Planując projekt, zawsze trzeba myśleć o zasobach, które są potrzebne do jego ukończenia. Tworzenie listy ról i umiejętności wymaganych do realizacji projektu, poszukiwanie odpowiednich osób w firmie, zarządzanie ich harmonogramem i obciążeniem pracą - wszystko to wiąże się z zarządzaniem zasobami. Jak robić to skutecznie? W tym wpisie na blogu przedstawimy najlepsze praktyki zarządzania zasobami w środowisku projektowym.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi?
Uwaga: Zasobem może być osoba o określonych kwalifikacjach, sprzęt, a nawet pewna ilość czasu lub pieniędzy. W tym artykule skupimy się jednak wyłącznie na zarządzaniu zasobami rozumianym jako zarządzanie zespołem projektowym.
Najnowszy przewodnik PMBOK ładnie to ujmuje, mówiąc:
PZarządzanie zasobami projektu obejmuje procesy identyfikacji, pozyskiwania i zarządzania zasobami niezbędnymi do pomyślnego ukończenia projektu. Procesy te pomagają zapewnić, że dostępne będą odpowiednie zasoby dla kierownika projektu i zespołu projektowego we właściwym czasie i miejscu.
W związku z tym, zarządzanie zasobami projektu wymaga poruszania się po różnych procesach: od definiowania potrzeb projektu i pozyskiwania odpowiednich zasobów po zarządzanie zespołem w trakcie projektu i mierzenie jego wydajności.
Efektywne zarządzanie zasobami wiąże się z pomyślną realizacją projektu: na czas, w ramach budżetu i zgodnie z wymaganiami. Nie jest to łatwe do osiągnięcia. Na szczęście istnieje kilka kroków, które można podjąć na różnych etapach cyklu życia projektu, aby zwiększyć szanse na ukończenie pracy. W tym artykule przyjrzymy się bliżej niektórym z najlepszych praktyk skutecznego zarządzania zasobami.
Jako kierownik projektu lub menedżer zasobówMusisz być dość ciekawy samego projektu. Jaki jest jego cel biznesowy? Jakie potrzeby użytkowników próbujesz zaspokoić? Jaki jest ostateczny cel dla klienta? Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania, będziesz miał lepsze zrozumienie projektu niż tylko znajomość jego zakresu (co oczywiście jest również konieczne). Dodatkowy wysiłek włożony w przygotowania na tym etapie może się później opłacić: na początek będziesz miał więcej argumentów podczas omawiania różnych scenariuszy z klientem, ale pamiętaj, że dobrze poinformowany PM jest również niezwykle pomocny dla zespołu.
Postaraj się również zdobyć wiele informacji o klientach/interesariuszach. Być może niektórzy z Twoich kolegów już z nimi współpracowali? Im więcej wiesz o tym, czego możesz się spodziewać w zakresie preferowanych procesów, narzędzi, etyki pracy, tym lepiej jesteś przygotowany do radzenia sobie z wyzwaniami w przyszłości.
Wreszcie, zapytaj również o potencjalne ograniczenia. Świadomość ograniczeń czasowych lub budżetowych pomoże ci podejmować lepsze decyzje.
Gdy masz już dobre pojęcie o tym, czego dotyczy projekt, możesz rozpocząć tworzenie szacunków projektu. Musisz wymyślić listę zasobów (np. ról) potrzebnych do realizacji zadań projektowych. Następnie należy oszacować, w jakim stopniu są one potrzebne.
To prawda, że będziesz mógł skorzystać ze swojego doświadczenia PM i przyczynić się do stworzenia szacunków. Nie bój się jednak poprosić innych osób o udział w tym procesie i przedstawienie swojej eksperckiej oceny.
W tym miejscu sprawy mogą stać się nieco przytłaczające. Dlaczego? Cóż, w zależności od wielkości i struktury firmy, może być konieczne zbadanie puli setek lub tysięcy pracowników.
Na szczęście ta część procesu jest również stosunkowo łatwa w obsłudze przy użyciu oprogramowania do zarządzania zasobami. Wyobraź sobie, że masz listę zasobów wraz z ich możliwościami, dostępnością i kompetencjami. Wszystko, co musisz zrobić, to zarezerwować te zasoby, które pasują do wymagań twojego projektu. Oprogramowanie do planowania zasobówJednym z nich jest nasz własny Teamdeck.
Możesz filtrować zasoby swojej organizacji według umiejętności / lokalizacji biura / stażu pracy lub innych niestandardowych wymiarów, których potrzebujesz. Z puli odpowiednich osób wybierasz tylko te, które są dostępne w okresie, który masz na myśli dla projektu. Gotowe!
Teamdeck umożliwia filtrowanie dostępnych zasobów według stanowisk lub stawek projektowych. To znacznie upraszcza alokacja zasobów.
Podejmując decyzję o tym, kogo przypisać do projektu, warto wziąć pod uwagę następujące kwestie:
Powiedzenie, że masz tylko jedną szansę na zrobienie dobrego pierwszego wrażenia, może być banałem, ale w skutecznym zarządzaniu zasobami rozpoczęcie projektu jest absolutnie kluczowa. To właśnie wtedy poznajesz swój zespół i ustalasz swoją obecność. Upewnij się, że omówiłeś następujące punkty:
Zapoznaj się z poniższą listą zasobów, które mogą okazać się pomocne w całym cyklu życia projektu, ale szczególnie na początku nowego projektu:
Jeśli działasz w zwinnej metodologii zarządzania projektami, prawdopodobnie nie boisz się zmian w projekcie. Zdrowa dawka elastyczności jest integralną częścią pracy, a reagowanie na, powiedzmy, napływające opinie użytkowników jest tym, co ostatecznie wpływa na sukces projektu.
Jednak inne zmiany z pewnością nie są tak mile widziane: planowanie pojemności zasobów byłby tutaj dobrym przykładem. Ludzie chorują, zmieniają pracę, łamią nogi itp. Musisz być przygotowany na przydzielenie nowych zasobów do swojego zespołu lub zmianę zakresu obowiązków, w które zaangażowani są obecni członkowie zespołu.
Elastyczne planowanie projektu będzie również przydatna w tym przypadku: jeśli tworzysz hojne szacunki w oparciu o najgorsze/najlepsze scenariusze, prawdopodobnie masz bardzo potrzebne pole manewru, gdy nastąpi zmiana.
Zarządzanie projektami oparte na danych prawdopodobnie zyska dużą popularność w projektach w najbliższej przyszłości, z tego prostego powodu, że sprawia, że kierownicy projektów są bardziej skuteczni w tym, co robią. Dane są źródłem informacji i wzorców dotyczących zespołu. Mogą również potwierdzić lub obalić twoje przeczucia. Wreszcie, nie ma lepszego argumentu, gdy próbujesz przedstawić swój punkt widzenia. Jeśli jesteś w stanie poprzeć swoje decyzje danymi, będziesz czuł się znacznie bardziej komfortowo podczas ich podejmowania.
Z drugiej strony, gromadzenie danych bez wiedzy o tym, co mierzyć i w jaki sposób, stwarza ryzyko zagubienia się w szumie. Na początek możesz chcieć zebrać dane, które pozwolą Ci zmierzyć wydajność zasobów projektu (BTW wszystkie te raporty można łatwo zbudować za pomocą Teamdeck):
Dzięki wysokości słupków oznaczających poziom wykorzystania, można szybko zauważyć osoby, które mogłyby być lepiej wykorzystane.
Skuteczny planowanie zasobów Zarządzanie i zarządzanie projektem wymaga naprawdę dobrego zrozumienia projektu i aktywnego monitorowania postępów, nie tylko pod względem realizacji zadań, ale także utrzymania optymalnego obciążenia pracą i wykorzystania zespołu. Jest to wieloaspektowy proces, ale dzięki odpowiedniej technologii można z powodzeniem poruszać się w tej złożoności.
Misją Teamdeck jest umożliwienie efektywnego zarządzania zasobami - aby było to o wiele łatwiejsze dla zespołów różnej wielkości. Jesteśmy niezwykle dumni, że nasza aplikacja jest używana do łączenia zespołów, które pracują nad ambitnymi projektami budowlanymi, przesuwając granice kreatywności lub dosłownie zmieniając świat na lepsze dzięki wpływowym kampaniom non-profit.
Jeśli chcesz usprawnić swoje alokacja zasobów i unikać konflikty harmonogramówTeamdeck może być właściwym narzędziem dla Ciebie - zarejestruj się już dziś. Z przyjemnością powitamy Cię w gronie naszych klientów.
Oszczędność czasu i pieniędzy dzięki projektowi oprogramowanie do planowania zasobów i zwiększyć efektywność procesów zarządzania zasobami
Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest zapewnić uniwersalne zalecenia...
Firmy zazwyczaj wkładają wiele wysiłku w alokację zasobów. Chcesz, aby wszyscy byli zajęci, jednocześnie upewniając się, że ich zadania są wartościowe (co często oznacza możliwość wystawienia rachunku) dla firmy. Staje się to naprawdę trudne, gdy zespół...
Zespoły na całym świecie stają przed podobnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o planowanie harmonogramu zespołu. Samo stworzenie planu projektu jest trudne, a jego aktualizowanie i reagowanie na zmiany jest jeszcze bardziej...