Zarządzanie pojemnością to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania wydajnością jest:
Zidentyfikuj i usuń wszelkie wąskie gardła, które utrudniają proces produkcji lub proces świadczenia usług.
Zwiększenie szybkości produkcji poprzez Optymalizacja zasobów pod ręką, eliminując bezproduktywny czas i inne ograniczenia, które mogą negatywnie wpływać na wydajność.
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi pomaga firmom sprostać wyzwaniom, które pojawiają się, gdy muszą sprostać wymaganiom klientów - zarówno krótko-, jak i średnioterminowym. Pomaga również zarządzać operacjami łańcucha dostaw i opracowywać plany organizacyjne na przyszłość.
Organizacje muszą sprawdzać, ile ich zasobów jest dostępnych, aby upewnić się, że osiągną wydajność produkcji w danym okresie. Produkcja, handel detaliczny, usługi i technologie informacyjne w dużym stopniu wykorzystują zarządzanie wydajnością.
W skrócie, oto kluczowe cele właściwego zarządzania wydajnością:
Rozpoznanie wymagań dotyczących wydajności w celu spełnienia przewidywanych obciążeń, zarówno obecnych, jak i przyszłych.
Stworzenie i utrzymanie solidnego planu zarządzania wydajnością.
Upewnienie się, że cele dotyczące wydajności są należycie osiągane w odpowiednich ramach czasowych i budżetowych.
Konsekwentne monitorowanie wydajności w celu wsparcia zarządzania poziomem usług.
Wsparcie w ustalaniu i rozwiązywaniu incydentów.
Zbadanie wpływu zmienności na wydajność i podjęcie odpowiednich środków w celu poprawy wydajności tam, gdzie jest to bardziej opłacalne.
Zarządzanie wydajnością jest ważną częścią organizacji, ale dlaczego? Definicja zarządzania wydajnością odnosi się do strategii stosowanej przez firmy do zarządzania produkcją w odpowiedzi na zapotrzebowanie rynku, zapewniając optymalne wykorzystanie zasobów oraz identyfikację i eliminację wąskich gardeł w celu osiągnięcia maksymalnego zysku. Oto kilka punktów do omówienia:
Ocena kosztów: Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi pomaga organizacjom poprawić ich zdolność do oceny kosztów, szczególnie w okresach wzrostu lub recesji. Pomaga w identyfikacji nagłych zmian cen i pomaga im działać zgodnie z sytuacją.
Wydajność produkcji: Planowanie cykli produkcyjnych z wyprzedzeniem i optymalizacja wydajności produkcji.
Redukcja kosztów: Zmniejszenie ogólnych kosztów prowadzenia działalności.
Zarządzanie zapasami: Pomaga w lepszym zarządzaniu zapasami i radzeniu sobie z problemami w łańcuchu dostaw.
Alokacja zasobów: Przydzielanie zasobów ludzkich i materialnych w lepszy sposób.
Skalowanie: Co najważniejsze, zarządzanie wydajnością pomaga w skalowaniu działalności. Zapewnia dogłębną analizę sposobu działania przed rozszerzeniem działalności.
Oto jak może wyglądać typowy proces zarządzania wydajnością. Właściwy proces zarządzania pojemnością zapewnia dokładne wprowadzanie danych, skuteczne zarządzanie pojemnością oraz ogólną wydajność i produktywność organizacji. Procesy te różnią się jednak w zależności od organizacji.
Prognozy i możliwości pomagają zrozumieć, jaki rodzaj popytu pojawi się w nadchodzących sezonach. Na przykład, trzeba zatrudnić więcej osób, potrzeba więcej maszyn lub poprzednie wymagają naprawy lub konserwacji.
Trendy rynkowe i wymagania klientów stale ewoluują. Pomaga to w tworzeniu listy możliwości. Kluczowe jest zrozumienie, czy jakiekolwiek nieprzewidziane wydarzenia lub czynniki sezonowe wpływają na stronę popytu.
Przed zwiększeniem produkcji w odniesieniu do nowo opracowanego planu, organizacja musi ocenić, czy istniejące zasoby lub infrastruktura mogą zarządzać tą produkcją. Jeśli nie, konieczne może być zakupienie lub wydzierżawienie nowych maszyn, urządzeń lub sprzętu.
Po opracowaniu odpowiedniego planu nadchodzi czas na jego wdrożenie i realizację. Jeśli konieczne jest wprowadzenie większej liczby urządzeń lub maszyn w celu zwiększenia produkcji, plan powinien obejmować zakup nowych maszyn/urządzeń, ich instalację, rozpoczęcie pracy i spełnienie dodatkowych wymagań na czas.
Wreszcie, jeśli nie monitorujesz i nie weryfikujesz zdolności produkcyjnych w sposób ciągły, możesz przeoczyć ważne czynniki. Ponadto, podobnie jak w przypadku każdego innego procesu, zawsze istnieje możliwość jego usprawnienia.
Często zdarza się, że zarządzanie wydajnością jest mylone z zarządzaniem wydajnością. planowanie wydajności. Chociaż są one podobne w niektórych aspektach, są też zupełnie inne. Zarządzanie wydajnością ma szeroki zakres, podczas gdy planowanie wydajności może być określane jako podzbiór zarządzania wydajnością. Jednak celem końcowym obu jest zapewnienie odpowiedniej ilości mocy produkcyjnych we właściwym czasie, aby sprostać wymaganiom.
Według Mike'a Wise'a, autora bloga Microsoft DataDriven, "jedną dużą różnicą, która odróżnia planowanie pojemności od zarządzania pojemnością, jest to, że planowanie pojemności ma jakość "wyrzucania". Oznacza to, że planowanie pojemności jest czymś, co robi się z góry. Jest to pobranie i ocena potrzeb, podczas gdy zarządzanie wydajnością to cały cykl życia monitorowania, gromadzenia danych, analizowania danych, optymalizacji infrastruktury i ponownego monitorowania".
Organizacje cyfrowe, które planują wprowadzić zwycięską strategię planowania i zarządzania wydajnością, powinny myśleć o tych terminach jako o odrębnych jednostkach.
Przed przystąpieniem do zarządzania wydajnością ważne jest, aby nadać mu priorytet i poświęcić mu niepodzielną uwagę. Skuteczne zarządzanie wydajnością obejmuje następujące elementy:
Odwołaj się do wcześniejszych problemów z zarządzaniem wydajnością i poszukaj podobnych wzorców. Może był jakiś konkretny miesiąc lub sezon, w którym zarządzanie wydajnością było trudne?
Zastanów się, ile osób odeszło od ostatniego cyklu zarządzania potencjałem i oceń, jak wpłynie to na okres, który będzie obfitował w pracę. Musisz także śledzić osoby, które zatrudniłeś zewnętrznie na krótki okres.
Skuteczne zarządzanie zasobami ludzkimi ma kluczowe znaczenie dla przydzielania zadań w oparciu o mocne strony członków zespołu, zapobiegania wypaleniu zawodowemu, dotrzymywania terminów projektów oraz zatrzymywania pracowników i klientów.
Zbadaj i zarządzaj wszelkimi czynnikami operacyjnymi, które mogą wpływać na sposób zarządzania wydajnością pracy. Przykładowo, wdrożenie oprogramowania contact center w chmurze może zwiększyć wydajność obsługi klienta, zapewniając takie funkcje jak automatyczne przekierowywanie połączeń, analiza w czasie rzeczywistym i integracja z innymi kanałami komunikacji.
Pozwala to zespołom skoncentrować się na tym, co ważne i skupić się na projektach o większym potencjale zwrotu z inwestycji poprzez wdrożenie skutecznego zarządzania zdolnościami biznesowymi.
Ważne jest, aby wiedzieć, jakie zapotrzebowanie zostało nałożone na zespoły. Od klientów, którzy kupują usługi, po wewnętrzne projekty, które odblokowują rozwój biznesu. Solidna wiedza na temat popytu zapewnia, że podaż zasobów pozostaje na odpowiednim poziomie.
Jeśli chodzi o pracę, zawsze w grę wchodzi wiele zmiennych. Niezbędne jest zrozumienie, czym są te warianty i jak mogą wpływać na wydajność. Zapewnia to, że rozwiązanie takich scenariuszy jest najbardziej wydajne.
Jak wiemy, planowanie wydajności opiera się głównie na szacunkach i prognozach. Niestety, prognozy nie zawsze są dokładne. Dlatego też planowanie zarządzania wydajnością wymaga regularnych poprawek.
Zarządzanie wydajnością jest szerokim pojęciem i składa się z różnych terminów, których możesz być świadomy lub nie. Zdefiniujemy komponent, pojemność, raport pojemności, system informacyjny zarządzania pojemnością (CMIS), wydajność, menedżerów pojemności i plan pojemności.
Według Instytutu CIPS "komponent jest podstawową strukturą konkretnej usługi, istotną częścią usługi". Na przykład baza danych jest "komponentem" serwera. Komponenty są istotne, więc muszą zostać zakupione, zbudowane, utrzymywane i monitorowane.
Zgodnie z definicją Instytutu CIPS, pojemność "reprezentuje dostępne zasoby, które można wykorzystać do zaspokojenia określonego poziomu popytu". Aby zilustrować to przykładem, w restauracji pojemność to liczba dostępnych pracowników, liczba dostępnych stolików i krzeseł oraz ramy czasowe, w których restauracja jest otwarta.
Zasadniczo definiowanie scenariuszy dla oczekiwanych wymagań. Na przykład, zasoby wymagane w określonych ramach czasowych. Plany wydajności pomagają firmom zapewnić odpowiednią obsługę klienta.
Dokument zawierający dane dotyczące świadczonych usług, wykorzystanych zasobów i ogólnej wydajności zespołu. Raporty dotyczące wydajności pomagają menedżerom podejmować właściwe decyzje.
Wirtualne repozytorium do gromadzenia i przechowywania danych związanych z pojemnością.
W zarządzaniu wydajnością, zarządzanie wydajnością jest miarą, która odzwierciedla szybkość, z jaką system może reagować na żądania.
Zarządzanie wydajnością jest niezbędnym zadaniem w przestrzeni roboczej. Efektywne zarządzanie wydajnością ma kluczowe znaczenie dla zaspokojenia popytu przy jednoczesnej optymalizacji zasobów i zarządzania projektami. Nie jest to jednak zadanie łatwe. Według Forbes, poniżej znajdują się typowe wyzwania napotykane podczas procesu zarządzania wydajnością. Przeanalizujmy je szczegółowo.
Każdego dnia planiści wydajności muszą radzić sobie z dużą ilością informacji, które należy dodać do systemu. arkusze kalkulacyjne projektugłównie ręcznie. Aby proces zarządzania wydajnością przebiegał sprawnie, dodawane dane muszą być dokładne i podane w odpowiednim formacie.
Wyzwanie związane ze złożonością jest dość podobne do wyzwania związanego z danymi. Ponieważ planowanie wydajności wymaga od menedżerów pracy z niezliczonymi obliczeniami i złożonymi formułami, z pewnością pojawią się błędy. Na przykład dodanie niedokładnych danych do arkusza kalkulacyjnego. Niestety, takie zdarzenia mogą zniechęcić cały proces.
Komunikacja jest kamieniem węgielnym każdej odnoszącej sukcesy firmy. Brak komunikacji lub, co gorsza, nieodpowiednia komunikacja może prowadzić do morza problemów. Aby uniknąć takich scenariuszy, ważne jest, aby wszyscy pracownicy biorący udział w procesie zarządzania wydajnością regularnie wymieniali się informacjami.
Menedżerowie na całym świecie opracowali kilka strategii zarządzania wydajnością, aby osiągnąć lepsze wyniki. Zapoznaj się z tymi szeroko stosowanymi strategiami zarządzania wydajnością:
W tej konserwatywnej i reaktywnej strategii menedżer najpierw analizuje możliwości produkcyjne, a następnie czeka, aż pojawi się odpowiedni i stały wzrost popytu. Następnie menedżer zwiększa produkcję na określonym poziomie, który jest wystarczający, aby zaspokoić potrzeby rynku w danym momencie.
Podczas gdy strategia opóźniona jest bardziej subtelna i obarczona mniejszym ryzykiem, strategia wiodąca jest niemal jej przeciwieństwem. W tym przypadku firma zwiększa moce produkcyjne jeszcze przed gwałtownym wzrostem popytu.
Strategia dynamiczna opiera się na prognozach i głównie na bieżących trendach rynkowych. W tym przypadku menedżer bierze dane dotyczące sprzedaży i bieżące trendy i analizuje je razem, aby wprowadzić poprawki w produkcji.
Strategia dopasowania to połączenie strategii wiodącej i opóźnionej. W tym przypadku firma zwiększa swoje moce produkcyjne po zbadaniu bieżących potrzeb rynkowych. Gdy okaże się, że popyt wzrośnie, firma stopniowo zwiększa produkcję.
Zarządzanie wydajnością jest wykorzystywane przez firmy programistyczne, zespoły operacji finansowych, agencje kreatywnei zespoły produktowe, aby zmaksymalizować wydajność produkcji i skutecznie zaspokoić popyt. Weźmy przykład producenta telewizorów. Istnieją dwie rzeczy dla producenta telewizorów:
Muszą zapewnić, że będą w stanie sprostać wymaganiom konsumentów przez cały rok przy dostępnych zasobach.
Niedawno firma prognozowała, że popyt na telewizory może wzrosnąć ze względu na rozpoczynające się za 8 miesięcy Mistrzostwa Świata w Piłce Nożnej.
Ponieważ nastąpi gwałtowny wzrost popytu, menedżerowie firmy muszą zrozumieć przybliżoną liczbę telewizorów, które należy sprzedać, aby zaspokoić rosnący popyt. Analiza taka jak ta może odzwierciedlać, że będą potrzebować więcej zasobów i siły roboczej, aby poradzić sobie z rosnącym popytem, ale przewiduje się również, że popyt może spaść, gdy tylko Mistrzostwa Świata dobiegną końca.
W tym przypadku firma może więc chcieć raczej wydzierżawić maszyny lub współpracować z różnymi wykonawcami przez ten okres, zamiast kupować nowe maszyny lub zatrudniać nowych pracowników. Jak tylko leasing i siła robocza będą na miejscu, produkcja może się rozpocząć. Firma będzie jednak musiała rozpocząć ją co najmniej 2-3 miesiące przed rozpoczęciem Mistrzostw Świata. Zapewni to, że telewizory dotrą do kanałów sprzedaży detalicznej i będą dostępne dokładnie wtedy, gdy nastąpi wzrost popytu.
Agencja kreatywna może dostarczyć 700 projektów tygodniowo.
Piekarnia może upiec 80 ciast dziennie.
Linia firmy samochodowej może produkować 200 samochodów miesięcznie.
Zarządzanie wydajnością jest czymś więcej niż tylko procesem strategicznym - to istotna praktyka, która zapewnia, że firmy mogą sprostać wymaganiom w sposób wydajny i zrównoważony. Skutecznie zarządzając wydajnością, organizacje mogą zoptymalizować swoje zasoby, obniżyć koszty i utrzymać wysoki poziom usług nawet w okresach zmiennego popytu. Wiąże się to z ciągłym cyklem planowania, monitorowania i dostosowywania się do zmian wewnętrznych i zewnętrznych. Ponieważ firmy starają się skalować i reagować na dynamikę rynku, solidna strategia zarządzania wydajnością będzie miała kluczowe znaczenie dla osiągnięcia doskonałości operacyjnej i utrzymania wzrostu. Wykorzystanie najlepszych praktyk i strategii dostosowanych do konkretnych potrzeb umożliwi organizacjom radzenie sobie z wyzwaniami i wykorzystywanie szans, zwiększając w ten sposób ogólną wydajność i konkurencyjność.
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Jeśli nie korzystasz z doskonałego oprogramowania do planowania zasobów, lepiej przyjrzyj się technikom planowania. Techniki planowania pomagają dopasować oś czasu projektu, zakres i zasoby. Harmonogram musi pasować do określonych ram czasowych i...