Śledzenie rentowności projektów jest niezbędne dla agencji, firm programistycznych lub wszelkiego rodzaju firm konsultingowych. Współpracując z wieloma klientami przy realizacji wielu projektów, musisz po prostu upewnić się, że twoje wysiłki generują zyski. Co więcej, analiza rentowności projektów pomoże poprawić strategię cenową i przyszłe przepływy pieniężne. Może się na przykład okazać, że pobierasz zbyt niskie opłaty lub poświęcasz zbyt wiele godzin na niefakturowanie.
Czego dowiesz się z tego artykułu?
Rzecz w tym, że chcesz również śledzić rentowność w trakcie realizacji projektu, a nie po jego zakończeniu. Dlaczego? Ponieważ im szybciej zauważysz obszary poprawy, np. że Twoi pracownicy spędzają dużo czasu na spotkaniach z klientami, za które nie można wystawić rachunku, możesz zająć się tymi kwestiami.
Czy do monitorowania zysków z projektów potrzebne są specjalistyczne narzędzia księgowe? Niekoniecznie. W tym wpisie na blogu pokażemy, w jaki sposób narzędzie do planowania zasobów i oprogramowanie do śledzenia czasu pracowników, Teamdeckmoże być przydatnym narzędziem do kontrolowania kosztów i zysków projektu.
Przed rozpoczęciem tworzenia raportu rentowności projektu należy Zarejestruj się w Teamdeck (możesz wypróbować go za darmo przez 7 dni, bez konieczności posiadania karty kredytowej). Będziesz w świetnym towarzystwie: ponad 3500 klientów z agencji interaktywnych, firm programistycznych i startupów używać Teamdeck planować i zarządzać pracą swoich zespołów każdego dnia.
Przejdźmy teraz do raportu rentowności projektu. Omówimy dwa typowe rodzaje budżetów projektów: stała cena oraz czas i materiał. 
Kiedy działasz w oparciu o stały budżet, wszystko, co musisz zrobić, to śledzić koszty projektu i odejmować je od ogólnej ceny. Śledzenie wydatków, takich jak licencje na oprogramowanie lub koszty podróży, jest zwykle stosunkowo proste, ponieważ kontroluje je dział księgowości. Jednak większość kosztów projektu leży w pracy zespołu. Jak śledzić te koszty?
Najprostszym sposobem jest wdrożenie śledzenia czasu w firmie. Ma wiele korzyściJednym z nich jest dokładne monitorowanie wydatków związanych z projektem. Oczywiście, aby timesheety były wiarygodne, zespół powinien regularnie śledzić swój czas, najlepiej w czasie rzeczywistym. Solidne narzędzia do śledzenia czasu pracy, takie jak Teamdeck, oferują wygodne Śledzenie czasu pracy zespołu dla stron internetowych i mobilny urządzenia.
Gdy zespoły śledzą czas spędzony na różnych projektach, można łatwo utworzyć zestawienie raport kosztów projektu w Teamdeck:
1. Przejdź do pakietu raportów na górnym pasku menu i kliknij ikonę plusa "Utwórz nowy". Wybierz opcję "utwórz niestandardowy", ponieważ chcemy utworzyć raport od podstaw bez korzystania z szablonu.
2. Dodaj nową tabelę. Domyślnie będzie ona zawierać wszystkie projekty firmy wraz z danymi dotyczącymi kart czasu pracy, rezerwacji i urlopów. Aby śledzić koszty pracy zespołu, potrzebujesz tylko kart czasu pracy, więc możesz usunąć pozostałe kolumny. Tabela powinna wyglądać następująco (tylko z projektami wymienionymi w lewej kolumnie):
[/vc_column_text]
3. Ponieważ chcesz śledzić tylko koszty jednego projektu, możesz odfiltrować pozostałe. Kliknij "Filtry", a następnie dodaj nowy, który ma filtrować informacje według nazw projektów. Wprowadź nazwę projektu, który chcesz przeanalizować i kliknij "Zastosuj".
4. Następnym krokiem jest obliczenie kosztów wygenerowanych przez każdego pracownika pracującego nad tym projektem. Możesz zobaczyć ich karty czasu pracy po kliknięciu małej strzałki w tabeli obok nazwy projektu:
5. Zakładamy, że każdy z nich ma inną stawkę godzinową. Dodajmy nową kolumnę, w której możemy wprowadzić tę wartość. Przejdź do metryki -> Dodaj niestandardowe -> Dodaj kolumnę wartości niestandardowych. Następnie wprowadź nazwę nowej kolumny (powiedzmy: "Wewnętrzna stawka godzinowa") i wybierz typ danych waluty. W tabeli pojawi się nowa kolumna z pustymi komórkami.
6. Kolumna wartości niestandardowych działa jak kolumna arkusza kalkulacyjnego. Możesz kliknąć komórkę i ręcznie dodać do niej liczbę. Wypełnijmy tę kolumnę stawkami zespołu. Pierwszy wiersz można pozostawić pusty, ponieważ nie mamy standardowej stawki godzinowej dla całego zespołu.
7. Teraz dodajmy kolumnę, która obliczy koszty wygenerowane przez każdego pracownika pracującego nad tym projektem. Dodaj nową kolumnę, ale tym razem zamiast wybierać "kolumnę wartości niestandardowych", wybierz "dodaj niestandardowe pole obliczeniowe", ponieważ musimy tutaj wykonać pewne obliczenia.
Nazwij kolumnę (np. "Koszty"), wybierz typ danych waluty i wprowadź formułę:
(Timesheets: Time / 60) * Wartości niestandardowe: Wewnętrzna stawka godzinowa
Gdy zaczniesz wpisywać nazwy kolumn, Teamdeck zasugeruje odpowiednie pole do umieszczenia w formule. Pamiętaj o podzieleniu timesheetów przez 60, jeśli chcesz operować na godzinach - czas jest przechowywany w naszym systemie jako minuty.
Oto nowa kolumna z kosztami przypisanymi do każdego pracownika.
8. Ostatnią rzeczą, którą chcemy zrobić, jest zsumowanie wszystkich indywidualnych wartości kosztów w wierszu "Razem". Kliknij go i wprowadź następującą formułę:
= sum(nested(Group: People, Custom formulas: Costs))
Ponownie, podczas wpisywania wartości Teamdeck zasugeruje pasujące nazwy kolumn.
To wszystko! Masz dokładny raport kosztów projektu, który możesz porównać z ustalonym budżetem, aby zobaczyć rentowność projektu.
Czy byłbyś w stanie stworzyć taką tabelę w arkuszu kalkulacyjnym Excel? Tak, ale wymagałoby to regularnych aktualizacji, ponieważ ludzie śledzą swój czas. Dzięki Teamdeck zawsze otrzymujesz dokładne dane z ewidencji czasu pracy, dzięki czemu możesz śledzić koszty niemal w czasie rzeczywistym. Jest to po prostu znacznie wygodniejsze i szybsze niż prowadzenie raportu opartego na arkuszu kalkulacyjnym.
Jeśli rozliczasz się z klientami w oparciu o model czasu i materiałów, prawdopodobnie już śledzisz czas pracy swojego zespołu. Niezbędne jest posiadanie dokładnych danych z ewidencji czasu pracy w celu dokładnego fakturowania klientów.
Dzięki Teamdeck członkowie Twojego zespołu mogą łatwo śledzić swój czas, a Ty jesteś w stanie monitorować zyski swojego projektu z dużą dokładnością. Gdy tylko ktoś wprowadzi nowy wpis w swojej karcie czasu pracy, raport rentowności projektu będzie zawierał aktualne informacje.
Utworzenie raportu obliczającego zyski z projektu wymaga powtórzenia kroków od 1 do 6 z raportu stałej ceny opisanego w pierwszej części tego wpisu na blogu.
W tym momencie masz już tabelę pokazującą timesheety twojego zespołu i ich wewnętrzne stawki godzinowe (tj. pieniądze, które płacisz im za każdą godzinę pracy). Teraz nadszedł czas, aby dodać kolumnę dla ich zewnętrznych stawek godzinowych (tj. pieniędzy, które pobierasz od klienta za godzinę pracy danego pracownika). Możesz to zrobić, dodając nową kolumnę wartości niestandardowych i wpisując wartości w komórkach.
Zysk firmy to różnica między stawką zewnętrzną a wewnętrzną. Stwórzmy kolumnę obliczającą zysk i pomnóżmy go przez liczbę godzin przepracowanych przez pracowników nad danym projektem. Dodaj nowe "niestandardowe pole obliczeniowe". Nadaj mu nazwę (np. "Zyski"), wybierz typ waluty i wprowadź następującą formułę:
(Wartości niestandardowe: zewnętrzna stawka godzinowa - Wartości niestandardowe: wewnętrzna stawka godzinowa) * (Timesheets:Time/60)
Ostatnią rzeczą do zrobienia jest zsumowanie zysków pracownika w wierszu sumy. Kliknij na nią i wpisz:
Tabela końcowa powinna wyglądać następująco:
Oczywiście można dalsze dostosowywanie poprzez filtrowanie informacji lub dodawanie nowych kolumn. Raporty Teamdeck są bardzo rozbudowane, więc powinieneś być w stanie dostosować je do potrzeb swojej organizacji.
Chcesz porozmawiać o dodaniu Teamdeck do stosu zarządzania projektami w Twojej firmie? Zaplanuj rozmowę z Anieląnasz ekspert ds. obsługi klienta. Przeprowadzi Cię przez aplikację i pomoże skonfigurować ją dla Twojego zespołu.
Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest zapewnić uniwersalne zalecenia...
Firmy zazwyczaj wkładają wiele wysiłku w alokację zasobów. Chcesz, aby wszyscy byli zajęci, jednocześnie upewniając się, że ich zadania są wartościowe (co często oznacza możliwość wystawienia rachunku) dla firmy. Staje się to naprawdę trudne, gdy zespół...
Zespoły na całym świecie stają przed podobnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o planowanie harmonogramu zespołu. Samo stworzenie planu projektu jest trudne, a jego aktualizowanie i reagowanie na zmiany jest jeszcze bardziej...