Tutaj, na blogu Teamdeck, mamy tendencję do omawiania strategii biznesowych, w tym Strategie zarządzania czasemdla bardziej efektywnego zarządzania projektami i zasobami. Ich sukces często zależy od umiejętności zarządzania czasem w pracy. Dlatego postanowiliśmy przeprowadzić tygodniowy test: poprosić trzy osoby o wypróbowanie kilku popularnych technik zarządzania czasem i opisać wyniki. W naszym eksperymencie jest więcej zmiennych, ponieważ wszyscy trzej mamy różne formy zatrudnienia (w pełnym wymiarze godzin, w niepełnym wymiarze godzin i jako freelancerzy). Ponadto wszyscy mamy nieco inne zadania w naszej codziennej pracy, o czym przeczytasz poniżej.
Aby uczynić go użytecznym również dla nas, staraliśmy się znaleźć techniki, które naszym zdaniem byłyby skuteczne. W końcu chcieliśmy stać się bardziej produktywni. Wybraliśmy trzy różne techniki zarządzania czasem:
Przez cały czas trwania eksperymentu prowadziliśmy dzienniki, aby uchwycić nasze wrażenia dotyczące tych technik zarządzania czasem. Oto nasze historie:
Ania
Twórca treści
Freelancer
Technika zarządzania czasem, którą przetestowałem: Praca Głęboka (na podstawie Cal Newport's książka)
Główne założenie:
W swojej książce Cal Newport opisuje kilka podejść, w tym takie, w którym całkowicie eliminuje się tak zwaną płytką pracę. Ponieważ moja rola wymaga ode mnie wykonywania sporej ilości płytkich zadań dziennie, zdecydowałem się na rytmiczną filozofię planowania głębokiej pracy. Zasadniczo planuję dwa nieprzerwane bloki głębokiej pracy dziennie i pracuję nad płytkimi zadaniami pomiędzy nimi.
Moje przedziały czasowe pracy głębokiej będą trwać od 90 do 120 minut. W tym czasie będę pracować tylko nad przydzielonym zadaniem. Mój telefon i powiadomienia SM będą wyłączone, a do picia będę miał świeżą wodę, aby nie kusiło mnie odejście od biurka.
Oczekiwania:
Naprawdę nie mogę się doczekać wypróbowania metody głębokiej pracy. Czy kiedykolwiek widziałeś jakieś gify z "rozkojarzonym szczeniakiem" (np. ten)? Jestem takim szczeniakiem. Moim największym wyzwaniem w pracy jest skupienie się na wykonywanym zadaniu, bez prób wielozadaniowości lub sprawdzania czegoś, czego nie muszę robić przez kolejny tydzień.
Autor techniki pracy głębokiej opisuje ją jako zdolność do skupienia się bez rozpraszania uwagi na wymagającym poznawczo zadaniu. Brzmi to trochę zbyt dobrze, by mogło być prawdziwe dla mojego roztargnionego ja, ale jednocześnie jest to świetny cel do osiągnięcia.
Dzień 1:
Moim pierwszym spostrzeżeniem na temat moich sesji głębokiej pracy było to, że wydają się one bardzo krótkie. 3 godziny super skoncentrowanej pracy dziennie nie brzmią tak imponująco. Rezultaty tych 180 minut były jednak bardziej niż satysfakcjonujące: Wiele osiągnąłem!
Bardzo szybko zauważyłem, że głęboka praca jest dla mnie najbardziej efektywna, gdy mam jedno zadanie, które nie wymaga przeglądania Internetu. Pisanie wpisu na bloga, które było moim głównym zadaniem w jednym z dzisiejszych bloków, poszło świetnie. Z drugiej strony, szukanie artykułu wydawało się nieco bardziej nieustrukturyzowane. Trudno powiedzieć, kiedy nadal badasz temat, a kiedy po prostu czytasz interesujący artykuł, który jest mniej więcej na ten temat.
Dzień 2:
Opierając się na doświadczeniach z poprzedniego dnia, postanowiłem poświęcić obie dzisiejsze sesje głębokiej pracy na zwykłe pisanie. Bez telefonu, bez mediów społecznościowych, bez internetu (z wyjątkiem mojego najdroższego przyjaciela: tezaurusa).
Szybko poszło! Zrobiłem znacznie więcej niż się spodziewałem. Zwykle podczas pisania zwracam uwagę na swój nastrój i przy najmniejszych oznakach zmęczenia robię sobie przerwę. Wydaje się, że to dobra taktyka, ponieważ nie chcę, aby jakość mojego pisania spadła. W przypadku głębokiej pracy czułem się jednak bardziej zdeterminowany, by dotrwać do końca sesji.
Mówiąc o oznakach zmęczenia, najbardziej oczywistym dla mnie jest to, że zaczynam skupiać się na jednym zdaniu lub nagłówku, a następnie próbuję go udoskonalić wiele razy, nie widząc żadnych efektów. Zdawałem sobie sprawę, że ten rodzaj mentalnego zapętlenia może w rzeczywistości odwrócić moją uwagę od głębokiego skupienia. Dzisiaj, zamiast próbować znaleźć rozwiązanie, po prostu robiłem notatkę "do poprawy" i szedłem dalej. To sprawiło, że cała sprawa stała się znacznie bardziej produktywna.
Dzień 3:
Pierwsza sesja była poświęcona pisaniu, więc wydawało się to znajome i poszło świetnie.
Musiałem załatwić kilka spraw w porze lunchu, więc dopiero około 16:30 mogłem rozpocząć drugą sesję głębokiej pracy. Byłem trochę zmęczony: załatwianie spraw mnie wyczerpało + zjadłem burgera na lunch, co nie jest najlepszym pomysłem, jeśli nie planujesz później drzemki, ale hej, zobaczymy!
Druga dzisiejsza sesja poświęcona była tworzeniu layoutów ebooków w programie InDesign. Samodzielne tworzenie tego typu rzeczy jest dla mnie bardzo satysfakcjonujące, więc staram się uczyć i nabierać wprawy w korzystaniu z narzędzi Adobe. Okazało się, że entuzjazm mojego twórcy całkowicie zniwelował popołudniowy zastój i spędziłem nawet więcej czasu w trybie głębokiej pracy, niż początkowo planowałem.
BTW, używam wbudowanego timera iPhone'a do ustawiania alarmów dla moich głębokich sesji pracy.
Dzień 4:
Pierwsza sesja była świetna (korekta artykułów, które muszę wysłać do moich klientów), ale zakończyłem zadanie na długo przed upływem 90 minut. Nie miałem ochoty zaczynać od razu zupełnie innego zadania, więc postanowiłem po prostu przedłużyć drugą sesję i zamiast tego poświęcić jej 105 minut.
Teraz całkowicie dostrzegam wartość bycia wolnym od rozpraszania uwagi podczas sesji głębokiej pracy. Dzisiejsze płytkie zadania (odpowiadanie na e-maile, porządkowanie niektórych dokumentów, tworzenie prostego banera dla grupy na Facebooku) zajęły mi znacznie więcej czasu niż było to konieczne, ponieważ nie zwracałem tak dużej uwagi na poziom skupienia. Być może dobrym pomysłem byłoby stworzenie limitu czasowego również dla płytkich zadań?
Dzień 5:
Po raz kolejny zmagałem się z płytką pracą, która zaangażowała mnie na samym początku dnia. Notatka dla mnie: Muszę przejść przez pierwszą sesję głębokiej pracy w ciągu dnia, zanim sprawdzę skrzynkę odbiorczą.
Poza tym nie czułem się dziś inaczej, mimo że jest piątek i spodziewałem się, że poczuję się trochę bardziej leniwy niż w pierwszej części tygodnia. Nie, nic takiego się nie stało - uwielbiam to, że głęboka praca wymaga wykonywania tych samych kroków niezależnie od dnia, godziny czy miejsca. To naprawdę wspiera produktywność.
Wrażenia końcowe:
Jestem naprawdę podekscytowany tą techniką zarządzania czasem. Głęboka praca pozwoliła mi zrobić wszystko, co zaplanowałem na ten tydzień, bez rozciągania moich dni roboczych. Wręcz przeciwnie - miałem więcej czasu niż zwykle. Rygorystyczna zasada nierozpraszania się sprawiła, że ukończyłem niektóre wymagające zadania w znacznie krótszym czasie niż zwykle.
Planuję kontynuować eksperymenty z głęboką pracą: może mógłbym dodać trzecią sesję dziennie lub uczynić je 2-godzinnymi? Moją jedyną słabością było to, że podczas płytkiej pracy całkowicie wracałem do swoich starych, rozproszonych nawyków. Zdecydowanie powinienem nad tym popracować.
Nie jestem pewien, czy ta technika byłaby łatwa do wdrożenia dla osób pracujących w zespołach, ale mogę ją całkowicie polecić freelancerom, którzy kontrolują swój codzienny harmonogram.
Joanna
Specjalista ds. obsługi klienta
Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin
Przetestowana przeze mnie technika zarządzania czasem: Pomodoro (opracowany przez Francesco Cirillo pod koniec lat 80-tych)
Główne założenie: Będę pracował nad wybranymi zadaniami przez 25 minut (to jedno pomodoro) bez przerw, a następnie zrobię sobie 5-minutową przerwę. Po 4 pomodoro zrobię sobie dłuższą przerwę, a następnie zacznę od nowa.
Oczekiwania:
Na studiach uczyłem się nieprzerwanie przez 45 minut i robiłem 5-minutowe przerwy między sesjami. Myślę, że w tym przypadku będzie podobnie.
Nie mogę się doczekać wypróbowania tej techniki. Jedyną rzeczą, której się obawiam, jest to, że trudno będzie podzielić moje zadania na 25-minutowe bloki czasowe. Kontakt z klientami jest moim najwyższym priorytetem, więc nie chcę z niego rezygnować z powodu ustalonego harmonogramu Pomodoro.
Dzień 1:
Jestem trochę zdezorientowany - czy pisanie dziennika o metodzie liczy się jako przerwa, czy nie? To moja długa (25 minut) przerwa i postanowiłem wykorzystać ją na opisanie moich pierwszych wrażeń. Oczywiście nie jest to problem samej techniki, bardziej mojego planowania.
Tak czy inaczej, 25-minutowe sesje robocze są trudne do pogodzenia z codziennymi standupami lub rozmowami z Adrianną. Żadna z tych regularnych rozmów nie trwa pełnych 25 minut i staram się znaleźć zadania na resztę tego pomodoro.
Aplikacja, której używam do odmierzania czasu moich sesji pomodoro, ma tykający dźwięk, który pomaga mi się skupić. Z drugiej jednak strony, jest on zbyt cichy, by zagłuszyć odgłosy biurowych rozmów, a ponadto nie współgra dobrze z muzyką.
Mam wrażenie, że pracuję szybciej, ponieważ chcę zdążyć przed końcem 25-minutowego pomodoro. Zasadniczo stawiam sobie wyzwanie.
Moja lista "do zrobienia" była edytowana kilka razy, ponieważ nie doceniłem czasu trwania danego zadania. Musiałem dodać jeszcze 3 pomodoro, aby ukończyć coś, co początkowo szacowałem na 25 minut.
To trochę stresujące, gdy wiem, że potrzebuję tylko 2 minut na ukończenie zadania, ale mój zegar pokazuje, że mam tylko 11 sekund. Aha, i przegapiłem dziś jedną przerwę, ponieważ omyłkowo zaplanowałem na ten czas rozmowę z klientem.
Dzień 2
Dzisiaj postanowiłem dostosować technikę Pomodoro do mojego sposobu pracy. Skróciłem długie przerwy do 15 minut. Tworząc listę rzeczy do zrobienia na dziś, wziąłem pod uwagę ich priorytet, ale także zaplanowane spotkania. Dodatkowo, przy każdym zadaniu zapisałem planowany czas rozpoczęcia i zakończenia:
10:00 - 10:25 - CODZIENNIE
10:30 - 10:55 - wysyłanie wiadomości na LinkedIn dotyczących naszej kampanii Product Hunt
Aplikacja, której używam (Focus Keeper) ma ustaloną długość przerw (w wersji darmowej), więc używam jej tylko do odmierzania czasu moich pomodoro, a nie przerw. Zrezygnowałem też z tykania. Jestem o wiele mniej niespokojny niż wczoraj i nadal pracuję bardzo wydajnie. Słuchanie muzyki pomaga mi się skupić. Ani razu nie rozpraszały mnie dziś rozmowy w biurze!
Ogólnie rzecz biorąc, aplikacja jest w zasięgu mojego wzroku i używam jej do odmierzania czasu moich pomodoro, ale świadomość, że mam zakończyć sesję dokładnie o, powiedzmy, 11:30, sprawia, że wszystko jest mniej abstrakcyjne. Udało mi się nawet zaplanować pełne demo klienta idealnie w ciągu jednego pomodoro.
Tworzę listę "do zrobienia" dla 4 pomodorów jednocześnie. Po długiej przerwie planuję kolejne 4 sesje. W ten sposób jestem bardziej elastyczny, a moja lista wymaga mniej edycji.
Jeszcze jedno - czas leci, gdy jest podzielony na 25-minutowe kawałki!
Dzień 3:
Pomodoro nie sprawdza się tak dobrze, gdy zdarzają się nieoczekiwane sytuacje: przerwa w dostępie do Internetu w połowie sesji lub nowe wegańskie przekąski w biurze, które trzeba natychmiast wypróbować, lub gdy 6 osób ma spotkanie na stojąco obok biurka.
Dzień 4:
Nie ma dnia 4 - jestem pracownikiem na pół etatu, pamiętasz?
Dzień 5:
Dzisiaj naprawdę nie udało mi się utrzymać rytmu pracy 25-5-25. Częściowo z powodu odwołanego spotkania, a częściowo z powodu pilnych 10-minutowych zadań.
Myślę, że 25 minut to dla mnie zbyt krótki czas pracy. Przerwa byłaby bardziej irytująca niż nie. Łatwo jest mi wejść w stan flow i kiedy już tam jestem, wolę dokończyć zadanie. Średnio pracuję 5 godzin dziennie i czuję, że nie potrzebuję częstych, długich przerw. Próbowałem zrobić sobie 25-minutową przerwę i szczerze mówiąc czułem, że to strata czasu. Potrzebuję tylko jednej dłuższej przerwy w ciągu dnia, by coś przekąsić.
Czas na pochwałę Pomodoro:
Tworzenie listy rzeczy do zrobienia jest świetne i pomaga mi je wykonać bez przenoszenia zadań na następny dzień.
Wrażenia końcowe:
Dobre:
Złe:
Ostatnia myśl: ta technika zarządzania czasem działa najlepiej, gdy członkowie zespołu wiedzą, że jej przestrzegasz. Gdy zrozumieją, że chcesz, powiedzmy, zmieścić codzienne spotkanie w jednym pomodoro, będą mniej skłonni do przeciągania go. I kto wie, może oni również zyskają na produktywności!
Adrianna
Menedżer ds. rozwoju
Pracownik pełnoetatowy
Przetestowana przeze mnie technika zarządzania czasem: Godziny szczytu energetycznego
Główne założenie: Postaram się znaleźć godziny mojej szczytowej energii (godziny, w których jestem najbardziej produktywny) i wykorzystać je do wykonania większości mojej pracy.
Oczekiwania:
Czego oczekuję? Znalezienia czasu, w którym jestem najbardziej produktywny, aby lepiej zaplanować swoją pracę. Ciągła praca od 9:00 do 17:00 nie daje zbyt wielu możliwości w tym zakresie. To będzie coś nowego, więc jestem naprawdę podekscytowany!
Dzień 1:
Udało mi się obudzić o 5 rano, włączyć Slacka i zacząć pisać raport. Pierwsze trzy godziny były niezwykle produktywne, żadnych przerw, uwielbiałem to.
Miałem zaplanowany telefon na 17:00, więc zrobiłem sobie dłuższą przerwę w środku dnia (nie chciałem pracować ponad 12 godzin). Przerwa okazała się wielką porażką. Ponieważ nałożyła się ona na standardowe godziny pracy zespołu, otrzymałem wiele wiadomości i pytań, a także musiałem przejrzeć niektóre zasoby wizualne. Zostawiłem kilka zadań na późne wieczorne sesje robocze, więc mój łączny czas pracy w ciągu dnia wyniesie ponad 10 godzin.
Aktualizacja: Wieczorem byłem tak zmęczony, że udało mi się przepracować tylko godzinę. Będę musiał sprawdzić, czy późne wieczory mogą być moim szczytem energetycznym w dalszej części tygodnia.
Dzień 2:
Nadal czułem zmęczenie z poprzedniego dnia, ale udało mi się obudzić wcześnie i pracować. Późna wieczorna sesja nie doszła do skutku, ponieważ spędziłem zbyt dużo czasu pracując w ciągu dnia.
Dzień 3 i 4:
Zmieniłem wszystko: Trzymałem się porannych sesji, ale zaczynałem je nieco później (około 8). Pracowałem do 13:00, a potem odpowiadałem tylko na wiadomości na Slacku. Tym razem mogłem wypróbować sesje późnym wieczorem i było to naprawdę produktywne.
Podsumowując, myślę, że to kwestia komunikacji. Kiedy twój zespół pracuje od 8 do 16, musisz być przynajmniej częściowo dostępny. Jeśli naprawdę musisz skupić się na wykonaniu konkretnego zadania, zdecydowanie polecam tę metodę, ale najpierw poinformuj swój zespół i przygotuj go, że nie będziesz dostępny od X do Y.
Dzień 5:
Dzień 5 był nieco trudny, musiałem być obecny i zaangażowany w normalnych godzinach pracy od 8 do 16, miałem zaplanowanych kilka spotkań i nie mogłem ich pominąć. To również pokazało mi, jak elastyczny muszę być w pracy i jak mogę dostosować godziny mojej szczytowej energii do harmonogramu pracy w biurze.
Wrażenia końcowe:
Cieszę się, że udało mi się znaleźć moje osobiste godziny szczytowej produktywności (to był mój cel na początku). Próbowałem różnych godzin: wczesnych poranków i późnych wieczorów.
Moje godziny największej energii? Przed świtem (z wyjątkiem 10-minutowej fazy zaprzeczenia po alarmie).
Wadą tego podejścia jest to, że nie nadaje się ono najlepiej do pracy z zespołem. Jako menedżer ds. rozwoju muszę być dostępny, aby podejmować decyzje lub odpowiadać na pytania zespołu programistów.
Poszukajmy wsparcia:
Jednym z najtrudniejszych zadań dla właścicieli firm i menedżerów zasobów jest planowanie zmian. Zaplanowanie, kto kiedy i nad czym powinien pracować, w oparciu o osobiste preferencje i...
Jako software house przetestowaliśmy wiele, być może najlepszych aplikacji do zarządzania czasem. W branży IT i oprogramowania - która ma głównie klientów biznesowych z USA i Wielkiej Brytanii - jesteśmy przyzwyczajeni do pracy z absolutnie...
