Zarządzanie zasobami jest ważne dla każdej firmy, ponieważ zwiększa wydajność i zadowolenie pracowników oraz oszczędza czas i pieniądze. W tym artykule przedstawimy temat zarządzania zasobami. zarządzanie zasobami projektu i jak wdrożyć je w swojej organizacji.
Czym jest zarządzanie zasobami?
Cytując Stowarzyszenie Kierowników Projektów:
Zarządzanie zasobami to pozyskiwanie, przydzielanie i zarządzanie zasobami, takimi jak osoby i ich umiejętności, finanse, technologia, materiały, maszyny i zasoby naturalne wymagane do realizacji projektu. Zarządzanie zasobami zapewnia, że zasoby wewnętrzne i zewnętrzne są efektywnie wykorzystywane na czas i w ramach budżetu. Zasoby mogą być pozyskiwane wewnętrznie od organizacji przyjmującej lub pozyskiwane ze źródeł zewnętrznych.
Właściwe zarządzanie nimi ma kolosalne znaczenie dla wydajności każdej firmy.
9 korzyści z dobrego zarządzania zasobami
1. Zapobieganie chaosowi
Chaos jest najgorszym wrogiem optymalizacji pracy. Może wystąpić, gdy masz zbyt wiele zadań i zbyt mało pracowników, ale także wtedy, gdy masz zbyt wielu pracowników, którzy nie mają nic do roboty. Gdy projekty są źle zaplanowane lub zespołowi brakuje niezbędnych umiejętności. Lub gdy masz zbyt wiele potrzeb i informacji do przetworzenia, które nie są dobrze zorganizowane i zarządzane. Im większa firma, im więcej procesów i projektów, tym łatwiej zgubić się w gąszczu obowiązków, terminów i umiejętności pracowników. I właśnie zapobieganie chaosowi jest jednym z głównych zadań zarządzania zasobami.
Pozwoli to na:
- Monitorowanie statusu projektów
- Przydzielanie zadań i sprawdzanie ich wykonania
- Dotrzymywanie terminów
- Przydzielanie odpowiedniej liczby osób do projektu...
- ...i upewnić się, że posiadają odpowiednie umiejętności
- Zarezerwuj spotkania tak, aby nie kolidowały ze sobą.
- Zarządzanie urlopami
2. To wiele plusów, ale jak to zrobić?
Przede wszystkim potrzebny jest system (taki jak oprogramowanie do zarządzania zasobami), gdzie można zobaczyć, jakie zasoby są dostępne i gdzie są potrzebne. Wybór systemu zależy od charakteru prowadzonej działalności: może to być osobisty notatnik, tablica w sali konferencyjnej, plik Excel lub dedykowany system do zarządzania zasobami. narzędzie do zarządzania pracą. Każdy sposób jest dobry, o ile działa i o ile informacje są aktualne.
3. Bardziej przejrzysty proces
Trudno jest utrzymać płynność pracy, gdy zaangażowane osoby nie wiedzą, na jakim etapie jest projekt, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania lub jak wygląda harmonogram. W pracę software house'u zaangażowanych jest wiele działów i podmiotów: deweloperzy, kierownicy projektów, dział marketingu, klienci. W takim przypadku przejrzystość procesów staje się niezbędna.
Przejrzystość projektu Umożliwia również szybkie reagowanie na potencjalne problemy i opóźnienia, ponieważ pomaga natychmiast zauważyć, jeśli w jakimś miejscu pojawi się wąskie gardło. Aby zachować przejrzystość procesów, narzędzia takie jak Planowanie harmonogramu onlines, kamienie milowe projektuPrzydadzą się również karty czasu pracy. Pomocne może być również przedstawienie projektu w formie graficznej, np. diagramu, tabeli lub osi czasu.
4. Lepiej wykorzystanie zasobów proces
Potencjał twojego zespołu jest twoim głównym zasobem - bez niego nic nie mogłoby pójść naprzód. Zarządzanie zasobami lub planowanie zasobów pozwala zarządzać czasem i pracą pracowników w taki sposób, aby było to najbardziej efektywne. Jak to zrobić? Równowaga jest kluczowa: ważne jest, aby Twój zespół nie był przytłoczony zadaniami, ponieważ zmniejsza to motywację, zaangażowanie i satysfakcję z pracy. Wyzysk pracowników nie ma nic wspólnego z produktywnością.
Z drugiej strony, posiadanie niewielu obowiązków lub praca poniżej swoich kompetencji jest również zła, ponieważ pracownicy mogą czuć się znudzeni i zniechęceni. Znajdź kompromis, korzystając z dostępnych danych: sprawdź raporty z ewidencji czasu pracy, aby zobaczyć, czy zespół pracuje zbyt dużo w nadgodzinach lub odwrotnie, zbyt mało. Spotkania indywidualne są również dobrą okazją, aby dowiedzieć się bezpośrednio od pracowników, czy są zadowoleni ze sposobu, w jaki pracują.
5. Gładki zarządzanie przepływem pracy w projekcie
Nawet najbardziej użyteczny proces staje się przeszkodą, jeśli jest używany nadmiarowo lub w niewłaściwym kontekście. Komunikacja w zespole jest ważna. Spotkania dotyczące statusu są ważne. Planowanie pracy jest ważne. Informacje zwrotne od klientów są ważne... ALE, jeśli pracownicy muszą spędzać dwie godziny dziennie rozmawiając ze sobą o bieżącej pracy, kolejne dwie godziny na planowaniu zespołu i spotkaniach statusowych, a następnie kolejną godzinę słuchając opinii klientów, nagle pozostaje znacznie mniej czasu na pracę niż powinno. Powyższy przykład może wydawać się absurdalny, ale uwierz mi, istnieje wiele firm, które spędzają długie godziny każdego dnia rozmawiając o bieżących zadaniach, ponieważ żaden proces nie jest zautomatyzowany ani jasny.
Dobre zarządzanie zasobami jest zatem kluczem do płynnego przepływu pracy. Upewnij się, że spotkania dotyczące statusu są częste (na przykład codziennie rano), ale krótkie (15-20 minut). Planuj pracę regularnie, ale niezbyt często (możesz podzielić pracę na cotygodniowe sprinty). Pozwól dwóm dedykowanym osobom słuchać opinii klientów, a nie całemu zespołowi. Dobrze jest również pozwolić pracownikom skupić się na jednym angażującym zadaniu przez długi czas bez przerywania. Pozwól pracownikom korzystać z trybu "nie przeszkadzać" na Skype lub Slack, kiedy tego potrzebują. Właściwe, efektywne zarządzanie zasobami zapewni, że pracownicy będą wiedzieć, czego się spodziewać, jak wygląda codzienna rutyna w biurze i jakie są ich obowiązki. Nastawienie jest potężną siłą psychologiczną dla płynniejszego i bardziej wydajnego przepływu pracy, a zarządzanie zasobami sprawia, że jest to możliwe.
6. Większa kontrola nad projektem
Trudno jest dobrze zarządzać projektem, gdy ciągle zaskakują nas niespodziewane sytuacje. Oczywiście elastyczność jest bardzo ważna. Biznes jest dynamiczny i musisz być w stanie dostosować się do nagłych zwrotów akcji. Jednak praca wygląda zupełnie inaczej, gdy takie sytuacje mają miejsce, a inaczej, gdy zdarzają się cały czas. Dlatego w twoim interesie jest uzyskanie kontroli i przewidywalności w tych aspektach, w których jest to możliwe. W ten sposób nieoczekiwane problemy nie zakłócą funkcjonowania całego software house'u. Znacznie łatwiej będzie też znaleźć odpowiednie rozwiązanie.
Zarządzanie zasobami jest jednym z fundamentów Twojej firmy, ponieważ możesz dość dokładnie przewidzieć, czym dysponujesz. Ilu pracowników masz do dyspozycji, nad iloma projektami pracują, ile mają czasu, jak duży jest budżet i z jakich technologii korzysta Twoja organizacja.z jakich technologii korzysta organizacja. Ta wiedza i umiejętne zarządzanie zasobami dają znacznie większą kontrolę nad całym projektem, nawet gdy sprawy nie idą po twojej myśli.
Zarządzanie zasobami zapewnia większą kontrolę, gdy jest to konieczne:
- Negocjacje z klientem - można łatwiej ocenić, czy można rozszerzyć zakres, czy trzeba renegocjować termin, czy ma się wystarczająco dużo czasu i budżetu na wprowadzenie istotnych zmian.
- Dotrzymywanie terminów - Znając swoje zasoby i dobrze nimi zarządzając, można uniknąć opóźnień.
- Planowanie projektu - można przyjąć dokładne i realistyczne założenia dotyczące tego, jakie funkcjonalności można wdrożyć i jaki powinien być harmonogram prac.
- Gaszenie pożarów - Sytuacje kryzysowe będą mniej groźne dla funkcjonowania organizacji, jeśli będziesz dobrze wiedział, jakimi zasobami dysponujesz, a Twoi pracownicy zrobią to, co konieczne w chwilach kryzysu.
7. Efektywne wykorzystanie czasu i pieniędzy
Brak czasu i pieniędzy to jedne z najczęstszych blokad w funkcjonowaniu firmy. Co więcej, oba te czynniki wzajemnie się napędzają, tworząc błędne koło. Brak czasu oznacza brak możliwości zarabiania pieniędzy. Brak pieniędzy oznacza, że nie możesz zatrudnić więcej osób i brakuje ci czasu na nowe projekty.
Czy wiesz, że tylko 43% firm deklaruje, że zazwyczaj lub zawsze mieszczą się w budżecie podczas realizacji projektów? (Stan zarządzania projektami 2020, Wellingtone 2020)? Ta statystyka wyraźnie pokazuje skalę problemu. Zadaniem zarządzania zasobami jest zarządzanie potencjałem firmy w taki sposób, aby praca przebiegała płynnie. Równie ważne jest stworzenie finansowej poduszki powietrznej, aby nie zakłócać funkcjonowania firmy w czasach kryzysu.
8. Zadowolenie pracowników
Praca w źle zarządzanej firmie jest frustrująca. Poczucie, że czas pracowników jest marnowany, że organizacja nie inwestuje w ich rozwój, pracodawca dba tylko o własny zysk, praca przytłacza, zadań jest za dużo, a w firmie panuje chaos to czynniki, które sprawiają, że wiele osób zaczyna zadawać sobie pytanie: Czy miejsce, w którym pracuję jest dla mnie najlepszą opcją? Jeśli odpowiedź brzmi "nie", będzie to dla nich pierwszy krok do złożenia wypowiedzenia. Nie żyjemy już w erze korporacyjnej bezwzględnej pogoni za zyskiem. Pracownicy mają prawo oczekiwać, że firma zadba o ich równowagę i satysfakcję z życia zawodowego i prywatnego. Bez dobrego zarządzania zasobami nie jest to możliwe.
Z mojego doświadczenia wynika, że pracownicy stają się bardzo niespokojni, gdy nie wiedzą, nad którym projektem będą pracować w następnej kolejności; czasami, jeśli nie mają jasnego harmonogramu, zaczynają myśleć, że zrobili coś źle! To sprawia, że zarządzanie zasobami jest kluczowym procesem w firmie programistycznej, ponieważ nie tylko odzwierciedla to, jak dobrze jest ona zorganizowana, ale także zmniejsza stres pracowników.
Patryk Ziemkowski, dyrektor ds. rozwoju w Apptension
9. Większa szansa na sukces dzięki zarządzaniu zasobami
Wszystkie powyższe czynniki przyczyniają się do tego, co jest główną stawką, czyli większej szansy na sukces. Nie ma co dużo mówić: firmy, które lepiej zarządzają swoimi zasobami, osiągają lepsze wyniki rynkowe, ponieważ efektywniej wykorzystują swój czas, moce przerobowe i pieniądze, mają szczęśliwszych, a przez to bardziej zaangażowanych i produktywnych pracowników, pracują bardziej terminowo, popełniają mniej błędów i są w stanie zrealizować więcej projektów niż organizacje, w których panuje chaos. Zarządzanie zasobami jest ważne nie tylko dlatego, że fajnie jest się nim chwalić podczas prezentacji. Co ważniejsze - daje to firmie programistycznej prawdziwą przewagę konkurencyjną.
Jak usprawnić zarządzanie zasobami w firmie?
Pierwszy krok został już wykonany. YPo przeczytaniu tego artykułu dowiedziałeś się nieco więcej o zarządzaniu zasobami i zacząłeś...
- Badania - Od tego powinieneś zacząć każdą zmianę w swojej firmie. Zbadaj zagadnienie, dowiedz się, na czym ono polega, jakie korzyści może przynieść i jakie będą koszty jego wdrożenia. Internet pęka w szwach od informacji na temat zarządzania zasobami. Można je znaleźć w artykułach firm specjalizujących się w optymalizacji pracy, na youtube, na forach, w książkach biznesowych i artykułach w prasie branżowej. Blogi innych firm z tej samej branży będą również bardzo cenne, ponieważ mogą dzielić się spostrzeżeniami podobnymi do tych, których doświadczasz we własnej firmie.
- Diagnostyka wewnętrzna - Po uzyskaniu podstawowej wiedzy na ten temat łatwiej będzie zidentyfikować problemy występujące w firmie i obszary zarządzania zasobami, które wymagają poprawy.
- Narzędzia - Zarządzanie zasobami wymaga przetwarzania wielu informacji. Narzędzia, które będą raportować karty czasu pracy, urlopy, zadania, harmonogramy, spotkania i status projektu. Świetnym przykładem jest Teamdeck, który można zintegrować z innymi narzędziami i dostosować do indywidualnych potrzeb.
- Szkolenie - Ciągłe podnoszenie kompetencji pracowników jest ważne.. Zwłaszcza jeśli te kompetencje pomogą całej organizacji osiągać lepsze wyniki. Wartościowe szkolenia dla kierowników projektów to bez wątpienia opłacalna inwestycja.
