Software house'y i firmy konsultingowe IT zazwyczaj muszą być w stanie zarządzać kilkoma projektami jednocześnie. Aby robić to z powodzeniem, potrzebne są sprawdzone procesy zarządzania projektami i, oczywiście, niezawodni kierownicy projektów, którzy wiedzą, jak prowadzić projekty IT.
Mimo to, nawet mając na pokładzie świetnych kierowników projektów i dysponując najlepszymi praktykami zarządzania projektami, możesz zauważyć pewne możliwości optymalizacji. Być może kierownicy projektów nie mogą w pełni wykorzystać swojego potencjału, ponieważ co tydzień muszą pracować nad czasochłonnymi raportami? A może członkowie zespołu są sfrustrowani koniecznością żonglowania danymi między wieloma aplikacjami? Na szczęście można wykorzystać automatyzację do rozwiązania tych i innych wyzwań.
Automatyzację zarządzania projektami można rozumieć jako proces automatycznego wykonywania zadań związanych z zarządzaniem projektami. Nie mówimy tu o automatycznym dostarczaniu projektów, na przykład budowaniu oprogramowania bez interwencji człowieka. Nie, twój zespół nadal będzie musiał wykorzystać swoją wiedzę w tym zakresie. Zamiast tego, automatyzacja w zarządzaniu projektami może pomóc im osiągnąć lepszą produktywność, np. poprzez unikanie podwójnego wprowadzania danych lub wykorzystanie bardziej efektywnych przepływów pracy w komunikacji.
Jedną z bardziej oczywistych korzyści automatyzacji miejsca pracy jest lepsza produktywność: zespoły nie będą musiały tracić czasu na czasochłonne, przyziemne zadania. Co więcej, automatyzacja może pomóc pracownikom w podejmowaniu lepszych, bardziej świadomych decyzji. Jak to możliwe?
Automatyzacja może wspierać zarządzanie zasobami projektu poprzez raporty w czasie rzeczywistym, systemy wczesnego ostrzegania lub powiadomienia. Takie mechanizmy pomagają kierownikom projektów i innym członkom zespołu szybko reagować, gdy coś pójdzie nie tak. Są również przydatne, gdy trzeba przeanalizować stan projektu i zdecydować, czy potrzebne są jakieś optymalizacje.
Ponadto automatyzacja PM pomaga upewnić się, że pracownicy w pełni wykorzystują dostępne narzędzia. Ich integracja i wykorzystanie zautomatyzowanych przepływów pracy zapewni zespołowi pełny wgląd w różne etapy i aspekty cyklu życia oprogramowania projektowego. Można sobie również wyobrazić, że automatyzacja wspiera wysiłki na rzecz poprawy morale zespołu. W końcu, gdy ludzie czują się bardziej produktywni i mają większe możliwości w pracy, ich zaangażowanie jest również wyższe.
Prawdopodobnie nie będziesz w stanie zautomatyzować niektórych bardzo trudnych aspektów zarządzania projektami i zasobami. Na przykład, wyobraź sobie, że wymagania projektowe w jednym z projektów Twojego zespołu ulegają znacznym zmianom. Konieczność ponownegoprzydzielać zasobyNie jest to coś, co można skutecznie zautomatyzować, zmienić harmonogram projektu, a może nawet ponownie przemyśleć, czy warto kontynuować ten projekt z biznesowego punktu widzenia.
Jak więc zidentyfikować procesy, w których automatyzacja ma sens? Pomyśl o obszarach, które są dobrze ugruntowane w twoim software house i regularnie powtarzane. Dobrym przykładem może być proces rozpoczynania projektu, w którym zwykle występuje kilka zadań, które należy zaplanować za każdym razem, gdy uruchamiany jest nowy projekt. Konfigurując szablon rozpoczęcia projektu lub przepływ pracy w swoim dziale IT lub oprogramowanie do zarządzania projektami marketingowymiW ten sposób można zaoszczędzić czas i pozwolić kierownikom projektów skupić się na innych rzeczach niż ciągłe konfigurowanie tych samych zadań.
W poprzednim punkcie radziliśmy przeanalizować obszary, w których zespół mógłby skorzystać na automatyzacji swoich zadań. To solidny pierwszy krok, ale są szanse, że nie będziesz w stanie dostrzec wszystkich możliwości automatyzacji. Warto zachęcać zespół projektowy do wymyślania własnych pomysłów. Aby to zrobić, muszą oni jednak wiedzieć - przynajmniej ogólnie - jakie są możliwości automatyzacji.
Wyjaśnij im, że istnieją wbudowane funkcje automatyzacji w różnych narzędziach, z których korzystają na co dzień, ale są też dedykowane aplikacje (np, Zapier) do tworzenia zautomatyzowanych przepływów pracy. Załóżmy, że masz kierownika projektu, który robi notatki w Evernote podczas spotkań z klientami, w tym zapisuje potencjalne zadania zespołu. Gdy ten kierownik projektu zda sobie sprawę, że może użyć Zapier do automatycznego przekształcania swoich notatek w zadania, prawdopodobnie wdroży taką automatyzację. Wcześniej mógł nawet nie zdawać sobie sprawy, że taki przepływ pracy jest możliwy do zbudowania.
Automatyczne alerty są korzystne - wystarczy zapytać zespół programistów. Prawdopodobnie mają skonfigurowane alerty na wypadek awarii serwera lub jednego z systemów. Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, możesz powiadomić zespół projektowy, gdy zbliżają się do limitu planowanego budżetu.
Powiadomienia e-mail lub Slack mogą działać jako alerty, ale także jako pomocne przypomnienia. Rozważmy następujący scenariusz:
Większość firm programistycznych wykorzystuje śledzenie czasu pracy do monitorowania kosztów swoich projektów. Niestety, nierzadko zdarza się, że pracownicy zapominają o wypełnianiu swoich kart czasu pracy na czas lub o włączeniu automatycznego śledzenia czasu pracy. Zamiast tego, pod koniec tygodnia lub, co gorsza, miesiąca, dodają swoje szacunki dotyczące śledzenia czasu pracy.
Oczywiście analiza oparta na tak nieprecyzyjnych danych nie będzie wiarygodna, a nawet może wprowadzać w błąd. Automatyczne przypomnienie na Slacku o codziennym wypełnianiu timesheetów może pomóc uporać się z tym problemem.
Dowiedz się więcej o automatycznych powiadomieniach Slack dotyczących zespołów projektowych.
Kierownik projektu to oczywiście kluczowa rola w zespołach projektowych. Przypadkowo jest to również często osoba, która wykonuje czynności, które można zoptymalizować dzięki automatyzacji zarządzania projektami. Na przykład, wielu kierowników projektów spędza godziny na spisywaniu raporty o stanie projektu dla klientów każdego tygodnia. Można by pomyśleć: to bardzo ważne, aby nasi klienci wiedzieli, co dzieje się w ich projektach.
Oczywiście, ale proces zapisywania raportów z projektów jest zwykle bardzo nieefektywny. Jak można go zautomatyzować? Mądrym wyborem byłoby korzystanie z automatycznie aktualizowanych raportów projektowych, które konfiguruje się raz, a następnie sprawdza tylko bieżący status. Takie raporty są dostępne w wielu aplikacjach PM, a także w narzędziach do zarządzania zasobami.
Mówiąc o aplikacjach, należy upewnić się, że narzędzia używane przez zespoły oferują opcje automatyzacji. W przeciwnym razie będziesz musiał tworzyć niestandardowe obejścia. Oczywiście, zbudowanie spersonalizowanej integracji z otwartym API danego narzędzia może nie być wielkim wyzwaniem technicznym dla software house'u, ale jest to dodatkowy koszt dla Twojej firmy, którego powinieneś być świadomy.
Warto szukać narzędzi, które oferują niestandardowe przepływy pracy i wyzwalacze, automatyczne aktualizacje statusu, zaawansowane opcje raportowania itp. Warto również zapytać o możliwości automatyzacji PM podczas prezentacji produktu. Zespół odpowiedzialny za aplikację, którą rozważasz, prawdopodobnie przedstawi ci ciekawe pomysły na to, jak możesz zautomatyzować zadania swojego zespołu.
Skuteczne zarządzanie zasobami jest niezbędną strategią dla software house'u, który chce z łatwością planować i zarządzać projektami. Należy zwrócić uwagę na planowanie zasobówpamiętać o dostępności innych osób i starać się zachować równowagę w obciążeniu pracą (przeczytaj o zarządzanie obciążeniem pracą). Z tego powodu wiele firm IT korzysta z dedykowanych oprogramowanie do zarządzania zasobami na ich oprogramowaniu do zarządzania projektami.[/vc_column_text]
Interaktywny kalendarz zasobów znacznie ułatwia planowanie i monitorowanie projektów.
Należy pamiętać, że narzędzia do zarządzania zasobami są również wyposażone w przydatne funkcje automatyzacji. TeamdeckTeamdeck oferuje na przykład alerty i powiadomienia Slack/email, automatyczne aktualizacje raportów, wbudowane integracje i potężne API. Możesz użyć tych funkcji, aby skonfigurować alerty lub przypomnienia, upewnić się, że kierownicy projektów mogą szybko przygotowywać raporty z projektów i połączyć Teamdeck z wybranym oprogramowaniem PM.
Brzmi jak rozwiązanie, które mógłbyś wykorzystać w swoim software house? Nie wahaj się skontaktować z nami i Umów się na rozmowę z Anieląnasz specjalista ds. obsługi klienta. Z przyjemnością oprowadzimy Cię po Teamdeck i przekażemy Ci informacje na temat tego, jak możesz wykorzystać tę aplikację, aby procesy zarządzania projektami w Twojej organizacji były bardziej wydajne i skuteczne.
Jednym z najtrudniejszych zadań dla właścicieli firm i menedżerów zasobów jest planowanie zmian. Zaplanowanie, kto kiedy i nad czym powinien pracować, w oparciu o osobiste preferencje i...
Jako software house przetestowaliśmy wiele, być może najlepszych aplikacji do zarządzania czasem. W branży IT i oprogramowania - która ma głównie klientów biznesowych z USA i Wielkiej Brytanii - jesteśmy przyzwyczajeni do pracy z absolutnie...
