Artykuł zawiera:
Kilka wzorów na pomiar wskaźnika wykorzystania zasobów
Co oznacza dostępność w wykorzystaniu zasobów?
Wpływowa rola oprogramowanie do zarządzania zasobami w wykorzystaniu zasobów
Różnice między wykorzystaniem produktywnym a wykorzystaniem podlegającym rozliczeniu
Jak wdrożyć wykorzystanie zasobów
Jednym z najłatwiejszych sposobów sprawdzenia, czy wysiłki związane z alokacją są skuteczne, jest śledzenie wykorzystania i pojemności zasobów zespołu. Zanim przedstawimy różne wskaźniki i formuły wykorzystania zasobów, chcielibyśmy zdefiniować wykorzystanie zasobów w zrozumiały sposób. Dlatego w tym artykule - podobnie jak w wielu innych - przedstawiamy porównanie definicji, znaczeń i terminów używanych przez kierowników projektów.
Wgląd w wykorzystanie pracowników lub zasobów wiąże się z terminami "nadmierne wykorzystanie" i "niepełne wykorzystanie". Oba powinny być znane. Dlaczego? Zbyt dużo pracy lub obowiązków podczas (wielozadaniowości) projektu nie sprawi, że zostanie on ukończony w całości lub z funkcjami, o których myślano. Tak więc, zanim zaczniemy, spójrzmy na wnioski Gartnera z badań Jak uniknąć przeciążenia zespołu projektowego IT.Przeciążanie ludzi zwykle przynosi odwrotny skutek, zmniejszając wydajność i zwiększając liczbę błędów. Badania Gartnera pokazują, że zespoły o niższym wykorzystaniu zasobów mogą skrócić czas potrzebny na dostarczenie wartości biznesowej o 30% lub więcej. Wiedząc o tym, sensowne jest ścisłe i uważne monitorowanie wskaźników wykorzystania zasobów.
Parafrazując definicję Project Management Institute (PMI), zarządzanie projektami jest rozumiane jako wykorzystanie określonej wiedzy, kompetencji, umiejętności, urządzeń, narzędzi, oprogramowania, procesów i technik w celu wytworzenia czegoś "wartościowego dla ludzi". Można to łatwo zinterpretować, że zarządzanie projektami polega na robieniu rzeczy przy użyciu tego, co mamy. Mentalnie i fizycznie.
A gdybyśmy chcieli być sarkastyczni, moglibyśmy wykorzystać dwuznaczność wyrażenia "wartość dla ludzi" i powiedzieć, że proponowana koncepcja projektu PMI może również oznaczać stworzenie ruchu społecznego, w tym politycznego lub religijnego.
Jednak w porównaniu z wyżej wspomnianą definicją PMI, propozycję Association for Project Management można uznać za bardziej rygorystyczną. Ta ostatnia kładzie nacisk na bezstronne i mierzalne kryteria, takie jak czas i budżet.
W biznesie oba - choć negocjowalne - narzucają pewne ramy projektu. Niezależnie od tego, czy mówimy o zleceniu klienta, czy o zadaniu, które dyrektor firmy przesłał do działu marketingu, zadanie musi zostać wykonane w oczekiwanych lub, aby być realnym, komercyjnie opłacalnych ramach czasowych i przynieść zwrot z inwestycji. Tak więc, zgodnie z APM: Zarządzanie projektem to zastosowanie procesów, metod, umiejętności, wiedzy i doświadczenia w celu osiągnięcia określonych celów projektu zgodnie z kryteriami akceptacji projektu w ramach uzgodnionych parametrów. Zarządzanie projektem ma ostateczne rezultaty, które są ograniczone do określonego czasu i budżetu. Tak więc, w przeciwieństwie do zwykłego zarządzania, jeśli mówimy o projektach w zarządzaniu projektami, każdy z nich zawiera wymagania, takie jak czas i budżet dla każdego projektu, który musi zostać ukończony. Poniżej przedstawiono kilka przykładów zasobów projektu (z kilkoma wymaganiami):
Stworzenie bomby atomowej o sile wybuchu nie mniejszej niż Car Bomba, w ciągu 24 miesięcy i w ramach budżetu $50 milionów.
budowa zapory na Wiśle do 31 marca 2025 r., przy jednoczesnym nieprzekroczeniu budżetu 120 mln USD
opracowanie aplikacji desktopowej (w tym analiza ścieżki konwersji i wybór najlepszej) w 8 tygodni dla producenta obuwia, z 12 000 USD
odświeżenie pozycjonowania marki (w tym dystrybucja nowych materiałów BTL) w ciągu 12 miesięcy w ramach budżetu $100 000
Mając powyższe przykłady, możemy sobie wyobrazić, jak duża liczba kroków, zadań administracyjnych i procedur jest zaangażowana w każdy projekt. Ile osób - z odpowiednimi umiejętnościami - staje się częścią każdego z nich?
Tak więc, jak wspomniano powyżej, zarządzanie projektem jest zastosowaniem procesu. Lub możemy powiedzieć to wprost: projekt jest procesem. A proces ten nazywany jest cyklem życia zarządzania projektem. W Internecie można znaleźć podział na 3, 4, 5, a nawet 6 i 7 faz tego procesu. Jednak najpopularniejszy z nich należy do wspomnianego PMI i zakłada 5.
Jak widać, każda faza to grupa zadań, a za każdą z nich kryje się wiele różnych zagadnień i wyzwań. Warto również dodać - szczególnie dla tych, którzy są na samym początku swojej roli kierownika projektu - że fazy te nie zawsze powinny być traktowane chronologicznie. Niektóre elementy można rozpocząć wcześniej, podczas gdy inne są procesem ciągłym w trakcie trwania projektu (np. zarządzanie wydajnością lub - aby być bardziej precyzyjnym w odniesieniu do tematu tego artykułu - wykorzystanie narzędzia do planowania zasobów). Każdy z nich jest w jakiś sposób optymalizowany w trakcie całego procesu. Poziomowanie zasobów jest ważną techniką wykorzystywaną do równoważenia alokacji zasobów i unikania ich nadmiernego lub niedostatecznego wykorzystania w trakcie cyklu życia projektu.
Wracając do głównego tematu, gdzie w procesie cyklu życia PM ważne jest wykorzystanie zasobów?
Spośród 5 faz procesu, wykorzystanie zasobów można znaleźć w fazie trzeciej. Jako część fazy monitorowania i kontroli, a dokładniej jako część zarządzania wydajnością.
Inicjacja i koncepcja
Planowanie
Uruchomienie i wykonanie
Monitorowanie i kontrola - obejmuje sprawdzanie wydajności, tj. wykorzystanie zasobów
Zamknięcie projektu
Dla liderów wykorzystanie zasobów jest najbardziej wartościowym i użytecznym wskaźnikiem w ramach zarządzania wydajnością.
Jak wiemy, planowanie zasobów i harmonogramowanie zasobów są niezbędne, aby upewnić się, że plan projektu dobrze prosperuje. Efektywne wykorzystanie zasobów to kolejny element tych puzzli lub - jak chcielibyśmy powiedzieć - zarządzanie zasobami. Podczas gdy alokacja zasobów odnosi się do - mówiąc najprościej - przypisania wykwalifikowanego zasobu do zadania, wykorzystanie zasobów mierzy efektywność i czas spędzony przez ten zasób podczas przydzielonego zadania (praca rozliczeniowa lub strategiczna, godziny/minuty niepodlegające rozliczeniu, godziny/minuty administracyjne itp.)
Wykorzystanie zasobów zgodnie ze wskaźnikiem, który pomaga kierownikom projektów i menedżerom zasobów dowiedzieć się, jak ich pracownicy spędzają czas podczas projektu. Dzięki tej wiedzy podejmują oni znacznie bardziej efektywne decyzje dotyczące zasobów, które zwiększają produktywność i rentowność. Wykorzystanie zasobów mierzy produktywność każdego pracownika i/lub wskaźnik wykorzystania całego zespołu. Monitoruje, czy pracownicy są nadmiernie lub niedostatecznie wykorzystywani i określa politykę zarządzania obciążeniem pracą.
Mówiąc dokładniej, z punktu widzenia kierowników projektów i biznesu, wskaźnik wykorzystania zasobów jest terminem używanym do opisania procentu dostępnego czasu pracownika, który jest wykorzystywany na rozliczane zadania lub projekty. Wskaźnik wykorzystania zasobów pokazuje, ile czasu zespół poświęca na zadania podlegające rozliczeniu, a także jak produktywny jest każdy członek zespołu. Prognozowanie zasobów pomaga kierownikom projektów przewidywać przyszłe zapotrzebowanie na zasoby w oparciu o bieżące wskaźniki wykorzystania.
Innymi słowy, wykorzystanie zasobów to wskaźnik, który pokazuje, czy cały zespół lub konkretni pracownicy są w pełni zarezerwowani. Odnosi się do procesu planowania projektu i maksymalnego wykorzystania dostępnych zasobów w firmie.
Na przykład, gdy wiesz, że ktoś jest już nadmiernie wykorzystywany i po prostu ma zbyt wiele na głowie, możesz poszukać kogoś innego o podobnym zestawie umiejętności, który pasowałby do twojego projektu. Ta metryka pomaga również zidentyfikować osoby, które są niedostatecznie wykorzystywane, dzięki czemu można przypisać im nowe projekty.
Jedynym sposobem, aby się tego dowiedzieć, jest przejrzenie opcji i wybranie tej, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Techniki optymalizacji zasobów mogą pomóc poprawić wydajność i dokładność obliczeń wykorzystania zasobów.
Typowa formuła wykorzystania zasobów to:
Wartość ta, wyrażona w procentach, pokazuje, ile czasu zespół poświęca na pracę.
Chociaż brzmi to prosto, istnieje kilka pytań, które pojawiają się podczas próby zmierzenia wykorzystania zasobów. Czy należy opierać obliczenia na rzeczywistym czasie pracy (timesheets) czy raczej planowany czas pracy? Co z urlopami i płatny czas wolny? Jak często należy śledzić plan wykorzystania zasobów zespołu? Dobrze zdefiniowana strategia alokacji zasobów może znacząco wpłynąć na dokładność obliczeń wskaźnika wykorzystania zasobów.
Odpowiedź brzmi: to zależy. Istnieje tak wiele zmiennych, że praktycznie niemożliwe jest zalecenie uniwersalnie dobrego rozwiązania. Jedynym sposobem, aby to ustalić, jest przejrzenie opcji i wybranie tej, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Jednym ze sposobów pomiaru wykorzystania zasobów jest porównanie ich dostępności z planowanymi godzinami pracy.
Skuteczne planowanie zasobów jest niezbędne do zapewnienia, że rezerwacje są zgodne z dostępnością zespołu.
Główną zaletą tej metody jest to, że jeśli wynik jest zbyt niski, nadal możesz zoptymalizować swoje plany. Przejdź do harmonogramu i sprawdź, czy Twoje projekty są prawidłowo zaplanowane. Kompleksowy plan alokacji zasobów może pomóc w zapewnieniu efektywnego wykorzystania wszystkich zasobów i zminimalizowaniu luk. Być może niektóre osoby mają luki w swoich rezerwacjach lub masz np. dwóch programistów pracujących 4 godziny tygodniowo nad projektem, podczas gdy możesz mieć jedną osobę pracującą w pełnym wymiarze godzin?
Zastanów się, jak możesz wypełnić luki w harmonogramie swojego zespołu. Być może powinieneś rozpocząć projekt badawczo-rozwojowy lub wprowadzić czas wolny na innowacje? Pomoże to nie tylko uniknąć utraty produktywności, ale jest także dobrym sposobem na utrzymanie zaangażowania pracowników. Niepełne wykorzystanie mocy przerobowych jest bardziej frustrujące dla pracowników, niż mogłoby się wydawać.
Uważaj na osoby, które mają zbyt wiele na głowie. Istnieje ryzyko, że ich zadania nie zostaną wykonane na czas (a nie chcesz, by byli wyczerpani). Nadmiar obowiązków może sugerować konieczność zatrudnienia nowych członków zespołu.
Wreszcie, obliczenie szacowanego wykorzystania zasobów jest łatwym sposobem dla zespołu sprzedaży, aby zobaczyć, ile miejsca pozostało w potoku produkcyjnym. W ten sposób jest mniej prawdopodobne, że przegapisz okazje biznesowe (lub zaangażujesz się w projekty, których w zasadzie nie jesteś w stanie dostarczyć na czas).
Podsumowując, analiza wykorzystania zasobów w oparciu o rezerwacje pomaga zoptymalizować i poprawić wykorzystanie i alokację zasobów oraz prognozować sprzedaż lub potrzeby rekrutacyjne.
Innym sposobem pomiaru zasobów i osiągnięcia optymalnych wskaźników wykorzystania jest porównanie zarejestrowanych godzin pracy zespołu (timesheets) z dostępnymi godzinami pracy. Wiele osób uważa, że jest to jedyny sposób, aby dokładnie pokazać, jak obliczyć wykorzystanie zasobów, ponieważ operujesz na rzeczywistych godzinach pracy, a nie tylko na szacunkach. Śledzenie zasobów jest niezbędne do dokładnego monitorowania i rejestrowania wykorzystania zasobów w czasie.
Wiele osób uważa, że jest to jedyny sposób, aby dokładnie pokazać, jak obliczyć wykorzystanie zasobów, ponieważ operujesz na rzeczywistych godzinach pracy, a nie tylko na szacunkach.
Ponieważ jest to wynik retrospektywny, zwykle nie można cofnąć szkód, nawet jeśli wynik jest rozczarowujący. Pomaga to jednak w podejmowaniu lepszych decyzji w przyszłości.
Dane historyczne dotyczące wykorzystania zasobów zespołu różnią się i mogą być dobrym wskaźnikiem tego, czy należy zatrudnić dodatkowe osoby (lub znaleźć dodatkowe zadania dla obecnych członków zespołu). Możesz także sprawdzić, jak produktywni są twoi pracownicy.
Moim zaleceniem byłoby użycie obu metod obliczania wykorzystania zasobów. Porównaj rzeczywiste (zarejestrowane) wykorzystanie z szacowanym (opartym na rezerwacjach) i przeanalizuj różnice. Mogą one wskazywać na problemy z szacowaniem obciążenia pracą lub problemy z zarządzaniem projektami. Sprawdź, czy istnieją osoby lub projekty, które powtarzają się powyżej lub poniżej szacowanego wyniku wykorzystania. Taka analiza pozwala dostrzec obszary wymagające poprawy i podjąć odpowiednie działania. Analiza wykorzystania zasobów pomaga kierownikom projektów zrozumieć wzorce i podejmować oparte na danych decyzje dotyczące przyszłych projektów.
Teraz, gdy znasz już różne formuły obliczania wykorzystania zasobów, nadszedł czas, aby nieco skomplikować sprawy. Do tej pory używaliśmy terminu "dostępne godziny". Ale co to w ogóle oznacza? Czy dostępność należy rozumieć jako czas, w którym pracownik był w pracy? A może powinieneś uwzględnić również wakacje i dni wolne od pracy?
Na początku można by pomyśleć, że uwzględnienie czasu wolnego w ogólnej dostępności jest sprzeczne z intuicją, w końcu ludzie najwyraźniej nie byli dostępny wtedy. Weź jednak pod uwagę, że nadal możesz potrzebować wynagrodzenia dla swoich pracowników za ten okres, jeśli pracujesz na stałych wynagrodzeniach.
Jako pracodawca możesz chcieć sprawdzić, ile czasu członkowie Twojego zespołu faktycznie poświęcają na pracę. Jeśli zdecydujesz się uwzględnić czas wolny w swoich obliczeniach, pamiętaj, że idealny wskaźnik wykorzystania zasobów Twojego zespołu może być znacznie niższy w szczytowych miesiącach wakacyjnych (grudzień i sierpień). Planowanie dostępności zasobów pomaga zapewnić, że odpowiednie zasoby są dostępne w razie potrzeby, nawet w szczytowych okresach urlopowych.
Niektóre firmy stosują 2080 jako stałą liczbę godzin (52 tygodnie * 40 godzin). Inne obliczają rzeczywistą liczbę dostępnych godzin pracy w danym roku. Jeśli chcesz przeprowadzić bardziej zaawansowane filtrowanie (np. uwzględnić godziny urlopu, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, biorąc pod uwagę pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin), warto rozważyć skorzystanie z oprogramowania do zarządzania zasobami.
Gdy definicja "dostępnych godzin" jest gotowa, należy zastanowić się, co nazywamy "godzinami pracy". Czy mówisz o wszystkich godzinach, które Twoi pracownicy spędzają na wykonywaniu czynności związanych z pracą, np. na tworzeniu wewnętrznego projektu? A może godziny, które spędzają pracując nad rzeczami, za które możesz obciążyć swoich klientów.
Możesz obliczyć tak zwane "wykorzystanie produktywne", które uwzględnia wszystkie zajęte godziny, oraz "wykorzystanie podlegające rozliczeniu". To drugie jest szczególnie cenne dla agencji, firm konsultingowych lub software house'ów: firm, które pracują nad projektami dla swoich klientów. Dzięki rozliczalnemu wykorzystaniu można zmierzyć, ile czasu pracownicy poświęcają na pracę, która faktycznie się opłaca. Rozliczanie zasobów ma kluczowe znaczenie dla śledzenia i zarządzania rozliczanymi godzinami dla projektów klientów.
Być może masz już ustaloną formułę, której będziesz używać do mierzenia dostępności i wykorzystania zasobów, ale musisz wziąć pod uwagę stale zmieniające się dane. Przyszła dostępność ludzi zmienia się za każdym razem, gdy proszą o dzień wolny lub chorują, co również wpływa na rezerwacje.
Istnieją wszelkie powody, aby sądzić, że dane powinny być regularnie aktualizowane, a wynik wykorzystania zespołu powinien być również dostosowywany w czasie rzeczywistym. Najłatwiejszym sposobem, aby być na bieżąco, jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania zasobami. Zarządzanie zasobami w czasie rzeczywistym pozwala na dynamiczne dostosowywanie alokacji zasobów w oparciu o bieżące dane. Stworzyliśmy Teamdeck jako narzędzie do zarządzania zasobami, które może zautomatyzować twoje wysiłki, abyś mógł skupić się na swojej pracy. obowiązki związane z zarządzaniem projektami.
Teamdeck wykorzystuje trzy rodzaje punktów danych do obliczeń:
dostępność (a także czas wolny lub dni wolne od pracy),
rezerwacje (planowane godziny pracy),
timesheets (zarejestrowane godziny pracy).
W ten sposób można obliczyć szacowane i rzeczywiste wykorzystanie zespołu, a następnie je porównać. Oprogramowanie to jest wyposażone w pakiet raportów, który umożliwia wizualizację danych i udostępnianie ich poszczególnym członkom zespołu (lub klientowi). Narzędzia do zarządzania zasobami zapewniają kompleksowe funkcje śledzenia, analizowania i optymalizacji wykorzystania zasobów.
Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest zapewnić uniwersalne zalecenia...
Zespoły na całym świecie stają przed podobnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o planowanie harmonogramu zespołu. Samo stworzenie planu projektu jest trudne, a jego aktualizowanie i reagowanie na zmiany jest jeszcze bardziej...
