Nadgodziny, czyli ilość pracy wykonywanej poza zaplanowanym harmonogramem, to zbyt złożona kwestia, aby po prostu doradzać "unikaj za wszelką cenę". W rzeczywistości poświęcenie dodatkowych godzin może być jedynym sposobem na uratowanie projektu, gdy wystąpią nieoczekiwane komplikacje.
Nie chcesz, aby nadgodziny stały się regularnym zjawiskiem, ponieważ może to zaszkodzić Twojej firmie zarówno pod względem finansowym, jak i kulturowym. Na szczęście istnieje kilka sprawdzonych praktyk, które mogą pomóc w rozsądnym zarządzaniu nadgodzinami. W tym artykule omówimy je po kolei.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi?
- Rola śledzenia nadgodzin w zarządzaniu projektami
- Rola odpowiedniego zarządzania obciążeniem pracą i nadgodzinami
- Kto używa oprogramowanie do planowania zasobów jako rozwiązanie do zarządzania nadgodzinami
Zaplanuj zrównoważony pracownik obciążenie pracą w celu uniknięcia nadgodzin
Efektywne zarządzanie nadgodzinami (i Strategia zarządzania czasem) zaczyna się od zaplanowania zrównoważonego harmonogramu pracy. To właśnie tutaj można popełnić kosztowne błędy, które będą się mnożyć przez cały czas trwania projektu. Jak ich uniknąć? Jeśli to możliwe, spróbuj elastyczne planowanie, pozwalając na alternatywne scenariusze i dostosowanie czasu.
Warto również przeanalizować planowane obciążenie pracą wszystkich pracowników: zwróć szczególną uwagę na osoby o unikalnych umiejętnościach, których zadań nie można przenieść na innych członków zespołu. Jeśli ich obciążenie pracą jest wysokie, nadgodziny są bardziej prawdopodobne, ponieważ nie ma nikogo innego do pomocy.
Jednym z pomysłów na uniknięcie takiej sytuacji jest zbudowanie sieci freelancerów, którzy mogliby zostać włączeni do projektu w razie potrzeby. Innym jest zatrudnienie nowej osoby o podobnych umiejętnościach, która może przejąć część obowiązków. Zwiększ produktywność od 9 do 5
Monitorowanie obciążenia pracą, choć jest niezbędnym krokiem, nie zawsze wystarcza, aby uniknąć nadgodzin. Projekty z napiętymi harmonogramami i nieprzekraczalnymi terminami mają bardzo małe pole manewru, gdy coś pójdzie nie tak.
Chory pracownik lub problem techniczny może szybko spowodować, że zespół będzie musiał pracować w nadgodzinach. Aby zminimalizować liczbę nadgodzin, można wdrożyć kilka zasad, które pomogą ludziom skupić się na pracy od 9 do 17.
Po pierwsze, należy upewnić się, że zespół wie, jakie są jego nadchodzące zadania. Choć wydaje się to oczywiste, nie zawsze tak jest. Członkowie zespołu, którzy nie znają swoich zadań (lub nie w pełni rozumieją ich zakres), mogą stracić wiele cennego czasu przed rozpoczęciem pracy.
Następnym krokiem byłoby ograniczenie wszelkich spotkań, które nie są absolutnie niezbędne. Jeśli stosujesz zwinne podejście do zarządzania projektami, możesz zaplanować spotkania scrum. Zostały one zaprojektowane tak, aby objąć najważniejsze punkty bez marnowania czasu i zasobów.
Innym sposobem na zwiększenie wydajności jest ułatwienie komunikacji między członkami zespołu. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do współpracy: od aplikacji do czatowania (np. Slack) do oprogramowania do zarządzania projektami (np. JIRA).
Po wybraniu narzędzi, spróbuj zintegrować je ze sobą, aby stworzyć płynne przepływy pracy. Jednym z przykładów może być zainstalowanie powiadomień JIRA na Slack: w ten sposób członkowie zespołu mogą zobaczyć aktualizacje w czasie rzeczywistym i odpowiednio zareagować.
Zarządzanie nadgodzinami w całym projekcie za pomocą narzędzia do śledzenia nadgodzin lub planowania zasobów.
Po uruchomieniu projektu należy śledzić postępy w realizacji rezultatów, a także rzeczywiste obciążenie pracą (więcej informacji na temat zarządzanie obciążeniem pracą). Jak to zrobić? Skutecznym sposobem, aby być świadomym czasu pracy swoich pracowników, jest korzystanie z oprogramowania do śledzenia czasu pracy. Jest to również wygodne dla zespołu.
Dzięki kartom czasu pracy członkowie zespołu mogą być pewni, że ich dodatkowy wysiłek jest widoczny. Korzyść dla menedżerów? Im szybciej dowiesz się o nadgodzinach, tym szybciej będziesz mógł znaleźć ich przyczynę.
Aby efektywnie monitorować karty czasu pracy swojego zespołu, najlepiej jest korzystać z automatycznej aktualizacji. raport timesheet. Patrząc na dane dotyczące śledzonego czasu, warto również przeanalizować opisy kart czasu pracy. Opisy to komentarze, które pracownicy mogą wprowadzać podczas rejestrowania danego wpisu czasu. Sprawdzanie opisów może dostarczyć cennych informacji na temat wzorców nadgodzin zespołu:
Na powyższym obrazku widać, że Rose rejestrowała znaczące nadgodziny tylko wtedy, gdy miała zadania, które wymagały od niej interakcji z klientem (warsztaty, przeglądy zasobów). Może warto się temu przyjrzeć?
W zależności od przyczyny nadgodzin można dostosować harmonogram projektu (więcej informacji na temat techniki planowania projektów) lub zapewnić dodatkową pomoc. Jeśli uważasz, że niektórych nadgodzin nie da się uniknąć, upewnij się, że przekazałeś zespołowi swoje oczekiwania.
Obliczenie rekompensaty za dodatkową pracę
Podczas gdy wielu pracowników jest gotowych przejść dodatkową milę, ich nadgodziny prowadzą do negatywnej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Z tego powodu większość firm płaci dodatkowo za czas poza normalnymi godzinami pracy. Ponieważ wszystkie wydatki powinny być uwzględnione w budżecie projektu (przeczytaj więcej o śledzenie budżetu projektu)Ważne jest, aby wiedzieć, ile pieniędzy zostanie przeznaczone na rekompensatę za nadgodziny.
Niektóre narzędzia do zarządzania zasobami ułatwiają to zadanie, udostępniając raporty, które można pobrać z aplikacji timesheets. W Teamdeck można utworzyć automatycznie aktualizowany raport wynagrodzeń, który pomoże w zarządzaniu nadgodzinami.
Wystarczy wybrać potrzebne punkty danych i wprowadzić stawki za nadgodziny zespołu. Możesz użyć różnych stawek dla różnych członków zespołu. W miarę realizacji projektu wystarczy otworzyć raport i sprawdzić bieżące wydatki na nadgodziny. Możesz nawet udostępnić link do raportu swojemu zespołowi płacowemu, aby ułatwić im pracę.
Po wdrożeniu odpowiedniej polityki zarządzania nadgodzinami, nie zapomnij poinformować swojego zespołu o oczekiwaniach. Miejsce pracy i przejrzystość projektu są tutaj szczególnie ważne, ponieważ mogą pomóc uniknąć wypalenie pracowników.
Niedawno badanie przeprowadzone przez Gallupa wykazał, że podczas gdy niemożliwe do opanowania obciążenie pracą rzeczywiście jest jednym z 5 czynników skorelowanych z wypaleniem, podobnie jak brak komunikacji i wsparcia ze strony menedżerów oraz nieuzasadniona presja czasu. Otwarta komunikacja, zrozumienie ograniczeń czasowych projektu i jasne zasady rekompensaty za nadgodziny są niezbędne, aby członkowie zespołu czuli się lepiej z powodu obecnego obciążenia pracą.
Teamdeck ułatwia zarządzanie nadgodzinami zespołu. Dzięki kartom czasu pracy i raportom dotyczącym rekompensaty za nadgodziny możesz jednocześnie kontrolować obciążenie pracą swojego zespołu i budżet projektu. Zaplanuj rozmowę z Anielą i dowiedz się, jak efektywnie zarządzać zespołem!
