Czy kiedykolwiek miałeś wrażenie, że masz wszystko poukładane, rozpoczynając nowy projekt? Mam na myśli cele, zadania, rezultaty, zespół i harmonogram. Ale wtedy nieoczekiwana zmiana rujnuje twój starannie przygotowany plan.
Jeśli tak jest w twoim przypadku, nie panikuj. Dzięki tym Wskazówki dotyczące elastycznego planowaniaMożesz dostosować swoje plany i być gotowym na zmiany.
Zanim się w to zagłębię, chciałbym powiedzieć, dlaczego wprowadzenie Elastyczne podejście do zarządzania projektami jest tak ważne.
Jak można skorzystać z elastycznego planowania?
Elastyczne planowanie pozwala menedżerom planować obciążenie pracą zespołu i zasobów podczas prowadzenia wielu projektów. Często istnieje wiele zmiennych, których nie można przewidzieć - szczególnie w przypadku rozwój oprogramowania lub agencja środowisko. Może to mieć wpływ na budżet projektu, harmonogram i wreszcie - termin. Elastyczność planowanie projektów i zasobów uniemożliwia menedżerom trzymanie się starych planów i pozwala im działać odpowiednio do wszystkich nieprzewidzianych zmian.
Szukasz więcej porad ekspertów na temat zarządzania projektami? Sprawdź nasze DARMOWA lista kontrolna planowania sprintu teraz!
Wskazówki dotyczące elastycznego planowania
1. Uwzględnienie wydarzeń zewnętrznych
Ocena zewnętrznych zależności pozwala odkryć rzeczy, których nie można kontrolować.
Dwa przykłady wpływów zewnętrznych to oczywiście czas i pieniądze, które zwykle bierze się pod uwagę podczas pracy. szacowanie projektu-Ale także wydarzenia takie jak święta narodowe lub zwolnienia lekarskie pracowników.
W obliczu zależności, na które nie masz wpływu, staraj się je kontrolować, aby uzyskać najlepsze wyniki. Wydarzenia takie jak na przykład święta narodowe są czymś, co można łatwo sprawdzić z wyprzedzeniem, zgodnie z sugestią PMI zgodnie z listą PMI:
- Znajdź wydarzenia, takie jak święta państwowe lub dni wolne pracowników, które mają miejsce podczas cyklu życia projektu.
- Zdefiniuj grupy pracowników niedostępnych z powodu zdarzenia (np. jeśli pracujesz z zespołami zdalnymi).
- Oblicz wpływ wydarzenia na postęp projektu.
- Oblicz nadgodziny wynikające z utraconych postępów i uwzględnij je w swoich planach.
2. Odkrywanie zagrożeń i wyzwań
Ostatnio wymieniliśmy wspólny wyzwania związane z zarządzaniem zasobami. Oto niektóre z nich:
- Rozpoznanie odpowiednich umiejętności dla projektu.
- Dostosowanie dostępności i możliwości zespołu do harmonogramu projektu oraz zarządzanie obciążeniem pracą.
Powinieneś być w stanie wymienić wszystkich dostępnych pracowników, a następnie wybrać tych, którzy najlepiej pasują do twojego projektu. Ale co, jeśli niektórzy z nich zachorują lub zdecydują się odejść? Czy są ludzie, którzy mogą ich zastąpić? Jeśli nie, to czy istnieje możliwość zatrudnienia kogoś innego, np. freelancera?
Znając swoje ograniczenia, możesz wymyślić różne scenariusze i znaleźć dla nich rozwiązania z wyprzedzeniem: :
- Utwórz Wykres RACI aby mieć jasny przegląd obowiązków w całym zespole.
- Miej przegląd wszystkich swoich pracowników, najlepiej z umiejętnościami lub stanowiskami.
- Opracuj listę pracowników, którzy mogą wziąć udział w projekcie na wypadek, gdyby jeden z członków zespołu stał się niedostępny.
- Obliczenie wpływu różnych wyników na projekt, zespół i obciążenie pracą.
Możesz także utworzyć strukturę podziału pracy (WBS), aby wyświetlić listę wszystkich działań w projekcie, przypisując możliwe ryzyko do każdego z nich.
Innym sposobem na odkrycie potencjalnych zagrożeń jest przyjrzenie się danym historycznym. Wystarczy przejrzeć swoje poprzednie projekty i przeanalizować wyzwania, przed którymi stanąłeś. Następnie oceń, czy istnieje szansa, że mogą one wystąpić również w tym projekcie i przygotuj odpowiedzi.
3. Częsta weryfikacja priorytetów klienta
Przygotowując się do projektu, prawdopodobnie stworzyłeś plan wysokiego poziomu, w tym cele projektu i zależności.
Powinieneś także zaplanować częste aktualizacje priorytetów klienta, abyś mógł sprawdzić, czy nie ma potencjalnych zmian w harmonogramie.
W ten sposób upewnisz się, że jesteś na tej samej stronie z klientem i zapewnisz, że plan pozostaje zgodny z jego oczekiwaniami.
4. Projekt alternatywnych scenariuszy
Przegląd alternatywnych scenariuszy pozwala zarządzać projektem z większą pewnością.
W pierwszej kolejności należy przeanalizować ścieżkę krytyczną projektu, która stanowi zestawienie wszystkich zadań i zależności między nimi. Znajdź zależności przyczynowe i zadania, które są kluczowe dla realizacji projektu. Następnie znajdź zadania, które mogą być zmienne, co oznacza, że zmiana w ich realizacji nie wpłynie na ogólny sukces projektu ani nie wpłynie negatywnie na jego harmonogram. Wiele narzędzi do zarządzania projektami umożliwia oznaczanie zadań etykietami, co ułatwia śledzenie ścieżki krytycznej.
Określając mierzalne działania i kamienie milowe, a następnie dodając zadania zmienne, można zobaczyć, jak możliwa jest zmiana kolejności zadań lub żonglowanie zasobami w razie potrzeby.
5. Uwzględnienie w planie spotkań z zespołem i klientem
Organizowanie częstych spotkań z zespołem i klientem pomoże ci pozostać na bieżąco i odkrywać pojawiające się zagrożenia i wyzwania. Uwzględnij te spotkania w swoim planie przed rozpoczęciem projektu i powiadom zespół oraz klienta, kiedy i w jaki sposób będą się one odbywać.
Jakie spotkania należy uwzględnić?
Spotkania Scrum Spotkania takie jak codzienne planowanie sprintu, retrospektywa sprintu i przegląd sprintu mają na celu informowanie o postępach projektu. Spotkania te pomagają również dowiedzieć się o wszelkich przeszkodach napotkanych przez zespół, dzięki czemu można podjąć odpowiednie działania i znaleźć rozwiązania problemów.
Spotkania z klientem pozwalają na bieżąco informować go o postępach, ale także uzyskać jego opinię, którą można uwzględnić od razu, zamiast później ponownie wykonywać pracę.
Monitorowanie projektu i dostosowywanie planów w razie potrzeby
Stworzenie planu projektu z wyprzedzeniem nie oznacza, że nie będziesz musiał go później zmienić.
Elastyczne planowanie oznacza, że możesz mieć wysokopoziomowy plan projektu ale także wiedzieć, jak je dostosować, monitorować pod kątem ryzyka i wyzwań oraz ulepszać w razie potrzeby.
