Planer kalendarza online - lepsze planowanie harmonogramu zespołu

Zespoły na całym świecie stają przed podobnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o planowanie harmonogramu zespołu. Tworzenie planu projektu jest trudne samo w sobie, a aktualizowanie go i reagowanie na zmiany jest jeszcze bardziej skomplikowane. Sytuacja staje się jeszcze bardziej wymagająca, gdy wielu pracowników pracuje zdalnie.

Czego dowiesz się z tego artykułu?

• Jak Planer kalendarza online pomaga w zarządzaniu projektami

• Jak Oprogramowanie do zarządzania zasobami Teamdeck jest używany w planowaniu online

• Różnice między harmonogramem online a kalendarzem online

Planer kalendarza online i jego rodzina

Zanim uzyskasz całkiem niezły wgląd w to, jak działa planer kalendarza online, musisz wiedzieć, jak wygląda rynek.

Przede wszystkim planer kalendarza online, oprogramowanie do planowania kalendarza, narzędzie do planowania projektukalendarz planowania projektu, kalendarz narzędzie planowaniaharmonogram online lub oprogramowanie do planowania zasobów - pełnią tę samą rolę. Mają one pomóc w organizacji pracy Twojej i członków Twojego zespołu.

Kalendarz online czy tradycyjny?

Po drugie, zawsze istnieje potrzeba uwzględnienia procesów zarządzania projektami oraz różnorodności wyzwań i oczekiwań z nimi związanych. Gdy menedżerowie korzystają z jakiegoś rozwiązania do zarządzania projektami lub po prostu z planera harmonogramów online, zwracają uwagę na takie funkcje, jak:

• Pełna przejrzystość zespołu, zadań i czasu (nasza branża używa do komunikowania tego wyrażenia A bird's-eye view)

• Możliwości dostosowywania i konfigurowalne raporty

• Śledzenie czasu pracowników zarządzanie kartami czasu pracy, w tym wspieranie procesów fakturowania

• Łatwiejszy niż wcześniej proces planowania zespołu i przydzielania zadań

• Możliwość zarządzania pracownikami z różnych stref czasowych

• Zarządzanie dostępnością lub nieobecnościami

• Tagowanie, kodowanie kolorami, funkcje priorytetyzacji

• Oprogramowanie do zarządzania urlopami - ponieważ każdy projekt musi być zrealizowany na czas

Trzeci, planer kalendarza online, to tylko wycinek dużej rodziny narzędzi do zarządzania projektami. Zgodnie z artykułem Wrike - naszego konkurenta na rynku planerów kalendarzy online - oprogramowanie do zarządzania projektami proponuje 4 rodzaje planerów kalendarzy online.

1. Listy rzeczy do zrobienia

2. Planowanie kalendarza online

Planer kalendarza online, narzędzie do tworzenia harmonogramów online lub planer harmonogramów online - jakkolwiek je nazwiesz, ich wspólną cechą jest tablica, zadania i przypisane do nich osoby. Planery te często wyposażone są w funkcję przeciągania i upuszczania, umożliwiając użytkownikom łatwe przypisywanie zadań i zmianę harmonogramów.

[Źródło: Teamdeck - [Źródło. oprogramowanie do zarządzania zasobami na podstawie kalendarza online]

3. Wykresy Gantta

Wykres Gantta to wykres z dwiema osiami. Pozioma pokazuje oś czasu projektu. Pionowa pokazuje wszystkie zadania, które wyglądają jak słupki.

4. Tablice Kanban

Tablica wizualna dzieli zadania/projekty na różne kategorie, a każda kategoria ilustruje różne etapy projektu. Najbardziej typowa konfiguracja to "do zrobienia", "w toku" i "ukończone" uzupełnione o inne.

[Źródło: Trello - rozwiązanie do zarządzania zespołem z widokiem kalendarza]

Co to jest planer kalendarza online?

Pomimo różnic, cel jest ten sam. Planer kalendarza online lub - jak wolimy - planer harmonogramu online to narzędzie programowe, które umożliwia planowanie i dodawanie zadań, projektów i wydarzeń w widoku kalendarza / tablicy kalendarza. 

Brzmi prosto, dopóki nie użyjemy innego określenia - po prostu "calendar planner". I to powinien być impuls, który zapoczątkuje nowe pytanie: czy jest jakaś różnica? Czym różni się planner od kalendarza online (np. Google Calendar)?

Te dwa rodzaje aplikacji mają różne cele:

• Kalendarz umożliwia planowanie wydarzeń (np. spotkań) i służy jako przypomnienie o nich,

• Planer online pozwala również na planowanie wydarzeń (np. dodawanie zadań, ustawianie przypomnień, dodawanie wydarzeń, edytowanie wydarzeń, dodawanie notatek), ale dodatkowo posiada zaawansowane funkcje planowania pracy. Takie funkcje mogą obejmować zarządzanie dostępnością, śledzenie zależności między zadaniami, śledzenie czasu i analizę projektów.

Można powiedzieć, że narzędzia kalendarza online mogą również pomóc w planowaniu pracy. I to prawda, przynajmniej do użytku osobistego. Jednak gdy musisz ustalić terminy lub stworzyć harmonogram dla swojego zespołu (lub wielu zespołów), będziesz potrzebować więcej funkcji niż oferuje większość kalendarzy.

Czego unika kierownik projektu, korzystając z kalendarza online?

Porozmawiajmy o korzyściach: jakie są namacalne zyski z korzystania z planerów kalendarzy online? Postanowiliśmy podzielić je na kilka kategorii:

1. Strata czasu i kosztów 

Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, ile godzin Twój zespół spędza na niepotrzebnych rozmowach dotyczących bieżących lub nadchodzących zadań? Apptension, 50-osobowy zespół firma tworząca oprogramowanie obliczyła, że każdego miesiąca tracili ponad $11k na pytaniach typu "nad czym powinienem dziś pracować?", "czy mój wniosek urlopowy został zatwierdzony?". Dzięki kalendarzowi online udało im się zmniejszyć tę liczbę o prawie $10k! 

2. Brak przejrzystości

Kiedy zdecydujesz się wdrożyć planer online w swojej organizacji/zespole, staje się on jedynym źródłem informacji na temat harmonogramów, projektów, postępów, obowiązków itp. W wielu planerach, lewa strona interfejsu zawiera kolumnę przypisania do śledzenia postępu prac i planowania zadań. Jest to niezbędne, zwłaszcza w przypadku zespołów rozproszonych, aby mieć przejrzysty przegląd pracy wykonywanej w zespole.

Przypisywanie pracowników (rezerwacja) na podstawie umiejętności i dostępności. Każdy widok tygodnia i przypisanie pojawia się w kalendarzu online. [Źródło: Teamdeck]

3. Projekty pod niewystarczającą kontrolą

Zdecydowanie zalecamy korzystanie z planerów online zamiast planowania pracy w Excelu lub na papierze. Powodem jest to, że gdy dojdzie do zmiany - co jest prawie nieuniknione - można szybko zareagować i łatwo edytować plan za pomocą interaktywnego narzędzia. Arkusze kalkulacyjne i dokumenty tekstowe mogą szybko się dezaktualizować, chyba że są regularnie aktualizowane.

4. Szorstka współpraca

Wyobraź sobie, że Twoja firma prowadzi kilka projektów jednocześnie. Każdy z nich kierownik projektu musi zebrać zespół i zaplanować datę rozpoczęcia projektu w zależności od swojej dostępności. Dzięki planerowi kalendarza mogą również zobaczyć, co planują inni kierownicy projektów i uniknąć sytuacji, w której konflikty harmonogramu projektu.

5. Nadmierne wykorzystanie, niedostateczne wykorzystanie

Projekt i planowanie zasobów Aplikacje są narzędziami do budowania szczęśliwego zespołu. Pracownicy chcą wiedzieć, jakie są ich nadchodzące zadania. Czują się również lepiej, gdy menedżerowie mogą zobaczyć i zaplanować ich dostępność lub obciążenie pracą. Szanse na nadgodziny lub niepełne wykorzystanie są znacznie mniejsze, gdy korzystasz z solidnego planera online. Przeczytaj, jak mierzyć wykorzystanie zasobów i jego rolę w procesach zarządzania projektami. 

Jak zaplanować pracę zespołu dzięki Teamdeck i jego kalendarzowi online do planowania pracy zespołu?

Teraz, gdy znasz już główne zalety planowania pracy za pomocą narzędzi kalendarza online, chcemy pokazać Ci, jak możesz to zrobić w praktyce, korzystając z Teamdeck.

Teamdeck to internetowy planer kalendarza (lub - oprogramowanie do zarządzania zasobami, ), który łączy w sobie funkcje kalendarza online z innymi zaawansowanymi funkcjami, takimi jak śledzenie czasu, zarządzanie nieobecnościami i raportowanie projektów.

Oto jak planowanie tygodnia dla zespołu może być łatwiejsze dzięki Teamdeck:

1. Zobacz, kto jest dostępny, a kto zajęty

Zanim zaczniesz tworzyć plan tygodniowy, musisz uzyskać przegląd dostępności swojego zespołu. To proste: wszystko, co musisz zrobić, to sprawdzić stronę kalendarz zasobów.

Możesz także użyć pól niestandardowych do przechwytywania i organizowania dodatkowych informacji, takich jak role, obowiązki i określone atrybuty projektu.

Tutaj możesz śledzić szczegóły dostępności swojego zespołu na dwóch różnych poziomach:

• codzienna dostępność/godziny pracy (jest to szczególnie przydatne, jeśli pracujesz z pracownikami zatrudnionymi w niepełnym wymiarze godzin lub freelancerami),

• planowane urlopy i różne rodzaje wolnego czasu (np. urlop macierzyński).

Możesz także sprawdzić bieżące zadania pracowników i zobaczyć, czy są przypisani do jakichś projektów i na jak długo. Gdy ludzie mają już wiele zadań na swoich barkach, warto nie obciążać ich dodatkowymi obowiązkami.

[/vc_column_text]