Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu, czy dyrektorem generalnym firmy, najprawdopodobniej chcesz wiedzieć, jak radzi sobie twój zespół. Jako lider zespołu jesteś odpowiedzialny za wyznaczanie kierunku i wyrażanie oczekiwań, więc naturalnie chcesz wiedzieć, czy twoi pracownicy je spełniają.
Oczywiście, zawsze można ocenić wydajność zespołu w oparciu o pewne kamienie milowe lub wyniki. Na przykład, jeśli mówimy o zespole projektowym, można argumentować, że jego efektywność można zmierzyć na podstawie tego, czy projekt zakończył się sukcesem.
Niestety, taka ocena ma kilka istotnych wad. Po pierwsze, może wprowadzać w błąd. Projekty kończą się niepowodzeniem wiele powodówNie można więc stwierdzić zbyt wiele na podstawie samego wyniku: trzeba sięgnąć głębiej. Co więcej, gdy oceniasz swój zespół dopiero po zakończeniu konkretnego projektu, tracisz szansę na optymalizację i poprawę jego pracy. Dlatego w tym wpisie na blogu pokażemy, jak regularnie monitorować wydajność zespołu i identyfikować możliwości poprawy.
Wszystkie raporty przedstawione w tym artykule można łatwo skonfigurować w Teamdeck. Jest to rozwiązanie do zarządzania zasobami używane przez dziesiątki agencji, firm konsultingowych lub firm programistycznych (niektóre z nich używają Teamdeck.io jako aplikacji do zarządzania czasem, inne - jako narzędzia do planowania zasobów). Aplikacja ta umożliwia przypisywanie pracowników do różnych projektów, śledzenie ich czasu i zarządzanie ich dostępnością. Solidny pakiet raportów jest jedną z najmocniejszych stron Teamdeck: umożliwia on liderom zespołów lepsze zrozumienie tego, jak pracują ich zespoły i jak są one efektywne. Na podstawie tych raportów kierownicy projektów i menedżerowie mogą podejmować lepsze decyzje poparte danymi.
Możesz użyć raportów Teamdeck do oceny różnych aspektów efektywności swojego zespołu. Czytaj dalej, aby uzyskać Instrukcje krok po kroku jak utworzyć każdy z przedstawionych poniżej raportów wydajności zespołu. Możesz również umówić się na rozmowę telefoniczną z jednym z naszych ekspertów ds. zarządzania zasobami: wspólnie stworzymy idealny pulpit nawigacyjny do raportowania, aby mierzyć efektywność zespołu.
Produktywność pracowników to świetny wskaźnik pozwalający zmierzyć, ile pieniędzy pracownicy przynoszą firmie. Monitorowanie tego będzie również przydatne, jeśli jednym z celów biznesowych jest obliczenie najbardziej dochodowych projektów/klientów, co jest częstą potrzebą agencji lub firm konsultingowych. Otwórzmy raport, który ma już skonfigurowane wskaźniki produktywności pracowników.
Teamdeck oferuje kilka szablonów raportów. Jeden z nich, o nazwie KPIjest szczególnie przydatny do tworzenia raportów wydajności zespołu. Zaloguj się do swojego konta, przejdź do raportów i utwórz nowy przy użyciu tego szablonu.
Zobaczysz tabelę o nazwie KPI sprzedaży. Tutaj można śledzić kilka kluczowych wskaźników wydajności:
Formuły dla tych wskaźników zostały już wstępnie zdefiniowane w Teamdeck, ale można je edytować, klikając przycisk Metryki i wybierając formułę, którą chcesz zmienić.
Po wygenerowaniu tego raportu po raz pierwszy zobaczysz, że jest on pusty. Wynika to z konieczności wypełnienia pola Stawka wewnętrzna oraz Stawka zewnętrzna kolumny. Działają one jak komórki Excela: wystarczy wpisać odpowiednią wartość. Stawka wewnętrzna to kwota, jaką pracownik zarabia za godzinę pracy. Stawka zewnętrzna to kwota pobierana od klientów za godzinę pracy.
Możesz zdefiniować jedną stawkę dla całego zespołu lub rozwinąć tabelę i przypisać własne stawki wszystkim osobom w firmie. W miarę wypełniania komórek reszta tabeli aktualizuje się automatycznie. Znając stawki zespołu, Teamdeck może obliczyć resztę na podstawie kart czasu pracy poszczególnych osób.
Na powyższym obrazku przedstawiono średnie stawki dla całych zespołów projektowych.
Możesz także śledzić ROI każdego pracownika: jeśli jesteś zadowolony z ich produktywności, ale nie jesteś zadowolony z ROI, oznacza to, że możesz poprawić swoją strategię cenową. Taka analiza pomaga uzyskać naprawdę cenne spostrzeżenia: sądząc po samym zysku, można powiedzieć, że wydajność zespołu nie jest na równi. Bliższa analiza pozwala jednak zauważyć, że należy pobierać nieco wyższe opłaty za swoje usługi.
W poprzednich akapitach omówiliśmy, jak obliczyć ROI dla projektów i poszczególnych członków zespołu. Teraz nadszedł czas na stworzenie prostego wykresu, który pomoże ci ocenić wartości ROI obok siebie:
Na pierwszy rzut oka można stwierdzić, które projekty wygenerowały najwyższy zwrot z inwestycji w poprzednich tygodniach lub miesiącach.
Ponadto można obliczyć zwrot z inwestycji dla różnych ról w firmie. Stawki godzinowe zazwyczaj różnią się dla różnych stanowisk. Utwórz wykres, aby zmierzyć, którzy pracownicy są odpowiedzialni za generowanie największych zysków dla Twojej firmy.
Deweloperzy front-endu wygenerowali 21% ogólnego ROI firmy.
Jedną z kluczowych cech skutecznego zespołu jest to, że jest on w stanie dostarczyć swoje szacunki. Właśnie dlatego raport "szacunki vs. rzeczywiste" jest dobrym sposobem pomiaru wydajności.
Teamdeck przechowuje dane na temat zaplanowanych godzin (rezerwacje), jak również rzeczywistego czasu pracy (timesheets). Prosty wykres słupkowy może pokazać różnicę między nimi:
Zwróć uwagę, że ten wykres jest podzielony na projekty, a następnie osoby. Dobrym pomysłem jest analizowanie danych na obu poziomach. Oczywiście będziesz chciał śledzić szacunki w porównaniu z rzeczywistością na poziomie projektu, ponieważ odpowiada to bezpośrednio budżetowi projektu.
Jednak spojrzenie na dane granularne może pomóc lepiej zrozumieć sytuację. Spójrz na powyższy obrazek: projekt ACME Website (pierwszy od lewej) miał więcej śledzonych godzin niż oczekiwano. Analizując każdego członka zespołu, można jednak stwierdzić, że tylko jeden z nich przekroczył rezerwacje. Szczegółowa ocena może dostarczyć cennych informacji na temat wydajności i pracy zespołowej.
Teraz, gdy już wiesz, co się stało, możesz również chcieć wiedzieć jak to się stało. Aby to zrobić, spróbujemy zbadać wydajność zespołu w czasie. W tym celu utwórz wykres liniowy porównujący rezerwacje z kartami czasu pracy:
Tutaj możesz zobaczyć wyniki 3 różnych osób w ciągu miesiąca. Ponownie masz szansę przyjrzeć się bliżej każdemu pracownikowi. Weźmy na przykład Davona. Do połowy miesiąca rejestrował on mniej godzin niż szacowano. Zwykle nie jest to coś, czym należy się martwić, ponieważ ludzie mają tendencję do dodawania bufora bezpieczeństwa w swoich szacunkach.
Jednak w pewnym momencie zaczęli rejestrować znacznie więcej śledzonych godzin, niż wynikałoby to z szacunków. Wiedząc, co się stało i jak to się stało, można dotrzeć do źródła tego problemu: być może ktoś inny zachorował, a Davon musiał poświęcić kilka dodatkowych godzin? A może jego praca była wolniejsza z powodów osobistych? Tak czy inaczej, możesz teraz dokładniej zbadać tę sytuację, zamiast wyciągać pochopne wnioski.
Możesz także porównać szacunki z rzeczywistymi danymi w tabeli. Jest to szczególnie przydatne, gdy do raportu importowane są również opisy rezerwacji i ewidencji czasu pracy:
Opisy zapewniają więcej informacji na temat tego, co robili członkowie zespołu. Patrząc na powyższy obrazek widzimy, że Rose pracowała prawie zgodnie z planem, gdy pracowała sama, przygotowując zasoby. Jej interakcje z klientem (warsztaty lub przeglądy zasobów) trwały znacznie dłużej niż oczekiwano. To bardzo cenne spostrzeżenie i być może coś, co warto omówić z Rose podczas spotkania 1 na 1.
Oczywiście nie są to jedyne wykresy wydajności zespołu, które można wygenerować za pomocą Teamdeck. W zależności od branży i struktury firmy, można tworzyć wiele innych raportów w celu monitorowania efektywności zespołu. Podejście oparte na danych jest uczciwe wobec pracowników i zapewnia możliwości poprawy.
Czy jesteś gotowy na lepszy wgląd w wydajność i produktywność swojego zespołu? Zarejestruj się na bezpłatny okres próbny Teamdeck i zacznij zbierać dane, które są niezwykle cenne dla Twojej firmy. Podziękujesz sobie później.
Firmy zazwyczaj wkładają wiele wysiłku w alokację zasobów. Chcesz, aby wszyscy byli zajęci, jednocześnie upewniając się, że ich zadania są wartościowe (co często oznacza możliwość wystawienia rachunku) dla firmy. Staje się to naprawdę trudne, gdy zespół...
Szanowna Społeczności Teamdeck,Podczas naszej wspólnej podróży przez dynamiczny świat zarządzania projektami i planowania zasobów, nasze zaangażowanie w dostarczanie przejrzystych, opartych na wartościach usług pozostaje niezachwiane. Konsekwentnie staramy się oferować nasze podstawowe usługi w sposób konkurencyjny, z...