Wiele firm poszukuje obecnie pomysłów na optymalizację kosztów w odpowiedzi na globalną pandemię i jej konsekwencje ekonomiczne. Próbując zminimalizować koszty HR, zespoły decydują się na wdrożenie zamrożenia zatrudnienia lub efektywniej wykorzystywać technologię HR, a wszystko to w celu utrzymania rentowności i uniknięcia zwolnień. W duchu lepszego wykorzystania dostępnej technologii, chcemy pokazać, w jaki sposób firmy mogą obniżyć koszty biznesowe dzięki zarządzanie zasobami projektu.
Nasze wskazówki sprawdzą się w wielu różnych branżach, ale firmy, które pracują dla wielu klientów jednocześnie (agencje, firmy konsultingowe, software house'y) być może uznają je za szczególnie pomocne. Dzieje się tak, ponieważ gdy żonglujesz kilkoma projektami jednocześnie, planowanie i zarządzanie zasobami jest bardzo trudne.
Najpierw zdefiniujmy zarządzanie zasobami.
W naszym przewodnik po zarządzanie zasobami projektuzdefiniowaliśmy go jako jak najefektywniejsze wykorzystanie ograniczonych zasobów, którymi dysponujesz. O jakiego rodzaju zasobach mówimy? Oczywiście o ludziach, ale także o sprzęcie, pomieszczeniach, pojazdach lub czymś innym, w zależności od charakteru prowadzonej działalności. W tym wpisie na blogu skupimy się jednak na zarządzaniu zasobami ludzkimi.
Jak najefektywniejsze wykorzystanie zasobów oznacza ich efektywne wykorzystanie, przydzielanie właściwych osób do właściwych projektów (alokacja zasobów)i przeanalizuj pracę swojego zespołu, aby znaleźć możliwości optymalizacji. Kroki te mają kluczowe znaczenie dla obniżenia kosztów biznesowych, o czym przekonasz się w kilku następnych akapitach.
Korzystanie z dobry oprogramowanie do planowania zasobów bardzo ci pomoże. Oczywiście aplikacja nie wykona całej pracy za ciebie, ale pozwoli ci robić rzeczy wydajnie, oszczędzając czas i pieniądze. W tym wpisie na blogu zobaczysz screeny z Teamdeckaplikacja używana przez zespoły na całym świecie.
Rozwój TeamdeckCzęsto rozmawiamy z naszymi klientami na temat wpływu zarządzania zasobami na ich budżety.
Apptension było jedną z pierwszych firm, które wykorzystały Teamdeck do planowania i zarządzania pracą swoich pracowników. Piotr Bandosz, dyrektor ds. finansów i ludzi w Apptension, powiedział nam:
Bez Teamdeck marnowaliśmy $11 130 czasu pracowników miesięcznie na radzenie sobie z typowymi problemami menedżerskimi. Teamdeck pomógł nam zredukować to marnotrawstwo do $1,249.50, co pozwala nam zaoszczędzić $9,880.50 miesięcznie.
Apptension to 50-osobowy zespół, więc jeśli prowadzisz większą firmę, możesz spodziewać się jeszcze większych oszczędności. Jak to możliwe? Przejdźmy do szczegółów - w jaki sposób można zaoszczędzić pieniądze, wdrażając zarządzanie zasobami?
Dlaczego wykorzystanie zasobów jest tak istotne? W skrócie: przynosi korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikom. Pomyślmy na przykład o niepełnym wykorzystaniu mocy przerobowych. Osoby czekające na zadania generują koszty dla firmy, ale mogą również sami stają się bardzo sfrustrowani. Z drugiej strony, nadmierne wykorzystanie może prowadzić do wypalenie pracowników i dodatkowe koszty dla pracodawcy, jeśli płacisz więcej za nadgodziny. To całkiem proste: dzięki optymalnemu wykorzystaniu nie generujesz niepotrzebnych kosztów, a członkowie Twojego zespołu mogą cieszyć się zrównoważony obciążenie pracą zespołu.
Zarządzanie zasobami jest kluczem do utrzymania dobrego wykorzystania zasobów. Wymaga ono zwracania uwagi na planowanie zasobów i przydzielanie pracy pracownikom, którzy mogą podjąć się większej liczby zadań. Gdy zobaczysz wszystkie rezerwacje członków zespołu w aplikacji kalendarz zasobówZnacznie łatwiej jest wykryć osoby, które są niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystywane.
Jednym z powodów, dla których zarządzanie zasobami wpływa na rentowność projektów, jest to, że pomaga wybrać najlepszych ludzi do danego zadania. Wydaje się to dość proste, gdy zespół liczy, powiedzmy, dziesięć osób. Ale co, jeśli zarządzasz ponad 200 pracownikami?
Narzędzia do zarządzania zasobami takie jak Teamdeck zapewniają dobry przegląd puli talentów. Widzisz, kto jest dostępny, aby dołączyć do nowego projektu, ale możesz także filtrować członków zespołu według umiejętności, stażu pracy lub lokalizacji. Gdy nad projektem pracują najlepsze możliwe osoby, istnieje większe prawdopodobieństwo, że zakończy się on sukcesem.
Mimo to, nawet jeśli najlepszym talentom uda się dostarczyć projekt w terminie i budżecie, może się okazać, że jest on ledwo opłacalny. Wszystko sprowadza się do budżetu uzgodnionego z klientem i metody rozliczeń.
Na przykład, gdy rozliczasz się za godzinę (czas i materiał), warto przeanalizować czas zespołu podlegający i niepodlegający rozliczeniu. Śledzenie czasu pracowników jest ważnym aspektem zarządzania zasobami. Umożliwia on wprowadzanie ulepszeń na poziomie osobistym (np. ponowne dostosowanie obciążenia pracą) oraz na poziomie projektu, a nawet organizacji.
Przejdź do raport timesheet i zobacz, jaki jest podział godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu. Następnie zastanów się, jak możesz poprawić ten stosunek na swoją korzyść. Na przykład, możesz zauważyć, że Twoje zespoły projektowe spędzają dużo czasu na długich spotkaniach lub zadaniach administracyjnych, takich jak raportowanie projektów. Dosłownie zobaczysz, gdzie tracisz pieniądze.
Jak można to naprawić? Jednym z pomysłów jest usprawnienie wewnętrznych procesów w firmie. Innym byłoby inne podejście do przyszłych budżetów i, na przykład, przydzielenie większego bufora.
Komunikacja ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza dla firm, które przeszły na pracę zdalną. Jeśli jesteś w takiej sytuacji, warto zapoznać się z naszym wpisem na blogu na temat Skuteczna komunikacja dla zespołów zdalnych.
Jednak prawdą jest również, że komunikacja może być frustrująca i czasochłonna. Przykład? Wyobraź sobie, że kierujesz zespołem i prowadzisz następującą rozmowę ze swoim współpracownikiem:
Innym przykładem jest sytuacja, w której ludzie nie są pewni, na czym powinni się skupić danego dnia. Może się to wydawać zaskakujące, ale nie jest to rzadkie zjawisko, szczególnie w przypadku ról, które obsługują wiele projektów w ciągu tygodnia (np. ilustratorzy, specjaliści DevOps).
Wydaje się to dość niewinne, ale podobne rozmowy mogą zajmować pracownikom wiele godzin w tygodniu. Czy nie byłoby wspaniale wyeliminować te rozmowy i zamiast tego mieć wydajne systemy planowania i zarządzania czasem pracy lub urlopem? Właśnie w tym miejscu przydają się narzędzia do zarządzania zasobami.
Gdy zespół jest zaangażowany w zarządzanie zasobami, pracownikom łatwo jest sprawdzić swoje priorytety na nadchodzące dni. Urlopy i wnioski urlopowe mogą być również obsługiwane w prosty sposób. Oszczędzasz pieniądze jako firma, a członkowie zespołu mogą skupić się na komunikacji, która jest dla nich ważna.
Czy kiedykolwiek przeszedłeś przez kosztowny proces rekrutacji tylko po to, by zatrudnić pracownika, który nie miał zbyt wiele do zrobienia? A może zabezpieczyłeś kilka projektów tylko po to, by zdać sobie sprawę, że nie masz wystarczającej liczby pracowników? pojemność do ich dostarczenia i musiał zatrudnić freelancerów lub outsourcować zespoły za dodatkową opłatą? Obu scenariuszy można było uniknąć dzięki prognozowaniu zasobów. Oznacza to, że starasz się przewidzieć, ile zasobów będziesz potrzebować i kiedy.
W jaki sposób zarządzanie zasobami może pomóc w prognozowanie zasobów ludzkich?
Po pierwsze, menedżerowie mają lepszy wgląd w możliwości zespołu i bieżące obciążenie pracą, dzięki czemu mogą odpowiednio zaplanować potok produkcyjny. Po drugie, można analizować dane historyczne z kart czasu pracy zespołu, aby zidentyfikować wzorce. Na przykład, wiele agencji doświadcza sezonowego zapotrzebowania na zasoby: są miesiące, w których po prostu jest więcej pracy. Wiedza o tym z wyprzedzeniem pozwala przygotować się na niedobór zasobów i rozpocząć proces rekrutacji lub wynegocjować lepszą ofertę z firmą outsourcingową. W ten sposób zoptymalizujesz swoje wydatki i będziesz w stanie lepiej zaplanować swoje finanse.
W obliczu kryzysu pierwszym odruchem może być ograniczenie wydatków. Inwestycja w aplikację do zarządzania zasobami może wydawać się sprzeczna z intuicją, gdy desperacko chcesz zaoszczędzić pieniądze, prawda? W rzeczywistości, tak długo jak twój zespół zarządzający jest zaangażowany w efektywne planowanie i zarządzanie zasobamizwrot z inwestycji powinien być wysoki.
Weźmy Apptension, firmę, która oszacowała, że dzięki Teamdeck oszczędza $10k każdego miesiąca. Ile na to wydają? Licencja dla jednej osoby kosztuje $3.99, więc 50-osobowy zespół płaci $199.50 każdego miesiąca. Jak widać, to tylko ułamek oszczędności, jakie są w stanie wygenerować dzięki efektywnemu zarządzaniu swoimi zasobami.
Zastanawiasz się, jaki byłby zwrot z inwestycji dla Twojej firmy? Porozmawiajmy o tym! Zaplanuj rozmowę z Anieląomówi Twoje potrzeby w zakresie zarządzania zasobami i pokaże, jak Teamdeck może pomóc Ci obniżyć koszty biznesowe.
Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest zapewnić uniwersalne zalecenia...
Zespoły na całym świecie stają przed podobnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o planowanie harmonogramu zespołu. Samo stworzenie planu projektu jest trudne, a jego aktualizowanie i reagowanie na zmiany jest jeszcze bardziej...
Jako software house przetestowaliśmy wiele, być może najlepszych aplikacji do zarządzania czasem. W branży IT i oprogramowania - która ma głównie klientów biznesowych z USA i Wielkiej Brytanii - jesteśmy przyzwyczajeni do pracy z absolutnie...