Według Ad AgeRok 2019 okazał się "najsłabszym rokiem dla wzrostu agencji od czasu Wielkiej Recesji". A potem sprawy przybrały jeszcze gorszy obrót. Rok 2020 zaskoczył agencje cyfrowe wieloma wyzwaniami i niepewnością. Mając to na uwadze, być może nie jest zaskoczeniem, że firmy skupiają się na zwiększaniu rentowności i zachwycaniu klientów udanymi projektami.
Czego dowiesz się z tego artykułu?
Jednym z kroków w kierunku zwiększenia wydajności agencji cyfrowej jest ocena sposobu planowania i zarządzania projektami kreatywnymi. Czy Twój zespół ma trudności z dokładnym oszacowaniem swoich wysiłków? Czy notorycznie przekraczają budżet lub dostarczają projekty z opóźnieniem? Czy pracownicy wyrażają swoje niezadowolenie? Wszystkie te sygnały mogą wskazywać na problemy z procesami i narzędziami zarządzania projektami w twojej agencji.
To prawda, że poprawa umiejętności zarządzania projektami w zespole może wymagać zatrudnienia świetnych kierowników projektów i przeprojektowania różnych procesów. Jednakże, można również zauważyć pewne szybkie korzyści z wdrożenia narzędzia wspierające planowanie i zarządzanie kreatywnymi projektami.
Każda agencja, zwłaszcza ta z rozproszoną siłą roboczą, powinna mieć silny stos zarządzania projektami - zestaw aplikacji, które pomagają im współpracować i skutecznie uruchamiać projekty.
W tym wpisie na blogu przedstawimy różne kategorie narzędzi, które możesz chcieć włączyć do stosu zarządzania projektami w swoim zespole. Gdy już wiesz, które obszary mogą wymagać pomocy, łatwiej będzie znaleźć konkretne oprogramowanie spełniające Twoje potrzeby. Ale jeśli potrzebujesz narzędzia do zarządzania projektami agencji, mamy również dla Ciebie ochronę.
Po pierwsze: staraliśmy się przedstawić obszary zarządzania projektami, które są znane większości agencji cyfrowych. Oczywiście, w zależności od ról w zespole i rodzaju projektów, nad którymi zwykle pracujesz, może się okazać, że tylko kilka z tych kategorii aplikacji jest przydatnych dla Twojej agencji.
W porządku! Wybierz te, które mogą sprawić, że praca Twojego zespołu będzie bardziej wydajna i skuteczna, i ciesz się korzyściami płynącymi ze stosu zarządzania projektami dostosowanego do Twoich potrzeb.
Niezależnie od charakteru projektów realizowanych przez Twój zespół, potrzebujesz pewnych narzędzi, aby dokonać niezbędnych przygotowań jeszcze przed rozpoczęciem projektu.
Narzędzie do planowania projektu pomoże uporządkować wymagania projektu, zdefiniować zakres projektui zaplanować harmonogram prac. Wiele aplikacji PM umożliwia wizualizację planu projektu, na przykład w formie wykresu Gantta.
Aplikacje, które możesz chcieć sprawdzić: przejdź do wpisu na blogu, w którym oceniany narzędzia do planowania projektów
Zarządzanie zasobami marketingowymi ma swoją własną kategorię wśród oprogramowania dla zarządzanie projektami marketingowymi. Czy potrzebujesz planera zasobów, skoro masz już narzędzie do planowania projektów? Tak, potrzebujesz! Planowanie zakresu i harmonogramu projektu to jedno, ale trzeba też zaplanować pracę członków zespołu.efektywna alokacja zasobów ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu projektami.
Aplikacje, które warto sprawdzić: Teamdeck - nasze własne rozwiązanie do planowania zasobów dla zespołów kreatywnych.
[/vc_column_text]
Z kalendarz zasobów jak ten dostępny w Teamdeck, możesz zaplanować zrównoważone obciążenie pracą dla swoich pracowników
Jakie narzędzia mogą być potrzebne po rozpoczęciu projektu? Zasadniczo powinieneś szukać aplikacji, które pomogą Ci prowadzić codzienne operacje zespołu projektowego i posuwać projekt do przodu.
Zarządzanie zadaniami
Jest to narzędzie, za pomocą którego zespół może zarządzać swoimi zadaniami (np. za pomocą tablicy Kanban). Jest to niezbędna aplikacja do zarządzania projektami, ponieważ można łatwo śledzić postępy projektu i wykrywać potencjalne wąskie gardła.
Aplikacje, które warto sprawdzić: JIRA, Asana - obie są czymś więcej niż tylko menedżerami zadań, ale mają funkcje, które pozwalają zespołom aktualizować status swoich zadań.
Asana umożliwia wizualizację harmonogramu projektu i uzyskanie ogólnego obrazu tego, co zespół musi zrobić.
Ta aplikacja będzie szczególnie przydatna, jeśli twoja agencja rozlicza klientów na podstawie godzin spędzonych nad projektem. Programy do śledzenia czasu pracy pomogą ci obliczyć, ile czasu podlegającego i niepodlegającego rozliczeniu rejestrują twoi pracownicy.
Aplikacje, które warto sprawdzić: Teamdeck, Toggl
Zarządzanie urlopami
Śledzenie nieobecności i dostępności zespołu jest znacznie łatwiejsze, gdy masz dedykowaną aplikację do zarządzania urlopami. Będziesz mieć większą kontrolę nad limitem urlopów swojego zespołu i zaoszczędzisz dużo czasu dzięki cyfrowym wnioskom o urlop.
Aplikacje, które warto sprawdzić: Teamdeck, Sage HR
Komunikacja wewnętrzna dla lepszej współpracy zespołu
Niezależnie od tego, czy Twój zespół pracuje zdalnie, czy w biurze, potrzebuje narzędzia, które pozwoli mu na efektywną komunikację. Firmy często korzystają zarówno z czatów, jak i aplikacji do komunikacji wideo.
Aplikacje, które warto sprawdzić: Slack, Google Meet
Kontakt z klientem
Ty i Twoi kierownicy projektów potrzebujecie sposobu na kontakt z klientem. Niektóre programy do zarządzania projektami marketingowymi oferują funkcje umożliwiające prowadzenie i przechowywanie rozmów z klientami w aplikacji.
Aplikacje, które warto sprawdzić: Basecamp, Slack
Basecamp pozwala zdecydować, które wiadomości mogą zobaczyć klienci, a które są widoczne tylko dla zespołu projektowego.
Zarządzanie plikami / Udostępnianie plików
Od umowy i oświadczenie o pracy do kreatywnych zasobów, Twój zespół potrzebuje systemu do organizowania i udostępniania plików projektu.
Aplikacje, które warto sprawdzić: Dropbox, Dysk Google
Ta kategoria jest poświęcona narzędziom używanym przez członków zespołu do wydajnej pracy w całym cyklu życia projektu. Poniższe narzędzia mogą nie być na pierwszym miejscu, gdy myślisz "stos zarządzania projektami", ale pomagają zespołowi projektowemu zarządzać zadaniami i pomyślnie realizować projekty.
Burza mózgów dla kreatywnej pracy
Podczas fazy tworzenia pomysłów, a także na późniejszych etapach projektu, zespół doceni narzędzie, którego może użyć do płynnego udostępniania swoich pomysłów zdalnym członkom zespołu, klientom lub innym współpracownikom.
Aplikacje, które warto sprawdzić: Miro, Conceptboard
Miro działa jak wirtualna tablica Twojego zespołu, dzięki czemu mogą oni z łatwością współpracować zdalnie.
Kreatywna współpraca zespołowa
Istnieje wiele aplikacji, które pozwalają zespołowi pracować nad kreatywnymi zasobami w bardziej produktywny sposób: upraszczają proces przekazywania opinii, przekazywania deweloperów i szybkiego prototypowania.
Aplikacje, które warto sprawdzić: InVision, Figma
Zarządzanie kodami
Tego typu aplikacje będą przydatne dla agencji cyfrowych z własnymi zespołami IT. Wyobraź sobie, że twoi inżynierowie pracują nad własnymi fragmentami kodu, ale wszyscy muszą się połączyć, aby stworzyć bezbłędną aplikację dla klienta. Narzędzia do zarządzania kodem umożliwiają programistom wzajemne przeglądanie kodu i planowanie płynnych wdrożeń.
Aplikacje, które warto sprawdzić: Bitbucket, GitHub
Możliwe, że czytając poprzednie sekcje, robiłeś notatki w stylu "Potrzebuję tego typu narzędzia i tego również". To świetnie, ale musisz zdać sobie sprawę, że skuteczny zestaw narzędzi agencyjnych musi zawierać aplikacje, które świetnie ze sobą współpracują. Ważne jest, aby zastanowić się, w jaki sposób można połączyć narzędzia używane przez członków zespołu.
Można na przykład zintegrować menedżera zadań z aplikacją komunikacyjną zespołu i otrzymywać powiadomienia o nowo ukończonych zadaniach bezpośrednio na, powiedzmy, wybrany kanał Slack. Innym pomysłem może być automatyczne pobieranie nazw projektów z głównej aplikacji PM i używanie ich do planowania zasobów lub narzędzia do śledzenia czasu.
Istnieje kilka opcji łączenia aplikacji:
Wybierz Teamdeck.io. - zarządzanie zasobami i projektami oprogramowanie wybrane przez Hill-Knowlton, Wunderman Thompson, Circus Maximus.
Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest zapewnić uniwersalne zalecenia...
Zespoły na całym świecie stają przed podobnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o planowanie harmonogramu zespołu. Samo stworzenie planu projektu jest trudne, a jego aktualizowanie i reagowanie na zmiany jest jeszcze bardziej...
Jako software house przetestowaliśmy wiele, być może najlepszych aplikacji do zarządzania czasem. W branży IT i oprogramowania - która ma głównie klientów biznesowych z USA i Wielkiej Brytanii - jesteśmy przyzwyczajeni do pracy z absolutnie...