Każdy, kto kiedykolwiek zarządzał zespołem lub firmą, powie ci, że niezwykle trudno jest ukończyć projekt bez zaplanowania, kto powinien go wykonać i kiedy można to zrobić. Mimo to, wiele firm polega na doraźnym alokacja zasobów i nastawienie "miejmy nadzieję, że się uda".
Co zyskuje czytelników dzięki temu artykułowi:
- wiedzę: 62% organizacji zawsze lub często korzysta z oprogramowania do zarządzania zasobami w celu ich szacowania i przydzielania.
- poważne sugestie: kroki, jak uniknąć niepowodzenia projektu i rola oprogramowania w chmurze w tym procesie
- rozrywka: ekrany planisty zasobów połączone z gifami z giphy.com
Project Management Institute podsumowuje ankietę dotyczącą roli oprogramowania do zarządzania zasobami w procesach zarządzania projektami
W rzeczywistości tylko 62% organizacji ankietowanych przez Project Management Institute przyznało, że zawsze lub często korzysta z zarządzania zasobami w celu oszacowania i alokacji zasobów.
Jest to szczególnie niepokojące, ponieważ to samo badanie pokazuje, że niewystarczająca alokacja zasobów jest tym, co naraża wiele projektów na ryzyko. Zapytani o główne przyczyny niepowodzeń ich poprzednich projektów, 23% respondentów wymieniło "nieodpowiednie prognozowanie zasobów" i "zależność od zasobów".
Co prawda, nie jest to najczęstsza kwestia, ale w porównaniu do "zmiany priorytetów organizacji" (wspomnianej przez 41% respondentów), planowanie zasobów wydaje się być czynnikiem, który jest w dużej mierze w twoich rękach.
Zarządzanie zasobami może nie być najważniejszą kwestią dla młodych firm, które, co zrozumiałe, koncentrują się na rozwoju.
Kiedy jednak następuje wzrost, muszą szybko przyspieszyć swoją grę w planowanie, aby dobrze prosperować. Jest to szczególnie ważne w przypadku firm realizujących wiele projektów jednocześnie - agencji, firm konsultingowych czy software house'ów.
Nieodpowiednia alokacja zasobów prowadzi do chaosu komunikacyjnego i naraża projekty na ryzyko.
Jestem wielkim zwolennikiem ustanawiania procesów zarządzania zasobami niezależnie od wielkości zespołu. Właściwie przemyślane planowanie zespołu może przyspieszyć rozwój na wczesnym etapie i utrzymać firmę w dobrej kondycji.
Omówmy najważniejsze kroki, które należy podjąć, aby cieszyć się korzyściami płynącymi z zarządzania zasobami.
Zwiększenie widoczności zespołu w celu utrzymania udanych projektów z dala od nieudanych.
Wiele zespołów zmaga się z ograniczoną widocznością zespołu, co prowadzi do przepracowania pracowników, opóźnień projektów lub nieporozumień między różnymi kierownikami projektów.
Globalny kalendarz zasobów jest koniecznością dla firm niezależnie od ich wielkości. Czy jesteś jedyną osobą odpowiedzialną za alokację zasobów w swojej firmie? Nadal musisz dokładnie widzieć, kogo masz na pokładzie i jakie jest ich obciążenie pracą (jako kierownicy projektów... wiemy, jak ważne jest zarządzanie obciążeniem pracą).
Lista pracowników to początek, ale zdecydowanie zalecam przypisanie atrybutów, takich jak stanowiska, staż pracy lub lokalizacja (jeśli pracujesz w wirtualny zespół), dzięki czemu można łatwo filtrować zasoby. Kierownicy projektów, którzy jeszcze nie pracowali z poszczególnymi członkami zespołu, mogą niekoniecznie znać ich umiejętności, więc taki globalny harmonogram projektu z niestandardowymi tagami pomaga im zdecydować, kogo przypisać do danego projektu.
Kolejną rzeczą, o której należy pamiętać, próbując poprawić efektywność alokacji zasobów, jest obciążenie pracą. Nie jest niczym niezwykłym, że firmy nadmiernie polegają na niektórych pracownikach, pomijając innych, którzy mogliby wykonać dane zadanie. Patrząc na harmonogram, można dostrzec zarówno przepracowanych, jak i niedostatecznie wykorzystanych ludzi, a następnie wyrównać ich zadania.
Zwiększona widoczność zespołu zostanie również doceniona przez zespoły sprzedaży i produktu. Negocjując nowe umowy lub decydując o dodatkowych funkcjach aplikacji, mogą oni podejmować świadome decyzje dotyczące terminów.
Zwiększenie widoczności zespołu w celu utrzymania udanych projektów z dala od projektów nieudanych.
Załóżmy, że masz trzech wewnętrznych projektantów, którzy nie mają natychmiastowych zadań i mogliby pracować nad nowo wygranym projektem. Biorąc pod uwagę tylko harmonogram obciążenia pracą, jesteś dobry, a nawet rozpieszczany opcjami. Okazuje się jednak, że jeden z tych projektantów jest na zwolnieniu lekarskim, drugi na urlopie, a trzeci właśnie poprosił o pracę w niepełnym wymiarze godzin w tym miesiącu.
I właśnie w ten sposób projekt jest zagrożony i może być konieczne jego opóźnienie lub zlecenie go dodatkowym projektantom. Obie opcje zazwyczaj wpływają na wyniki finansowe.
Wgląd w dostępność zespołu jest niezbędny do skutecznej alokacji zasobów.
Niezależnie od tego, czy pracownik bierze długi urlop, czy jest to tylko półdniowa nieobecność, Ty i Twoi kierownicy projektów musicie wiedzieć, kto może realistycznie podjąć się nowych zadań.
Idealnie byłoby wyświetlać zarówno zadania zespołu, jak i dane dotyczące dostępności w jednym harmonogramie, aby można było uwzględnić oba te elementy podczas planowania projektów. Poproś pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin i freelancerów, z którymi często współpracujesz, o podzielenie się z Tobą swoją codzienną dostępnością.
Sposób działania teamdeck polega na tym, że pracownicy mogą samodzielnie wprowadzać swoją dostępność, a nawet prosić o dni wolne. Ich prośby są następnie akceptowane lub odrzucane przez menedżerów, a harmonogram jest natychmiast aktualizowany.
Wykorzystaj gromadzone dane
Jest coś do powiedzenia na temat tego, że prognozowanie i alokacja zasobów to po części nauka, a po części doświadczenie. Aby w pełni wykorzystać naukową część tej formuły, należy zacząć korzystać z danych historycznych - to oczywiste, ale nigdy nie jest proste.
Dla wielu firm śledzenie czasu jest czymś, na co zgodzili się ze swoimi klientami. Inni uważają, że jest to korporacyjny relikt, nie do końca pasujący do luźnej kultury, którą budują.
Moje stanowisko w sprawie śledzenia czasu pracy jest takie, że jeśli jest to robione prawidłowo, jest to nieinwazyjne dla pracowników i wnikliwe dla menedżerów. Zalecam śledzenie pracy w czasie rzeczywistym lub przynajmniej wypełnianie kart czasu pracy tego samego dnia. Zwiększa to dokładność danych.
Przydzielając zasoby do nowego projektu, przeanalizuj czas poświęcony przez członków zespołu na poprzednie zadania. Jeśli wielokrotnie przekraczają szacowany czas, mogą być nieodpowiednie dla projektu o napiętym harmonogramie.
Alternatywnie, możesz ocenić wykorzystanie swojego zespołu (porównując rezerwacje osób z ich kartami czasu pracy) i zobaczyć, którzy pracownicy byli nadmiernie wykorzystywani w ostatnich projektach. Być może istnieje potrzeba zatrudnienia nowej osoby o podobnych umiejętnościach.
Dostosowanie się do zmian
Być może zaznaczyłeś już wszystkie pola i ustaliłeś najlepsze harmonogramy dla swojego zespołu. Nieuchronnie jednak coś się zmieni i wpłynie na plany: może to być zakres projektu lub jego harmonogram. Ludzie mogą zachorować lub odejść z firmy w trakcie realizacji projektu.
Niezwykle ważne jest, aby być gotowym na zmiany i zdolnym do szybkiego działania w ich obliczu. Jedną z rzeczy, która pomaga mojej firmie zarządzać kilkoma różnymi projektami w tym samym czasie, jest nasz harmonogram w czasie rzeczywistym. Każdy kierownik projektu może zobaczyć aktualną dostępność i obciążenie pracą wszystkich osób.
Jest jeden problem z arkuszami kalkulacyjnymi i dokumentami, które skrupulatnie przygotowujesz przed rozpoczęciem projektu. Dezaktualizują się, gdy tylko coś się zmieni. W przypadku większości projektów dzieje się to naprawdę szybko. Tylko tyle można kontrolować, więc lepiej przygotować się na zmiany.
