Monitorowanie czasu pracy pracowników online może pomóc w monitorowaniu wydajności zespołu, identyfikowaniu obszarów poprawy lub po prostu śledzeniu obecności pracowników. Jest to również cenne narzędzie do zarządzania projektami - jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat zarządzania projektami i śledzenia czasu pracy (lub po prostu zarządzanie czasem projektu).
Śledzenie czasu pracy pracowników oferuje wiele korzyści dla organizacji. Nic więc dziwnego, że firmy różnej wielkości i działające w różnych branżach poszukują idealnych narzędzi do śledzenia czasu pracy pracowników. Czy istnieje oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, które spełnia wszystkie wymagania każdej firmy? Prawdopodobnie nie. Jesteśmy jednak pewni, że dzięki szerokiej gamie aplikacji do śledzenia czasu pracy, każda firma może znaleźć narzędzie, które dokładnie odpowiada jej potrzebom.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
Ten wpis na blogu powinien pomóc ci lepiej zrozumieć wymagania twojej organizacji i skupić się na poszukiwaniu najlepszego oprogramowania do śledzenia czasu pracy. Pierwszym krokiem jest poświęcenie chwili i zastanowienie się nad "dlaczego" swoich poszukiwań.
Pomyśl: co chcę osiągnąć? Następnie wyobraź sobie swój zespół korzystający z aplikacji do śledzenia czasu - jak to robią? Jakie urządzenia i opcje preferują? Na koniec możesz wybrać funkcje aplikacji do śledzenia czasu, z których będziesz czerpać największe korzyści. Po wykonaniu tych kroków otrzymasz listę kontrolną oprogramowania do śledzenia czasu. Wszystko, co musisz teraz zrobić, to sprawdzić, czy każde narzędzie, które oceniasz, może zaoferować to, czego potrzebujesz.
Zanim zaczniesz przeglądać strony internetowe różnych narzędzi i porównywać ich funkcje lub ceny, skup się na potrzebach swojej firmy. Niezwykle ważne jest, aby dowiedzieć się, dlaczego w ogóle potrzebujesz narzędzia do śledzenia czasu pracy.
Oto kilka potencjalnych powodów. Nie musisz wybierać jednego z nich, ale postaraj się nadać priorytet swoim celom. Znajomość głównej motywacji zespołu do śledzenia czasu pracy pomoże zawęzić poszukiwania do narzędzi, które najlepiej wspierają ten cel.
Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy pracowników wspiera kierowników projektów:
Być może masz jeszcze inny powód, aby wdrożyć oprogramowanie do śledzenia czasu pracy w swojej firmie. Najważniejsze jest, abyś określił swoją główną motywację. Będąc na rynku nowej aplikacji do śledzenia czasu pracy pracowników, powinieneś skupić się na narzędziach, które przybliżą cię do tego celu.
Zastanawiając się nad rozumieniem zarządzania projektami, w pierwszej kolejności powinniśmy sięgnąć po definicję Project Management Institute (PMI). Jak sugeruje instytucja, zarządzanie projektami polega na wykorzystywaniu kompetencji, umiejętności, być może talentów, wiedzy, urządzeń, instrumentów, oprogramowania, technik, procesów, metod i wszystkiego, co jest potrzebne do dostarczania "wartości ludziom".
Wyrażenie "wartość dla ludzi" - ze względu na swoją dwuznaczność - zachęca nas do myślenia, że wynikiem zarządzania projektami może być wszystko - od krzeseł po ruchy społeczne, w tym religijne. Wszystko, co jest przydatne dla pewnej liczby osób.
Ale kiedy użyjemy definicji Association for Project Management (APM), zrozumienie zarządzania projektami będzie bardziej konserwatywne, ale także pomoże oddzielić zwykłe zarządzanie od zarządzania projektami. Jak mówią:
Zarządzanie projektem to zastosowanie procesów, metod, umiejętności, wiedzy i doświadczenia w celu osiągnięcia określonych celów projektu zgodnie z kryteriami akceptacji projektu w ramach uzgodnionych parametrów. Zarządzanie projektem ma końcowe rezultaty, które są ograniczone do określonych ram czasowych i budżetu.
Porównując obie definicje, dostrzeżemy pewne podobieństwa. W obu widzimy, że zarządzanie projektami polega - powiedzmy - na prowadzeniu spraw i wykorzystywaniu wiedzy, doświadczenia, metod, procesów i procedur w celu wykonania pracy.
Ale tylko ostatnia definicja jest biznesowa. W definicji APM znajdują się trzy aspekty, które nie pojawiają się w rozumieniu PMI. Są to czas, budżet i "kryteria akceptacji projektu". Jak wiemy, w świecie biznesu każdy projekt ma swój cel. Niezależnie od tego, czy jest to żądanie wewnętrzne, czy zewnętrzne. I każdy musi być wykonany w określonym czasie, w ramach budżetu i przy akceptacji zlecającego.
Oto główna różnica między zarządzaniem a zarządzaniem projektami. Według APM różnica między tymi dwoma terminami sprowadza się do czasu. Czasu, w którym projekt jest gotowy do realizacji lub już zrealizowany. Podczas gdy zarządzanie jest operacją ciągłą, zarządzanie projektem ma swój ostateczny wynik w określonym czasie.
Mając powyższe na uwadze, związek między oprogramowaniem do śledzenia czasu a procesem zarządzania projektami staje się dość oczywisty.
Podsumujmy powyższe. Wiemy już, że w biznesie, w zarządzaniu projektami, analiza wydajności zespołu i pracowników jest istotną częścią pracy nad projektami. A celem śledzenia wydajności jest, według PMI
Zarządzanie wydajnością to systematyczne podejście do poprawy i rozwoju wyników i zdolności poszczególnych osób i zespołów w celu zwiększenia wydajności w całej organizacji.
Wiesz już także, jaka jest różnica między zarządzaniem projektem a zwykłym zarządzaniem. Chodzi o budżet, kryteria akceptacji i - oczywiście - czas. Z tego punktu widzenia, oto wskaźniki wykorzystywane do śledzenia i poprawy wydajności i produktywności pracowników.
Jest to najbardziej oczywisty i najpopularniejszy wskaźnik. Jeśli wiesz, ile czasu zajmują poszczególne etapy, jesteś w stanie przewidzieć czas i budżet przyszłych projektów. Można też zwiększyć szacunki budżetowe i zarządzanie zasobami projektu.
Ten wskaźnik KPI pokazuje ogólny stosunek pracy przynoszącej bezpośrednie zyski do kosztów wewnętrznych, w którą zaangażowany jest każdy pracownik. Różne firmy mają bardzo różne stanowiska w sprawie relacji wartości między czasem "rozliczanym" i "nie rozliczanym", a my uważamy, że są one równie ważne. Niezależnie od tego, jak to postrzegasz, musisz zobaczyć, ile czasu Twój zespół spędza na czasie nie podlegającym rozliczeniu, aby móc wycenić i zaplanować pracę w konkurencyjny sposób.
Przydatny wskaźnik do oceny samopoczucia i zdrowia pracowników. Zbyt wysoki wskaźnik nadgodzin na pracownika oznacza, że należy rozważyć zatrudnienie większej liczby pracowników, aby obecni pracownicy nie byli przepracowani.
Wskaźnik ten jest interpretowany na kilka różnych sposobów. Na przykład w celu zrozumienia stanu zdrowia pracowników - zarówno pod względem dobrego samopoczucia fizycznego, jak i zaangażowania. Czasami jako wskaźnik poświęcenia pracowników (ale musisz być świadomy zjawiska prezenteizmu, ponieważ nie oznacza to dobrej jakości pracy ani entuzjazmu. Jeśli Twój zespół stale pracuje w nadgodzinach, być może nadszedł czas na zwiększenie zatrudnienia.
Wydajność pracowników jest doskonałym miernikiem produktywności. Podobnie jak w przypadku nadgodzin, pokazuje, kto jest bliski wypalenia, a kto może wziąć na siebie trochę więcej pracy. Jest to bardzo pomocne w równomiernym rozłożeniu pracy w zespole i zrozumieniu, kto potrzebuje dodatkowego wsparcia.
Agencje reklamowe i firmy budowlane mogą mieć to samo oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, ale używać go w bardzo różny sposób. Ważne jest, aby narzędzie, które ostatecznie wybierzesz, było dobrze dostosowane do potrzeb Twoich pracowników. Właśnie dlatego musisz wyobrazić sobie, jak z niego korzystają, gdy przygotowujesz się do zakupu aplikacji do śledzenia czasu pracy.
Czy członkowie zespołu będą musieli używać swoich telefonów do śledzenia czasu pracy, czy też przez większość dnia siedzą przy laptopach? Czy pracownicy powinni korzystać z automatycznego rozwiązania do śledzenia czasu pracy (niektóre narzędzia rozpoznają aplikacje i strony internetowe odwiedzane przez pracowników i tworzą karty czasu pracy na podstawie tego rodzaju danych), czy też chcą wprowadzać swoje wpisy ręcznie?
Uzyskanie jasnego zrozumienia, w jaki sposób Twój zespół będzie korzystał ze śledzenia czasu, pomoże Ci wybrać narzędzie, które pracownicy szybko zaadoptują. W przeciwnym razie ryzykujesz, że zapłacisz za aplikację, która będzie niewygodna i czasochłonna w użyciu.
Teraz, gdy dobrze znasz cele swojej firmy i potrzeby swojego zespołu, możesz przyjrzeć się poszczególnym funkcjom popularnych narzędzi do śledzenia czasu pracy pracowników i dowiedzieć się, które z nich są dla Ciebie przydatne. Stworzenie swego rodzaju "listy zakupów" sprawi, że będziesz mniej podatny na przekonywanie sprzedawców lub marketing. Skupisz się na swoich potrzebach i wybierzesz oprogramowanie, które faktycznie je spełnia.
Poniżej znajduje się lista funkcji, które można znaleźć w różnych aplikacjach do śledzenia czasu pracy pracowników. Których z nich potrzebujesz?
Mamy nadzieję, że ten wpis na blogu pomoże Ci zidentyfikować Twoje potrzeby w zakresie śledzenia czasu pracy i wybrać najlepsze narzędzie dla Twojej firmy. Narzędzia do śledzenia czasu pracy zdecydowanie nie są uniwersalnymi typami oprogramowania, dlatego zalecamy dokładne zbadanie dostępnych opcji. Na koniec chcielibyśmy przedstawić krótki przegląd narzędzia do śledzenia czasu pracy, które tworzyliśmy przez ostatnie pięć lat.Teamdeck. Być może jest to aplikacja, której szukałeś?
Teamdeck jest do zarządzania zasobami projektówOznacza to, że oprócz funkcji śledzenia czasu oferuje również projekt i narzędzie do planowania zasobów oraz system zarządzania urlopami funkcje. Zasadniczo jest to kompleksowa aplikacja dla twojego zespołu, w której możesz planować ich pracę, monitorować ich wydajność i sprawdzać ich dostępność.
[/vc_column_text][/vc_column]
Jeśli uważasz, że Teamdeck może być czymś, co sprawdzi się w twoim zespole, ale chcesz zobaczyć go w akcji (tak jak powinieneś!), możesz Umów się na rozmowę z Anieląnasi eksperci ds. sukcesu klienta. Odpowie na wszystkie Twoje pytania i pokaże Ci, jakie korzyści Teamdeck przyniesie Twojemu zespołowi.
Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest zapewnić uniwersalne zalecenia...
Zespoły na całym świecie stają przed podobnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o planowanie harmonogramu zespołu. Samo stworzenie planu projektu jest trudne, a jego aktualizowanie i reagowanie na zmiany jest jeszcze bardziej...
Jako software house przetestowaliśmy wiele, być może najlepszych aplikacji do zarządzania czasem. W branży IT i oprogramowania - która ma głównie klientów biznesowych z USA i Wielkiej Brytanii - jesteśmy przyzwyczajeni do pracy z absolutnie...