Korzyści ze śledzenia czasu pracy: Oto dlaczego Twoja firma nie radzi sobie ze śledzeniem czasu pracy

Prowadząc firmę lub startup, warto mieć oko na każdy szczegół. Jeśli zatrudniasz programistów, projektantów i kierowników projektów, śledzenie godzin pracy jest prawdopodobnie tym, co robisz na co dzień. Być może nie jest to twój ulubiony obowiązek w pracy, może być zniechęcający i frustrujący, ale w większości profesjonalnych usług stał się koniecznością.

Śledzenie czasu pracy pozwala zarządzać produktywnością pracowników, monitorować czas spędzony na danym zadaniu, a ostatecznie pomaga lepiej zoptymalizować przyszłą alokację siły roboczej w firmie.

Co ważniejsze, pomaga to pokazać klientom, za co tak naprawdę płacą.

"Śledzenie czasu pracy jest koniecznością dla profesjonalistów, którzy rozliczają się godzinowo" - Fast Company

Przynajmniej jest to główny powód, dla którego warto to zrobić.

Dlaczego śledzenie czasu ma sens?

Badania wykazały, że firmy, które nie korzystają z zarządzania czasem, tracą ponad $18,000 średnio każdego roku.

Prawidłowo wdrożone śledzenie czasu pracy może pomóc firmie w osiągnięciu większej wydajności i przejrzystości zarówno w stosunku do zespołów, jak i klientów, według Small Business Trends:

"Odpowiednie oprogramowanie do śledzenia czasu i projektów może pomóc firmom zrozumieć i uwzględnić wkład ich pracowników, pomimo trudniejszych wskaźników, według których należy teraz mierzyć ten wkład".

W idealnym przypadku śledzenie czasu pracy może ograniczyć zgadywanie podczas przydzielania siły roboczej lub szacowania przyszłych projektów, pomagając firmie lepiej zaplanować budżet.

Rzeczywistość jest jednak znacznie inna, jak wynika z raportu McKinsey & Company:

"Średnio, duże projekty IT przekraczają budżet o 45% i czas o 7%, dostarczając przy tym o 56% mniej wartości niż przewidywano. Projekty związane z oprogramowaniem wiążą się z najwyższym ryzykiem przekroczenia kosztów i harmonogramu".

Być może myślisz teraz:

Dlaczego, jeśli śledzenie godzin pracy jest tak konieczne, mówisz, że może to nie być dla mnie dobre?

Zaraz to wyjaśnię.

Gdy śledzenie czasu nie ma sensu

Wiele firm wdraża oprogramowanie do śledzenia czasu pracowników dla samego robienia tego.

Michał Bielak w swoim "Przewodniku project managera po time trackingu" zwraca uwagę na bardzo ważną sprawę:

"...śledzenie czasu pracy, jeśli nie jest wdrożone prawidłowo, może sprawić, że pracownicy będą przytłoczeni i w rzeczywistości nie będą nawet trochę bardziej produktywni".

Jest to rzeczywisty problem w społeczności programistów, dobrze wyrażony przez pana Anne Dev w "I'm A Bad Developer, That's The Only Reasonable Explanation". Opisuje on, jak bardzo był onieśmielony, przestraszony, a nawet zawstydzony przez aplikacje do zarządzania czasem stawił czoła:

"Czułem się jak gówno i byłem zły. Czułem się ciężarem dla mojego zespołu. Czułem, że porównywanie czterogodzinnego lunchu z klientem do czterech godzin kodowania to bzdura. Ale czy mieli rację co do moich słabych wyników? A może zaprzeczałem swojej wartości i produktywności?"

Można zobaczyć skalę tego problemu w odpowiedziach i komentarzach, które otrzymał na Medium i od Społeczność Hacker News. Koledzy programiści współczują mu, ponieważ również czuli się źle oceniani za swoją pracę przez ludzi, którzy nie rozumieją, że tworzenie oprogramowania jest trudne i nie zawsze można je mierzyć w ściśle określonych godzinach lub porównywać z innymi projektami.

Niebezpieczeństwa związane ze śledzeniem czasu

Jak więc najlepiej wykorzystać śledzenie czasu, nie wkurzając jednocześnie swoich pracowników?

Najlepszym sposobem jest uniknięcie tych pięciu powszechnych błędów:

1. Marnowanie czasu na śledzenie czasu

Dla wielu pracowników śledzenie czasu pracy jest uciążliwe. Muszą oni poświęcać dodatkowy czas na wypełnianie kart czasu pracy.

Istnieje wiele narzędzi programowych dla kierowników projektów, takich jak Harvest czy Basecamp, ale wymagają one od użytkowników pamiętania o wypełnianiu określonych formularzy w celu śledzenia ich godzin pracy. Takie raporty mogą być niedokładne, co omówię za chwilę, ale są też czasochłonne dla pracowników.

Istnieją jednak narzędzia do śledzenia w czasie rzeczywistym, takie jak Toggl, które nie wymagają wypełniania żadnych kart czasu pracy. Zamiast tego, pracownicy uruchamiają i zatrzymują tracker, kiedy tylko tego potrzebują. Pozwala im to faktycznie wykonywać pracę i oszczędza frustracji.

2. Nie śledzenie wszystkiego

Nie jesteśmy idealni - przyznajmy to. Popełniamy błędy, kłamiemy lub zapominamy. Jak więc śledzenie czasu oparte na wstecznym wypełnianiu arkuszy kalkulacyjnych może być dokładne?

Inne badanie pokazuje, jak wielu rzeczy nie liczymy podczas śledzenia naszego czasu w pracy, po prostu dlatego, że nie można ich rozliczyć: są to głównie e-maile, spotkania lub komunikacja w zespole. Niezliczanie e-maili prowadzi na przykład do poważnych strat finansowych.

Według Harvard Business Review, amerykańska gospodarka traci 50 milionów godzin, czyli $7,4 miliarda dziennie, na produktywności. Dzieje się tak tylko dlatego, że ludzie zapominają śledzić czas spędzony na czytaniu i odpowiadaniu na e-maile jako czas pracy.

3. Brak motywacji zespołu do śledzenia czasu pracy

Śledzenie czasu nie jest czymś, co lubimy robić. Dla wielu z nas jest to nienaturalne lub nawet nie ma sensu.

Obowiązkiem menedżera jest edukowanie pracowników na temat znaczenia śledzenie czasu projektu i pokazać im, jak robić to prawidłowo.

Jak powiedział Michał Bielak w swoim poradniku PM:

"[nie można] po prostu zebrać członków zespołu w pokoju pewnego dnia i powiedzieć: "Od teraz będziemy używać tego oprogramowania do śledzenia czasu pracy IT, aby zobaczyć, jak idzie wasza praca. Kliknij tutaj, teraz kliknij tam, idealnie, dzięki, koniec spotkania".

Brak kontekstu może prowadzić do sytuacji takich jak ta opisana przez p. Anne Dev, wspomnianą wcześniej w tym artykule: ludzie mogą zacząć czuć się źle z czasem, który wpisali w timesheety, staną się sfrustrowani i źli na cały proces.

4. Śledzenie czasu po zakończeniu zadania

Mówiłem o tym trochę wcześniej - pracownicy mają tendencję do wypełniania kart czasu pracy po zakończeniu zadania, co prowadzi do domysłów i założeń.

Raporty oparte na nieprecyzyjnym śledzeniu czasu pracy są mylące, powodując kłopoty zarówno zarządcze, jak i finansowe firmy.

Co gorsza, 9,1% pracowników wypełnia swoje karty czasu pracy raz w tygodniu, a 3,6% robi to raz w miesiącu, co powoduje jeszcze większą niedokładność wprowadzanych danych. Przypomnij swoim pracownikom o regularnym wypełnianiu kart czasu pracy lub przejdź na narzędzia do śledzenia w czasie rzeczywistym.

5. Tworzenie wprowadzających w błąd raportów

Jak przydzielić zasoby, jeśli dane uzyskane z kart czasu pracy są niedokładne?

Nie wiedząc dokładnie, ile czasu pracownicy poświęcają na określone zadania, można niedoszacować lub przeszacować przyszłe projekty, co może nawet wpłynąć na budżet firmy.

Właściwe prognozowanie projektów ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu projektami, więc nie chcesz podejmować tych decyzji na podstawie niewłaściwych danych.

Rozważ zarządzanie zasobami

Podczas gdy śledzenie czasu pozwala śledzić, ile godzin pracownicy spędzili na zadaniach, zarządzanie zasobami pomaga efektywnie przydzielać zasoby w oparciu o wydajność pracy i dostępnych członków zespołu.

W ten sposób upewnisz się, że nie przytłoczysz pracowników zbyt dużą ilością pracy, unikając przestojów w tym samym czasie w innych zespołach.

Opierając się na tym prostym pomyśle, stworzyliśmy Teamdeck.io - proste narzędzie do planowania zasobów, które pomaga w raporty timesheet lub z wdrożeniem Strategie zarządzania czasem. Mając solidne doświadczenie w tworzeniu oprogramowania, rozumiemy, jak ważne jest odpowiednie przydzielenie siły roboczej do ostatnich i nadchodzących projektów, aby zapewnić płynność firmy, a także zadowolenie pracowników i klientów.

Powodem, dla którego warto wdrożyć narzędzie do planowania zasobów, jest skupienie się na całym procesie i uzyskanie wysokiego poziomu przeglądu zespołu. Korzystając z takiego narzędzia, możesz kontrolować wszystkich pracowników jednocześnie, monitorując projekty, do których są przypisani, urlopy i dni wolne.

Śledzenie czasu pracy w oparciu o zadania może prowadzić do ignorowania szerszej perspektywy, podczas gdy zarządzanie zasobami pomaga lepiej przydzielać pracowników nie tylko ze względu na czas spędzony przez nich na danym zadaniu, ale także ze względu na ich dostępność i zdolność do pracy.

Dowiedz się, co działa w Twojej firmie

Ponieważ nie próbuję przekonać cię do wyboru śledzenia czasu lub planowania zasobów (korzystanie z obu ma sens), mam nadzieję, że jesteś bardziej świadomy zagrożeń związanych ze śledzeniem czasu, zwłaszcza jeśli nie jest ono prawidłowo wdrożone w organizacji.

Jeśli chcesz jak najlepiej wykorzystać śledzenie czasu w swojej firmie, pamiętaj o wykonaniu kilku poniższych kroków:

• Spraw, by było to tak proste, jak to tylko możliwe, aby nie przeszkadzać pracownikom.
• Naucz swój zespół śledzić każdą aktywność, zarówno podlegającą, jak i niepodlegającą rozliczeniu.
• Przypomnij swojemu zespołowi, aby regularnie śledził swój czas.
• upewnij się, że śledzisz dokładne dane