Zarządzanie wiedzą, od momentu pojawienia się tego terminu pod koniec lat 80-tych, było kojarzone z dużymi organizacjami i złożonymi strukturami korporacyjnymi. Duże firmy mają duże budżety i długą listę wymagań, więc narzędzia wspierające procesy zarządzania wiedzą są często dość drogie i rozbudowane.
Chodzi jednak o to, że mniejsze firmy również mogą skorzystać na zarządzaniu wiedzą. Tracą one dużo pieniędzy na słabym dzieleniu się wiedzą, silosach informacyjnych lub wielokrotnym popełnianiu tego samego błędu. W tym artykule omówimy, jak wdrożyć dobre praktyki zarządzania wiedzą w środowisku niekorporacyjnym.
Słownik biznesowy definiuje zarządzanie wiedzą jako:
Strategie i procesy mające na celu identyfikację, przechwytywanie, strukturę, wartość, wykorzystanie i dzielenie się zasobami intelektualnymi organizacji w celu zwiększenia jej wydajności i konkurencyjności. Opiera się na dwóch krytycznych działaniach: (1) przechwytywaniu i dokumentowaniu indywidualnej wiedzy jawnej i ukrytej oraz (2) jej rozpowszechnianiu w organizacji.
Zgodnie z tą definicją, optymalny proces zarządzania wiedzą opiera się na:
Będziemy pamiętać o tych dwóch krokach w następnej części artykułu. Zanim zagłębimy się w kilka praktycznych wskazówek dotyczących zarządzania wiedzą, powtórzmy powody, dla których warto je wdrożyć.
Zasadniczo zarządzanie wiedzą polega na upewnieniu się, że pracownicy będą podejmować dobre decyzje. Jest to dość uniwersalna potrzeba, niezależnie od wielkości firmy. Standaryzacja procesów pozwala firmom zwiększyć produktywność: rzeczy są wykonywane szybciej i są lepszej jakości.
Skupienie się na gromadzeniu wiedzy i dzieleniu się nią jest również świetną okazją do zidentyfikowania i wyróżnienia prawdziwych ekspertów w danej dziedzinie. Takie podejście prawdopodobnie sprawi, że wspomniani eksperci będą bardziej zaangażowani i zadowoleni ze swojego miejsca pracy. Jednocześnie reszta zespołu zdobędzie cenną wiedzę. To sytuacja korzystna dla całej firmy.
Wczesne wdrożenie zarządzania wiedzą ułatwia skalowanie firmy. W miarę powiększania się zespołu masz już wdrożone procesy pozwalające na jak najlepsze wykorzystanie ich wspólnej wiedzy. Korzyści te będą miały wpływ zarówno na organizacje oparte na projektach (agencje kreatywne, firmy konsultingowe), jak i firmy pracujące nad rozwojem własnego produktu.
Nie musisz koniecznie zaczynać od pełnego procesu lub dedykowanego oprogramowania. Skuteczne zarządzanie wiedzą może stać się częścią kultury firmy, gdy zachęcasz do dokumentowania i dzielenia się wiedzą wszystkich pracowników. Oto kilka pomysłów, które można wypróbować bez martwienia się o budżet na oprogramowanie:
Przejrzystość projektu wymaga widoczności informacji w zespole projektowym. Istnieje wiele pomysłów, które można tu wdrożyć: od jasnych, dobrze udokumentowanych wymagań projektowych po regularne sesje informacji zwrotnych. Promowanie otwartej komunikacji i dzielenia się wiedzą wśród osób pracujących nad tym samym projektem prawdopodobnie wpłynie na efektywność zespołów, ale także położy podwaliny pod zasady obowiązujące w całej firmie. Ponadto, badania pokazują że przejrzystość jest powszechnie doceniana przez pracowników.
Budowa bazy wiedzy lub intranetu może wydawać się czymś, czego potrzebują duże organizacje. Prawda jest jednak taka, że firma może łatwo przerosnąć początkowy system przechowywania dokumentów i informacji (na przykład Google Docs lub Dropbox). Kompleksowy baza wiedzy będzie szczególnie cenna, jeśli
W Teamdeck korzystamy z rozwiązania Atlassian Confluence do przechowywania wiedzy ważnej dla członków naszego zespołu. Jest to również miejsce, w którym publikujemy pisemne zasady i udostępniamy aktualizacje firmy. Jest to przydatne podczas wdrażania nowych pracowników lub próby znalezienia optymalnego sposobu działania w oparciu o wcześniejsze doświadczenia zespołu.
Mówiąc o doświadczeniach z przeszłości, aby wspólnie wyciągnąć wnioski, trzeba mieć z czego wyciągać wnioski. Dobrym pomysłem jest dokumentowanie sesji podsumowujących, raportów z działań lub spotkań retrospektywnych. Nawet jeśli jest to nieco żenujące, ponieważ projekt, który dokumentujesz, zakończył się niepowodzeniem, nadal jest to świetna okazja do nauki. Dzięki takim "lekcjom" inni pracownicy mogą być w stanie zrozumieć przyczyny problemu i uniknąć błędów w przyszłości. Podkreśl swojemu zespołowi, że w tym procesie nie chodzi o wytykanie palcami czy przechwalanie się. Chodzi o wyciąganie wniosków z przeszłych błędów lub sukcesów.
Spójrz na ten tekst pośmiertny przez Gitlab, napisany po ich niesławnym incydencie z awarią bazy danych. Jestem pewien, że setki deweloperów, którzy przeczytali ten post, nie powtórzą podobnych błędów. Nie oznacza to, że wszystkie wyciągnięte wnioski powinny być publicznie dostępne: czasami nie ma o tym mowy ze względu na umowy o zachowaniu poufności. Jest to jednak coś, co można przemyśleć, zwłaszcza jeśli dane zdarzenie miało wpływ na użytkowników zewnętrznych.
Jak wspomniano w pierwszej części tego tekstu, należy rozpoznać ekspertów: osoby, które mają dużą wiedzę na temat danego aspektu działalności. Po ich zidentyfikowaniu należy zachęcić ich do dzielenia się swoją wiedzą. Można to zrobić na wiele sposobów - od spotkań zespołu poświęconych określonemu tematowi, przez blogowanie, po programy mentorskie.
Upewnij się, że zwracasz uwagę nie tylko na wiedza jawna (już skodyfikowanej/łatwej do wyrażenia), ale także wiedzy ukrytej. Ta ostatnia opiera się na know-how pracowników: ich unikalnych spostrzeżeniach, intuicji lub umiejętnościach, które nie są łatwe do zwerbalizowania. Pomyśl o swoim zmyśle estetycznym, zdolności do wymyślania innowacyjnych pomysłów lub... jeździe na rowerze.
Wiedza ukryta jest zazwyczaj bardzo cenna, ale trudno się nią dzielić. Zastanów się, w jaki sposób możesz połączyć swoich ekspertów z innymi członkami zespołu w "prawdziwym życiu", które niekoniecznie musi być pracą w tym samym zespole. Na przykład zorganizowanie hackathonu może być dobrą okazją dla pracowników do współpracy. Pracując razem, mogą zobaczyć ukryte spostrzeżenia w akcji i uczyć się na ich podstawie.
Jest jeszcze jedna rzecz, którą musisz zrobić, aby z powodzeniem wprowadzić zarządzanie wiedzą w swojej firmie: pokazać, że jest to prawdziwy priorytet. Może się zdarzyć, że członkowie zespołu nie dokumentują wiedzy po prostu dlatego, że uważają, że lepiej jest skupić się na "rzeczywistej pracy". Inicjatywy dzielenia się wiedzą mogą być również łatwo porzucane, gdy czasy stają się zajęte. Zadaniem lidera firmy jest upewnienie się, że ludzie dostrzegają wartość zachowania ważnych spostrzeżeń. Dokumentowanie i dzielenie się swoją wiedzą powinno być częścią ich pracy, a nie refleksją. Tylko wtedy można naprawdę przyjąć podejście oparte na wiedzy i w pełni korzystać z zarządzania wiedzą.
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...