Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest przedstawić uniwersalną rekomendację dla planisty zasobów online. Niniejszy przewodnik ma na celu pomóc w poruszaniu się po procesie wyboru, stawiając podstawowe pytania, które poprowadzą Cię w kierunku najlepszych narzędzi do planowania zasobów dla Twojego zespołu.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
Rola oprogramowania do planowania zasobów w zarządzaniu projektami.
Pięć kluczowych kwestii i pytań, które należy zadać podczas poszukiwania skutecznego planisty zasobów.
Przykłady firm, które wybrały Teamdeck.io jako główny planista zasobów.
Strategie skutecznego zarządzania planowaniem wydajności, zadaniami projektowymi i procesami biznesowymi.
Planer zasobów, harmonogram zasobów, oprogramowanie do planowania zasobów, kalendarz projektu, Planer kalendarza onlineitp. - to terminy opisujące, ogólnie rzecz biorąc, to samo. Narzędzie do planowania zasobów pozwala zarządzać zasobami i przydzielać właściwych członków zespołu do właściwych projektów/zadań/klientów.
Planowanie zasobów jest integralną częścią zarządzanie zasobamiczyli proces wykorzystywania zasobów firmy w możliwie najbardziej efektywny sposób (źródło: Słownik biznesowy). Pozwala to lepiej wykorzystać zespół i upewnić się, że wszyscy pracują nad czymś, do czego są dobrze przygotowani. W rezultacie, projekty i zobowiązania mają większe szanse powodzenia.
Widok z lotu ptaka na członków zespołu, zespół projektowy, projekt i zadania.
Należy pamiętać, że w tym wpisie na blogu skupimy się tylko na oprogramowaniu do zarządzania online - dedykowanych aplikacjach do planowania zasobów, planowanie zasobówi inne narzędzia do zarządzania zasobami. Do przydzielania pracy członkom zespołu można wykorzystać arkusz kalkulacyjny (lub inne odpowiednie narzędzie).
Wierzymy jednak, że oprogramowanie, które zostało zaprojektowane do tego celu, ostatecznie sprawi, że proces zarządzania portfelem projektów będzie bardziej wydajny i skuteczny. Ponadto można znaleźć planistów zasobów w różnych przedziałach cenowych (w tym opcje bezpłatne, zwłaszcza dla małych zespołów). Powinieneś być w stanie znaleźć coś odpowiedniego dla swojego budżetu i potrzeb.
Narzędzia do planowania zasobów znacznie ewoluowały na przestrzeni lat, przechodząc od podstawowych pomocy w planowaniu do zaawansowanych platform, które oferują szereg funkcji zaprojektowanych w celu zwiększenia wydajności i produktywności. Przyjrzyjmy się bliżej, jak działają te narzędzia i jakie funkcje oferują.
Nowoczesne narzędzia do planowania zasobów zapewniają scentralizowany pulpit nawigacyjny, na którym menedżerowie mogą przeglądać wszystkie zasoby i zarządzać nimi. Ten kompleksowy widok zawiera szczegółowe informacje na temat trwających projektów, alokacji zasobów i zbliżających się terminów. Możliwość zobaczenia wszystkich tych informacji w jednym miejscu pomaga w szybkim podejmowaniu świadomych decyzji.
Przykład: Agencja marketingowa pracująca nad wieloma kampaniami jednocześnie może korzystać ze scentralizowanego pulpitu nawigacyjnego, aby śledzić, którzy członkowie zespołu pracują nad poszczególnymi kampaniami, ich bieżące obciążenie pracą i zbliżające się terminy. Taka widoczność zapewnia, że żaden projekt nie zostanie przeoczony, a zasoby są optymalnie wykorzystywane.
Skuteczne narzędzia do planowania zasobów ułatwiają współpracę w czasie rzeczywistym między członkami zespołu. Funkcje takie jak współdzielone kalendarze, wiadomości błyskawiczne i wspólna edycja dokumentów zapewniają, że wszyscy pozostają na tej samej stronie, niezależnie od ich fizycznej lokalizacji.
Scenariusz: Startup technologiczny z zespołami rozproszonymi w różnych strefach czasowych może korzystać z tych funkcji, aby płynnie koordynować pracę. Członkowie zespołu mogą aktualizować swoją dostępność, komunikować zmiany i dostosowywać harmonogramy w czasie rzeczywistym, zmniejszając opóźnienia i nieporozumienia.
Raportowanie i analityka mają kluczowe znaczenie dla zrozumienia, w jaki sposób wykorzystywane są zasoby i gdzie można wprowadzić ulepszenia. Wiele narzędzi do planowania zasobów oferuje szczegółowe raporty dotyczące alokacji zasobów, postępu projektu i wydajności zespołu. Informacje te są nieocenione przy planowaniu strategicznym i optymalizacji wykorzystania zasobów.
Studium przypadku: Firma budowlana wykorzystuje zaawansowaną analitykę do monitorowania wykorzystania ciężkich maszyn i siły roboczej w różnych lokalizacjach. Analizując te raporty, może zidentyfikować niedostatecznie wykorzystywany sprzęt lub przeciążony personel, co pozwala na lepszą dystrybucję zasobów i oszczędność kosztów.
Oprogramowanie do planowania zasobów odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu projektami, zapewniając efektywną alokację zasobów i realizację projektów na czas i w ramach budżetu. Oto jak integruje się ono z procesami zarządzania projektami:
Planiści zasobów pomagają kierownikom projektów tworzyć szczegółowe harmonogramy, które uwzględniają dostępność i możliwości członków zespołu. Planowanie to wykracza poza proste przypisywanie zadań, uwzględniając takie czynniki jak zestawy umiejętności, doświadczenie i równowaga obciążenia pracą.
Wgląd: W tworzeniu oprogramowania przypisywanie zadań członkom zespołu posiadającym odpowiednią wiedzę specjalistyczną ma kluczowe znaczenie dla wydajności. Planowanie zasobów może pomóc w dopasowaniu programistów do zadań, które są zgodne z ich umiejętnościami i doświadczeniem, zapewniając, że złożone wyzwania związane z kodowaniem są obsługiwane przez osoby najlepiej przygotowane do ich rozwiązania.
Równoważenie obciążenia pracą ma zasadnicze znaczenie dla zapobiegania wypaleniu zawodowemu i zapewnienia, że wszyscy członkowie zespołu pracują z optymalną wydajnością. Narzędzia do planowania zasobów zapewniają wizualną reprezentację rozkładu obciążenia pracą, ułatwiając identyfikację, kiedy niektórzy członkowie zespołu są przeciążeni lub niewykorzystani.
Przykład: W firmie prawniczej niektórzy prawnicy mogą być przeciążeni sprawami, podczas gdy inni mają lżejsze harmonogramy. Planer zasobów pomaga równomiernie rozdzielać sprawy, zapewniając, że wszyscy prawnicy mają odpowiednie obciążenie pracą, a klienci otrzymują uwagę na czas.
Projekty często mają zadania, które są współzależne, co oznacza, że jedno zadanie nie może się rozpocząć, dopóki inne nie zostanie ukończone. Oprogramowanie do planowania zasobów może pomóc zidentyfikować te zależności i potencjalne wąskie gardła z wyprzedzeniem, umożliwiając menedżerom odpowiednie planowanie i utrzymanie projektu na właściwym torze.
Scenariusz: Zespół zajmujący się produkcją filmową wykorzystuje planer zasobów do zarządzania harmonogramami zdjęć, zapewniając dostępność aktorów, planów zdjęciowych i sprzętu we właściwym czasie. Przewidując zależności, mogą uniknąć kosztownych opóźnień i zapewnić płynny proces produkcji.
Zanim zaczniesz szukać nowego planisty zasobów dla swojego zespołu, musisz zrozumieć korzyści, jakie z tego wynikają. zarządzanie zasobami (a w szczególności efektywnego harmonogramowania i planowania zasobów). Różne firmy będą doceniać różne korzyści wynikające z dostępności zasobów i w związku z tym priorytetowo traktować określone funkcje, szukając harmonogramu zasobów lub narzędzia do zarządzania projektami z tymi funkcjami.
Unikanie konfliktów harmonogramów - jedna z wielu ról planisty zasobów
Na przykład, jeśli pracujesz w organizacji, która pracuje nad wieloma projektami jednocześnie, kluczowe będzie posiadanie narzędzia, które umożliwia koordynację portfela projektów i dostosowanie wielu harmonogramów do realizacji projektów.
Jakie są więc główne zalety planowania zasobów za pomocą dedykowanej aplikacji?
Poniższe obrazy przedstawiają interfejs Teamdeckoprogramowanie do planowania zasobów, które stworzyliśmy. Jeśli masz jakieś pytania dotyczące tego narzędzia, daj nam znać!
Jasne, to nie wymaga wysiłku przydzielać zasoby W przypadku korzystania z aplikacji do planowania harmonogramów, nie ma potrzeby zapisywania ich na kartce papieru lub w arkuszu kalkulacyjnym. Prawdziwą zaletą planerów zasobów jest ich zdolność do pomocy w zmianie harmonogramów zespołu. Elastyczne planowanie jest znacznie łatwiejsze, gdy wiesz, że możesz szybko zmienić przydział zasobów lub wypróbować różne opcje planowania. Wiele aplikacji do zarządzania zasobami umożliwia przeciąganie i upuszczanie różnych zadań - jest to wygodne, gdy trzeba szybko przenieść rzeczy.
Aplikacje do zarządzania zasobami pomagają naprawić konflikty harmonogramu projektu poprzez szybką edycję harmonogramu, ale także pozwalają ich uniknąć. Jest to możliwe, ponieważ możesz zobaczyć dostępność swoich pracowników (w tym niepełnoetatowcy lub freelancerów pracujących dla Twojej firmy). Taki wgląd umożliwia lepsze planowanie pracy. W końcu nie będziesz zaskoczony nieoczekiwanymi urlopami lub innymi zobowiązaniami.
Menedżerowie zasobów lub kierownicy projektów chcą mieć pewność, że członkowie zespołu mają pracę do wykonania, ale nie są przytłoczeni zadaniami. Narzędzia do planowania zasobów pomagają osiągnąć właściwą równowagę: można monitorować obciążenie pracą i w razie potrzeby przydzielać pracowników do przyszłych projektów.
Wdrażając narzędzie lub aplikację do zarządzania zasobami w swojej organizacji, zapewniasz wszystkim lepsze zrozumienie tego, co dzieje się w firmie - wszyscy są na tej samej stronie. Menedżerowie mogą oceniać harmonogramy różnych projektów, podczas gdy pracownicy i każdy członek zespołu widzą, co mają w planach na nadchodzące dni, jakie są inne fazy projektu.
Lepsza praca i przejrzystość projektu dzięki planerowi zasobów. Rezerwacja, zarządzanie obciążeniem pracą, pozostaw śledzenie.
Zanim jeszcze zaczniesz analizować różne oprogramowanie do zarządzania zasobami narzędzia, powinieneś poświęcić chwilę na zastanowienie się nad potrzebami swojej firmy. Wiedza o tym, czego szukasz, ułatwi proces decyzyjny.
Możesz zacząć od następujących pytań:
Jakiego rodzaju zasoby chcesz zaplanować (np. ludzi, sprzęt, przestrzeń biurową)?
Co chcesz zaplanować (np. projekty, zmiany, wydarzenia)?
Czy używasz innych narzędzi?
Jaka jest struktura zespołu?
Jakie są nawyki twojego zespołu?
Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z tych pytań. Pierwszą rzeczą, o której musisz pomyśleć, jest rodzaj zasobów, które chcesz zaplanować. Prawdopodobnie zauważyłeś, że w tym wpisie odnosiliśmy się głównie do narzędzi do tworzenia harmonogramów dla ludzi, zarządzających zasobami i procesami. Równie dobrze można tworzyć harmonogramy dla zasobów innych niż ludzkie. Załóżmy, że masz tylko kilka sal konferencyjnych, które muszą być przydzielane różnym osobom każdego dnia. Albo że masz sprzęt, który trzeba zarezerwować z wyprzedzeniem.
Większość aplikacji do zarządzania zasobami umożliwia wprowadzanie do systemu zarówno zasobów ludzkich, jak i nieludzkich, ale wiele narzędzi zostało zaprojektowanych specjalnie do planowania zasobów ludzkich. Jeśli głównym celem planowania wydajności są zasoby nieożywione, nie martw się: prawdopodobnie istnieje dedykowany planer zasobów do tego celu (np, kierownik ds. sprzętu lub planista przestrzeni biurowej)
Można powiedzieć, że każda firma pracuje nad jakimś rodzajem projektu. Mimo to, musisz zagłębić się w wymagania swojej pracy. Czy chcesz planować projekty długoterminowe (np, rozwój oprogramowania)? A może musisz planować codzienne zmiany lub jednorazowe występy. Różne branże będą miały specyficzne potrzeby w tym zakresie i możesz poszukać innych ról zawodowych: na przykład planisty zmian w restauracjach.
Pierwsze dwa pytania powinny zawęzić obszar poszukiwań do określonego segmentu rynku. Teraz nadszedł czas, aby ocenić cechy różnych narzędzi w tym segmencie.
Na początek należy upewnić się, że nowy planer zasobów będzie pasował do zestawu narzędzi zespołu. Jest to szczególnie ważne, gdy zespół korzysta z kilku narzędzi online (takich jak oprogramowanie do zarządzania projektami, czat lub aplikacje do tworzenia treści). Chcesz, aby nowy planer płynnie integrował się z istniejącym ekosystemem. Zapytaj, czy aplikacja, którą oceniasz, ma wystarczającą liczbę integracji, rozszerzeń lub opcji dostosowywania (na przykład za pomocą interfejsu API).
Następnie przeanalizuj strukturę kierowników projektów i zespołów (osób, które będą korzystać z planera). Istnieje prawdopodobieństwo, że będziesz chciał przyznać różne rodzaje uprawnień różnym członkom zespołu. Upewnij się, że będziesz mógł to zrobić w aplikacji.
Wreszcie, należy wziąć pod uwagę nawyki menedżerów ds. zasobów pracowników. Na przykład, jeśli twoje zespoły spędzają dużo czasu w podróży, warto skorzystać z narzędzia z solidną aplikacją mobilną.
Zawsze warto porównać aplikację, którą bierzemy pod uwagę, z innymi popularnymi, ale najlepszymi narzędziami do planowania projektów. Wiele aplikacji oferuje dedykowane strony porównawcze (stworzyliśmy takie strony dla osób szukających alternatyw dla Resource Guru, Monday i Wrike).
Nawet jeśli po przeczytaniu opisu produktu wydaje ci się, że dana aplikacja spełnia wszystkie wymagania, koniecznie musisz ją wypróbować. W ten sposób poznasz wrażenia użytkownika i przetestujesz różne funkcje przed udostępnieniem ich całemu zespołowi.
Jedną z opcji jest skorzystanie z bezpłatnej wersji próbnej, którą oferuje wiele produktów. Zarejestruj się i poznaj aplikację na własną rękę, zanim przedstawisz ją swojemu zespołowi. Alternatywnie, możesz poprosić o wersję demonstracyjną produktu - to doskonała okazja do oceny obsługi klienta danej firmy.
W Teamdeck oferujemy dwie opcje:
Zarejestruj się na 30-dniowy BEZPŁATNY okres próbny. Otrzymasz pełny dostęp do aplikacji i będziesz mógł płynnie przejść do członkostwa premium po wygaśnięciu okresu próbnego. Wskazówka: jeśli chcesz zobaczyć, jak to jest korzystać z Teamdeck w rzeczywistych scenariuszach, możesz zaimportować przykładowe dane na swoje konto i pobawić się.
Umów się na rozmowę z Anielą. Omówi ona Twoje potrzeby, przedstawi różne możliwości naszego narzędzia do planowania zasobów, raporty dotyczące zasobów, sposoby planowania zasobów i projektów oraz pomoże Ci zdecydować, czy jest to odpowiednie rozwiązanie.
Firmy zazwyczaj wkładają wiele wysiłku w alokację zasobów. Chcesz, aby wszyscy byli zajęci, jednocześnie upewniając się, że ich zadania są wartościowe (co często oznacza możliwość wystawienia rachunku) dla firmy. Staje się to naprawdę trudne, gdy zespół...
Zespoły na całym świecie stają przed podobnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o planowanie harmonogramu zespołu. Samo stworzenie planu projektu jest trudne, a jego aktualizowanie i reagowanie na zmiany jest jeszcze bardziej...
