Planowanie zasobów w zarządzaniu projektami

Stworzenie kompleksowego planu dla projektu to coś więcej niż tylko lista zadań. Wymaga to zaangażowania się w skuteczne planowanie zasobów w celu zidentyfikowania niezbędnych zasobów i ich dostępności. Proces planowania zasobów ma kluczowe znaczenie dla kierowników projektów w celu dokładnego oszacowania harmonogramu i budżetu projektu. Ustalając zakres projektu, rezultaty i zależności podczas fazy początkowej, menedżerowie mogą lepiej zarządzać możliwościami zasobów. Takie podejście nie tylko zapewnia efektywną alokację zasobów, ale także pozwala na ich optymalizację dla bieżących i przyszłych projektów.

Czego dowiesz się z tego artykułu:

• 3 składniki skutecznego procesu zarządzania zasobami

• Rola Planer kalendarza online oraz oprogramowanie do planowania zasobów

• Jak uniknąć wyzwań związanych z alokacją zasobów

• Znaczenie planowania zasobów w zarządzaniu projektami

Nie inaczej jest w przypadku planowania zasobów, które pomaga kierownikom projektów dostosować rezultaty projektów do dostępnych zasobów. Bez tego nie można kontrolować realizacji projektu, jego harmonogramu i budżetu. W tym poście przeprowadzę Cię przez proces planowania zasobów, abyś mógł znaleźć i przypisać tylko odpowiednie i dostępne zasoby do swojego projektu.

Czym jest planowanie zasobów w zarządzaniu projektami?

Zarządzanie projektami, planowanie zasobów i cały proces? Co odróżnia zarządzanie od zarządzania projektami?

Parafrazując charakterystykę Project Management Institute (PMI), należy powiedzieć, że zarządzanie projektami polega na wykorzystaniu kompetencji, umiejętności, wiedzy, urządzeń, instrumentów, oprogramowania, metod, procesów i wszystkiego, co jest potrzebne do wytworzenia "wartości dla ludzi". (The Kurs certyfikacyjny PMP, oferowany przez PMI, da ci również dobre wyobrażenie o tym, czym jest planowanie zasobów w ramach zarządzania projektami). 

Niejednoznaczność wyrażenia "wartość dla ludzi" prowokuje nas do myślenia, że wynikiem zarządzania projektami może być wszystko. Wszystko, co jest przydatne dla niektórych ludzi. Kontynuując tę myśl, uzasadnione jest stwierdzenie, że dla PMI zarządzanie projektami polega na wykorzystaniu zasobów (zarówno intelektualnych, jak i materialnych) do stworzenia i wdrożenia czegoś użytecznego (dla kogoś). Mówiąc prościej, wykorzystanie tego, co mamy, do stworzenia tego, czego potrzebujemy. 

Planowanie zasobów w zarządzaniu projektami polega na wyborze odpowiednio wykwalifikowanych zasobów/pracowników i dopasowaniu ich do zadań w celu zapewnienia powodzenia projektu. [Źródło: Powyżej znajduje się widok z Teamdeck - narzędzia do planowania zasobów].

Jak dowiesz się w kolejnych akapitach, powyższa definicja nie mówi nic o absolutnie fundamentalnych aspektach zarządzania projektami (a także planowania zasobów). I nic na temat podstaw, które różnią się między zarządzaniem projektem a zarządzaniem. 

Stowarzyszenie Zarządzania Projektami (APM) wprowadziło rozumienie zarządzania projektami, które wyjaśnia, jakie są kluczowe aspekty zarządzania projektami.  

Zarządzanie projektem to zastosowanie procesów, metod, umiejętności, wiedzy i doświadczenia w celu osiągnięcia określonych celów projektu zgodnie z kryteriami akceptacji projektu w ramach uzgodnionych parametrów. Zarządzanie projektem ma końcowe rezultaty, które są ograniczone do określonych ram czasowych i budżetu.

To, co jest wspólne dla propozycji PMI i AMP, to część dotycząca zastosowania procesów, wykorzystania umiejętności i metod do opracowania lub wdrożenia projektu. Na uwagę zasługują jednak trzy aspekty, które nie pojawiają się w propozycji PMI. Są to "kryteria akceptacji projektu", czas i trzeci - budżet. 

Jak wiemy, projekty są zlecane wewnętrznie lub zewnętrznie - przez kogoś z firmy lub przez klienta. Zapotrzebowanie biznesowe zakłada oczekiwania (klienta) związane z projektem. Żądanie biznesowe zawiera również czas, w którym projekt ma zostać dostarczony (biznes nie będzie czekał) oraz budżet, w ramach którego musisz się zmieścić. Podczas projektu rozwój lub na końcu tego procesu, gdy projekt jest przekazywany klientowi, kryteria akceptacji muszą spełniać oczekiwania klienta. 

I tu zaczyna się główna różnica między zarządzaniem projektami a zarządzaniem po prostu. Według APM różnica między tymi dwoma terminami sprowadza się do czasu. Czasu, w którym projekt jest gotowy do realizacji lub już zrealizowany. Podczas gdy zarządzanie jest operacją ciągłą, zarządzanie projektem ma swój ostateczny wynik w określonym czasie. 

Jak to się ma do planowania zasobów?

Rola planowania zasobów projektu

Jak wspomniano powyżej, zarządzanie projektami jest procesem składającym się z elementów takich jak zadania, procedury, metody itd. Proces ten nazywany jest cyklem życia zarządzania projektem i zakłada czasami 3, 4, 5, a nawet 6 lub 7 faz. Fazy ilustrują krok po kroku ramy najbardziej rozsądnych praktyk wykorzystywanych do prowadzenia projektu od jego początku do końca. Zapewnia menedżerom ustrukturyzowany sposób tworzenia, wykonywania i kończenia projektu.

Fazy części cyklu życia zarządzania projektem. Planowanie zasobów w fazie uruchomienia i realizacji.

Powyższy rysunek ilustruje, że planowanie zasobów jest elementem procesu zarządzania projektami. Jego rolą jest - nieco wyprzedzając definicję planowania zasobów podaną przez APM - organizowanie, planowanie, harmonogramowanie i mierzenie pracy ludzi. 

Dzięki APM Body of Knowledge wiemy, że zasoby są rozumiane szeroko. Jako ludzie (i ich umiejętności), ale także jako pieniądze, maszyny, materiały, technologia i wszystko inne potrzebne do dostarczenia oczekiwanego rezultatu. Można również powiedzieć, że zasoby to wszystko, co jest potrzebne do wykonania zadania lub projektu. Oczywiście z perspektywy wielu firm, zwłaszcza tych oferujących usługi, zarządzanie i planowanie zasobów dotyczy ludzi. Ludzi i ich umiejętności.

Dla APM, planowanie zasobów projektu lub - jak to lubią - zarządzanie zasobami:

(...) zapewnia, że zasoby wewnętrzne i zewnętrzne są efektywnie wykorzystywane na czas i zgodnie z budżetem.

Ponieważ planowanie zasobów jest częścią zarządzania projektem, aspekty takie jak czas i budżet są również nieuniknione. Dobre planowanie zasobów (zarządzanie zasobami) powoduje, że odpowiednie zasoby są dostępne we właściwym czasie do właściwej pracy. 

A rola menedżer zasobów polega na określeniu wymaganych zasobów (pracowników z odpowiednimi umiejętnościami i doświadczeniem) do wykonania pracy, w ramach planowania projektu, oraz określeniu, kiedy zasoby będą wymagane, poprzez harmonogramowanie.

Podobnie do propozycji firmy Planview - naszego rywala na rynku systemów planowania zasobów projektowych - uważamy, że planowanie zasobów (lub zarządzanie zasobami - jeśli wolisz) jest podejściem, które ma na celu zapewnienie, że zasoby są wykorzystywane w najbardziej efektywny sposób. Niezależnie od tego, czy mówimy o pojedynczym projekcie, czy portfolio projektówPrzy prawidłowej realizacji, firmy osiągają maksymalną wydajność w wykorzystaniu swoich zasobów, bez niedostatecznego lub nadmiernego wykorzystania któregokolwiek z nich (pracownika).

Podczas tego procesu przydzielania zadań członkom zespołu planowanie i dopasowywanie do poszczególnych zadań opiera się na ich możliwościach i dostępności, a także - co oczywiste - na ich umiejętnościach, które najlepiej pasują do wymagań projektu lub zadania.

W przypadku większości firm kreatywnych i opartych na usługach zasobami są ludzie, więc planowanie zasobów jest procesem, którego można użyć do zidentyfikowania członków zespołu, których należy przydzielić do projektu i kiedy będą oni potrzebni.

Co ważne, plany zasobów mogą ulegać zmianom i powinny być regularnie dostosowywane w celu odzwierciedlenia zmian w zakresie, dostępności pracowników itp.

Właściwe planowanie zasobów

Aby lepiej wyjaśnić, jak zarządzać zasobami w organizacji, porozmawiajmy o warunki wstępne musisz przygotować się z wyprzedzeniem, techniki planowanie zasobów dla projektu, oraz narzędzia do planowania projektów to znacznie ułatwi sprawę.

Warunki planowania zasobów

Przed stworzeniem niezawodnego planu zasobów potrzebne są pewne dane wejściowe. Pierwszym z tych warunków wstępnych jest struktura podziału pracy (WBS)który jest zorientowaną na rezultaty strukturą zakresu projektu. Pomaga zilustrować projekt za pomocą łatwych do zarządzania sekcji, dzięki czemu łatwiej jest już określić, jakiego rodzaju zespoły będą potrzebne.

Przypisywanie i planowanie niezbędnych zasobów/członków zespołu wymaganych do ukończenia projektu przy jednoczesnym uwzględnieniu dostępności zasobów.

Na przykład przy tworzeniu oprogramowania najprawdopodobniej będziesz potrzebować projektantów UI/UX, którzy najpierw stworzą szkielety, a następnie zaprojektują produkt. Następnie, w zależności od specyfikacji projektu, mogą być potrzebni programiści i specjaliści QA.

Teraz będziesz potrzebować Szacowany czas trwania projektu i zadań, dzięki czemu można zaplanować zasoby dla projektu. Jeden z zasobów techniki planowania jest metoda ścieżki krytycznej (CPM), która ilustruje strukturę projektu, ale obejmuje także zależności zadań projektowych, kamienie milowe i czas trwania. Za pomocą CPM można obliczyć całkowity szacowany czas realizacji projektu.

Wreszcie, jak już znasz zakres, nadszedł czas, aby znaleźć pracowników z umiejętnościami odpowiadające zadaniom, do których zostaną przypisani. Ważną rzeczą do zrobienia jest upewnienie się, że ci pracownicy są dostępni przez szacowany okres dla każdego zadania.

Aby Twoje plany były bardziej niezawodne, wykorzystanie danych historycznych z poprzednich projektów. Mogą one pochodzić z harmonogramów, szacunków lub wyników pracy członków zespołu (np. w oparciu o ich umiejętności). timesheets). Dane z projektów, które zrealizowałeś, dają ci punkt odniesienia przy konfigurowaniu nowego projektu, redukując "zgadywanie".

Wewnętrzny raport stawek godzinowych zawiera zasoby projektowe - członków zespołu i projekty, do których są przypisani. Pomaga w porównywaniu rezerwacji z kartami czasu pracy i oczywiście kosztami projektu

Techniki - niezbywalny element planowania projektu i zasobów dla kierowników projektów

Skoro masz już wszystkie wymagane dane wejściowe do planowania zasobów, oto jak się do tego zabrać. Ocena eksperta wynika z doświadczenia zawodowego i cennych spostrzeżeń, które mogą pochodzić od starszych kolegów lub konsultantów zatrudnionych przez organizację. Choć może się to wydawać oczywiste, jest to naprawdę ważne dla powodzenia projektu.

Następnie należy zidentyfikować alternatywę. Ponieważ projekty mogą się zmieniać w trakcie ich trwania, należy wziąć pod uwagę różne scenariusze. W ten sposób można opracować rozwiązania, które będą wykorzystywane w miarę zachodzących zmian. Można skorzystać z dwóch metod:

• Myślenie wzorcowe - ta metoda obejmuje rozpoznawanie wzorców, co jest przydatne podczas udoskonalania lub ulepszania w oparciu o wcześniejsze doświadczenia.

• Myślenie lateralne - to podejście wymaga kreatywnego myślenia i rozwiązywania problemów za pomocą pomysły które na początku mogą nie być oczywiste.

Szacowanie oddolneKolejną metodą, którą można wykorzystać podczas planowania zasobów, jest prosta koncepcja polegająca na zaangażowaniu osób, które będą pracować nad projektem, w jego szacowanie. W tym podejściu zespół szacuje zadania w oparciu o swoją wiedzę i doświadczenie, co skutkuje bardziej szczegółowym harmonogramem projektu, ale jest też bardziej czasochłonne.

Narzędzia dedykowane do planowania zasobów

Dedykowane narzędzia do zarządzania projektami, planowania zasobów lub oprogramowanie do zarządzania czasem może nie być konieczne do planowania zasobów, ponieważ nadal można używać do tego arkusza kalkulacyjnego i wykonywać świetną pracę. (Nawet w przypadku planowania zasobów IT).

O wiele wygodniej jest jednak korzystać z oprogramowania do planowania zasobów, zwłaszcza że zapewnia ono natychmiastowy dostęp do wszystkich zebranych do tej pory danych, w tym listy pracowników, ich dostępności, istniejących rezerwacji i wcześniej wypełnionych kart czasu pracy.

Uwaga: Ta część artykułu jest bezwstydnie oparta na funkcjach planowania zasobów, ponieważ uważamy, że pomaga to każdemu kierownikowi projektu w bardziej efektywnym planowaniu pracy.

Weźmy jako przykład sprawdzanie dostępności pracowników. Mając kalendarz zarządzania zasobami, możesz po prostu filtrować wszystkich pracowników i członków zespołu według ich stanowisk i zobaczyć, kiedy są dostępni i do jakich projektów są obecnie przypisani.

Dzięki raportom wykorzystania zasobów kierownicy projektów wizualizują przyszłe kroki, takie jak planowanie obciążenia pracą zespołu

Posiadanie oprogramowanie do zarządzania zasobami pomagają również w korzystaniu z danych z poprzednich projektów. Przykładowo, raporty wykorzystania dają dostęp do informacji o tym, jak dany członek zespołu radził sobie w przeszłości, a jego wpływ na cały zespół projektowy może stanowić punkt odniesienia dla założeń przyjmowanych dla nowego projektu.

Rozwiązywanie konfliktów związanych z harmonogramem projektu i planowaniem zasobów

Konflikty w planowaniu mogą wystąpić, gdy jeden pracownik jest brany pod uwagę przy wielu projektach w tym samym czasie. Takiej sytuacji można uniknąć, ale wymaga to lepszego przeglądu dostępności pracowników i harmonogramu projektów firmy.

Planowanie zasobów zakłada sprawdzanie dostępności pracowników w celu uniknięcia konfliktów w harmonogramie. Zarządzanie dostępnością jako funkcja nie pojawia się w żadnych narzędziach do zarządzania projektami

Gdy pojawiają się konflikty, skonsultuj swoje plany z kierownikiem projektu, który również zaplanował te same zasoby i spróbuj negocjować. Na przykład oboje możecie znaleźć sposób na zaplanowanie tego samego pracownika, porównując ścieżki krytyczne swoich projektów. W ten sposób można dowiedzieć się, czy niektóre zadania mogą się przesunąć, umożliwiając przeniesienie niektórych prac. Następnie dostosuj swój plan projektu do tych zmian.

Aby uniknąć konfliktów podczas planowania, pamiętaj, aby:

• Dokładnie sprawdź, czy zasoby, które planujesz, są dostępne.

• Skonsultuj się z innymi kierownikami projektów w swojej organizacji, jeśli nie potrzebują tych samych zasobów w czasie trwania projektu.

• Zarządzanie obciążeniem pracą zespołu i pipeline firmy w trakcie projektu, aby upewnić się, że plan jest zgodny z bieżącymi rezerwacjami i rozwojem projektu.

Planowanie zasobów i zarządzanie kosztami

Wiedza na temat właściwego planowania zasobów nie tylko ułatwi znalezienie i przypisanie najlepszych zasobów do projektu. Pomoże również w zarządzaniu kosztami.

Zgodnie z PMBOK®, planowanie zasobów jest - obok szacowania kosztów, budżetowania i kontroli - częścią zarządzania kosztami projektu. W jaki sposób? Należy pamiętać, że rentowność projektu opiera się na prostym równaniu:

rentowność projektu = budżet projektu - (godziny spędzone nad projektem * stawki godzinowe)
pracowników)

Śledzenie zasobów i wykorzystywanie ich zgodnie z planem projektu nie tylko usprawni realizację projektu, ale także zapewni marżę dla firmy.

Wnioski

Podsumowując badanie strategicznego planowania zasobów w ramach zarządzania projektami, kilka kluczowych punktów wyłania się jako kluczowe dla pomyślnej realizacji projektu. Planowanie zasobów stanowi rdzeń tego procesu, wymagając strategicznego podejścia do identyfikacji, alokacji i zarządzania zasobami w celu dostosowania do wyników projektu i harmonogramów. Obejmuje to:

Strategiczne planowanie zasobów w celu ich identyfikacji i alokacji: Kamieniem węgielnym skutecznego zarządzania projektami jest strategiczne planowanie zasobów, które obejmuje identyfikację niezbędnych zasobów i zapewnienie ich optymalnej alokacji i dostępności przez cały cykl życia projektu.

Wykorzystanie oprogramowania do planowania zasobów: Wykorzystanie oprogramowania do planowania zasobów na drugim etapie cyklu życia projektu usprawnia proces, umożliwiając kierownikom projektów uniknięcie typowych wyzwań związanych z alokacją i zwiększenie wysiłków związanych z planowaniem zasobów.

Zrozumienie roli planowania zasobów: Uznanie, że planowanie zasobów, wspomniane czterokrotnie w tej dyskusji, jest niezbędne do kontrolowania realizacji projektu, harmonogramów i budżetów. Ułatwia ono dostosowanie rezultatów projektu do dostępnych zasobów, podkreślając jego kluczową rolę.

Zastosowanie zasad planowania zasobów: Stosowanie kompetencji, umiejętności, wiedzy i narzędzi - w tym oprogramowania do planowania zasobów - w celu tworzenia wartości poprzez skuteczne zarządzanie zasobami, zgodnie z wytycznymi wiodących instytucji zarządzania projektami.

Rozróżnianie dynamiki strategicznego planowania zasobów: Rozróżnienie między zarządzaniem projektami a zarządzaniem ogólnym z naciskiem na ograniczenia czasowe, zakresowe i budżetowe podkreśla, w jaki sposób strategiczne planowanie zasobów wpisuje się w ten szerszy kontekst.

Wdrażanie technik w ramach planowania zasobów: Przyjęcie technik takich jak struktury podziału pracy (WBS) i metoda ścieżki krytycznej (CPM) zapewnia, że zasoby są planowane, harmonogramowane i wykorzystywane efektywnie, odzwierciedlając znaczenie wysiłków związanych z planowaniem zasobów.

Ciągłe dostosowywanie w planowaniu zasobów: Regularne dostosowywanie planów zasobów w celu odzwierciedlenia zmian w zakresie projektu, dostępności pracowników i innych czynników zapewnia, że projekt pozostaje na dobrej drodze, pokazując adaptacyjny charakter planowania zasobów.

Dzięki wdrożeniu praktyk planowania zasobów i strategicznego planowania zasobów, w tym efektywnego wykorzystania oprogramowania do planowania zasobów, projekty mogą osiągnąć swoje cele w określonym czasie i w ramach określonego budżetu. Zapewnia to nie tylko efektywne wykorzystanie zasobów, ale także wspiera ogólne cele strategiczne organizacji poprzez skrupulatne planowanie zasobów.

Słowniczek

Zakres projektu Szczegółowy zarys celów projektu, rezultatów, cech, funkcji, zadań, terminów i kosztów dla kierowników projektów.

Rezultaty Każdy unikalny i weryfikowalny produkt, wynik lub zdolność do wykonania usługi, która musi zostać wytworzona w celu ukończenia procesu, etapu lub projektu.

Zależności: Relacje między zadaniami, które określają kolejność wykonywania czynności.

Planowanie zasobów: Proces określania niezbędnych zasobów (ludzi, sprzętu, materiałów) potrzebnych do ukończenia projektu.

Instytut Zarządzania Projektami (PMI): Profesjonalna organizacja zarządzania projektami specjalizująca się w opracowywaniu standardów, badaniach, edukacji, publikacjach i programach certyfikacji zawodowej.

Certyfikacja PMP: Uznawany na całym świecie profesjonalny certyfikat oferowany przez PMI, który potwierdza doświadczenie i wykształcenie kierowników projektów w zakresie zarządzania projektami.

Stowarzyszenie Zarządzania Projektami (APM): Profesjonalny organ w dziedzinie zarządzania projektami, który zapewnia członkostwo, kwalifikacje, wydarzenia i publikacje dla profesjonalistów zajmujących się projektami.

Kryteria akceptacji projektu: Zestaw warunków, które muszą zostać spełnione przed zaakceptowaniem rezultatów projektu.

Struktura podziału pracy (WBS): Hierarchiczna dekompozycja całkowitego zakresu prac do wykonania przez zespół projektowy w celu osiągnięcia celów projektu i stworzenia wymaganych rezultatów.

Metoda ścieżki krytycznej (CPM): Technika modelowania projektu wykorzystywana do szacowania czasu trwania projektu poprzez identyfikację najdłuższej sekwencji zależnych zadań i pomiar czasu potrzebnego do ich wykonania.

Oprogramowanie do zarządzania zasobami: Narzędzia wykorzystywane przez kierowników projektów, mające na celu pomoc w planowaniu, przydzielaniu i efektywnym zarządzaniu zasobami, w tym planowaniu, budżetowaniu i zarządzaniu obciążeniem pracą.

Raporty dotyczące wykorzystania zasobów: Dokumenty, które zapewniają wgląd w to, jak efektywnie zasoby są wykorzystywane w projekcie, pomagając w planowaniu i zarządzaniu kosztami przyszłych projektów.

Zarządzanie kosztami: Proces planowania i kontrolowania budżetu projektu lub firmy. Obejmuje działania takie jak szacowanie kosztów, alokacja i kontrola.

Cykl życia projektu: Seria faz, przez które przechodzi projekt od jego rozpoczęcia do zamknięcia.

Alokacja zasobów: Proces przypisywania zasobów i zarządzania nimi w sposób wspierający strategiczne cele organizacji.

Harmonogram: Działanie polegające na planowaniu, kiedy i jak wykorzystać zasoby w czasie trwania projektu, zapewniając ich optymalne wykorzystanie.

Budżetowanie: Proces prognozowania zasobów finansowych potrzebnych do realizacji projektu, w tym szacowania i alokacji funduszy.

Zależności od zadań: Relacja między zadaniami, która dyktuje kolejność ich wykonywania.

Kamień milowy: Znaczący punkt lub wydarzenie w projekcie, wykorzystywane do monitorowania postępów w realizacji celu.

Zarządzanie ryzykiem: Proces identyfikacji, oceny i kontroli zagrożeń dla kapitału i zysków organizacji.

Zaangażowanie interesariuszy: Proces angażowania osób, grup lub organizacji, na które projekt może mieć wpływ lub które mogą być zainteresowane jego wynikiem.

Wskaźniki wydajności: Standardy pomiaru, za pomocą których można ocenić efektywność, wydajność, postęp lub jakość projektu, procesu lub produktu.

Zarządzanie zmianą: Podejście do przejścia osób, zespołów i organizacji do pożądanego przyszłego stanu w celu osiągnięcia i zrealizowania wyników projektu i korzyści.