Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest:

  • Zidentyfikuj i usuń wszelkie wąskie gardła, które utrudniają proces produkcji lub proces świadczenia usług. 
  • Zwiększenie szybkości produkcji poprzez optymalizację dostępnych zasobów, eliminację nieproduktywnego czasu i innych ograniczeń, które mogą negatywnie wpływać na wydajność.

Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi pomaga firmom sprostać wyzwaniom, które pojawiają się, gdy muszą sprostać wymaganiom klientów - zarówno krótko-, jak i średnioterminowym. Pomaga również zarządzać operacjami łańcucha dostaw i opracowywać plany organizacyjne na przyszłość. 

Organizacje muszą sprawdzać, ile ich zasobów jest dostępnych, aby upewnić się, że osiągną wydajność produkcji w danym okresie. Produkcja, handel detaliczny, usługi i technologie informacyjne w dużym stopniu wykorzystują zarządzanie wydajnością.

W skrócie, oto kluczowe cele zarządzania wydajnością: 

  • Rozpoznanie wymagań dotyczących wydajności w celu spełnienia przewidywanych obciążeniazarówno obecnie, jak i w przyszłości 
  • Stworzenie i utrzymanie solidnego planu zarządzania wydajnością
  • Upewnij się, że cele dotyczące wydajności są należycie osiągane w odpowiednich ramach czasowych i budżetowych.
  • Stała kontrola wydajności w celu wsparcia zarządzania poziomem usług.
  • Wsparcie w określaniu i rozwiązywaniu incydentów
  • Zbadanie wpływu zmienności na wydajność i podjęcie odpowiednich środków w celu lepsza wydajność tam, gdzie jest to bardziej opłacalne

Dlaczego zarządzanie wydajnością jest ważne?

Zarządzanie wydajnością jest ważną częścią organizacji, ale dlaczego? Oto kilka punktów do omówienia;

  1. Zarządzanie wydajnością pomaga organizacjom poprawić ich zdolność do oceny kosztów, szczególnie w okresach wzrostu lub recesje. Pomaga w identyfikacji nagłych zmian cen i pomaga im działać zgodnie z sytuacją. 

  1. Zaplanuj cykle produkcyjne z wyprzedzeniem i zoptymalizuj wydajność produkcji.

  1. Zmniejszenie ogólnych kosztów prowadzenia działalności. 

  1. Pomaga w zarządzanie zapasami lepsze i radzenie sobie z problemami w łańcuchu dostaw.

  1. Przydzielanie zasobów ludzkich i materialnych w lepszy sposób.

  1. A co najważniejsze, zarządzanie wydajnością pomaga w skalowaniu działalności. Zapewnia dogłębną analizę sposobu działania przed rozszerzeniem działalności. 

Proces zarządzania wydajnością

Oto jak może wyglądać typowy proces zarządzania wydajnością. Procesy te różnią się jednak w zależności od organizacji. 

  1. Identyfikacja i podział planów na przyszłość. Prognozy i możliwości pomagają zrozumieć, jaki rodzaj popytu pojawi się w nadchodzących sezonach. Na przykład, trzeba zatrudnić więcej osób, potrzeba więcej maszyn lub poprzednie wymagają naprawy lub konserwacji.
  2. Zrozumienie wymagań klientów i analiza możliwości. Trendy rynkowe i wymagania klientów stale ewoluują. Pomaga to w tworzeniu listy możliwości. Kluczowe jest zrozumienie, czy jakiekolwiek nieprzewidziane wydarzenia lub czynniki sezonowe wpływają na stronę popytu. 
  3. Dogłębna ocena wydajności istniejących zasobów. Przed zwiększeniem produkcji w odniesieniu do nowo opracowanego planu, organizacja musi ocenić, czy istniejące zasoby lub infrastruktura mogą zarządzać tą produkcją. Jeśli nie, konieczne może być zakupienie lub wydzierżawienie nowych maszyn, urządzeń lub sprzętu. Po drugie, do obsługi tych maszyn lub pracy nad urządzeniami potrzebna będzie również większa siła robocza. Jednocześnie nie można pominąć kontroli jakości. Ostatecznie produkt końcowy powinien być najwyższej jakości. 

  1. Przeprowadzanie kontroli zasobów i planowanie wydajności zgodnie z decyzją. Po opracowaniu odpowiedniego planu nadchodzi czas na jego wdrożenie i realizację. Jeśli konieczne jest wprowadzenie większej liczby urządzeń lub maszyn w celu zwiększenia produkcji, plan powinien obejmować zakup nowych maszyn/urządzeń, ich instalację, rozpoczęcie pracy i spełnienie dodatkowych wymagań na czas.

  1. Stałe badanie zdolności produkcyjnych. Wreszcie, jeśli nie monitorujesz i nie weryfikujesz zdolności produkcyjnych w sposób ciągły, możesz przeoczyć ważne czynniki. Ponadto, tak jak w przypadku każdego innego procesu, Zawsze jest miejsce na poprawę. 

Zarządzanie wydajnością a planowanie wydajności

Często dochodzi do nieporozumień między Zarządzanie wydajnością i planowanie wydajności. Chociaż są one podobne w niektórych aspektach, są też zupełnie inne. Po pierwsze, zarządzanie wydajnością ma szeroki zakres, podczas gdy planowanie wydajności może być określane jako podzbiór zarządzania wydajnością. Jednak celem końcowym obu jest zapewnienie odpowiedniej ilości mocy produkcyjnych we właściwym czasie, aby sprostać wymaganiom.

Według Mike'a Wise'a, autora Blog Microsoft DataDriven"Jedną dużą różnicą, która odróżnia planowanie wydajności od zarządzania wydajnością, jest to, że planowanie wydajności ma charakter "jednorazowy". Oznacza to, że planowanie wydajności jest czymś, co robi się z góry. Jest to pobranie i ocena potrzeb, podczas gdy zarządzanie wydajnością to cały cykl życia monitorowania, zbierania danych, analizowania danych, optymalizacji infrastruktury i ponownego monitorowania".

Organizacje cyfrowe, które planują wprowadzić zwycięską strategię planowania i zarządzania wydajnością, powinny myśleć o tych terminach jako o odrębnych bytach. 

Podsumowując, zarządzanie wydajnością to ciągły cykl, który ma na celu zwiększyć wydajność. Wręcz przeciwnie, planowanie wydajności jest działaniem przeprowadzanym początkowo.  

Najlepsze praktyki usprawniające zarządzanie wydajnością

Przed przystąpieniem do zarządzania wydajnością ważne jest, aby nadać mu priorytet i poświęcić mu należytą uwagę. Skuteczne zarządzanie wydajnością obejmuje następujące elementy:

  • Dane historyczne. Odwołaj się do wcześniejszych problemów związanych z zarządzaniem wydajnością i poszukaj podobnych wzorców. Może był jakiś konkretny miesiąc lub sezon, w którym zarządzanie wydajnością było trudne?

  • Czynniki związane z zasobami. Zastanów się, ile osób odeszło od ostatniego cyklu zarządzania wydajnością i oceń, jak wpłynęłoby to na okres, który byłby obciążony pracą. Musisz także śledzić osoby, które zatrudniłeś na zewnątrz na zasadzie krótkoterminowej. W ten sposób można odnotować godziny pracy, związane z tym koszty i ich dostępność. 

  • Czynniki operacyjne. Zbadaj i zarządzaj wszelkimi czynnikami operacyjnymi, które mogą wpływać na sposób zarządzania wydajnością pracy. Na przykład wdrożenie oprogramowanie centrum kontaktowego w chmurze może zwiększyć wydajność operacji obsługi klienta, zapewniając takie funkcje, jak automatyczne przekierowywanie połączeń, analiza w czasie rzeczywistym i integracja z innymi kanałami komunikacji.

Oto kilka najlepszych praktyk, aby jak najlepiej wykorzystać zarządzanie wydajnością

  • Przydzielanie wydajności zgodnie z priorytetami biznesowymi. Pozwala to zespołom skoncentrować się na tym, co ważne, i skupić się na projektach o większym potencjale zwrotu z inwestycji.

  • Miej oko na rzeczywisty popyt biznesowy. Ważne jest, aby wiedzieć, jakie zapotrzebowanie zostało nałożone na zespoły. Od klientów, którzy kupują usługi, po wewnętrzne projekty, które odblokowują rozwój biznesu. Solidna wiedza na temat popytu zapewnia, że podaż zasobów pozostaje na odpowiednim poziomie. Jeśli firmy muszą rozszerzyć swój personel, aby poradzić sobie z dodatkowym obciążeniem pracą, warto skontaktować się z firmą rekrutacyjną. usługa wirtualnego asystenta aby pomóc udźwignąć ciężar.  

  • Strategie na różne sytuacje. Jeśli chodzi o pracę, zawsze w grę wchodzi wiele zmiennych. Niezbędne jest zrozumienie, czym są te warianty i jak mogą wpływać na wydajność. Zapewnia to, że rozwiązanie takich scenariuszy jest najbardziej efektywne. Na przykład zrozumienie ryzyka związanego z zasobami i planowanie sytuacji, w których brakuje zasobów. 

  • Uważaj na czynniki rozpraszające. Szczególnie w branży IT rozpraszanie uwagi jest częstym zjawiskiem. Mogą one zabierać zasoby potrzebne do wykonania priorytetowej pracy. Na przykład, pracownik bezpośrednio kontaktuje się z programistą i prosi go o podjęcie się zadania kodowania, które musi być wykonane wyłącznie przez pracownika. Takie małe, ale znaczące scenariusze mogą pochłaniać czas potrzebny na skupienie się na pracy, która jest ważniejsza. 

  • Plan na wypadek odchyleń. Jak wiemy, planowanie wydajności opiera się głównie na szacunkach i prognozach. Niestety, prognozy nie zawsze są dokładne. Dlatego planowanie zarządzania wydajnością wymaga regularnych poprawek. Z drugiej strony, w organizacji mogą również zachodzić zmiany. Na przykład pilny projekt musi być traktowany priorytetowo nagle, a inne projekty schodzą na dalszy plan. 

Zarządzanie wydajnością jest zawsze procesem ciągłym. Po opracowaniu planu należy go regularnie aktualizować. Kluczowe znaczenie ma coroczne planowanie zarządzania wydajnością, aby być na bieżąco ze wszystkimi ważnymi czynnikami wewnętrznymi i zewnętrznymi, które mają wpływ na wydajność.

Kluczowe terminy związane z zarządzaniem wydajnością

Zarządzanie wydajnością jest szerokim pojęciem i składa się z różnych terminów, których możesz być świadomy lub nie. Zdefiniujemy komponent, pojemność, raport pojemności, system informacyjny zarządzania pojemnością (CMIS), wydajność, menedżerów pojemności i plan pojemności.

Komponent. Zgodnie z Instytut CIPS "Komponent to podstawowa struktura konkretnej usługi, zasadnicza część usługi". Na przykład baza danych jest "komponentem" serwera. Komponenty są istotne, więc muszą zostać zakupione, zbudowane, utrzymywane i monitorowane.

Pojemność. Definicja pojemności zgodnie z Instytut CIPS jest to, że "reprezentuje dostępne zasoby, które można wykorzystać do zaspokojenia określonego poziomu popytu". Aby zilustrować to przykładem, w restauracji pojemność wynosi:

  • Liczba dostępnych pracowników
  • Liczba dostępnych stołów i krzeseł
  • Ramy czasowe, w których restauracja jest otwarta 

Plan wydajności. Zasadniczo definiowanie scenariuszy dla oczekiwanych wymagań. Na przykład, zasoby wymagane w określonych ramach czasowych. Plany wydajności pomagają firmom zapewnić odpowiednią obsługę klienta.  

Raport o możliwościach. Dokument zawierający dane związane ze świadczoną usługą, wykorzystanymi zasobami i ogólną sytuacją. wydajność zespołu. Raporty wydajności pomagają mścicielom podejmować właściwe decyzje. 

System informacyjny zarządzania potencjałem (CMIS). Wirtualne repozytorium do gromadzenia i przechowywania danych związanych z pojemnością.

Wydajność. Zarządzanie wydajnością to wskaźnik, który odzwierciedla szybkość, z jaką system może odpowiadać na żądania.

Wyzwania napotykane podczas zarządzania wydajnością 

Zarządzanie wydajnością jest niezbędnym zadaniem w przestrzeni roboczej. Nie jest to jednak zadanie łatwe. Zgodnie z ForbesPoniżej znajdują się typowe wyzwania napotykane podczas procesu zarządzania wydajnością. Przyjrzyjmy się im szczegółowo.

Wyzwanie związane z danymi. Każdego dnia planiści wydajności muszą radzić sobie z dużą ilością informacji, które należy dodać do systemu. arkusze kalkulacyjne projektugłównie ręcznie. Aby proces zarządzania wydajnością przebiegał bez zakłóceń, dodawane dane muszą być dokładne i podane w odpowiednim formacie. Na przykład te same jednostki miary. Po dodaniu danych należy uwzględnić szczegóły dotyczące popytu i podaży. Następnie korzystają z formuł, aby uzyskać informacje o dostępnej wydajności. 

Wyzwanie złożoności. Wyzwanie związane ze złożonością jest dość podobne do wyzwania związanego z danymi. Ponieważ planowanie wydajności wymaga od menedżerów pracy z niezliczonymi obliczeniami i złożonymi formułami, z pewnością pojawią się błędy. Na przykład dodanie niedokładnych danych do arkusza kalkulacyjnego. Niestety, takie zdarzenia mogą zniechęcić cały proces. Co więcej, sytuacja może się pogorszyć, ponieważ zarządzanie wydajnością zazwyczaj obejmuje różne poziomy lub warstwy. Osiągnięcie ich wszystkich wymaga czasu, zasobów i danych. Krótko mówiąc, zbyt wielu pracowników zaangażowanych w proces planowania zwiększa ryzyko wystąpienia błędów. Dlatego też, aby tego uniknąć, muszą istnieć odpowiednie procesy. 

Wyzwania związane z komunikacją:  Komunikacja jest kamieniem węgielnym każdej odnoszącej sukcesy firmy. Brak komunikacji lub, co gorsza, nieodpowiednia komunikacja może prowadzić do wielu problemów. Aby uniknąć takich scenariuszy, ważne jest, aby wszyscy pracownicy biorący udział w procesie zarządzania wydajnością regularnie wymieniali się informacjami. Jasna i przejrzysta komunikacja gwarantuje, że proces zarządzania wydajnością będzie przebiegał sprawnie. The narzędzia komunikacji biznesowej sprawi, że proces ten będzie szybszy i prostszy.

Teraz, gdy omówiliśmy powtarzające się wyzwania podczas procesu zarządzania wydajnością, nadszedł czas, aby poznać najbardziej efektywne strategie przezwyciężenia tych problemów.

Strategie zarządzania wydajnością 

Menedżerowie na całym świecie opracowali kilka strategii zarządzania wydajnością, aby osiągnąć lepsze wyniki w celu zwiększenia zdolności produkcyjnych firmy. Przyjrzyjmy się tym szeroko stosowanym strategiom zarządzania wydajnością:

  1. Strategia opóźnienia: W tej konserwatywnej i reaktywnej strategii menedżer najpierw analizuje możliwości produkcyjne, a następnie czeka, aż pojawi się odpowiedni i stały wzrost popytu. Następnie menedżer zwiększa produkcję na określonym poziomie, który jest wystarczający, aby zaspokoić potrzeby rynku w danym momencie. Strategia ta ma jednak pewną wadę. Firma może stracić szansę na większą sprzedaż w przypadku nieoczekiwanego wzrostu popytu, ponieważ zwiększenie produkcji również wymaga czasu. Po drugie, brak zapasów może prowadzić do odpływu klientów. Należy pamiętać, że strategia ta jest stosowana przez menedżerów, gdy wymagana jest dodatkowa zdolność produkcyjna po tym, jak firma działa już na pełnych obrotach lub więcej. 

  1. Główna strategia: Podczas gdy strategia lag jest bardziej subtelna i obarczona mniejszym ryzykiem, strategia lead jest niemal jej przeciwieństwem. Oznacza to, że jest bardziej ryzykowna i agresywna z natury. W tym przypadku firma zwiększa moce produkcyjne jeszcze przed gwałtownym wzrostem popytu. Strategia taka jest realizowana przy prostym założeniu, że w przypadku wzrostu popytu w przyszłości, dodatkowa produkcja będzie wystarczająca. Oczywiście nie jest to opłacalna strategia dla małych firm. Ponadto, takie podejście ma również kilka wad: zwiększenie kosztów przechowywania zapasów i marnotrawstwo zapasów.

  1. Strategia dynamiczna: Strategia dynamiczna opiera się na prognozach i koncentruje się głównie na bieżących trendach rynkowych. W tym przypadku menedżer bierze dane dotyczące sprzedaży i bieżące trendy i analizuje je razem, aby wprowadzić poprawki w produkcji. Strategia dynamiczna jest prawdopodobnie najbezpieczniejszą strategią ze wszystkich, ponieważ menedżerowie wykorzystują dane z przyzwoitą dokładnością, co pomaga w określeniu docelowych zdolności produkcyjnych. Dodatkowo zmniejsza ryzyko niedoboru lub utraty zapasów.

  1. Strategia meczu: Strategia dopasowania to połączenie strategii wiodącej i opóźnionej. W tym przypadku firma zwiększa swoje moce produkcyjne po zbadaniu aktualnego zapotrzebowania rynku. Dodatki są jednak niewielkie. Gdy okaże się, że popyt wzrośnie, firma przyspiesza proces produkcji. Wzrost ten nie jest jednak ogromny, a wręcz niewielki. Tak więc, gdy popyt rośnie, firma może pracować nad zwiększeniem sprzedaży. 

Przykłady zarządzania wydajnością

Zarządzanie wydajnością jest wykorzystywane zarówno przez firmy produkujące oprogramowanie, zespoły zajmujące się operacjami finansowymi, agencje kreatywne, jak i zespoły produktowe. Weźmy za przykład producenta telewizorów. W przypadku producenta telewizorów istnieją dwie rzeczy:

  • Muszą zapewnić, że są w stanie sprostać wymaganiom konsumentów przez cały rok przy dostępnych zasobach. 
  • Niedawno firma prognozowała, że popyt na telewizory może wzrosnąć ze względu na rozpoczynające się za 8 miesięcy mistrzostwa świata w piłce nożnej. Co więcej, zdano sobie również sprawę, że telewizory HD będą najbardziej poszukiwane.

Ponieważ nastąpi gwałtowny wzrost popytu, menedżerowie firmy muszą zrozumieć przybliżoną liczbę telewizorów, które należy sprzedać, aby zaspokoić rosnący popyt. Następnym krokiem jest więc sprawdzenie, czy obecne moce produkcyjne są wystarczające, aby sprostać dodatkowym wymaganiom. Taka analiza może wykazać, że firma będzie potrzebować więcej zasobów i siły roboczej, aby poradzić sobie z rosnącym popytem, ale jest to również prognozowany że popyt może się zmniejszyć, gdy tylko mistrzostwa świata dobiegną końca. W tym przypadku firma może więc chcieć raczej wydzierżawić maszyny lub współpracować z innymi wykonawcami przez ten okres, zamiast kupować nowe maszyny lub zatrudniać nowych pracowników. 

Jak tylko dzierżawa i siła robocza będą na miejscu, produkcja może się rozpocząć. Firma będzie jednak musiała rozpocząć ją co najmniej 2-3 miesiące przed rozpoczęciem mistrzostw świata w piłce nożnej. Zapewni to, że telewizory dotrą do kanałów sprzedaży detalicznej i będą dostępne dokładnie wtedy, gdy wzrośnie popyt. 

Kilka innych przykładów,

  • Agencja kreatywna może dostarczyć 700 projektów tygodniowo.
  • Piekarnia może upiec 80 ciast dziennie
  • Linia firmy samochodowej może produkować 200 samochodów miesięcznie.

Powiązane posty