Czasami dobrze opanowane Strategie zarządzania czasem nie wystarczą. Ale jak śledzić godziny pracy pracowników? Jak śledzić godziny pracy pracowników? Czy używasz oprogramowanie do śledzenia czasu pracowników i analizować raporty? Czy masz arkusz Excela lub papierowy arkusz czasu pracy przeznaczony do rejestrowania godzin? A może w ogóle nie śledzisz czasu spędzonego na różnych projektach?
Artykuł zawiera:
- Jak wygenerować timesheet raporty
- Wideo o raporcie godzin nadliczbowych
- Rola oprogramowanie do planowania zasobów w raportowaniu czasu pracy i zarządzanie czasem pracy proces
W Teamdeck wiemy, że efektywne zarządzanie czasem pracy oferuje korzyści dla samej firmy, ale jest również korzystny dla pracowników. Obie strony są w lepszej sytuacji, gdy proces jest przejrzysty i skuteczny. W tym artykule, dowiesz się, jak utworzyć zaawansowany raport timesheet przy użyciu funkcji raportowania Teamdeck. Na podstawie tego raportu można obliczyć listę płac, wystawić fakturę klientom i zrozumieć wzorce produktywności w zespole.
Zanim jednak pokażemy, jak utworzyć raport timesheet, kilka słów o samych timesheetach. Karta czasu pracy to tabela z danymi zawierającymi śledzenie czasu pracy danego pracownika w określonym okresie czasu i/lub zadania lub projektu dla określonego klienta. W tym celu stosuje się wiele różnych metod rejestrowania timesheetów. Począwszy od papieru, poprzez dedykowane oprogramowanie do ewidencji czasu pracy, aplikację do śledzenia czasu pracy pracowników lub planer zasobów z funkcjami śledzenia czasu pracy i raportów z ewidencji czasu pracy.
Tworzenie prostego raportu timesheet
Aby utworzyć podstawowy raport na podstawie kart czasu pracy zespołu, należy uzyskać dostęp do zarejestrowanych godzin pracy. Teamdeck oferuje funkcje śledzenia czasu pracy (w tym mobilny rejestrator czasu pracy), dzięki czemu będziesz mógł tworzyć raporty na podstawie danych o śledzonym czasie pracowników.
Nie wiesz, jak śledzić czas za pomocą Teamdeck? Nasz baza wiedzy powinno pomóc.
Gotowy do rozpoczęcia tworzenia raportu timesheet? Zaloguj się do Teamdeck i przejdź do sekcji raportowania - znajdziesz ją w górnym menu. Teraz, po kliknięciu na Utwórz nowy raport, dostępne będą dwie opcje:
- użyć szablonu raportu
- Utwórz analizę niestandardową
Chociaż szablony raportów są z pewnością przydatne i mogą przyspieszyć pracę, w tym artykule dowiesz się, jak tworzyć raporty timesheet od podstaw. Śmiało i kliknij tworzyć niestandardowe.
Teraz, po wygenerowaniu pustego raportu, możesz łatwo zasilić go danymi. Nie zapomnij nadać mu nazwy i wybrać odpowiedniego zakresu dat (oba elementy można edytować w dowolnym momencie).
Zacznijmy od dodania nowej tabeli (kliknij dodać tabelę) z podstawowymi informacjami o czasie pracy zespołu. Zauważysz, że karty czasu pracy są już wymienione w nowej tabeli, wraz z danymi dotyczącymi rezerwacji, dostępności i urlopów. Jeśli chcesz analizować wyłącznie informacje dotyczące timesheetów, możesz usunąć pozostałe kolumny, klikając ikonę kosza. Powinna powstać tabela podzielona na różne projekty.
Chcesz zobaczyć zalogowane godziny poszczególnych użytkowników i pracowników w zespole? Wystarczy zmienić sposób grupowania danych w tabeli:
Spójrz na powyższy ekran. W zależności od potrzeb możesz grupować informacje według osób, projektów, tygodni i tak dalej, aby lepiej zrozumieć obciążenie pracą i wydajność zespołu (więcej o zarządzanie obciążeniem pracą).
Taka tabela może służyć jako podstawa do obliczania listy płac pracowników. Można również filtrować dane, aby uwzględnić np. tylko określone projekty. Taki raport jest następnie doskonałym dodatkiem do faktury klienta, jeśli naliczasz opłaty za godzinę.
Kliknij ikonę plusa w prawym dolnym rogu, jeśli chcesz dodać więcej elementów do raportu. Wizualizuj timesheet, tworząc wykres liniowy lub słupkowy. Możesz także sprawdzić udział różnych projektów w całkowitym zarejestrowanym czasie pracy zespołu. Pomocny będzie tutaj wykres kołowy:
Analiza danych za pomocą różnych metod wizualizacji może pomóc w odkryciu nowych spostrzeżeń - np. faktu, że jeden projekt pochłania 30% czasu twojego zespołu, mimo że nie jest tak opłacalny jak inne rzeczy, które masz w przygotowaniu.
Podziel swoje karty czasu pracy na niestandardowe kategorie (godziny rozliczane/nierozliczane itp.).
Dostęp do zalogowanych godzin pracowników jest zdecydowanie cenny, ale jeszcze bardziej korzystne może okazać się zagłębienie się w te dane. Po przeczytaniu powyższych akapitów wiesz już, jak pogrupować dane w podstawowe kategorie (osoby, projekty, okresy czasu). Teraz nadszedł czas, aby stać się nieco bardziej wyrafinowanym i wprowadzić niestandardowe kategorie, które można skonfigurować samodzielnie. Te niestandardowe spostrzeżenia można wygenerować za pomocą:
- znaczniki timesheet
- pola niestandardowe
Jaka jest różnica między nimi? Tagi timesheet mogą być dodawane do każdego śledzonego wpisu czasu, więc opisują same zarejestrowane godziny. Typowe przykłady znaczników timesheet to rozliczeniowe, nie rozliczeniowe i nadgodziny ale możesz dodać własne tagi, aby dostarczyć więcej informacji do widoku timesheet. Z kolei pola niestandardowe opisują projekty lub osoby.
Większość naszych klientów korzysta z pola niestandardowego "Nazwa stanowiska", aby móc pogrupować swoich pracowników w różne kategorie w oparciu o ich kompetencje. Możesz także chcieć pogrupować swoje projekty w różne kategorie "Klient", zwłaszcza jeśli pracujesz nad wieloma projektami dla wielu firm.
W Ustawieniach organizacji można zarządzać zarówno tagami, jak i polami niestandardowymi.
Dlaczego warto mieć niestandardowe kategorie, w których można pogrupować wszystkie dane?
Przede wszystkim pozwala na utworzenie widoku, który ma sens dla Twojej firmy. Można na przykład porównać karty czasu pracy z różnych lokalizacji biurowych firmy.
Tagi timesheetów pozwalają na drążenie danych i monitorowanie wybranej kategorii: na przykład można grupować timesheety oznaczone jako nadgodziny, płatne lub nawet biuro domoweczy dany podział ma sens dla Twojej organizacji.
Chcesz uzyskać jeszcze lepszy wgląd w karty czasu pracy swojego zespołu? Możesz dodać kolumnę o nazwie "Opis timesheet", aby zaimportować opis każdego wpisu do raportu. Opisy to komentarze wprowadzane przez członków zespołu podczas logowania wpisów w karcie czasu pracy. Zobaczenie tych opisów pomoże ci uświadomić sobie, co dokładnie spowodowało pewne trendy w timesheetach twojego zespołu.
Zarezerwuj konsultację z ekspertami Teamdeck. Pomożemy Ci skonfigurować nawet najbardziej zaawansowane raporty.
Przeanalizuj wskaźnik nadgodzin swojego zespołu
Jedną z zalet śledzenia czasu pracy jest możliwość śledzenia nadgodzin pracowników. Wspomnieliśmy już, że jednym ze sposobów na zrobienie tego za pomocą Teamdeck jest poproszenie pracowników o użycie znacznika timesheet nadgodziny za każdym razem, gdy pracują dodatkowe godziny.
Można jednak również obliczać nadgodziny bez konieczności polegania na prawidłowym tagowaniu. W jaki sposób? Wystarczy podać liczbę szacowanych godzin pracy (lub dostępnych godzin) i oczywiście liczbę rzeczywistych/zarejestrowanych godzin.
Teamdeck pomaga w Zarządzanie nadgodzinami również. Umożliwia ona przechowywanie zarówno dostępnych godzin (jako dostępność jak również szacowany czas pracy (rezerwacje). Mając do dyspozycji tego rodzaju dane, można stworzyć dokładny raport dotyczący nadgodzin zespołu. Stwórzmy go krok po kroku.
- Rozpocznij nowy raport (niestandardowy).
- Dodaj nową tabelę i pozostaw Rezerwacje oraz Timesheets tam kolumny (zamiast Rezerwacje można użyć Dostępność).
- Teraz musimy utworzyć nową kolumnę dla nadgodzin. Aby ją utworzyć, należy kliknąć przycisk metryki, następnie dodać niestandardowy oraz Dodaj niestandardowe pole obliczeniowe. Opcja ta pozwala na zdefiniowanie własnych wskaźników pochodzących z danych dostępnych w Teamdeck. Jak obliczać nadgodziny? Można je zdefiniować jako liczbę godzin przepracowanych ponad zaplanowane. Jeśli więc czas w Timesheet jest większy niż czas w Bookings, oznacza to, że pracowałeś dodatkowo.
W ramach Dodaj niestandardowe pole obliczeniowe zmień format danych na Czas i wprowadź następującą formułę: Timesheets: Czas - Rezerwacje: Czas. Kliknij Zapisz i zastosować.
- Powinieneś być w stanie zobaczyć, że w raporcie timesheet pojawiła się nowa kolumna: Nadgodziny. Możesz jednak zauważyć, że istnieją pewne ujemne wartości w wierszach, w których dane Timesheet były w rzeczywistości niższe niż dane Bookings. Prawdopodobnie nie jest to powód do zmartwień, ale istnieje sposób, aby to naprawić.
- Jeśli chcesz, aby kolumna nadgodzin wyświetlała tylko liczby dodatnie, możesz zdefiniować ją z powrotem w formularzu niestandardowego pola obliczeniowego. Musimy utworzyć instrukcję If, którą można opisać w następujący sposób: jeśli występują nadgodziny (więc liczba godzin w arkuszu czasu pracy jest wyższa niż liczba rezerwacji), wprowadź wartość nadgodzin, w przeciwnym razie wprowadź "0". Dokładna formuła dla tej instrukcji if to (wpisz ją w polu obliczeniowym, nie możesz wkleić jej bezpośrednio):
if ((Timesheets:time-Bookings:time)>0,Timesheets:time-Bookings:time,0)
Prognoza potrzeb rekrutacyjnych
Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się użyć znacznika nadgodzin jako znacznika dodatkowych godzin, czy też samodzielnie obliczyć kolumnę nadgodzin, nadal możesz grupować dane na różne sposoby, aby lepiej zrozumieć, kto i w jakich okolicznościach musiał pracować w godzinach nadliczbowych.
Jednym z potencjalnych przypadków użycia może być pogrupowanie tabeli według nazw stanowisk (jest to pole niestandardowe), a następnie sprawdzenie, które role miały dodatkowe godziny spędzone na pracy. W ten sposób można prognoza zasobów ludzkich i potrzeby rekrutacyjne lub poprawić alokacja zasobów.
Patrząc na powyższy raport godzin nadliczbowych, możemy prawdopodobnie stwierdzić, że firma ta powinna zatrudnić dodatkowych specjalistów ds. marketingu, ponieważ obecni pracownicy na tym stanowisku mają dużo nadgodzin.
Gotowy do podejmowania decyzji popartych danymi? Raport Timesheet z Teamdeck
Po zapisaniu raportu w Teamdeck pozostaje on na pulpicie nawigacyjnym. Regularnie przeglądaj swój raport, aby zobaczyć nowe wzorce w danych i dostrzec potencjalne obszary ulepszeń.
Chcesz podzielić się tymi spostrzeżeniami ze swoim zespołem? Możesz to zrobić bezpośrednio w aplikacji, klikając share. Możesz także wyeksportować dane lub wygenerować link do raportu, aby był on dostępny dla osób z organizacji zewnętrznych, np. klientów lub specjalistów ds. płac.
Nie ma praktycznie żadnych ograniczeń co do tego, co można zrobić i przeanalizować za pomocą raportów Teamdeck. Co najważniejsze, funkcje raportowania są dostępne dla wszystkich użytkowników aplikacji. Niezależnie od tego, czy masz na pokładzie 15 czy 150 osób, będziesz mógł korzystać z solidnych raportów timesheet na swoją korzyść.
