Śledzenie budżetu projektu za pomocą oprogramowania do planowania zasobów Teamdeck.io

Stworzenie solidnego budżetu projektu wymaga wiele planowania, ale bardzo często nie jest to wystarczające. Według Ankieta Instytutu Zarządzania Projektamimniej niż 60% projektów zostaje ukończonych w ramach pierwotnego budżetu. Aby zobaczyć, w jakim kierunku zmierza projekt, należy śledzić jego postępy i sprawdzać, czy szacunki są zgodne z rzeczywistymi danymi.

Teamdeck pozwala być na bieżąco z aktualnym budżetem projektu, zyskiem firmy i potencjalnym ryzykiem. Możesz również udostępniać te informacje swojemu zespołowi lub klientom.

Chcesz stać się kierownikiem projektu bardziej opartym na danych?

Po pierwsze, nie skonfigurowałeś jeszcze swojego konta teamdeck, zarejestruj się teraz. Funkcje opisane w tym artykule są dostępne w aplikacji raporty sekcja.

Nowy raport można utworzyć od podstaw (klikając przycisk tworzyć niestandardowe), ale sugeruję użycie szablonu o nazwie "Budżet projektu". Nazwij swój raport i wybierz odpowiedni zakres dat.

Porównanie szacunków z rzeczywistością

Patrząc na pierwszy wykres, nazwany Rezerwacje a arkusze czasu pracy, możesz sprawdzić, jak Twoje szacunki (rezerwacje) wypadają w porównaniu z rzeczywistym czasem pracy nad danym projektem. Kliknij ustawienia -> grupa wg i przełączać się między projekty oraz ludzie aby zobaczyć to samo porównanie z różnych perspektyw.

Taki wykres może pomóc zidentyfikować zagrożenia i obszary poprawy, jeśli chcesz wrócić na właściwe tory w swoim projekcie.

Monitorowanie bieżącego budżetu projektu i ogólnego zysku.

Jeśli korzystasz z naszego szablonu raportu "Budżet projektu", możesz zobaczyć tabelę o nazwie Budżety. W tym miejscu można obliczyć zysk firmy i zobaczyć, jakie są koszty każdego projektu.

Jeśli tworzysz raport od podstaw, czytaj dalej. Będziesz używać tych samych wskaźników i formuł, jak opisano poniżej, ale będziesz musiał je najpierw zdefiniować lub zaimportować z innych raportów. Oto jak tworzyć niestandardowe metryki dla raportów.

Ta tabela jest domyślnie tworzona dla projektów ze stałym budżetem. Jeśli korzystasz z umowy na czas i materiały, znajdziesz odpowiednią instrukcję w sekcji poniżej.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić ze swoim Budżety jest wypełnienie tabeli. Istnieją dwie kolumny, które wymagają wprowadzenia danych: Budżet projektu oraz Stawka wewnętrzna USD. Pierwszy z nich reprezentuje budżet projektu: kwotę, którą klient zapłaci za wykonaną pracę. Druga to średnia stawka godzinowa płacona pracownikom. Upewnij się, że wprowadzasz stawki wewnętrzne oddzielnie dla każdej osoby pracującej nad projektem.

Następnie zostaną obliczone dwa niestandardowe wskaźniki dla projektów: Zysk oraz Koszty. Twoje koszty składają się z pieniędzy, które wydajesz na wynagrodzenie pracowników pracujących nad danym projektem. Zysk to kwota pieniędzy, która pozostaje po odjęciu wyżej wymienionych kosztów od budżetu projektu.

Oblicz budżet projektu na podstawie kart czasu pracy zespołu.

Czy rozliczasz się z klientami na podstawie umowy na czas i materiały? W takim przypadku nie jesteś w stanie określić stałego budżetu projektu, ale możesz go obliczyć na podstawie ewidencji czasu pracy swojego zespołu.

Użyj Budżety (można usunąć tabelę Budżet projektu i dodać niestandardową kolumnę wartości o nazwie np. "Stawka zewnętrzna".

Gdy kolumna znajdzie się w tabeli, wypełnij ją zgodnie z tym, ile płacisz klientowi za godzinę.

Utwórzmy kolejną kolumnę, która określi, ile klient powinien zapłacić za dany okres. Kliknij na wskaźniki w prawym górnym menu tabeli i wybierz opcję dodać niestandardowy -> Dodaj niestandardowe pole obliczeniowe.

Utwórz obliczenie o nazwie "przychód" lub "dochód" z walutą jako formatem danych. Następnie wpisz formułę:

(Timesheets: Time / 60) * Wartości niestandardowe: Stawka zewnętrzna

Pamiętaj, że jeśli określisz różne stawki dla różnych osób, koszty i przychody zostaną obliczone osobno dla każdego wypełnionego wiersza:

Teraz, gdy masz już przychód należy również edytować formułę Zysk. Zmień z:

Wartości niestandardowe: Budżet projektu - suma(zagnieżdżone(Grupa:Osoby, Formuły niestandardowe: Koszty USD))

do

sum(nested(Group:People, Custom formulas: Revenue)) - sum(nested(Group:People, Custom formulas: Costs USD))

I gotowe! Ogólny zysk jest gotowy.

Uzyskaj lepszy wgląd w dane ewidencji czasu pracy swojego zespołu

Dzięki raportom Teamdeck możesz wyszczególnić czas pracy swojego zespołu, ale także zagłębić się w karty czasu pracy. Każdemu wpisowi czasu zarejestrowanemu przez pracowników może towarzyszyć "opis" - komentarz członka zespołu na temat danego wpisu. Opisy te można zaimportować do raportu budżetu projektu. Wystarczy dodać kolumnę "opis timesheet" do dowolnej tabeli w raporcie:

Możesz także zobaczyć opisy rezerwacji swojego zespołu i porównać je z komentarzami do kart czasu pracy:

Taka analiza może pomóc zidentyfikować różnice między planowaną a rzeczywistą pracą i lepiej zrozumieć, w jaki sposób wydawany jest budżet projektu.

Wizualizacja szybkości spalania

Do raportu można dodać wykres liniowy w celu przeanalizowania wskaźnika wypalenia projektu.

Wybierz Rezerwacje: Czas oraz Timesheets: Czas jako metryki, które chcesz wizualizować i używać filtr aby wybrać odpowiednie projekty.

Taki wykres pomoże ci zrozumieć, dokąd zmierza twój projekt. Czy rzeczywiste wyniki przekroczyły szacunki? Czy budżet projektu jest z tego powodu zagrożony? Zidentyfikuj niepokojące wzorce, gdy tylko się pojawią.

Poinformuj innych o postępach swojego projektu

Teamdeck umożliwia udostępnianie raportów członkom zespołu lub zewnętrznym interesariuszom. Wszystko, co musisz zrobić, to kliknąć udział i zdecyduj, komu chcesz udostępnić raport. Osoby posiadające konta teamdeck mogą otrzymać prawa do edycji raportu, podczas gdy inni mogą go przeglądać.

Tworzenie własnego raportu

Czy jesteś kierownikiem projektu opartym na danych? Analiza spostrzeżeń może pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych, dzięki czemu możesz skuteczniej zarządzać projektami. Jeśli korzystasz z Teamdeck, informacje w czasie rzeczywistym o wydajności Twojego zespołu są na wyciągnięcie ręki: Zacznij już teraz![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]