Pierwszy element skuteczny zespół projektowy i Zarządzanie zespołem to znajomość jego struktury. Jest to niezbędne do właściwego planowania zasobów i dystrybucji zadań oraz wdrażania procesów, które są najbardziej efektywne dla potrzeb różnych ról. Podstawowe role w pełny zespół zarządzający projektem, są:
Kierownik projektu
Niezależnie od tego, czy mówimy o zarządzaniu projektami IT, czy o zarządzanie zasobami marketingowymiRola lidera jest taka sama. Jest to główna rola w projekcie, koncentrująca się na podejmowaniu decyzji, przydzielaniu zadań, sprawdzaniu postępów, przekazywaniu informacji między klientem, kierownictwem i członkami zespołu oraz upewnianiu się, że projekt spełnia swoje cele i zakres. Gdyby zespół był orkiestrą, kierownik projektu byłby jej dyrygentem.
Zarówno w małych firmach, jak i tych większych, oprogramowanie jest niezastąpioną częścią podróży z zarządzaniem zespołem projektowym
To na nim spoczywa największa odpowiedzialność i to on musi dopilnować, by wszystko było tak, jak być powinno. Konieczność dbania o tak wiele aspektów projektu nie byłaby możliwa bez odpowiedniego wsparcia, dlatego oprogramowanie do zarządzania pracą, które pomaga mieć kontrolę nad cyklem życia projektu, kalendarzem, zadaniami i postępami, jest koniecznością.
Szukasz więcej porad ekspertów na temat zarządzania projektami? Sprawdź nasze DARMOWA lista kontrolna planowania sprintu teraz!
Lider zespołu
Trudno jest zarządzać jednocześnie każdym aspektem bardzo złożonego projektu, dlatego ludzie, którzy nad nim pracują, są zwykle podzieleni na zespoły. Każdy zespół zajmuje się jakąś częścią produktu i podczas gdy kierownik projektu jest odpowiedzialny za ogólny obraz, to liderzy zespołów nadzorują poszczególne części.
Jest to bardzo ważna rola, ponieważ lider zespołu jest bezpośrednio zaangażowany w cały proces i uczestniczy w nim wraz z innymi członkami zespołu. Osoba ta uczestniczy w codziennych spotkaniach i spotkaniach projektowych. planowanie zasobówJest pierwszym kontaktem w przypadku problemów i działa jako pośrednik między zespołem a kierownikiem projektu. Zapewnia zespołom większą płynność i autonomię, unikając mikrozarządzania i sytuacji, w których wszystkie decyzje zależą od jednej osoby.
Lider zespołu ma ogromne znaczenie w budowaniu poczucia przynależności i utrzymywaniu wysokiego morale nawet w sytuacjach kryzysowych. Odpowiednie strategie zarządzania zespołem, które omówimy w dalszej części artykułu, będą cennym wsparciem w codziennej pracy lidera.
Członek zespołu
Członkowie zespołu to trzon projektu odpowiedzialny za wykonawczą część pracy. Są to specjaliści z różnych dziedzin: programiści, projektanci, pisarze i testerzy, których zadaniem jest wdrożenie poszczególnych aspektów produktu. Ich ekspercka wiedza i doświadczenie pozwalają na stworzenie aplikacji lub oprogramowania.
Każdy z nich ma inne kompetencje i specjalizacje, dlatego muszą ze sobą współpracować, aby osiągnąć zamierzony cel. Dobre zarządzanie zespołem pozwala w pełni wykorzystać ich potencjał, a złe jest źródłem frustracji i wypalenia.
A menedżer zasobów jest osobą odpowiedzialną za alokacja zasobów w firmie. ściśle współpracuje z kierownik projektu i działem HR. RS zna wymagania projektowe i kompetencje pracowników, dzięki czemu potrafi umiejętnie budować zespoły projektowe i zgłaszać potrzeby rekrutacyjne. Oprogramowanie do zarządzania zasobami jest codziennym narzędziem pracy na tym stanowisku.
Często obowiązki menedżera zasobów są podzielone między kierownika projektu i dział HR, jednak w przypadku większych firm i bardziej zaawansowanych projektów wsparcie oddzielnego stanowiska jest nieocenione.
Analityk biznesowy
Ekspert ten jest odpowiedzialny za zdefiniowanie potencjału biznesowego planu projektu, ocenę jego rentowności oraz analizę pozycji rynkowej, w tym popytu i konkurencji. Pomaga również w optymalizacji budżetu na działania projektowe.
Interesariusz
Interesariusz to osoba, na którą w jakiś sposób wpłynie projekt. Może to być docelowy użytkownik, klient, firma partnerska, inwestor, pracownik lub dostawca. Nawet jeśli interesariusze nie są osobami decyzyjnymi lub kierowniczymi, ich głos jest bardzo ważny w procesie tworzenia produktu.
Klient
Często klient jest postrzegany jako osoba z zewnątrz i nie jest częścią zespołu. Jednak gdyby nie było klienta, nie byłoby również projektu, ponieważ to klient zgłasza zapotrzebowanie, definiuje cele i daje pieniądze.
W sukces projektu i proces rozwoju zaangażowane są wszystkie strony, dlatego należy traktować klienta lub właściciela produktu jako ważną część zespołu, która uczestniczy w spotkaniach i decyduje o tym, co jest potrzebne. Charakter tej współpracy jest oczywiście inny niż między pracownikami tej samej organizacji, ale możesz być pewien, że włączenie klienta w cykl życia projektu i proces rozwoju oraz budowanie dobrych relacji sprawi, że wasza współpraca będzie lepsza.
Odnoszący sukcesy zespół to grupa wielu rąk i jednego umysłu".
Bill Bethel
Zespołem można zarządzać na różne sposoby. Sposoby te nazywane są stylami zarządzania lub stylami przywództwa. Są one kombinacją takich czynników jak hierarchia w organizacji, zwiększanie motywacji, podział odpowiedzialności, komunikacja i ogólne podejście do zasad współpracy. Ponieważ tylko 48% pracowników postrzega przywództwo swojej firmy jako "wysokiej jakości" (Zippia, 2022), przyjęcie skutecznego stylu jest bardzo ważne dla całego przepływu pracy i zarządzania zespołem. Istnieje kilka głównych stylów zarządzania.
1. Autokratyczny, co oznacza "będziesz robić to, co ci każę".
W tym stylu jest szef, a nie lider. Komunikacja odbywa się w jedną stronę, od przełożonego do pracowników. Hierarchia w zespole jest bardzo wyraźnie zaznaczona, nie ma czegoś takiego jak płaska struktura. Przebieg pracy jest ściśle kontrolowany, a pracownicy są rozliczani przede wszystkim z wyników i wydajności.
W tym stylu członkowie zespołu nie są zachęcani do zadawania pytań, wychodzenia z inicjatywami czy komunikowania swoich wątpliwości - są raczej wykonawcami niż decydentami czy kreatywnymi jednostkami. Domeną tego stylu jest mikrozarządzanie; szef rządzi każdym elementem pracy, a pracownicy nie są obdarzani zaufaniem ani poczuciem własności.
Ten styl zarządzania może być przydatny w miejscach, gdzie dyscyplina i ścisłe procedury są najważniejsze, np. gdy jesteś chirurgiem prowadzącym operację. Albo szkolisz rekrutów w wojsku. Ale w zespole programistów? Zastanów się nad tym dwa razy. Albo w ogóle o tym nie myśl.
Plusy
Wady
2. Laissez-faire, czyli "róbta co chceta".
W tym podejściu menedżer tak naprawdę... nie zarządza. Zespół ma pełną kontrolę nad decyzjami związanymi z wprowadzaniem rozwiązań i rozwiązywaniem problemów, ponieważ lider ufa ich kompetencjom i doświadczeniu. Własność to motto tego stylu.
Rolą menedżera jest koordynowanie i rozdzielanie zadań, inspirowanie i tworzenie wizji oraz motywowanie i sprawdzanie, czy projekt postępuje, ale cała część wykonawcza również spoczywa na barkach zespołu.
Menedżer angażuje się, gdy zespół potrzebuje jego pomocy lub wsparcia, ale poza tym nie ingeruje w proces twórczy. Ponieważ nie jest tak aktywny, może być zaangażowany w więcej projektów jednocześnie. Ten styl pozwala na prawdziwie płaską strukturę i działa dobrze, gdy zespół jest doświadczony, niezależny i kompetentny.
Plusy
Wady
3. Demokratyczny, co oznacza "robimy to, co uważamy za najlepsze".
Ten styl jest czymś pomiędzy autokratycznym a leseferystycznym. Menedżer prosi członków zespołu o informacje zwrotne, liczy się z ich opinią, zachęca do zaangażowania i sugerowania pomysłów. Lider podejmuje jednak decyzje i jest odpowiedzialny za ostateczny rezultat.
Menedżer nie rządzi każdym aspektem pracy; daje wytyczne i rozdziela zadania, ale pracownicy mają pewien poziom własności i wykonują zadania niezależnie. Menedżer koordynuje pracę, kontroluje etapy projektu oraz planuje strategię i działania. harmonogram projektu. W ten sposób praca ma pewną strukturę i hierarchię, ale jest też miejsce na kreatywność i inicjatywę.
Plusy
Wady
Zarządzanie zespołem to umiejętność, ale także sztuka. 86% pracowników na stanowiskach kierowniczych obwinia brak współpracy jako główną przyczynę niepowodzeń w miejscu pracy. (Zippia, 2022).
Dobrze zmotywowana grupa ludzi, którzy potrafią ze sobą współpracować, są szczęśliwi i mają poczucie przynależności do firmy, może osiągnąć wszystko i zrealizować cele szybciej, wydajniej i lepiej niż źle zarządzany zespół.
Pytanie brzmi, jak znaleźć idealną równowagę, dopasować styl zarządzania do charakteru zespołu i nie dać się przytłoczyć nadmiarem informacji i obowiązków. Mamy kilka technik, które sprawią, że zarządzanie zespołem będzie dla ciebie bułką z masłem.
Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Kiedy planujesz strategię marketingową, bierzesz pod uwagę cele klienta, sytuację rynkową, konkurencję, budżet i grupę docelową. Podobnie jest w przypadku tworzenia mapy drogowej produktu.
Podejście zależy od zmiennych. Podobnie jest z zarządzaniem zespołem - aby robić to dobrze, potrzebne są dane. A te dane to informacje o tym, kim są pracownicy, jakie mają umiejętności, jaki jest ich styl pracy, jakie są ich wzajemne relacje, co lubią robić i co ich irytuje. Chociaż nie zawsze możliwe jest znalezienie rozwiązania, które będzie odpowiednie dla wszystkich, wiedza o zespole pomoże znaleźć najlepsze możliwe rozwiązanie.
Zespół to dynamiczna struktura. Projekty się zmieniają, a wraz z nimi zapotrzebowanie na konkretne kompetencje. Rekrutacja jest zatem kluczowym elementem zarządzania zespołem projektowym. Właściwy pozwoli ci rozwinąć potencjał i pracować wydajniej, podczas gdy niewłaściwy może prowadzić do frustracji i kryzysu.
Znalezienie idealnego kandydata leży przede wszystkim w interesie liderów zespołów i menedżerów, dlatego warto zaangażować się w ten proces. Przeprowadź rozmowę 1 na 1, zorganizuj spotkanie z innymi członkami zespołu, daj zadanie rekrutacyjne i porozmawiaj z kandydatem o jego doświadczeniu, ale także o jego wartościach, potrzebach, aspiracjach, mocnych i słabych stronach. Nawet najlepszy rekruter i specjalista HR nie znają Twojego zespołu lepiej niż Ty sam, więc uczyń proces rekrutacji jednym ze swoich priorytetów.
Dobrze jest mieć aspiracje. Dobrze jest wyznaczać ambitne cele, które ujawniają najgłębsze pokłady potencjału i talentu - to świetna motywacja. Ale nierealistyczne cele działają w zupełnie odwrotny sposób - pokazują ludziom, że praca nigdy się nie kończy i bez względu na to, ile wysiłku włożą, nigdy nie będzie to wystarczające.
Podziel więc duże cele na mniejsze kroki, a te kroki - na poszczególne zadania i podzadania. Świetnie sprawdzi się tutaj narzędzie do planowania pracy, w którym można podzielić zadania i wyznaczyć kamienie milowe, których ukończenie będzie okazją do świętowania i spotkania integracyjnego.
Osoby na tych samych stanowiskach mogą mieć różne zestawy umiejętności. Jest to szczególnie widoczne w płaskiej strukturze organizacyjnej, gdzie zamiast juniorów, midów i seniorów mamy po prostu specjalistów, którzy mają doświadczenie w innych dziedzinach pracy.
Jednym z najważniejszych elementów dobrego zarządzania zespołem jest zatem przydzielanie właściwych zadań odpowiednim osobom. Programiści znają różne języki programowania i specjalizują się w różnych produktach, copywriterzy mogą czuć się bardziej komfortowo z artykułami, treściami w mediach społecznościowych, dokumentacją lub pisaniem stron internetowych. Aby zoptymalizować swoją pracę, rozwijaj potencjał swojego zespołu.
Korzystanie z pracy lub oprogramowanie do planowania zasobów gdzie uzupełniasz profil każdego pracownika informacjami o jego kompetencjach. W ten sposób możesz mieć pewność, że praca trafi do pracownika, który wykonuje ją najlepiej.
To, że pracownicy pracują dłużej, nie oznacza, że są bardziej efektywni. Wręcz przeciwnie, przeciążenie i nadgodziny skutkują spadkiem motywacji i produktywności, gorszym skupieniem, zwiększoną frustracją, a nawet rotacją. Upewnij się, że Twój zespół ma miejsce na przerwę w pracy i odpoczynek. Korzystanie z kart czasu pracy i śledzenie czasu pracy aby monitorować, czy pracownicy nie mają zbyt wielu zadań i nie potrzebują wsparcia. System zarządzania urlopami będzie również bardzo przydatna. W ten sposób upewnisz się, że każdy może wziąć zasłużony urlop, a jednocześnie utrzymasz przepływ pracy. przydzielanie zasobów mądrze.
Ogromna liczba nieporozumień i błędów w zespole wynika ze słabej komunikacji. Ludzie nie są odpowiednio zaznajomieni z procesem, mają niekompletne informacje, więc mogą wykonywać zadania niepoprawnie lub nawet pracować nad tą samą rzeczą jednocześnie.
Poprawa komunikacji jest szczególnie ważna w czasach pracy zdalnej, kiedy dzielenie się informacjami i spostrzeżeniami jest trudniejsze. Upewnij się, że masz odpowiedni system, taki jak ustrukturyzowany, współdzielony dysk i kanał slack, który wszyscy regularnie sprawdzają.
Nowoczesne zarządzanie zespołem opiera się na zaufaniu i odpowiedzialności. Twoi ludzie nie są robotami, które mają wykonywać polecenia, ale wykwalifikowanymi specjalistami, którzy znają się na swojej pracy i są najważniejszymi partnerami biznesowymi. Daj im poczucie, że mają swój udział w procesie decyzyjnym. Organizuj burze mózgów i spotkania, podczas których szukaj najlepszych rozwiązań.
Pytaj też o inspiracje i ciekawe projekty, które widzieli - może któryś z nich okaże się wartościowy dla Twojej pracy? Możesz być pewien, że motywacja i satysfakcja Twojego zespołu wzrośnie, gdy poczują, że ich doceniasz i szanujesz.
Wyobraź sobie, że pracujesz w firmie, w której nigdy nie wiesz, czy zrobiłeś coś dobrze, czy źle, czy ktoś ma problem z twoją postawą lub wolałby, żebyś zrobił coś inaczej. Nie wiesz tego, ale czujesz to, ponieważ zmienia się atmosfera lub twoje relacje z innymi. Taka sytuacja prowadzi do dezorientacji i sprawia, że nie możesz się rozwijać, ponieważ nie wiesz, który kierunek jest właściwy.
Dlatego właśnie informacja zwrotna jest tak ważną częścią zarządzania zespołem. Rozmawiając z pracownikami o ich wynikach, obserwacjach i wrażeniach, dodajesz im pewności siebie. Pracownicy, którzy otrzymują informacje zwrotne, mogą się poprawić, wykonywać swoją pracę bardziej efektywnie i lepiej rozumieć, czego od nich oczekujesz.
Jest to bardzo ważny proces w celu stworzenia przejrzystej komunikacji i uniknięcia nieporozumień. Na przykład, jeśli członek zespołu nagle zaczyna pracować gorzej, spóźnia się na spotkania i popełnia błędy, twoją pierwszą reakcją będzie prawdopodobnie niezadowolenie. Możesz stać się bardziej krytyczny, stracić zaufanie do danej osoby, a nawet zacząć rozważać zwolnienie tego pracownika.
Z drugiej strony, jeśli od razu przekażesz informację zwrotną, możesz dowiedzieć się, że dana osoba ma trudną sytuację osobistą, czuje się przepracowana i ma to wpływ na jej pracę. W takiej sytuacji można wspólnie poszukać rozwiązania i wzmocnić wzajemne zaufanie, a w dłuższej perspektywie nawet poprawić jakość pracy.
Pamiętaj, że informacja zwrotna nie działa w jedną stronę. Twoi pracownicy powinni również mieć możliwość powiedzenia Ci otwarcie, jeśli coś im się nie podoba i wyrażenia swoich potrzeb i opinii.
Mówiąc o informacji zwrotnej, nie musi ona zawsze dotyczyć czegoś złego. Niestety, skojarzenia ze spotkaniami jeden na jeden z liderem zespołu są często negatywne. Ludzie są zestresowani, oczekują krytyki i boją się mówić otwarcie. Bardzo ważne jest, aby pokazać innym członkom zespołu, że się z nimi komunikujesz i doceniasz ich zaangażowanie i pracę. Udzielaj pozytywnych informacji zwrotnych indywidualnie, ale także jako grupa. Proste "Dobra robota, dziękuję za ostatnie wysiłki, udało się!" sprzyja poczuciu przynależności, wskaźnikom sukcesu i pracy zespołowej.
Kiedy praca zdalnaWiele osób w firmie czuje się anonimowo. A przecież robią ważne i potrzebne rzeczy! Wykorzystaj spotkania firmowe jako okazję do opowiedzenia o tym, co zrobił Twój zespół i pochwalenia go przed wszystkimi.
Pracownik przychodzi do firmy z pewnym zestawem umiejętności, który jest wystarczający dla jego stanowiska. Jednak praca to nie tylko wykonywanie czynności, które już umiemy robić. Jest to okazja dla ludzi do rozwijania swoich umiejętności i uczenia się nowych.
Zapytaj pracowników, czego chcieliby się nauczyć i przydziel im zadania, które pozwolą im rozwinąć skrzydła. Będzie to również okazja do pogłębienia więzi w zespole, gdyż pracownicy mogą wspierać się wzajemnie w rozwijaniu kompetencji i wymianie wiedzy. Dobrym pomysłem jest również stworzenie budżetu rozwojowego, który pracownicy będą mogli przeznaczyć na ciekawe szkolenia, konferencje, kursy, programy i książki.
Nawet w najlepszej pracy zdarzają się kryzysy i trudne momenty. Pamiętaj jednak, że Twoją rolą jako lidera zespołu jest wspieranie zespołu i pokazanie, że nie ma takiego problemu, z którym nie możesz sobie poradzić.
W tym momencie bardzo ważne jest zachowanie równowagi między szczerością a chłodem. Jeśli zdarzy się trudna sytuacja, porozmawiaj o tym ze swoim zespołem, powiedz im, co się stało i co możesz zrobić. Zaangażuj ich w proces znajdowania rozwiązania, ale też daj im poczucie bezpieczeństwa. Ludzie muszą wiedzieć, że gdzieś jest rozwiązanie - trzeba je tylko znaleźć.
Współczesne organizacje są na tyle złożonymi strukturami, że zarządzanie nimi wymaga wsparcia narzędzi cyfrowych, w szczególności narzędzia do zarządzania projektami. Wiele projektów, z których każdy podzielony jest na etapy, zadania i podzadania, setki pracowników i freelancerów o różnych kompetencjach i dostępności, dni wolne, spotkania i zasoby - to ogromna ilość informacji i zmiennych, które wpływają na decyzje i przepływ pracy.
Aby zoptymalizować zarządzanie zespołem, potrzebny jest system, który sprawi, że procesy będą proste i przejrzyste. Zastanów się, czego potrzebujesz i wybierz idealne narzędzie do efektywnego zarządzania zespołem.
W tym miejscu pozwolimy sobie na małą autopromocję 😉 Chcielibyśmy pokazać, w jaki sposób nasze oprogramowanie wspiera liderów zespołów w zarządzaniu ich pracą. Teamdeck jest oprogramowanie do zarządzania zasobami opracowany przez dział projektowania firma tworząca oprogramowanie house z myślą o potrzebach nawet najbardziej złożonych organizacji, w których wszystkie elementy muszą ze sobą współpracować.
Naszym celem jest ułatwienie Ci pracy, a nie dodanie kolejnego narzędzia, z którym będziesz musiał się zmagać, dlatego kładziemy duży nacisk na przyjazny i intuicyjny interfejs. Wierzymy, że więcej nie zawsze znaczy lepiej, dlatego w Teamdeck znajdziesz tylko naprawdę przydatne funkcjonalności, zamiast dziesiątek niepotrzebnych dodatków, które tylko komplikują nawigację po systemie.
...ale zdecydowanie warto, bo stawka jest wysoka. Zwiększona produktywność, lepsze relacje w zespole, szczęśliwsi pracownicy, oszczędność czasu i pieniędzy, poprawa własnych umiejętności organizacyjnych i przywódczych oraz wzmocnienie pozycji lidera, a nie szefa - to tylko niektóre z korzyści płynących z doskonałego zarządzania zespołem. A to już więcej niż wystarczające powody, by to robić!
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...