Popularyzacja pracy zdalnej zrodziła wiele pytań dotyczących zarządzania zdalnym zespołem, zwłaszcza gdy jest on międzynarodowy. Taki system pracy wymaga zupełnie nowego podejścia i narzędzi, a także ustalenia priorytetów. W dzisiejszym artykule przedstawimy 10 wskazówek dotyczących zarządzania zespołem zdalnym pracującym w różnych krajach.
Wirus = pracownicy zdalni
Covid-19 zmienił sposób pracy wielu firm. Ludzie w zamkniętych budynkach biurowych zwiększali ryzyko rozprzestrzeniania się wirusa, więc kierownictwo musiało znaleźć rozwiązanie. Okazała się nim praca zdalna. Oczywiście praca zdalna nie została wynaleziona wraz z pandemią, ale dopiero teraz firmy zaczęły wdrażać ten model na tak dużą skalę. Niektóre firmy miały już doświadczenie w pracy zdalnej. Z drugiej strony, dla innych organizacji było to zupełnie nowe wyzwanie, wymagające całkowitej zmiany istniejących wzorców zarządzania.
Wzajemne korzyści z zarządzania pracownikami zdalnymi
Praca zdalna stwarza zarówno nowe możliwości, jak i nowe problemyale dobrze wdrożony system zdalnej transformacji może przynieść Twojej firmie ogromne korzyści. Zwłaszcza, że w tym momencie możliwość pracy zdalnej jest bardzo ważnym kryterium konkurencyjności organizacji na rynku. Według raportu Growmotely, aż 97% ankietowanych pracowników nie chce wracać do biura w pełnym wymiarze godzin. To pokazuje, jak ważna jest możliwość przynajmniej częściowego korzystania z domowego biura.
Poza tym, dla pracodawcy praca zdalna oznacza również wiele korzyści, które warto wziąć pod uwagę. Po pierwsze - niższe koszty prowadzenia firmy. Wystarczy fakt, że gdy zespół pracuje z domu, nie trzeba wynajmować tak dużego biura. Niektóre firmy nawet całkowicie zrezygnowały z posiadania biura. W końcu koszty wynajmu takiej przestrzeni są bardzo wysokie.
Po drugie, pracownicy rzadziej są nieobecni. Kiedy nie czują się dobrze, ale nie są jeszcze bardzo chorzy, często wolą nie brać dnia wolnego, ale pracować z łóżka. Często łatwiej jest im też przerwać pracę na godzinę lub dwie, gdy mają coś do załatwienia, podczas gdy gdyby pracowali w domu, prawdopodobnie wzięliby dzień wolny. Badanie przeprowadzone w Stanford stwierdził również, że pracownicy, którzy mogą pracować z domu, są o 22% bardziej produktywni. 32,2% ankietowanych menedżerów ds. rekrutacji potwierdziło, że produktywność pracowników zdalnych wzrosła.
Szukasz więcej porad ekspertów na temat zarządzania projektami? Sprawdź nasze DARMOWA lista kontrolna planowania sprintu teraz!
Wybierz model, który najbardziej Ci odpowiada
Oczywiście modele pracy zdalnej nie są jednolite i zależą od potrzeb i specyfiki danej firmy. Firmom technologicznym i międzynarodowym zdecydowanie łatwiej jest oddelegować pracowników do biura domowego niż firmom opierającym się na pracy fizycznej. Przyjrzyj się swojej organizacji i zdecyduj, która forma jest dla Ciebie najlepsza: w pełni zdalna czy może hybrydowa? A może pozostawić wybór pracownikom - w końcu to oni wiedzą, gdzie pracuje im się najlepiej. Niezależnie od tego, na jaki model się zdecydujesz, ten przewodnik pomoże Ci w zarządzaniu zdalnym zespołem.
1. Przejrzysta struktura organizacyjna
Jedną z największych zmian dla pracowników pracujących zdalnie jest komunikacja. W biurze zawsze łatwo jest zapytać kolegę przy biurku obok, do kogo zwrócić się z konkretnym pytaniem lub czy ktoś jest obecnie na urlopie. Podczas pracy zdalnej wyszukiwanie takich informacji może być bardzo czasochłonne, zwłaszcza w dużej lub średniej firmie. Dlatego ważne jest, aby korzystać z systemu, który to ułatwi.
Na przykład, funkcja Custom Fields z Teamdeck (oprogramowanie do zarządzania zasobami), może pomóc w grupowaniu pracowników według działów, do których należą i umiejętności, które posiadają. Jest to bardzo przydatne przy przydzielaniu ludzi do projektów i tworzeniu raportów. Ułatwia również sprawdzenie, kto jest odpowiedzialny za co w firmie.
2. Precyzyjnie określone zadania i jasne oczekiwania
Jasno określone zadania i oczekiwania są podstawą pracy w ogóle. Jednak w trybie zdalnym staje się to kluczowe. Trudno opisać, ile frustracji, nieporozumień i opóźnień może wynikać z braku jasno określonego zakresu prac. Dlatego tak ważne jest, aby Twoi pracownicy dokładnie wiedzieli, czego od nich wymagasz, co muszą zrobić i jaki jest ich termin. Użyj panelu losowego, który jest aktualizowany w czasie rzeczywistym. W ten sposób każdy pracownik otrzyma określone zadania w sprincie. Będą dokładnie wiedzieć, jakie są ich obowiązki i kiedy oczekuje się od nich ukończenia określonego kamienia milowego. Twoim obowiązkiem jako kierownika jest zapewnienie jasności i otwartości.
3. Autonomia zespołu i pracowników
Pracując zdalnie, musisz liczyć się z utratą części kontroli. Nie jesteś w stanie stale sprawdzać, co robią Twoi pracownicy. Bardzo ważne jest, aby zatrudniać ludzi, którzy potrafią zarządzać własnym czasem i celami. Niezależność i zaufanie są niezbędne podczas zarządzania międzynarodowym zespołem, który nie pracuje z biura. Oczywiście nie jest tak, że pracownicy mają być pozostawieni sami sobie, a Ty stracisz wgląd w postępy projektu.
Musisz zapewnić swojemu zespołowi maksymalne wsparcie i szczegółowe informacje na temat zadań do wykonania. Śledzenie kluczowych etapów ważnych projektów jest również bardzo ważne, aby wiedzieć, co dzieje się w firmie i czy wszystko idzie zgodnie z planem. Jeśli jednak będziesz starał się stale monitorować każdy element pracy swojego zespołu, nie osiągniesz pożądanych rezultatów. Będziesz tracić mnóstwo czasu na sprawdzanie, czy wszyscy robią to, co do nich należy. Twoi pracownicy będą czuć się sfrustrowani i kontrolowani, a ich wewnętrzna motywacja spadnie, ponieważ nie będą czuć, że są odpowiedzialni za swoją pracę.
4. Wiedza na temat dostępności zespołu
W biurze zawsze możesz zapytać kogoś "czy masz czas na krótkie spotkanie?". Albo po prostu przyjść i przedstawić sprawę w 5 minut. Gdy zespół pracuje zdalnie, sprawa staje się znacznie bardziej skomplikowana. Zwłaszcza gdy zatrudniasz wiele osób na całym świecie i nie możesz kontrolować ich czasu przez cały dzień, tydzień lub miesiąc. Jest to również bardzo ważne, jeśli zatrudniasz osoby pracujące w różnych strefach czasowych lub w niepełnym wymiarze godzin.
W takiej sytuacji zarządzanie dostępnością staje się jeszcze bardziej skomplikowane. Aby Twoja firma działała sprawnie, musisz znać dostępność swojego zespołu. Pomoże ci to zaplanować kalendarz tak optymalnie, jak to tylko możliwe. Tutaj również przydaje się nasze narzędzie. W kalendarzu Teamdeck znajdziesz następujące elementy Dostępność funkcja.
Każdy pracownik może wpisać swoją dostępność w dowolnym momencie, co ułatwia planowanie zmian i spotkań. Możesz także dodać powtarzającą się dostępność zamiast definiować ją dzień po dniu.
Podczas zarządzania zdalnym zespołem pracującym w różnych krajach bardzo ważne jest również uwzględnienie lokalnych świąt. Jest to miejsce, w którym Jednostki organizacyjne Funkcja ta jest bardzo przydatna. Pozwala ona pogrupować zespół według lokalizacji i przypisać im odpowiednie dni wolne od pracy. Dzięki temu za każdym razem, gdy chcesz zaplanować spotkanie lub zadanie dla swojego pracownika, kalendarz weźmie pod uwagę kraj, w którym się znajduje i obowiązujące tam lokalne święta.
5. Zarządzanie czasem i monitorowanie harmonogramu pracy
Zarządzanie czasem projektu - czy kiedykolwiek to słyszałeś? Nie możesz ciągle pytać każdego członka zespołu "czy już to zrobiłeś?", "kiedy to zrobisz?", "czy dotrzymamy terminu?". Nawet podczas pracy stacjonarnej byłoby to całkowicie nieefektywne, a co dopiero, gdy zatrudniasz wiele osób na całym świecie! Musisz mieć system zarządzania projektami i harmonogramami pracy.
Gdy zbierzesz wszystkie zadania i harmonogramy długoterminowych projektów w przejrzystym panelu, znacznie łatwiej będzie ci sprawdzić, czy wszystko idzie zgodnie z planem i będziesz mógł zaangażować się tylko wtedy, gdy będzie to konieczne. Takie oprogramowanie do zarządzania zasobami projektu pozwala zaoszczędzić ogromną ilość czasu. Gwarantuje to również, że niczego nie przegapisz, ponieważ zautomatyzowane narzędzie zapamięta ważne rzeczy za Ciebie!
6. Użyj zdalnego oprogramowanie do zarządzania zespołem projektowym
Ta rada jest również ważna, gdy pracujesz stacjonarnie, ale gdy pracujesz zdalnie, staje się kluczowa, ponieważ tak naprawdę nie masz żadnych innych opcji. Nie da się nadzorować wszystkiego, co dzieje się w firmie bez nowoczesnego zarządzania i narzędzia komunikacyjne. Wprowadzenie ich do swojego biznesu nie jest już nawet kwestią wyboru - bez nich po prostu nie da się pracować na co dzień.
Podczas pracy zdalnej kluczowe znaczenie ma poprawa komunikacji między członkami zespołu. W biurze poczta elektroniczna często wystarcza, ponieważ z każdą drobnostką można po prostu przyjść do innego biurka. Gdy pracownicy pozostają w biurze domowym, poczta e-mail nie jest najlepszym rozwiązaniem, ponieważ nie jest wygodna do bieżącej, szybkiej i responsywnej komunikacji. Warto rozważyć komunikator internetowy, taki jak Slack lub Skype, aby ułatwić szybką wymianę informacji między ludźmi. Gdy pracujesz w międzynarodowej firmie, spotkania twarzą w twarz są prawdziwą rzadkością, więc potrzebujesz wygodnego narzędzia do spotkań online. Zoom, Google Meets lub Microsoft Teams sprawdzą się doskonale. Jak już wspomnieliśmy, niezwykle ważne jest również zarządzanie pracą zespołu. Przydzielanie zadań, sprawdzanie postępów w projektach, ustalanie kamieni milowych i harmonogramów, tworzenie raportów oraz zarządzanie kalendarzem i urlopami. Sprawdź, co oferują narzędzia takie jak Teamdeck, Asana czy Jira.
7. Budowanie poczucia pracy zespołowej i przynależności
Trudno jest zachować poczucie bycia częścią zespołu, gdy nawet nie widzi się swoich kolegów. Poczucie wyobcowania i samotności jest jedną z największych wad pracy zdalnej i dużym wyzwaniem dla pracodawców. Nie trzeba dodawać, jak ważne dla pracowników i ich motywacji jest poczucie przynależności do zespołu. Pisaliśmy o tym nieco więcej w artykule ten artykuł. Jak więc właściwie zadbać o budowanie zespołu podczas zarządzania zespołem zdalnym pracującym w różnych krajach?
Cóż, na początek musisz skupić się na tym, co masz do dyspozycji na co dzień, czyli na komunikacji online. Bardzo pomaga, jeśli każdego dnia, przynajmniej przez krótki czas, cały zespół ma do dyspozycji wywołanie statusu. Można na nim omawiać bieżące prace i postępy, ale także pytać, jak wszyscy sobie radzą i jak się czują. Pomaga to budować poczucie, że jesteś w regularnym kontakcie. Dobrym pomysłem jest również Spotkania 1:1nie tylko z przełożonym, ale także z innymi osobami w firmie. Możesz wdrożyć system, który dobiera pracowników w losowe pary i organizuje półgodzinne spotkanie, podczas którego mogą się lepiej poznać.
Regularne spotkania z całą firmą są również bardzo ważne, gdzie można omówić najważniejsze zmiany i osiągnięcia. Czaty i kanały, na przykład na Slacku, również pozwalają być na bieżąco z tym, co dzieje się z innymi osobami w firmie. Świetnym pomysłem jest także organizowanie różnorodnych aktywności dla pracowników, takich jak sport online lub klub książki. Kiedy tylko masz taką możliwość, warto również zorganizować imprezę integracyjną, aby pracownicy mogli spotkać się osobiście. Poznanie współpracowników w ten sposób ułatwi późniejsze budowanie relacji, nawet jeśli tylko online.
8. Zapewnienie przejrzystości i informowanie zespołu
Jest jedna rzecz, która może być zmorą i błogosławieństwem każdego menedżera. Plotki. W biurze czasem wystarczy powiedzieć coś kilku osobom i za chwilę wszyscy o tym wiedzą. I nie musi to dotyczyć złych czy trudnych tematów, ale także pomysłów na rozwój, organizacji wydarzeń, nowych osób dołączających do zespołu i innych bieżących tematów. Zarządzanie zespołem zdalnym wymaga jednak znacznie większej czujności, jeśli chodzi o to, czy pracownicy wiedzą wszystko, co powinni.
W biurze po prostu rozmawia się o rzeczach podczas lunchu lub przy ekspresie do kawy. Kiedy Twoi pracownicy są w biurze domowym, Twoim obowiązkiem jest być przejrzystym i informować ich o wszystkich ważnych rzeczach. Czasami wymaga to przyzwyczajenia się i zmiany dotychczasowych nawyków. Z pewnością będziesz musiał częściej pisać e-maile do całego zespołu i korzystać ze wspólnego czatu. Możesz być jednak pewien, że informowanie zespołu o tym, co dzieje się w firmie, bardzo pomoże Ci w zarządzaniu. O wiele wygodniej jest pracować z ludźmi, którzy wiedzą o wszystkim, co się dzieje. Poza tym pracownicy poczują się częścią firmy i będą bardziej zainteresowani jej sprawami.
9. Stworzenie spójnej tożsamości korporacyjnej, wartości i kultury firmy.
Gdy wszyscy pracownicy znajdują się na odległość, w różnych krajach i kontekstach kulturowych, trudno jest utrzymać poczucie wspólnoty w firmie. Upewnij się więc, że Twoja firma ma własną osobowość i tożsamość. Stwórz spójną komunikację dla swojej firmy. Zdefiniuj, co jest dla niej ważne, jakie są jej wartości, jaka jest jej misja. Pozwól swoim pracownikom poczuć, że należą do miejsca, które ma swój własny charakter. Ważne jest, aby każdy czuł się komfortowo w firmie, więc zapytaj swoich pracowników, co myślą o polityce firmy. Może mają jakieś sugestie lub spostrzeżenia? To bardzo cenne. Szczególnie w przypadku pracy zdalnej należy angażować pracowników w kształtowanie firmy i dawać im poczucie, że ich głos jest ważny. Bycie częścią grupy i organizacji zwiększa poczucie przynależności i motywację.
10. Zapewnienie doskonałego procesu wdrażania
Gdy zespół pracuje z biura, wdrożenie przebiega według podobnego schematu. Podczas spotkania z nowym pracownikiem opowiadasz trochę o firmie i o tym, nad czym pracujesz. Prawda jest jednak taka, że większość kluczowych informacji na temat swoich zadań, procesów, przepływu pracy i wszystkiego, co naprawdę ważne, pracownik uzyskuje od swoich kolegów, pytając o rzeczy, które ich niepokoją. W przypadku pracy zdalnej nie ma takiej możliwości. Pracownicy są natychmiast rzucani w wir nowych obowiązków. Trudniej jest poprosić o radę, ponieważ nie zawsze od razu wiedzą, do kogo się zwrócić. Niektóre rzeczy są też trudniejsze do wyjaśnienia online. Chociaż oczywiście prawie wszystko można zrobić online, a wsparcie zespołu jest bardzo ważne. Aby maksymalnie ułatwić nowemu pracownikowi aklimatyzację, bardzo ważny jest doskonały proces wdrażania.
Zorganizuj spotkania z innymi członkami zespołu, którzy wprowadzą nową osobę w różne aspekty firmy. Możesz także przeprowadzić sesję pytań i odpowiedzi ze zdalnymi członkami zespołu, którzy nie tylko odpowiedzą na pytania, ale także przedstawią pewne spostrzeżenia. Postaraj się zapewnić kurs online, na przykład na platformie e-learningowej. W ten sposób nowy pracownik zawsze będzie mógł wrócić do każdej lekcji, dopóki nie poczuje się pewnie w nowym miejscu pracy.
Zarządzanie zdalnym zespołem pracującym w różnych krajach to duże wyzwanie. Optymalizacja takiego modelu pracy będzie wymagała nowego podejścia i wprowadzenia pewnych zmian. Możesz być jednak pewien, że jeśli zastosujesz powyższe wskazówki, szybko zauważysz poprawę w zarządzaniu zespołem zdalnym.
