Jako właściciel agencji lub menedżer zespołu kreatywnego, prawdopodobnie słyszałeś już, że śledzenie czasu pracy zwiększa produktywność agencji i zapewnia znaczny rozwój firmy. Jednak niektóre zespoły obawiają się śledzenia czasu, ponieważ może to wydawać się natrętne. W ostatecznym rozrachunku jednak, jeśli wybierzesz Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu pracowników jest bardzo przydatnym narzędziem, które może zaspokoić potrzeby zespołu i wspierać kulturę śledzenia czasu pracy. W tym wpisie na blogu omówimy różne korzyści, jakie agencja może zauważyć po rozpoczęciu śledzenia czasu.
Poproszenie pracowników o śledzenie czasu pracy zapewnia doskonały wgląd w to, jak zespoły kreatywne spędzają czas. Będziesz wiedzieć, kto jest przepracowany, a kto ma zbyt mało zadań. Będziesz także wiedział, które projekty klientów są zagrożone opóźnieniem lub przekroczeniem budżetu. Te spostrzeżenia pozwalają na:
Jeśli nie polegasz na ewidencji czasu pracy przy rozliczaniu swoich klientów, istnieje duże prawdopodobieństwo, że naliczasz im zbyt niskie opłaty. Wielu pracowników zapomina odnotować, że spędzili dodatkową godzinę lub dwie pracując nad danym projektem. Niestety, te niefakturowane godziny mają tendencję do kumulowania się, jeśli patrzysz z perspektywy miesięcznej lub rocznej. Jako agencja nie możesz sobie pozwolić na podobne wycieki pieniędzy. Precyzyjna ewidencja czasu pracy pozwala zobaczyć, co wszyscy robili. Żadna praca dla klienta nie pozostanie niezauważona.
[/vc_column_text]
Życie agencji może być gorączkowe, a większości pracowników nie jest obce poświęcanie dodatkowych godzin. Mimo to agencje nie powinny ignorować obciążenia pracą swoich pracowników, ponieważ konsekwencje nadmiernego obciążenia mogą być bardzo poważne. Jednocześnie pracownicy, którzy po prostu nie mają wystarczająco dużo konkretnych zadań, aby wypełnić swoje dni są również nieszczęśliwi. Jako lider zespołu powinieneś starać się zachować równowagę wykorzystanie zasobów. Dzięki kartom czasu pracy można łatwo wykryć, kto ma zbyt wiele na głowie, a kto jest niedostatecznie wykorzystywany.
Wiele agencji rozlicza swoich klientów w modelu "czas i materiały". Jeśli tak jest w Twoim przypadku, nie masz już wymówki, by nie śledzić czasu pracy członków swojego zespołu. Posiadając dokładne karty czasu pracy, bardzo łatwo jest wystawić fakturę na ich podstawie. Twój dział finansowy z pewnością doceni dostęp do kompleksowych danych na temat pracy nad projektem.
Prognozowanie zasobów oznacza przewidywanie, ile zasobów będzie potrzebnych i kiedy. Dane historyczne zebrane z kart czasu pracy zespołu będą tu niezwykle pomocne. Przyjrzyj się, ile czasu Twoje zespoły spędziły w różnych miesiącach lub tygodniach, a prawdopodobnie zauważysz wzorce (np. więcej godzin zarejestrowanych podczas pracy nad zimowymi kampaniami świątecznymi). W tym roku, zamiast w pośpiechu rekrutować nowych pracowników lub zatrudniać freelancerów po wyższych kosztach, będziesz wiedział, jak z wyprzedzeniem zabezpieczyć więcej zasobów ludzkich.
Agencje często współpracują z wykonawcami lub freelancerami. Poproś ich o śledzenie czasu wraz z twoim zespołem, a zobaczysz, ile czasu spędzają na twoim projekcie i ile powinieneś im zapłacić. Jeśli korzystasz z TeamdeckMożesz również poprosić te osoby o rejestrowanie ich codziennej dostępności. Dzięki temu będziesz dokładnie wiedzieć, ile czasu i kiedy mogą poświęcić na Twój projekt.
To prawda, że szacunki rzadko są *naprawdę* dokładne, ale śledzenie czasu pomoże ci udoskonalić proces szacowania w twojej agencji. Po pierwsze, przeanalizuj swoje poprzednie projekty, patrząc na szacunki i fakty (planowane godziny i śledzony czas). Spróbuj zidentyfikować wzorce: może się na przykład okazać, że twój zespół często nie docenia fazy projektowania projektu. Mając ten wgląd, możesz sporządzić kolejne szacunki z większą pewnością.
W poprzednich akapitach wspomnieliśmy o wzorcach, które są często widoczne w kartach czasu pracy. Patrząc na wpisy czasu pracy swojego zespołu, możesz również zauważyć pewne obszary poprawy dotyczące ich produktywności. Na przykład, możesz być zaskoczony tym, ile godzin twoi pracownicy spędzają siedząc w biurze. spotkania. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że natychmiast pojawią się pomysły na optymalizację wewnętrznych procesów firmy lub udoskonalenie technik zarządzania projektami. Jest to jeszcze bardziej pomocne, gdy zespół śledzi czas, oznaczając zarówno godziny niefakturowane, jak i rozliczane. W ten sposób na pierwszy rzut oka widać, które działania kosztują najwięcej.
Mówiąc o rozliczanych godzinach, są one również bardzo ważne, jeśli chodzi o ocenę rentowności projektów. Może się zdarzyć, że twój zespół pracuje bardzo ciężko nad projektem, udaje mu się dostarczyć go na czas, a mimo to twoja agencja ledwo zarabia. W takim przypadku zdecydowanie powinieneś poszukać możliwości optymalizacji cen lub negocjacji warunków umowy. Na przykład, jeśli traktujesz wdrażanie zmian wymaganych przez klienta jako czas nie podlegający rozliczeniu, a mimo to stanowi on większość czasu pracy twojego zespołu, być może powinieneś za to zapłacić. Śledzenie czasu pracy zapewnia narzędzia do wyjaśniania i uzasadniania tych decyzji klientom.
Chcesz, aby Twój zespół agencyjny był szczęśliwy i zaangażowany w pracę. To oczywiste. Śledząc ich czas, masz pewność, że ich obciążenie pracą jest pod kontrolą. Czy ktoś ostatnio zaczął rejestrować poważne nadgodziny? Zobaczysz to w ewidencji czasu pracy i będziesz mógł zareagować lub poprawić bieżącą sytuację. Zarządzanie nadgodzinami. Twój zespół doceni pracę w firmie, w której jego wysiłki są zauważane. Prawdopodobnie zauważą również, że śledzenie czasu ma pozytywny wpływ na ich osobistą produktywność.
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania projektami (również dedykowanych branży kreatywnej) lub - mówiąc bardziej szczegółowo - aplikacji do śledzenia czasu pracy. Od kompleksowych platform po dedykowane konkretnym zadaniom i obowiązkom narzędzia. Każde z nich ma nieco inne możliwości i przypadki użycia, a czasem wszystkie niezbędne funkcje w jednej, rozsądnej cenie.
W jednym z naszych ostatnich artykułów wymieniliśmy wskazówki dotyczące Jak wybrać oprogramowanie do śledzenia czasu pracy pracowników. Krótko mówiąc, musisz zastanowić się, co chcesz osiągnąć dzięki aplikacji do śledzenia i jak Twój zespół będzie z niej korzystać. Następnie wybierz narzędzie, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
W TeamdeckWygodne narzędzie do śledzenia czasu pracy jest częścią kompletnego oprogramowania do zarządzania zasobami, które może również pomóc w planowaniu zasobów lub zarządzaniu urlopami. Jeśli chcesz przyjrzeć się bliżej naszej aplikacji, Uzyskaj 30-dniowy BEZPŁATNY okres próbny lub Umów się na konsultację z Anieląnasz ekspert ds. obsługi klienta.
Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest zapewnić uniwersalne zalecenia...
Zespoły na całym świecie stają przed podobnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o planowanie harmonogramu zespołu. Samo stworzenie planu projektu jest trudne, a jego aktualizowanie i reagowanie na zmiany jest jeszcze bardziej...
Jako software house przetestowaliśmy wiele, być może najlepszych aplikacji do zarządzania czasem. W branży IT i oprogramowania - która ma głównie klientów biznesowych z USA i Wielkiej Brytanii - jesteśmy przyzwyczajeni do pracy z absolutnie...