Przewodnik kierownika projektu po raportach o stanie projektu

Będąc odpowiedzialnym za projekt, musisz regularnie komunikować jego status swoim klientom i interesariuszom projektu. Oczywiście, sam również chcesz śledzić postępy: trudno jest nawet rozmawiać o tym, co dzieje się w projekcie. efektywne zarządzanie zasobami projektu bez monitorowania wydajności ludzi i mierzenia wskaźników KPI.

Czego dowiedzą się nasi czytelnicy dzięki temu artykułowi: 

• Czym nie jest raport o stanie projektu
• W jaki sposób oprogramowanie do zarządzania zasobami pomoc w tworzeniu raportów o stanie projektu

Jeśli chodzi o same wskaźniki KPI, prawdopodobnie chcesz mieć pewność, że projekt zostanie wykonany na czas, w ramach budżetu i bez niepotrzebnego obciążania członków zespołu. W związku z tym prawdopodobnie będziesz chciał monitorować czas (i pieniądze) rejestrowany przez pracowników, śledzić nadgodziny i analizować, jak rzeczywisty postęp wypada w porównaniu z szacunkami dotyczącymi projektu.

Aby wszyscy interesariusze byli na bieżąco informowani o stanie projektu, należy regularnie się z nimi komunikować. Skutecznym sposobem na to jest wysyłanie cotygodniowych raportów o stanie, które zawierają główne aktualizacje dotyczące projektu.

W tym artykule pokażemy, jak stworzyć raport o stanie projektu od podstaw przy użyciu Teamdeckkompletny Oprogramowanie SaaS do zarządzania zasobami.

Czym jest raport o stanie projektu?

Krótko mówiąc, raport o stanie to regularne aktualizacje wysyłane przez kierownika projektu do interesariuszy projektu. Powinien on zawierać ogólne informacje o projekcie: ostatnie postępy, nadchodzące plany, a także zagrożenia i problemy.

Jak widać, raport o stanie projektu wydaje się być bardzo prostą rzeczą. Aby jednak w pełni go zrozumieć, zanurzymy się nieco głębiej w cele tego raportu, jego zalety i podstawowe elementy - wszystko po to, abyś mógł z pewnością tworzyć raporty o stanie projektu.

Cel regularnych raportów o stanie projektu

Głównym powodem tworzenia comiesięcznych lub cotygodniowych raportów o stanie projektu jest informowanie interesariuszy (zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych) o tym, co dzieje się w projekcie: poczynionych postępach, osiągniętych kamieniach milowych, problemach lub zagrożeniach, przed którymi możesz stanąć. W związku z tym dobry raport o stanie projektu pozwoli ci zaoszczędzić sporo czasu - twój menedżer lub klient nie będą musieli zadawać dodatkowych pytań ani organizować spotkań dotyczących stanu projektu (które, nawiasem mówiąc, nie są zbyt skuteczne).

Jednocześnie jest to dobra okazja, aby spojrzeć z szerszej perspektywy. Bardzo często kierownicy projektów są tak zajęci codzienną pracą i przechodzeniem od jednego zadania do drugiego, że zapominają myśleć o strategii lub ogólnym przeglądzie swojego projektu. W rezultacie mogą nie zauważyć pojawiających się wzorców lub obszarów poprawy.

Raport o stanie projektu jest skutecznym środkiem komunikacji między kierownikiem projektu a interesariuszami (klientami, menedżerami wewnętrznymi). Niestety, czasami może być błędnie interpretowany i przekształcany w coś, co nie spełnia celów opisanych powyżej. Uważamy, że ważne jest, aby przypomnieć, czym nie jest raport o stanie.

Czym nie jest raport o stanie projektu

Po pierwsze, raport statusu nie powinien być dziennikiem projektu: szczegółowym opisem wszystkiego, co działo się od ostatniej aktualizacji. Nie jest konieczne opisywanie tego, co każdy członek zespołu zrobił, a czego nie zrobił, chyba że jest to coś, co uważasz za bardzo ważne. Rozegrajmy tutaj pewien scenariusz:

Powiedzmy, że czyjeś słabe wyniki narażają projekt na ryzyko. Czy należy o tym wspomnieć w raporcie o stanie projektu? Zasadniczo tak - możesz o tym wspomnieć, ponieważ jest to potencjalna przeszkoda. Ważne jest jednak, aby najpierw opracować plan działania: zaplanować spotkanie z tym pracownikiem, rozważyć opcje zastępstwa i ocenić, w jaki sposób potencjalna zmiana personelu może wpłynąć na harmonogram projektu. Postaraj się dotrzeć do sedna sprawy, a następnie raportuj efekty swoich działań: raport o stanie nie jest miejscem na narzekanie na kolegów z zespołu, skup się na dwóch P: postępach i planach.

Chociaż raportowanie jest ważną częścią zarządzania projektami, nie powinno być głównym celem. Jeśli interesariusze wymagają raportów tak szczegółowych i częstych, że czujesz, że nie masz czasu na wykonywanie swojej pracy, nadszedł czas, aby omówić to z przełożonym. Raporty o stanie projektu powinny być krótkie, bogate w informacje i tworzone w sposób szablon zarządzania projektem bez spowalniania pracy premiera.

Podstawowe elementy raportu o stanie projektu

Musisz założyć, że interesariusze, do których wysyłasz raporty o stanie projektu, otrzymują wiele różnych aktualizacji w ciągu tygodnia pracy. Dlatego też powinieneś rozpocząć swój raport z projektu od danych, które pozwolą im szybko zrozumieć, czego dotyczy ten dokument. Pamiętaj, aby podać przynajmniej nazwę projektu i swoje imię i nazwisko.

Dobrym pomysłem jest dodanie elementu, który podsumuje stan projektu i potencjalnie ostrzeże interesariuszy, że dany raport jest niezwykle ważny. Może to być oznaczona kolorami aktualizacja statusu projektu, która nada ton całemu raportowi. Czerwony znak "off track" natychmiast powiadomi interesariuszy, że coś nie jest w porządku, podczas gdy zielona wiadomość "on track" poinformuje ich, że wszystko jest w porządku.

Nadszedł czas na podsumowanie postępów poczynionych przez zespół. Powinieneś wspomnieć o kamieniach milowych osiągniętych od ostatniego raportu o stanie. Pamiętaj: nie chodzi o wymienienie każdego ukończonego zadania i naprawionego błędu. Zamiast tego postaraj się dać ogólny obraz tego, co zostało ostatnio zrobione.

W następnej części raportu o stanie projektu możesz omówić swój plan na następny tydzień/sprint (w zależności od tego, jak często wysyłasz raport). Ponownie, staraj się pisać na poziomie kamienia milowego, a nie na poziomie zadania, ale nie bądź zbyt ogólny. Wiadomość typu "będziemy pracować nad ulepszeniem aplikacji" nie będzie skuteczna.

Następnie możesz przedstawić wszelkie potencjalne zagrożenia i napotkane problemy. Jak wspomniano wcześniej, postaraj się uwzględnić możliwe rozwiązania i obejścia. Jeśli potrzebujesz pomocy od interesariuszy, możesz również przypomnieć im o tym w raporcie o stanie projektu. Powiedzmy, że chcesz rozpocząć pracę nad mobilną wersją e-sklepu swojego klienta za 3 tygodnie. Aby jednak rozpocząć pracę, musisz otrzymać od klienta zdjęcia produktów przyjazne dla urządzeń mobilnych. Chociaż nie jest to plan, który zostanie uwzględniony w następnym tygodniu / wydruku, nadal powinieneś wspomnieć o tym z wyprzedzeniem, najlepiej pod koniec raportu o stanie, jako punkt działania dla klienta. 

Jak często należy wysyłać raporty o stanie projektu?

Prawdopodobnie najczęstszym cyklem wysyłania raportów o stanie projektu jest cotygodniowy. Takie cotygodniowe raporty nie powinny być zbyt długie ani zbyt szczegółowe, ale dadzą wszystkim zaangażowanym poczucie kontroli.

Jeśli ty i twoi koledzy z zespołu pracujecie w sprintach trwających dwa tygodnie, możesz wysyłać pojedynczy raport o stanie każdego sprintu.

Jak utworzyć raport o stanie projektu?

Do stworzenia raportu o stanie projektu można użyć zwykłego dokumentu tekstowego. Niektóre firmy zachęcają swoich pracowników do pisania i udostępniania raportów o stanie projektu na stronie Slack lub Skype. Wszystkie te opcje są odpowiednie do przesyłania pisemnych podsumowań projektu lub kamieni milowych, które chcesz opisać. Warto jednak rozważyć dodanie interaktywnych wykresów do raportu o stanie projektu. Dlaczego? Wizualizacje danych ułatwią interesariuszom zrozumienie statusu projektu. Wykres burndown/burnup zapewni im lepsze poczucie tego, na jakim etapie znajduje się projekt, niż pisemny opis.

W tym wpisie na blogu zachęcamy do wzbogacenia raportu o stanie o dane, które są już dostępne w aplikacjach używanych przez członków zespołu. O jakich aplikacjach mówimy?

• Oprogramowanie do zarządzania projektamiWiele narzędzi do zarządzania projektami umożliwia eksportowanie kluczowych wykresów dotyczących statusu projektu: np. wykresów Gantta lub zadań. Co więcej, niektóre programy do zarządzania projektami umożliwiają wysyłanie raportów o stanie bezpośrednio z aplikacji.
• Oprogramowanie do zarządzania zasobamiPodobnie jak narzędzia do zarządzania projektami, aplikacje RM mogą mieć przydatne funkcje raportowania. Korzystając z danych z kalendarza zasobów zespołu, można generować wykresy, które dają dobry przegląd stanu zespołu i projektu.

Ogromną zaletą raportów statusu, które można wygenerować w aplikacjach używanych do zarządzania pracą pracowników, jest to, że po skonfigurowaniu takiego raportu jest on zawsze dostępny. Nie musisz przygotowywać go od zera za każdym razem, gdy chcesz wysłać cotygodniowy raport o stanie - masz wszystkie dane w jednym miejscu. Automatycznie aktualizowane raporty o stanie są również przydatne, gdy jeden z interesariuszy poprosi o wysłanie go poza harmonogramem raportowania: nie ma problemu, masz go zawsze gotowy.

Zobaczmy, jak utworzyć raport o stanie projektu przy użyciu pliku aplikacja do zarządzania zasobami, Teamdeck.

Jak tworzyć raporty o stanie projektu za pomocą Teamdeck?

Teamdeck jest oprogramowanie do zarządzania zasobami używany przez agencje kreatywne, innowacyjne zespoły IT i startupy, które zmieniają branżę. Wspomnieliśmy już, że firmowe narzędzia do zarządzania zasobami i projektami są najlepszymi źródłami, z których można uzyskać dane o trwających projektach, a Teamdeck nie jest wyjątkiem. Jego pakiet raportów umożliwia tworzenie automatycznie aktualizowanych raportów dotyczących projektów w oparciu o harmonogram zespołu i jego karty czasu pracy.

Raporty te można udostępniać zarówno pracownikom firmy, jak i zewnętrznym interesariuszom. Dodaj link do raportu wygenerowanego przez Teamdeck do dokumentu raportu o stanie projektu, aby interesariusze projektu mogli zobaczyć, jak rozwija się sytuacja. Sprawdź przykładowy raport o stanie pod tym linkiem-Za chwilę dowiesz się, jak zbudować podobny.

Projekt, który pokażemy, jak zbudować, będzie obejmował:

• Przegląd czasu zarejestrowanego przez członków zespołu, a także porównanie z początkowymi szacunkami (rezerwacje).
• Podsumowanie tego, ile pieniędzy zostało zarejestrowanych przez każdego członka zespołu (na podstawie jego kart czasu pracy i stawki godzinowej).
• Czas zarejestrowany na rolę.
• Czas rejestrowany przez różne działy.
• Raport dotyczący nadgodzin.
• Narzędzie do śledzenia spalania projektów.

Zanurzmy się!

Załóż darmowe konto Teamdeck

Aby utworzyć raport o stanie projektu za pomocą Teamdeck, należy utworzyć konto w aplikacji - będziesz mieć 14 dni na zapoznanie się z tym narzędziem za darmo. Wdrożenie zespołu będzie proste: możesz zaimportować jego dane do aplikacji wraz z listą projektów, nad którymi pracuje Twoja firma. Możesz również umów się na konsultację ze specjalistami ds. sukcesu klienta TeamdeckMożemy pomóc w rozpoczęciu zarządzania zasobami w oparciu o dane.

Po zalogowaniu się na konto Teamdeck, sekcja raportowania znajduje się w górnym menu aplikacji. Na pulpicie nawigacyjnym można wybrać szablon raportu, który posłuży jako podstawa raportu, lub utworzyć go samodzielnie.

Dzisiaj utworzymy raport o stanie projektu od podstaw, więc kliknij przycisk tworzyć niestandardowe opcja.

Po otwarciu nowego, pustego raportu pamiętaj o nadaniu mu nazwy (użyj nazwy projektu, aby móc go później łatwo znaleźć) i podaj odpowiedni zakres dat.

Uwaga: zakresem dat można manipulować nawet po skonfigurowaniu raportu. Dane zmienią się, aby odzwierciedlić wybrany okres. W ten sposób zawsze możesz wrócić i sprawdzić wyniki z poprzedniego okresu.

Śledzenie szacunków w porównaniu z rzeczywistością

Pierwszym elementem naszego raportu o stanie projektu będzie wykres słupkowy wizualizujący szacowane godziny (rezerwacje) w porównaniu z rzeczywistymi godzinami zarejestrowanymi przez zespół w ich kartach czasu pracy. Nie powinieneś czuć się źle, jeśli istnieje pewna różnica między szacunkami projektu a rzeczywistymi wynikami. To całkowicie normalne - szacunki dotyczące projektów rzadko są trafne. Analiza tego wykresu daje jednak możliwość sprawdzenia, czy zmiana między szacunkami a rzeczywistością jest stała, czy może jest moment w projekcie, w którym rzeczywistość znacznie zmieniła twoje plany. Porównaj to z osią czasu swojego projektu: są szanse, że możesz zidentyfikować część projektu lub nawet konkretne zadanie, które jest tutaj winne. Lekcja dla ciebie? Następnym razem, gdy będziesz szacował podobny projekt, będziesz wiedział, aby stworzyć większy bufor dla tej ryzykownej części jego realizacji.

[/vc_column_text]

Utwórz zestawienie kart czasu pracy dla różnych ról w zespole projektowym.

Warto zagłębić się w dane i na przykład podzielić karty czasu pracy zespołu na różne role. Wykres kołowy będzie świetny do wizualizacji proporcji obciążenia pracą różnych ról.

Widzimy, że spośród 141 zalogowanych godzin naszego zespołu, UX Designer zarejestrował 44 %. Dlaczego jest to dla nas ważne? Po pierwsze, może to wskazywać na aktualny status projektu. Projektanci UX zazwyczaj pracują nad projektem na wczesnych etapach jego produkcji. Wyobraź sobie, że pod koniec projektu miałeś podobną proporcję obciążenia pracą. Wtedy może to oznaczać, że UX Designer naprawia pewne problemy UX, być może te, które odkrył podczas testów użyteczności z użytkownikami.

To dobry moment, aby poinformować Cię, w jaki sposób Teamdeck wie, jakie są tytuły zawodowe różnych osób pracujących nad Twoim projektem. Tego rodzaju informacje muszą być dostarczone przez Ciebie: możesz tworzyć tak zwane pola niestandardowe i dodawać je zarówno do osób, jak i projektów w Teamdeck. Najpopularniejszym polem niestandardowym skoncentrowanym na projekcie jest "Klient". Jeśli chodzi o osoby, ich pola niestandardowe zwykle obejmują "Tytuł stanowiska", "Lokalizację biura", "Staż pracy", "Dział".

Dodawanie pól niestandardowych do członków zespołu i projektów ma dwie główne zalety:

• Kalendarz zasobów można filtrować i wyświetlać tylko osoby/projekty spełniające określone kryteria. Załóżmy, że próbujesz zebrać grupę, która może pracować nad nadchodzącym projektem. Szukasz doświadczonych programistów, najlepiej z siedzibą w USA, ponieważ tam znajduje się klient. Patrząc tylko na listę nazwisk, trudno byłoby znaleźć odpowiednie osoby, zwłaszcza jeśli pula talentów jest duża. Korzystając z pól niestandardowych, można szybko zidentyfikować osoby spełniające wymagania.
• Tych pól niestandardowych można używać jako dodatkowych kryteriów w raportach. Podczas pracy nad raportem o stanie projektu możesz chcieć uwzględnić podział kosztów zarejestrowanych przez różne działy. Dzięki polom niestandardowym można łatwo grupować dane według zdefiniowanych kategorii. Przykładem może być wykres przedstawiający rozkład śledzonego czasu dla różnych ról. Teraz przyjrzymy się podobnemu przypadkowi użycia.

Sprawdź, ile czasu zarejestrowały różne działy

Podobnie jak możesz analizować timesheety w podziale na poszczególne stanowiska, możesz również sprawdzić, które zespoły zarejestrowały czas w ramach Twojego projektu. Utwórz ten sam wykres kołowy, co w poprzednim kroku, ale zamiast grupować dane według "Tytułów stanowisk" wybierz "Działy" lub "Zespoły" (w zależności od rodzaju pól niestandardowych w organizacji).

Po co drążyć dane do działów, a nie do stanowisk? Jest to przydatne, gdy nie chcesz przeprowadzać dogłębnej analizy, ale raczej zobaczyć, ile czasu poświęciły różne zespoły zaangażowane w projekt (projekt, marketing, programiści).

Na obrazku widać, że większość czasu spędzonego do tej pory nad projektem została zarejestrowana przez zespół produkcyjny. Jeśli na tym etapie jest to oczekiwana sytuacja, jest to dodatkowy dowód na to, że projekt jest na dobrej drodze.

Obliczanie nadgodzin

Wielu kierowników projektów twierdzi, że niektóre nadgodziny są nieuniknione i nawet jeśli zgadzasz się z tym punktem widzenia, nadal powinieneś śledzić, kto pracuje w nadgodzinach. W zależności od używanego oprogramowania do zarządzania zasobami, mogą istnieć różne opcje obliczania lub rozróżniania nadgodzin. W Teamdeck "nadgodziny" są jednym z domyślnych znaczników timesheet, których członkowie zespołu mogą używać podczas rejestrowania swojego czasu pracy. W rezultacie raporty projektu mogą również wyświetlać dane oparte na tym tagu.

Utwórzmy kolejny wykres kołowy i wybierzmy opcję Zatwierdzone nadgodziny timesheet jako metrykę do podziału naszych danych. Od razu widać, że ten zespół zarejestrował ponad 67 godzin nadliczbowych w wybranym okresie. 

Patrząc na tabelę po prawej stronie, można zobaczyć, ile nadgodzin zostało zarejestrowanych przez każdą osobę pracującą nad tym projektem. Jeśli przejdziesz do ustawień tego wykresu i zmienisz format z czasu na procent, będziesz mógł zobaczyć procentowe podsumowanie nadgodzin tego zespołu. W naszym przypadku Brett Konopelski zarejestrował 91% wszystkich nadgodzin tego zespołu projektowego. Może ma za dużo na głowie?

Śledź postępy projektu za pomocą narzędzia do śledzenia spalania

Jako kierownik projektu jesteś prawdopodobnie bardziej przyzwyczajony do oglądania wykresów wypalenia w raportach o stanie projektu. Wykres wypalenia, jak sama nazwa wskazuje, pokazuje, jak poszczególne wartości rosły w czasie. W naszym przypadku skupiamy się na szacowanych godzinach (rezerwacje - ciemnozielony) i rzeczywistym czasie zalogowania (timesheety - jasnozielony).

Od początku omawianego okresu nasz zespół rejestrował więcej czasu niż planowano. Różnica między szacunkami a rzeczywistymi wynikami wzrosła mniej więcej w połowie miesiąca. Takie podsumowanie ułatwia dostrzeżenie dokładnego momentu, w którym projekt zaczął generować znacznie więcej godzin pracy niż oczekiwano.

Czy jesteś gotowy, aby rozpocząć tworzenie własnych raportów o stanie projektu?

Tworzenie informacyjnych raportów o stanie projektu jest ważnym elementem skutecznego zarządzania projektem. Raporty o stanie pomagają zaoszczędzić czas: nie musisz przedstawiać wglądu w projekt swoim przełożonym - dane są dostępne dla nich do wglądu i analizy. Co więcej, podsumowanie postępów projektu umożliwia podejmowanie lepszych decyzji dotyczących optymalizacji wysiłków związanych z zarządzaniem projektami. Obserwujesz wzrost liczby nadgodzin? Być może nadszedł czas, aby zrównoważyć obciążenie pracą zespołu lub negocjować oś czasu.

Mamy nadzieję, że niniejszy przewodnik raportowania projektów będzie pomocny w pracy kierownika projektu lub lidera zespołu projektowego. Użyj go, aby śledzić wydajność swojego zespołu lub komunikować postępy wyższym przełożonym. Jeśli użyjesz Teamdeck do jego stworzenia, możesz łatwo udostępnić raport projektu swojemu klientowi lub menedżerom.

Czy chcesz uzyskać więcej pomocy w tworzeniu własnego raportu z projektu za pomocą Teamdeck? Zaplanuj rozmowę z Anielą. Nasz ekspert pomoże Ci stworzyć szablon raportu z projektu, który będzie najlepszy dla Twojego zespołu i projektu.

Warto również zapoznać się z innymi opublikowanymi przez nas przewodnikami dotyczącymi raportowania projektów:

• Tworzenie szablonu raportu timesheetSkonstruuj raport, który dostarczy Ci wszelkiego rodzaju informacji na temat czasu pracy Twojego zespołu: ile czasu spędzili pracując nad różnymi projektami, czy są jakieś nadgodziny, ile godzin podlegających rozliczeniu zostało zarejestrowanych itp. 
• Śledzenie wskaźników KPI wydajności zespołu w celu efektywnego zarządzania projektami: przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia raportu obliczającego wskaźnik produktywności pracowników i zwrot z inwestycji w różne projekty.
• Jak mierzyć wykorzystanie zasobów? Monitorowanie wykorzystania zasobów jest niezwykle ważne - chcesz utrzymać zaangażowanie członków zespołu, a jednocześnie upewnić się, że nie mają zbyt wiele na głowie.
• Śledź budżet projektu za pomocą TeamdeckZbuduj raport, który zawsze dostarczy ci aktualnych informacji o tym, ile pieniędzy zostało zarejestrowanych przez pracowników pracujących nad projektem.
• Obliczanie listy płac pracowników na podstawie ich kart czasu pracy.Możesz użyć Teamdeck do skonfigurowania obliczeń listy płac w oparciu o czas pracy zespołu i czas pracy użytkownika. polityka płatnego czasu wolnego.