Zarządzanie zespołem to jedna z najtrudniejszych części pracy kierownika projektu.
Jako menedżer musisz poznać ludzi, z którymi pracujesz, rozpoznać ich mocne strony, sposób, w jaki pracują i jak współpracują ze swoimi kolegami z zespołu.
W małych zespołach jest to o wiele łatwiejsze. Jednak w miarę powiększania się zespołu lub gdy jego członkowie pracują w różnych lokalizacjach, staje się to coraz bardziej zagmatwane.
Zarządzanie zasobami ma na celu pomóc menedżerom lepiej zorganizować zasoby firmy, aby w pełni wykorzystać ich potencjał.
Ale czy masz wystarczająco dużo informacji o swoich pracownikach i ich wydajności, aby zaplanować ich pracę w optymalny sposób?
Spróbuj odpowiedzieć na te pytania, aby przekonać się, jak dobrze znasz nawyki swoich pracowników i ich dyspozycyjność:
- Czy śledzisz czas pracy swojego zespołu?
- Czy śledzisz dni wolne swoich pracowników w ewidencji czasu pracy?
- Czy znasz święta narodowe w krajach swoich członków zespołu?
- Czy możesz określić dostępność swojego pracownika?
- Ilu narzędzi używasz, aby to wszystko zrobić?
Problem polega na tym, że najprawdopodobniej nie jesteś w stanie odpowiedzieć na wszystkie te pytania. Przełączając się z jednego narzędzia na drugie, wypełniając arkusze kalkulacyjne i wykonując niekończącą się papierkową robotę, możesz łatwo stracić z oczu rzeczywiste obciążenie pracą i wydajność swojego zespołu.
Dobra wiadomość jest taka: Teamdeck ma wszystko pod kontrolą.
Teamdeck to kompletne oprogramowanie do zarządzania zasobami
Po pierwsze, musisz wiedzieć, że to oprogramowanie do zarządzania zasobami pozwala zarządzać zespołem w kompleksowy sposób, bez konieczności integracji wielu narzędzi. Skraca to czas poświęcany na przełączanie się między różnymi narzędziami i obniża koszty wielu subskrypcji.
Oto, co otrzymujesz dzięki Teamdeck w skrócie:
Przyjrzyjmy się teraz bliżej temu, co można osiągnąć przy użyciu wszystkich tych procesów łącznie.
Zarządzaj wszystkimi pracownikami i projektami, do których są przypisani.
Podczas planowania projektu należy wziąć pod uwagę szereg czynników:
- Które osoby są dostępne?
- Jakie są ich umiejętności?
- Czy są dostępni w pełnym wymiarze godzin?
- Czy są jakieś wakacje lub święta?
Wszystkie one tworzą złożoną sieć dynamicznych zależności, których nie można łatwo pokonać za pomocą prostego arkusza kalkulacyjnego. Teamdeck zapewnia przegląd obciążenia pracą i dostępności zespołu w czasie rzeczywistym. Chcesz dodać umiejętności i lokalizację członków zespołu? Użyj niestandardowych pól, aby wzbogacić swój harmonogram i skrócić proces podejmowania decyzji.
Po skonfigurowaniu globalnego harmonogramu zespołu można efektywnie rezerwować pracowników do różnych zadań, nawet jeśli realizuje się kilka projektów jednocześnie.
Harmonogramy Teamdeck są przejrzyste, pokazując wszystkie informacje na pierwszy rzut oka. Ponadto można je łatwo edytować.
Harmonogram w Teamdeck jasno pokazuje, kto pracuje nad czym i jak długo, dzięki czemu można lepiej planować i przydzielać zasoby, unikając niedostatecznego lub nadmiernego wykorzystania pracowników.
Paski obciążenia pracą pokazują dostępność pracowników.
Wyobraź sobie, że musisz przenieść członka zespołu do innego projektu. Możesz zobaczyć w swoim harmonogramie, jakie są możliwości reszty zespołu. W związku z tym możesz sprawdzić, czy są oni teraz przytłoczeni zadaniami i potrzebują więcej siły roboczej dodanej do projektu, czy też nie.
Na przykład, jeśli prowadzisz projekt ze zdalnymi lub niepełnoetatowymi członkami zespołu, możesz chcieć wiedzieć, przez ile godzin dziennie są dostępni, a następnie zdecydować, czy to wystarczy, aby ukończyć projekt.
Ponadto w widoku harmonogramu widoczne są dni wolne i święta państwowe, dzięki czemu można je uwzględnić podczas planowania projektów i zarządzania obciążeniem pracą.
Śledzenie czasu spędzonego przez zespół na różnych projektach
Śledzenie czasu stało się koniecznością w wielu profesjonalnych usługach, zwłaszcza jeśli organizacja rozlicza się na godziny.
Jednocześnie wiele firm nie radzi sobie ze śledzeniem czasu. Dzieje się tak, ponieważ:
- Nie śledzą wszystkiego
- nie motywują pracowników do regularnego śledzenia czasu pracy
- pracownicy wypełniają arkusze kalkulacyjne po wykonaniu zadania, zamiast śledzić czas w trakcie pracy
Co najgorsze, firmy tworzą raporty na podstawie zgadywanych wpisów dotyczących czasu pracy, a następnie wykorzystują te mylące spostrzeżenia do tworzenia kolejnych szacunków.
Czym różni się Teamdeck? Oferuje aplikację do śledzenia czasu pracy, która wymaga od użytkownika jedynie wybrania projektu, a następnie kliknięcia przycisku start/stop w celu zarejestrowania wpisu czasu pracy. Są one następnie automatycznie tłumaczone na precyzyjne karty czasu pracy.
Śledzenie czasu za pomocą aplikacji internetowej Teamdeck jest proste i nie zajmuje dużo czasu.
Sprawia to, że cały proces jest o wiele szybszy i łatwiejszy do zniesienia, dzięki czemu więcej pracowników chętnie wykonuje go każdego dnia.
Użytkownicy mogą również ręcznie aktualizować swoje karty czasu pracy, więc ci, którzy wolą podsumowywać swoją pracę pod koniec dnia, mogą trzymać się swoich preferencji.
Zarządzanie urlopami bez zbędnej komunikacji zwrotnej
Ile razy słyszałeś te pytania od swoich pracowników?
- Czy mogę wziąć dzień wolnego?
- Ile dni wolnego wziąłem?
- Czy mój wniosek o urlop został zatwierdzony?
Komunikacja osobista bardzo często nie jest skuteczna, ponieważ ludzie mają tendencję do zapominania lub niezrozumienia siebie nawzajem, na przykład omawiając wcześniejsze wyjście z biura. Zarządzanie tym w aplikacji pomaga uniknąć tego rodzaju problemów.
Jako menedżer możesz dodawać dni wolne pracowników do ich harmonogramów.
Jako menedżer firmy możesz zdefiniować rodzaje czasu wolnego, które akceptuje Twoja firma (i które z nich są płatne). W ten sposób sami pracownicy mogą wypełnić prosty formularz, określić rodzaj nieobecności (płatny urlop, zwolnienie chorobowe itp.), czas trwania wolnego, wpisać dodatkowe komentarze i wreszcie wybrać menedżera, który powinien otrzymać tę wiadomość.
Dodawanie nowego wniosku urlopowego jako pracownik.
Jak efektywnie planować projekty za pomocą Teamdeck?
Jeśli chcesz efektywnie zarządzać swoimi zasobami, skupienie się tylko na jednym elemencie zarządzania zasobami może w rzeczywistości sparaliżować Twoje wyniki.
Możesz osiągnąć znacznie więcej, wdrażając różne aspekty zarządzania pracownikami, a Teamdeck może być w tym bardzo pomocny.
Daje to pełny przegląd dostępności pracowników, ich wydajności i projektów, w których biorą udział.
Jeśli nie przechowujesz i nie analizujesz informacji o przeszłych i trwających projektach, to jak możesz planować przyszłe?
Rozpoczęcie udanych projektów wymaga nie tylko zrozumienia wymagań i celów biznesowych, ale także tego, jak radzi sobie zespół i jaka jest jego dostępność.
Teamdeck pomaga lepiej zrozumieć swój zespół, dzięki czemu można skupić się na realizacji projektów.
