Czy kiedykolwiek miałeś wrażenie, że masz wszystko poukładane, rozpoczynając nowy projekt? Mam na myśli cele, zadania, rezultaty, zespół i harmonogram. Ale wtedy nieoczekiwana zmiana rujnuje twój starannie przygotowany plan.
Jeśli tak jest w twoim przypadku, nie panikuj. Dzięki tym Wskazówki dotyczące elastycznego planowaniaMożesz dostosować swoje plany i być gotowym na zmiany.
Zanim się w to zagłębię, chciałbym powiedzieć, dlaczego wprowadzenie Elastyczne podejście do zarządzania projektami jest tak ważne.
Elastyczne planowanie pozwala menedżerom planować obciążenie pracą zespołu i zasobów podczas prowadzenia wielu projektów. Często istnieje wiele zmiennych, których nie można przewidzieć - szczególnie w przypadku rozwój oprogramowania lub agencja środowisko. Może to mieć wpływ na budżet projektu, harmonogram i wreszcie - termin. Elastyczność planowanie projektów i zasobów uniemożliwia menedżerom trzymanie się starych planów i pozwala im działać odpowiednio do wszystkich nieprzewidzianych zmian.
Szukasz więcej porad ekspertów na temat zarządzania projektami? Sprawdź nasze DARMOWA lista kontrolna planowania sprintu teraz!
Ocena zewnętrznych zależności pozwala odkryć rzeczy, których nie można kontrolować.
Dwa przykłady wpływów zewnętrznych to oczywiście czas i pieniądze, które zwykle bierze się pod uwagę podczas pracy. szacowanie projektu-Ale także wydarzenia takie jak święta narodowe lub zwolnienia lekarskie pracowników.
W obliczu zależności, na które nie masz wpływu, staraj się je kontrolować, aby uzyskać najlepsze wyniki. Wydarzenia takie jak na przykład święta narodowe są czymś, co można łatwo sprawdzić z wyprzedzeniem, zgodnie z sugestią PMI zgodnie z listą PMI:
Ostatnio wymieniliśmy wspólny wyzwania związane z zarządzaniem zasobami. Oto niektóre z nich:
Powinieneś być w stanie wymienić wszystkich dostępnych pracowników, a następnie wybrać tych, którzy najlepiej pasują do twojego projektu. Ale co, jeśli niektórzy z nich zachorują lub zdecydują się odejść? Czy są ludzie, którzy mogą ich zastąpić? Jeśli nie, to czy istnieje możliwość zatrudnienia kogoś innego, np. freelancera?
Znając swoje ograniczenia, możesz wymyślić różne scenariusze i znaleźć dla nich rozwiązania z wyprzedzeniem: :
Możesz także utworzyć strukturę podziału pracy (WBS), aby wyświetlić listę wszystkich działań w projekcie, przypisując możliwe ryzyko do każdego z nich.
Innym sposobem na odkrycie potencjalnych zagrożeń jest przyjrzenie się danym historycznym. Wystarczy przejrzeć swoje poprzednie projekty i przeanalizować wyzwania, przed którymi stanąłeś. Następnie oceń, czy istnieje szansa, że mogą one wystąpić również w tym projekcie i przygotuj odpowiedzi.
Przygotowując się do projektu, prawdopodobnie stworzyłeś plan wysokiego poziomu, w tym cele projektu i zależności.
Powinieneś także zaplanować częste aktualizacje priorytetów klienta, abyś mógł sprawdzić, czy nie ma potencjalnych zmian w harmonogramie.
W ten sposób upewnisz się, że jesteś na tej samej stronie z klientem i zapewnisz, że plan pozostaje zgodny z jego oczekiwaniami.
Przegląd alternatywnych scenariuszy pozwala zarządzać projektem z większą pewnością.
W pierwszej kolejności należy przeanalizować ścieżkę krytyczną projektu, która stanowi zestawienie wszystkich zadań i zależności między nimi. Znajdź zależności przyczynowe i zadania, które są kluczowe dla realizacji projektu. Następnie znajdź zadania, które mogą być zmienne, co oznacza, że zmiana w ich realizacji nie wpłynie na ogólny sukces projektu ani nie wpłynie negatywnie na jego harmonogram. Wiele narzędzi do zarządzania projektami umożliwia oznaczanie zadań etykietami, co ułatwia śledzenie ścieżki krytycznej.
Określając mierzalne działania i kamienie milowe, a następnie dodając zadania zmienne, można zobaczyć, jak możliwa jest zmiana kolejności zadań lub żonglowanie zasobami w razie potrzeby.
Organizowanie częstych spotkań z zespołem i klientem pomoże ci pozostać na bieżąco i odkrywać pojawiające się zagrożenia i wyzwania. Uwzględnij te spotkania w swoim planie przed rozpoczęciem projektu i powiadom zespół oraz klienta, kiedy i w jaki sposób będą się one odbywać.
Jakie spotkania należy uwzględnić?
Spotkania Scrum Spotkania takie jak codzienne planowanie sprintu, retrospektywa sprintu i przegląd sprintu mają na celu informowanie o postępach projektu. Spotkania te pomagają również dowiedzieć się o wszelkich przeszkodach napotkanych przez zespół, dzięki czemu można podjąć odpowiednie działania i znaleźć rozwiązania problemów.
Spotkania z klientem pozwalają na bieżąco informować go o postępach, ale także uzyskać jego opinię, którą można uwzględnić od razu, zamiast później ponownie wykonywać pracę.
Stworzenie planu projektu z wyprzedzeniem nie oznacza, że nie będziesz musiał go później zmienić.
Elastyczne planowanie oznacza, że możesz mieć wysokopoziomowy plan projektu ale także wiedzieć, jak je dostosować, monitorować pod kątem ryzyka i wyzwań oraz ulepszać w razie potrzeby.
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...