Być może najważniejszą różnicą między sposobem komunikowania się w zwykłym biurze a zdalnie jest to, że aby odnieść sukces, musi to być celowe. Świadomy wysiłek włożony w ustanowienie skutecznych procesów komunikacji w zespole zdalnym opłaci się. W tym wpisie na blogu omówimy największe wyzwania związane z komunikacją zdalną i sposoby ich złagodzenia. Wymienimy również narzędzia, z których skorzysta twój zdalny zespół. Po przeczytaniu tego wpisu będziesz w stanie wprowadzić najlepsze praktyki komunikacji zdalnej.
Zanim jednak zagłębimy się w szczegóły, należy pamiętać o udokumentowaniu procesów komunikacji w firmie. Stwórz miejsce w bazie wiedzy/przestrzeni roboczej swojej organizacji, w którym możesz przechowywać wytyczne dotyczące sposobu, w jaki ludzie powinni się komunikować. Wymień narzędzia, z których muszą korzystać. Upewnij się, że nowi pracownicy zapoznali się z tym dokumentem/stroną podczas proces wdrażania.
Co więcej, nie pozwól, aby stały się one przestarzałe. Ty i Twoi pracownicy musicie regularnie zajmować się tymi procesami komunikacji i w razie potrzeby wprowadzać poprawki. Jeśli jesteś kierownikiem projektu, możesz omówić zdalne komunikacja zespołowa podczas retrospektyw sprintu.
[/vc_column_text]
Jakie są pierwsze wyzwania związane z komunikacją zdalną, które przychodzą Ci do głowy? Być może myślisz o strefach czasowych i trudnościach w utrzymaniu synchronizacji. A może martwisz się o problemy z zawodnym połączeniem internetowym. Są to uzasadnione obawy, ale wyzwania opisane poniżej często okazują się poważniejsze, nawet jeśli nie są łatwe do przewidzenia lub zauważenia.
Brak widoczności, który może być trudny dla zdalnych zespołów, jest widoczny na kilku poziomach:
Kalendarz zasobów Teamdeck to pojedyncze źródło prawdy dotyczące dostępności i obciążenia pracą zespołu. Możesz zobaczyć, kto jest przypisany do jakiego projektu, kto jest na wakacjach, a kto jest w trakcie pracy. pojemność po lewej (jeśli szukasz osób, które mogą dołączyć do Twojego projektu).
Kiedy komunikujesz się z kimś, kto pracuje zdalnie, nie masz kontekstu, który zapewnia bezpośrednia komunikacja. Zasadniczo nie widzisz mowy ciała, przez większość czasu nie wiesz, co ta osoba ostatnio robiła, jaki jest jej nastrój itp. Rozważmy następujący przykład: otrzymujesz bardzo uprzejmą wiadomość od jednego ze współpracowników z prośbą o udostępnienie pewnych informacji. Na początku możesz pomyśleć: "Czy ta osoba jest na mnie zła? Zirytowany? Przecież nie zrobiłem nic złego". Możesz sobie wyobrazić, jak może to prowadzić do nieporozumień, a nawet konfliktów. Dlatego tak ważne jest, aby:
Osoby pracujące w zespołach zdalnych muszą podjąć świadomy wysiłek, aby pozostać w kontakcie. Dość łatwo jest ograniczyć komunikację do krótkich wiadomości wymienianych na Slacku lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, zwłaszcza jeśli role poszczególnych osób są niezależne lub pracują one w różnych strefach czasowych. Jako lider zespołu możesz wspierać ducha zespołu, zachęcając do regularnych rozmów wideo, Działania integracyjne, a nawet kanał czatu poświęcony publikowaniu memów (możesz zobaczyć pomysły na inne kanały wzmacniające kulturę tutaj).
Ten punkt jest nieco skomplikowany. Można by pomyśleć: dlaczego jest mniej okazji do spotkań 1:1? W końcu ludzie mogą rozmawiać prywatnie, kiedy tylko chcą: wiele narzędzi komunikacyjnych używanych przez zdalne zespoły pozwala na prywatne rozmowy.
Jest to prawdą w przypadku rozmów między pracownikami, ale rozmowy 1:1 między kierownikiem a bezpośrednim przełożonym mogą szybko zostać zapomniane, gdy nie widujesz swojego zespołu codziennie. Alternatywnie, możesz uzyskać fałszywe poczucie bezpieczeństwa, gdy regularnie rozmawiasz ze swoim zespołem.Wszyscy wyglądają na zadowolonych, nie ma sensu organizować dodatkowych spotkań 1:1.. Tylko tam, niezależnie od postrzeganego dobrobytu zespołu.
Wyzwanie to nie dotyczy wyłącznie zespołów zdalnych. Członkowie zespołu pracujący w biurze również mogą mieć mniej okazji do spotkania z szefem niż potrzebują. Jeśli jednak chodzi o pracowników zdalnych, musisz upewnić się, że od czasu do czasu mają okazję z tobą porozmawiać. Możesz zaplanować stały czas na te spotkania lub regularnie przypominać pracownikom, aby wybrali przedział czasowy na spotkanie 1:1. W ten sposób będziesz w stanie lepiej komunikować się z pracownikami rozproszonymi, a także budowanie zaufania w zespole.
Ważna uwaga dotycząca narzędzi: nie wystarczy po prostu utworzyć konta i poinformować zespół, że "jest tam, jeśli chcesz z niego korzystać". Upewnij się, że wszyscy wiedzą, jakich platform powinni używać i jak z nich korzystać. Ponownie, powinieneś udokumentować te wytyczne i udostępnić je swoim obecnym pracownikom i przyszłym nowym pracownikom. Jeśli któreś z używanych narzędzi nie działa tak, jak się spodziewałeś, przeprojektuj swój zestaw narzędzi. Krajobraz technologiczny jest rozległy, więc prawdopodobnie znajdziesz aplikacje, które są 100% dopasowane do potrzeb Twojego zespołu.
Poprosiliśmy Rohita Guptę z firmy Pixpa, platformy, która pomaga twórcom tworzyć piękne strony internetowe z portfolio, o ich podejściu do pracy zdalnej i narzędziach:
W Pixpa od 3 miesięcy pracujemy w pełni zdalnie i od tej pory zamierzamy kontynuować pracę jako firma w pełni zdalna. Chociaż zmiana została na nas wymuszona przez pandemiczne blokady, szybko przyjęliśmy nową normalność i płynnie przestawiliśmy się na pracę zdalną. Praca zdalna ma wiele zalet - czas i stres związany z codziennymi dojazdami zniknął, równowaga między życiem zawodowym a prywatnym została przywrócona, a poziom produktywności wzrósł. Jako zespół zdalny skupiamy się na podtrzymywaniu i budowaniu naszej kultury, koleżeństwa między członkami zespołu i wspieraniu współpracy.
Używamy Slacka, Asany, Zooma i Githuba do komunikacji i współpracy. Mamy swobodną, nieustrukturyzowaną współpracę w zespole, która nie pasuje do definicji spotkań scrumowych.
Korzystaj z oprogramowania do planowania zasobów zaprojektowanego, aby pomóc zdalnym zespołom nie tylko z branży IT lub kreatywnej.
Krytyczne znaczenie pomiaru szczęścia w zespole Naukowcy od dawna badają związek między szczęściem pracowników a ich wydajnością w pracy. Różne badania sugerują, że szczęście rzeczywiście czyni ludzi bardziej produktywnymi. Bezpośredni związek między morale...
Kiedy myślisz o tym, jak zwiększyć szanse swojej firmy na sukces, zaangażowanie pracowników prawdopodobnie nie jest tym, co przychodzi Ci do głowy jako pierwsze. Początkowo wolałbyś raczej skupić się na takich aspektach, jak wydajność, motywacja i rozwój umiejętności. W końcu...
