Alokacja zasobów pomaga wybrać najlepsze dostępne zasoby dla wielu projektów i zarządzać nimi w trakcie pracy, dzięki czemu można uniknąć niedostatecznego lub nadmiernego wykorzystania pracowników. Niestety, nie wszyscy kierownicy projektów wykorzystują ją na swoją korzyść.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
Tylko 26% firm zawsze wykorzystuje zarządzanie zasobami do szacowania i alokacji zasobów, a 36% z nich robi to często, zgodnie z ankietą PMI ("Pulse of the Profession"). Jednocześnie mniej niż 60% projektów spełnia pierwotny budżet, a zaledwie 50% z nich jest kończonych na czas, jak wynika z tego samego badania.
Wielu kierowników projektów, którzy chcą przedstawić, czym jest zarządzanie projektami, korzysta z definicji Project Management Institute (PMI). Zgodnie z tą ostatnią, zarządzanie projektami polega na wykorzystaniu wszystkiego, co jest potrzebne, aby dostarczyć coś pomocnego ludziom - jak to mówią, "dostarczyć ludziom wartość".
Mówiąc dokładniej, APM uważa, że zarządzanie projektami polega na wykorzystaniu pewnych kompetencji, umiejętności, talentów, wiedzy specjalistycznej, narzędzi, maszyn, instrumentów, oprogramowania, metod, technik i procesów w celu "dostarczania wartości ludziom".
Wyrażenie "wartość dla ludzi" pobudza nas do przypuszczenia, że wynikiem zarządzania projektami może być wszystko. Dom, aplikacja, park, a nawet niektóre ruchy społeczne, w tym krucjata, LGPT lub religia. Wszystko, co jest przydatne dla pewnej liczby osób.
Powyższe uwagi są powodem, dla którego my - osoby związane z biznesem - korzystamy z definicji zaproponowanej przez Association for Project Management (APM). Proponowane rozumienie zarządzania projektami zawiera kryteria, które pomagają oddzielić zwykłe zarządzanie od zarządzania projektami. Przyjrzyjmy się im:
Zarządzanie projektem to zastosowanie procesów, metod, umiejętności, wiedzy i doświadczenia w celu osiągnięcia określonych celów projektu zgodnie z kryteriami akceptacji projektu w ramach uzgodnionych parametrów. Zarządzanie projektem ma końcowe rezultaty, które są ograniczone do określonych ram czasowych i budżetu.
Porównując definicje APM i PMI, widzimy pewną zbieżność. Obie dotyczą prowadzenia spraw i wykorzystywania wiedzy, doświadczenia, metod itp. do ich realizacji. Ale tylko ostatnia charakterystyka zarządzania projektami jest - chcielibyśmy powiedzieć - biznesowa.
Czas, budżet i "kryteria akceptacji projektu" są aspektami - powiedzmy - prawdziwego zarządzania projektem (i oczywiście zarządzania zasobami lub procesami alokacji zasobów). Wiemy tylko, że w świecie relacji biznesowych każdy projekt ma swój cel. Każdy z nich musi zostać zrealizowany w określonym czasie, w ramach określonego budżetu i musi zostać zatwierdzony przez zleceniodawcę - klienta lub dyrektora firmy.
Oto główne rozróżnienie między zarządzaniem a zarządzaniem projektami. Zarządzanie to ciągły, trwający proces. Zarządzanie projektem ma swój ostateczny wynik w określonym czasie i budżecie.
Konsekwencją tego rozróżnienia jest to, że zarządzanie projektem nie jest tylko procesem, ale ustrukturyzowanym procesem. Nazywa się to cyklem życia zarządzania projektem i zwykle przyjmuje formę 5 faz.
Podobnie jak w przypadku firmy Ganntic - naszego konkurenta na rynku systemów alokacji zasobów - alokacja zasobów i planowanie zasobów (jest to alternatywny termin dla zarządzania zasobami) są aspektami procesu zarządzania cyklem życia projektu. Są one odpowiedzialne za planowanie, organizowanie zasobów (pracowników) i mierzenie ich produktywności (tak, jest to czwarta faza procesu zarządzania projektami wspomniana powyżej).
Teraz wiemy, gdzie znaleźć zarządzanie zasobami w kontekście cyklu życia zarządzania projektem. Nadszedł czas na zrozumienie zarządzania zasobami. Dlaczego? Ponieważ alokacja zasobów jest częścią zarządzania zasobami, a zarządzanie zasobami - jak już wiesz - jest częścią procesów zarządzania projektami.
Dzięki APM Body of Knowledge wiemy, że zasoby są rozumiane bardzo szeroko. Pieniądze, narzędzia, maszyny, technologia i - najważniejsze - ludzie i ich umiejętności. Zasoby oznaczają wszystko, co jest wymagane do sfinalizowania zadania i projektu.
Jaki jest więc związek między alokacją zasobów a zarządzaniem zasobami (planowaniem zasobów)? Przyjrzyjmy się definicji podanej przez APM. Dla nich zarządzanie zasobami to:
(...) pozyskiwanie, przydzielanie i zarządzanie zasobami (...) wymaganymi do realizacji projektu. Zarządzanie zasobami zapewnia, że zasoby wewnętrzne i zewnętrzne są efektywnie wykorzystywane na czas i zgodnie z budżetem.
Jak widzimy, zgodnie z definicją zarządzania projektem, czas i budżet są tymi aspektami, które są krytyczne w tym procesie. Nie powinniśmy również wykluczać "kryteriów akceptacji".
Niemniej jednak zarządzanie zasobami jest rozumiane jako proces planowania, wyboru, harmonogramowania i przydzielania zasobów w celu spełnienia kryteriów akceptacji i ukończenia projektu.
W zarządzaniu zasobami i alokacji zasobów chodzi o identyfikację dostępnych i wystarczających zasobów oraz dopasowanie ich do odpowiednich zadań we właściwym czasie. Funkcją kierownika ds. zasobów lub kierownika projektu jest identyfikacja pracowników z odpowiednimi umiejętnościami i doświadczeniem (tzw. zasobów) w celu wykonania pracy (jest to część planowania) i decydowanie, kiedy określone zasoby będą potrzebne (poprzez alokację zasobów lub harmonogramowanie zasobów).
Ten artykuł może zmusić mniej doświadczonych do myślenia, że nie powinno to być trudne. Na koniec tego rozdziału wykorzystamy raport roczny firmy Wellington.
Zanim omówimy znaczenie alokacji zasobów w zarządzaniu projektami, zacznijmy od zrozumienia jednego z najważniejszych terminów w tym artykule - zasobów. Dzięki temu akapitowi wprowadzającemu lepiej poczujesz różnice między niektórymi definicjami alokacji zasobów wymienionymi w poniższym akapicie.
Jak można sobie wyobrazić, zasoby mogą być absolutnie różne - od materialnych po niematerialne. Nie inaczej jest w kontekście alokacji zasobów, ale zrozumienie, co oznacza "zasób", zależy od branży, w której jest używany.
W tym rozdziale zobaczysz wiele marek - w tym naszych konkurentów biznesowych. Porównujemy kilka definicji i znaczeń prezentowanych przez Brittanica Dictionary, ale także naszych dobrze rozpoznawalnych konkurentów - Wrike, Resource Guru, czy firmę TeamGantt. Znaczenia od bardziej ogólnych do dokładniejszych i związanych z działaniami zarządzania projektami.
Słownik Cambridge informuje, że alokacja zasobów to
Proces podziału pieniędzy, umiejętności itp. między działy organizacji.
Bardziej ścisły w innym bardzo rozpoznawalnym słowniku Brittanica, który sugeruje ekonomiczne tło naszego terminu. Alokacja zasobów jest rozumiana jako:
Podział aktywów produkcyjnych między różne zastosowania. (Słownik Brittanica)
Ale - jako część, powiedzmy, branży zarządzania projektami - skupimy się na znaczeniu związanym z tą branżą. Tak więc Float - nasz konkurent i znany dostawca oprogramowania do alokacji zasobów w zarządzaniu projektami - informuje nas w jednym ze swoich artykułów na blogu, że rAlokacja zasobów to proces wyznaczania i obsługi zasobów, które mają pomóc w realizacji zadań, projektów i celów strategicznych zespołu.
Ale kontynuując czytanie i będąc bardziej dokładnym, Float podkreśla dwa aspekty alokacji zasobów. Pierwszym z nich jest dopasowanie. Alokacja oznacza dopasowanie kompetencji i doświadczenia pracowników lub członków zespołu do odpowiednich projektów lub zadań. A (odpowiednie) dopasowanie jest jednym z dwóch kluczowych elementów rozumienia alokacji zasobów.
Po drugie, upewnij się, że każdy członek zespołu i każdy pracownik biorący udział w projekcie jest w stanie wykonać każde zadanie.
Z perspektywy Saviom jest to kolejne oprogramowanie, które ma na celu pomóc kierownikom projektów w procesach zarządzania zasobami:
Alokacja zasobów, znana również jako planowanie zasobów, rozpoznaje i przypisuje zasoby na określony czas do różnych działań.
Działania te - jak czytamy w innych miejscach - mogą być związane z projektem lub nie. Administracja, wsparcie, obsługa itp. Tutaj Saviom zwraca uwagę na rozpoznanie jako pierwszy ważny element procesu alokacji zasobów. Drugim - jak wiele innych - przypisanie. Trzecim elementem jest "konkretny okres".
Na stronie projectmanager.com jesteśmy informowani, że termin alokacja zasobów oznacza to samo, co zarządzanie zasobami i planowanie zasobów (więcej na ten temat w następnym akapicie). I faktycznie, z ich perspektywy alokacja zasobów jest po prostu planowaniem zasobów, które bierze pod uwagę dostępne zasoby wymagane przez zadanie lub projekt do ukończenia z oczekiwanymi rezultatami.
Zamykając ten rozdział, powiedzielibyśmy po prostu:
Alokacja zasobów oznacza po prostu przypisanie zasobów (głównie ludzi, ich umiejętności, w tym ich dostępności, bieżącej lub poprzedniej wydajności i umiejętności zarządzania czasem) do różnych zadań w projekcie, aby pracować nad dotrzymaniem terminów w najbardziej efektywny i ekonomiczny sposób.
Alokacja zasobów de facto obejmuje dostępność zasobów, obecne i oczekiwane umiejętności (udział w procesach, które zapewnią wykorzystanie dostępnych zasobów, samodzielnie lub we współpracy z działem HR lub firmą zewnętrzną), doświadczenie (zarówno kierowników projektów, jak i pracowników), szacunki, zależności, priorytety i żądania zmian, które pojawiają się podczas całej podróży rozwoju produktu lub zarządzania projektem.
Z tego punktu można powiedzieć, że ostatnie znaczenie sugeruje, że alokacja zasobów jest wynikiem wielu stojących za nią wyborów. Ostatnia decyzja o wyborze odpowiednich zasobów jest poprzedzona mikrodecyzjami, które wpływają na wydajność zespołu i decydują o sukcesie projektu.
Ta część mogłaby być również częścią powyżej, ale ze względu na jej znaczenie zdecydowaliśmy się omówić ten temat w osobnym akapicie. Dlaczego?
Traktowanie "alokacji zasobów" jako synonimu "harmonogramowania zasobów" (tj. Saviom), a nawet "zarządzania zasobami" (tj. Project Manager) nie jest całkiem nowe. Ale w środowisku kierowników projektów i przedstawicieli uczelni nie ma zgody na utożsamianie jednego terminu z drugim czy trzecim. Dla części z nich alokacja zasobów to proces zarządzania zasobami.
W Wikipedii widzieliśmy takie informacje, które nie są całkiem zbliżone do sugestii PMI:
W zarządzaniu projektami alokacja zasobów lub zarządzanie zasobami to planowanie działań i zasobów wymaganych przez te działania, przy jednoczesnym uwzględnieniu zarówno dostępności zasobów, jak i czasu projektu.
Z perspektywy Project Management Institute nie jest to do końca prawda. Kilka aspektów przedstawionych powyżej definicji jest prawdziwych: dostępność zasobów i czas projektu. Ale co z budżetem? W większości przypadków budżet określa czas, w którym można coś zrobić. Ponieważ, jeśli masz budżet, możesz decydować o dostępności zasobów - ludzi uczestniczących w projekcie i wszelkich innych zasobów (narzędzi, sprzętu itp.).
Alokacja zasobów uwzględnia również dostępność, pojemność i wykorzystanie zasobów w całej firmie, ale nie należy jej mylić z planowaniem zasobów.
Z perspektywy visual-planning.com:
Planowanie zasobów odnosi się do zestawu działań i metodologii wykorzystywanych przez organizacje w celu efektywnego przypisywania posiadanych zasobów do zadań, zadań lub projektów, które muszą zostać ukończone, a także do planowania dat rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania lub projektu w oparciu o dostępność zasobów.
Float sugeruje planowanie zasobów to proces wykorzystywany przez zespoły do organizowania i strukturyzowania swoich pracowników, tak aby zadania, które muszą wykonać, były zaplanowane w oparciu o dostępność i możliwości.
Ale Resource Guru podkreśla rolę rozpoznawania lub identyfikowania dokładnego momentu, w którym zasoby powinny zostać przydzielone. Rozumieją planowanie zasobów jako proces precyzyjnego określania wymaganych zasobów a następnie planowanie, kiedy są potrzebne. Z tej perspektywy właściwie przydzielone zasoby są wynikiem bardzo dobrej identyfikacji pracowników o odpowiednich umiejętnościach (lub po prostu odpowiednich umiejętnościach wśród dostępnych pracowników), które zapewniają, że projekt zostanie wykonany zgodnie z oczekiwanymi wymaganiami. Oczywiście zakłada to, że projekt lub menedżer zasobów które mogą doskonale, a przynajmniej bardzo dobrze, ocenić potencjał pracowników i ich pomocną rolę w danym projekcie.
Niemniej jednak, mając na uwadze powyższe rozważania oraz te dotyczące alokacji zasobów w zarządzaniu projektami, trudno oprzeć się wrażeniu, że zrozumienie roli alokacji zasobów wielokrotnie pojawiało się jako część zarządzania projektami. zarządzanie zasobami projektu lub nawet proces planowania zasobów. Ale traktowanie jako synonim jest również uzasadnione.
Zarządzanie zasobami wiąże się z kilkoma wyzwaniami, których należy być świadomym, aby właściwie przydzielać zasoby i zarządzać nimi w trakcie trwania projektu.
1. Zmiany klienta
Jako kierownik projektu mogłeś już doświadczyć, jak zmiany zakresu, harmonogramu lub budżetu mogą wpłynąć na realizację projektu. W przypadku alokacji zasobów jest podobnie - posiadanie aktualnego kalendarza zasobów pomoże ci płynnie dostosować zasoby, gdy pojawią się zmiany.
2. Dostępność zasobów
Rozpoczęcie nowego projektuIdealnie byłoby, gdybyś mógł korzystać z dowolnych zasobów dostępnych w Twojej firmie. Ale co, jeśli twoja agencja jest prowadzenie wielu projektów i musisz negocjować te same zasoby z innymi kierownikami? A co jeśli dany członek zespołu jest na zwolnieniu lekarskim? Dostępność ulega zmianie i trzeba ją stale monitorować, aby dostrzec zagrożenia dla realizacji projektu.
3. Zależności projektu
Przydzielając zasoby, należy uwzględnić zależności projektowe, które są formą relacji między zadaniami lub działaniami w projekcie. Na przykład w projektach IT istnieją zadania, które można wykonać dopiero po ukończeniu innych, więc nie ma sensu zajmować zasobów na wczesnym etapie.
4. Niepewność projektu
Nawet jeśli zaznaczyłeś wszystkie pola podczas rozpoczynania projektu i zgodziłeś się na oś czasuZawsze są rzeczy, których nie da się przewidzieć - budżet, zakres. Zarządzanie zasobami wymaga, abyś był w stanie reagować na projektyct niepewności, np. poprzez przesunięcie zasobów z innych projektów lub ich ponowne przypisanie.
5. Priorytety w całej firmie
Jeśli Twoja firma prowadzi wiele projektów jednocześnie, Ty i Twoi współpracownicy możecie być zmuszeni do dzielenia się ograniczonymi zasobami, bardzo często w podobnych ramach czasowych. Ale nawet jeśli uda ci się wynegocjować zasoby, których obaj potrzebujecie, może dojść do zmiany priorytetów dotyczących jednego z projektów.
Przyjrzyjmy się, jak efektywnie wykorzystać dostępne zasoby.
1. Znajomość projektu i zespołu
Tylko znając zakres i zasoby dostępne w firmie, można prawidłowo przypisać członków zespołu do projektu.
Zacznij od utworzenia ogólny plan projektuskładający się z wymagań i rezultatów. Następnie, gdy wiesz dokładnie, kogo będziesz potrzebować do ukończenia projektu, możesz użyć matrycy umiejętności, aby dowiedzieć się, których pracowników w Twojej firmie należy zaangażować.
Jeśli jesteś użytkownikiem Teamdeck, możesz po prostu filtrować swoich pracowników według ich umiejętności, błyskawicznie wyszukując odpowiednich pracowników i ich istniejące rezerwacje:
Podczas filtrowania osób, które chcesz zarezerwować do swojego projektu, sprawdź ich dostępność, aby zobaczyć, czy faktycznie są wolne, aby dołączyć do projektu. Prosty pasek dostępności bardzo pomaga:
W tym momencie zasadą jest, aby nie dać się ponieść emocjom i nie przydzielić zbyt wielu zasobów na projekt. W rzeczywistości nadmierne przydzielanie zasobów jest uważane za błąd popełniany przez kierowników projektów w celu ochrony przed niepewnością. To z kolei sprawia, że szacunki projektu i plany długoterminowe są niedokładne, co wpływa na wyniki finansowe firmy.
Zawsze myśl o szerszej perspektywie podczas przydzielania zasobów. Sprawdź rezerwacje już dokonane przez innych PM-ów, aby wykryć zasoby, których obaj możecie potrzebować, na wypadek, gdybyś musiał dostosować do nich swój harmonogram.
Wiedza o tym, kiedy członkowie zespołu mają dni wolne, również pomaga. Widzisz żółte wpisy poniżej? Należy je uwzględnić w szacunkach, ponieważ dokładnie wtedy pracownicy będą niedostępni. Podobnie, możesz zauważyć święta narodowe odbywające się podczas projektu.
2. Wczesne wykrywanie zagrożeń
Rozmawialiśmy o tym trochę w wyzwania związane z zarządzaniem zasobami sekcja. Jako kierownik projektu doskonale zdajesz sobie sprawę z zagrożeń, takich jak opinie klientów, opóźnienia, nagłe wypadki osobiste, konkurencyjne projekty itp. Ingerują one również w alokację zasobów.
Gdy wystąpi jedno z wyżej wymienionych wyzwań, należy dostosować rezerwacje. Posiadanie wysokiego poziomu przeglądu zasobów w organizacji pomoże szybciej znaleźć inne zasoby, ponownie przydzielić zasoby, rozszerzyć lub zmniejszyć istniejące rezerwacje, a nawet usunąć niektóre z nich, jeśli zajdzie taka potrzeba.
3. Śledzenie projektu
Pamiętasz, jak alokacja zasobów polega na poprawie efektywności użyteczności twojego zespołu? Nadszedł czas, aby sprawdzić, jak radzi sobie Twój zespół. Możesz to zrobić poprzez Pomiar wykorzystania zasobów.
Zacznij od śledzenia czasu i obciążenia pracą. W Teamdeck możesz łatwo wykryć pracowników, którzy mają za dużo lub za mało (co również może być problemem) do zrobienia. Pamiętasz pasek dostępności? Nadgodziny są oznaczone kolorem czerwonym, podczas gdy niewykorzystany czas jest biały.
Do pomiaru wykorzystania zasobów można również użyć prostego wzoru:
Wykorzystanie zasobów = Czas zajętości / Dostępny czas
W ten sposób można szybko sprawdzić, czy zespół jest w pełni wykorzystany, czy też nie.
W trakcie trwania projektu zaleca się również porównywanie szacunków z rzeczywistymi wynikami raz na jakiś czas i ponowne przydzielanie zasobów, jeśli zajdzie taka potrzeba. Istnieje prawdopodobieństwo, że z powodu pewnych zmian należy dostosować rezerwacje, aby uniknąć niedostatecznego lub nadmiernego wykorzystania zasobów i spełnić wymagania projektu.
Ustawienie regularnych spotkań kontrolnych z zespołem pomoże również wykryć te zagrożenia.
Jako kierownik projektu możesz być również odpowiedzialny za Śledzenie budżetu projektu. Można to zrobić w oparciu o karty czasu pracy zespołu, mnożąc liczbę godzin spędzonych nad projektem przez stawkę godzinową naliczaną klientowi. Ponownie, porównując szacunki z rzeczywistymi wynikami, możesz sprawdzić, czy jesteś w budżecie, czy nie.
4. Analiza projektu
Wykorzystanie danych zebranych podczas poprzednich projektów da ci ogromną przewagę. W oparciu o te dane będziesz w stanie lepiej planować i zarządzać przyszłymi projektami. Posiadanie oprogramowanie do zarządzania zasobami z raportami niestandardowymi bardzo pomaga, ponieważ można wtedy organizować te dane w celu obliczania różnych wskaźników, takich jak lista płac pracowników lub KPI sprzedaży.
Jak widać, przestrzegając właściwych procesów i korzystając z kompletnego narzędzia do zarządzania zasobami, można ułatwić alokację zasobów i czerpać z niej korzyści na wiele sposobów:
Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest zapewnić uniwersalne zalecenia...
Firmy zazwyczaj wkładają wiele wysiłku w alokację zasobów. Chcesz, aby wszyscy byli zajęci, jednocześnie upewniając się, że ich zadania są wartościowe (co często oznacza możliwość wystawienia rachunku) dla firmy. Staje się to naprawdę trudne, gdy zespół...
Zespoły na całym świecie stają przed podobnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o planowanie harmonogramu zespołu. Samo stworzenie planu projektu jest trudne, a jego aktualizowanie i reagowanie na zmiany jest jeszcze bardziej...