Ludzie wymagają otwartości w miejscu pracy. 87% z nich, to jest.
87% pracowników ankietowanych przez Kelton Global w badaniu z 2018 r. przyznało, że chce, aby ich przyszła firma była transparentna. 80% respondentów chciało wiedzieć więcej na temat procesu podejmowania decyzji w ich organizacji.
Nic więc dziwnego, że przejrzystość w miejscu pracy jest terminem szeroko dyskutowanym w większości firm. Niektórzy decydują się na radykalną przejrzystość, podczas gdy inni wybierają inne sposoby wspierania otwartej komunikacji.
Jako kierownik projektu lub lider zespołu możesz nie mieć wpływu na zasady obowiązujące w całej firmie. Jesteś jednak odpowiedzialny za zespół projektowy, więc przejrzystość projektu jest w dużej mierze pod Twoją kontrolą.
Słaba komunikacja i niejasne oczekiwania to jedne z 8 najważniejszych przyczyn. wyzwania związane z zarządzaniem projektami. Przejrzystość w zarządzanie projektami i zasobami to kultura otwartej komunikacji i widoczności w zespole projektowym. Z perspektywy menedżera często chodzi o szczerość z zespołem na temat projektu i samego zespołu.
Istnieje kilka sposobów na kultywowanie przejrzystości projektu w zespole, ale konsekwencje są w przeważającej mierze pozytywne.
Związek między przejrzystością a zaangażowaniem/szczęściem pracowników został zbadany w kilku ankietach lub badaniach. Istnieją dane potwierdzające że uczciwość rzeczywiście jest ważnym czynnikiem determinującym szczęście ludzi w pracy.
Jeśli jednak chodzi o przejrzystość projektu, mówimy również o zyskach finansowych w tym konkretnym projekcie. Jest to możliwe, ponieważ przejrzystość zwiększa produktywność. Zaangażowani pracownicy, którzy wiedzą, czego się od nich oczekuje (i dlaczego), osiągają lepsze wyniki i pracują wydajniej. Jak stwierdziła Jyoti M, konsultantka Tata ds. IT, w swoim artykule pt. Dokument na temat zarządzania projektami i przejrzystości: Przejrzystość z odpowiednimi uprawnieniami w systemie zarządzania projektami oszczędza czas i pieniądze wszystkich uczestników projektu. Czy to brzmi jak marzenie PM? Powinno!
Z drugiej strony brak przejrzystości może powodować brak zaufania w zespole, a nawet niechęć. Instytut Zarządzania Projektami Raporty wielokrotnie wykazały, że nieodpowiednia lub słaba komunikacja jest główną przyczyną niepowodzeń projektów. Istnieją zatem wszelkie powody, by sądzić, że szczerość i otwarta komunikacja są niezwykle ważne dla kierowników projektów.
Oczywiście, przejrzystość nie jest uniwersalnym podejściem, ponieważ różni się w zależności od klienta lub branży. Przygotowaliśmy listę kroków, które możesz podjąć, aby zwiększyć przejrzystość projektów w swoim zespole.
Brzmi oczywisto? Być może, ale należy pamiętać, że "widoczność zadań" to coś więcej niż lista funkcji do wykonania.
Przede wszystkim wyjaśnij projekt swojemu zespołowi. Zarówno pod względem zakresu technicznego, jak i biznesowego. Jaki jest cel tego projektu? Kto będzie z niego korzystał? Jaki jest powód wprowadzenia danej funkcji? Odpowiedzi na te pytania mogą uchronić Cię przed błędnymi decyzjami podczas szacowania zadań.
Zrozumienie "dlaczego?", a nie tylko "co?", zwiększa zaangażowanie zespołu. To dobry sposób na rozwinięcie poczucia odpowiedzialności.
To duża sprawa. I jednocześnie trudny.
Chcesz być transparentny, ale są rzeczy, którymi nie powinieneś się dzielić. Uważaj, aby nie omawiać informacji osobistych lub poufnych. Ponadto zwróć uwagę, czy Twoja całkowita otwartość nie powoduje spekulacji lub sesji plotkarskich. Jeśli czujesz, że coś nie powinno być jeszcze ujawnione Twojemu zespołowi, prawdopodobnie tak jest. Poczekaj, aż informacje zostaną potwierdzone lub będą istotne i dopiero wtedy przekaż je zespołowi.
Poza tym należy sprawić, by zespół czuł, że jest częścią projektu. A to wymaga informowania ich o zmianach w projekcie.
Jeden z powodów został już wyjaśniony w poprzedniej sekcji - potrzebujesz ludzi, którzy rozumieją, nad czym pracują. Kolejny jest równie ważny: mamy tu do czynienia ze specjalistami, którzy wiedzą, co robią.
Jeśli zmiana wymagań oznacza konieczność opracowania nowych funkcji, upewnij się, że jest to zaplanowane w najbardziej efektywny sposób. Otwarta dyskusja z zespołem inżynierów może dostarczyć wielu pomysłów na zmniejszenie wpływu tej zmiany i uniknięcie przerażających konsekwencji rozszerzania zakresu. Daj swojemu zespołowi szansę na prawdziwe uczestnictwo w projekcie, a zobaczysz większe poczucie "jesteśmy w tym razem".
Ostatnia uwaga: bądź przejrzysty w kwestii swojego stanowiska. Jeśli nie znasz odpowiedzi na pytania swojego zespołu (lub odpowiedź nie może być jeszcze ujawniona), nie zmyślaj. Zamiast tego otwarcie powiedz, że nie jesteś w stanie udzielić odpowiedzi. Zespół doceni twoją szczerość.
Nie można mówić o otwartej, dwukierunkowej komunikacji bez zachęcania do przekazywania informacji zwrotnych.
Skoro jesteś szczery z zespołem, chcesz także, by oni byli równie szczerzy z Tobą. Oczywiście, czasami możesz usłyszeć ostre słowa lub nawet dowiedzieć się o błędach w projekcie, ale to wciąż świetna okazja, aby zająć się tymi kwestiami na wczesnym etapie, zanim przerodzą się w poważny problem.
Dawaj dobry przykład i przekazuj swojemu zespołowi konstruktywne informacje zwrotne. Nie zapominaj o uznaniu: upewnij się, że dobre wyniki nie pozostają niezauważone. Wzmocni to również zaangażowanie i odpowiedzialność zespołu.
Ponieważ widoczność i komunikacja są głównymi czynnikami przejrzystości projektu, nie jest zaskoczeniem, że dzielenie się wiedzą jest praktyką, którą warto pielęgnować. Wymiana wiedzy między członkami zespołu może odbywać się podczas standupów lub dedykowanych wydarzeń.
Jednym z aspektów dzielenia się wiedzą, który jest cenny, ale często ignorowany, jest to, że zespoły mogą uczyć się od innych zespołów. Jako kierownik projektu (lub lider zespołu) możesz współpracować ze swoimi kolegami, aby organizować wydarzenia, podczas których zespoły dzielą się doświadczeniami zdobytymi podczas poprzednich projektów. Takie spotkania między zespołami nie tylko dostarczą spostrzeżeń związanych z projektem, ale także będą dobrą okazją do budowania więzi w zespole.
Przejrzystość projektu musi być wspierana przez narzędzia ułatwiające współpracę i komunikację. Dla zespołów, które pracują w jednym pomieszczeniu, dobrym początkiem może być tablica. W przypadku zespołów rozproszonych niezbędne będą jednak narzędzia online.
Aby zapewnić wgląd w przebieg projektu, użyj aplikacji do zarządzania projektami. W Teamdeck używamy JIRA do śledzenia naszych postępów. Każdy członek zespołu może zobaczyć, jaki jest status różnych zadań, czy pojawiły się nowe błędy itp.
Śledzenie czasu, oprogramowanie do śledzenia nieobecnościoraz narzędzia do planowania zasobówtakie jak Teamdeck, mają dwojaki wpływ na przejrzystość projektu. Po pierwsze, członkowie zespołu są świadomi swojego planowanego obciążenia pracą i zadań. Jednocześnie liderzy projektów widzą karty czasu pracy ich zespołudzięki czemu rozumieją rzeczywiste obciążenie pracą swoich pracowników (przeczytaj o zarządzanie obciążeniem pracą). Obie strony mają widoczność, której potrzebują, aby czuć się bardziej komfortowo w swojej pracy.
Upewnij się, że Twój zespół ma dostęp do narzędzia, które umożliwia regularną komunikację. Świetnym przykładem jest tutaj Slack: jest to narzędzie do czatowania, które można również zintegrować z innymi używanymi aplikacjami.
Jeśli pracujesz nad produktem, który został już uruchomiony i ma prawdziwych użytkowników, masz dodatkowy sposób na wprowadzenie przejrzystości projektu. Weźmy na przykład naszą aplikację Teamdeck. Chociaż mamy dedykowanych członków zespołu, którzy odpowiadają na pytania klientów zadawane za pośrednictwem Intercomu (możesz spróbować sam, to ta niebieska ikona w rogu), każdy w zespole ma dostęp do kanału Slack, na którym publikowane są opinie użytkowników. W rezultacie każdy członek zespołu jest świadomy tego, co ludzie kochają w aplikacji i o co proszą. Nie tylko zaznacza to pole "widoczności", ale także sprawia, że wkład wszystkich jest znacznie bardziej znaczący podczas omawiania nowych funkcji i mapa drogowa produktu.
Przejrzystość projektu polega na otwartej komunikacji i szczerości w takim samym stopniu, jak na umożliwieniu ludziom wydajnej pracy. Pozwala to zwiększyć zaangażowanie ludzi, ale także pomaga wyeliminować czynniki zabijające produktywność: od niejasnych wymagań po plotki biurowe. Zbuduj kulturę przejrzystości w swoim zespole projektowym, a wszyscy będziecie czerpać z tego korzyści.
Krytyczne znaczenie pomiaru szczęścia w zespole Naukowcy od dawna badają związek między szczęściem pracowników a ich wydajnością w pracy. Różne badania sugerują, że szczęście rzeczywiście czyni ludzi bardziej produktywnymi. Bezpośredni związek między morale...
Kiedy myślisz o tym, jak zwiększyć szanse swojej firmy na sukces, zaangażowanie pracowników prawdopodobnie nie jest tym, co przychodzi Ci do głowy jako pierwsze. Początkowo wolałbyś raczej skupić się na takich aspektach, jak wydajność, motywacja i rozwój umiejętności. W końcu...
