Kiedy zarządzasz agencją lub firmą programistyczną, w której Twój zespół pracuje nad wieloma projektami jednocześnie, może być trudno nadążyć za wszystkim. Nawet jeśli zarządzasz jednym projektem jako kierownik projektu, często możesz mieć trudności z monitorowaniem różnych jego elementów.
Czego dowiesz się z tego artykułu?
- Pomocne narzędzia, które umożliwiają budowanie pulpitu nawigacyjnego w zarządzaniu projektami
- Korzyści z pulpitów nawigacyjnych w zarządzaniu projektami
- Rola oprogramowanie do planowania zasobów
Gdyby tylko istniał sposób na uzyskanie pouczającego przeglądu stanu projektu bez konieczności długiego przekopywania się przez aplikację PM.
Na szczęście pulpity nawigacyjne projektów oferują właśnie taką możliwość - działają jako jedyne miejsce, w którym można sprawdzić krytyczne wskaźniki KPI i ocenić postępy projektu. Stają się one również jednym źródłem prawdy na temat statusu projektu - czymś, co można łatwo udostępnić klientowi lub menedżerom. Zazwyczaj pulpit nawigacyjny do zarządzania projektami składa się z wielu widżetów - wykresów, punktów danych lub tabel - które dotyczą różnych elementów projektu.
W tym wpisie na blogu opowiemy nieco więcej o zaletach pulpitów nawigacyjnych projektów i podamy kilka wskazówek, jak je zbudować.
Dlaczego warto zbudować pulpit nawigacyjny do zarządzania projektami?
Po pierwsze, posiadanie pulpitu nawigacyjnego do zarządzania projektami to ogromna oszczędność czasu dla osób, które z niego korzystają. Na przykład, jako lider zespołu, zazwyczaj musisz sprawdzać wiele raportów/ekranów w swoim projekcie narzędzie planowania aby uzyskać ogólny obraz tego, jak radzi sobie dany projekt. Z drugiej strony, kierownicy projektów często muszą poświęcać wiele godzin tygodniowo na sporządzanie raportów. raporty o stanie projektu i kompilowanie kluczowych wskaźników wydajności. Pulpity nawigacyjne ułatwiają tworzenie automatycznie aktualizowanych "raportów" z danymi w czasie rzeczywistym i spostrzeżeniami dostosowanymi do konkretnych odbiorców.
Mówiąc o spersonalizowanych spostrzeżeniach, należy powiedzieć, że chociaż narzędzia do zarządzania projektami i zasobami są zwykle zaprojektowane tak, aby dostarczać użytkownikom cennych informacji, nadal muszą zaspokajać potrzeby wielu zespołów. W rezultacie domyślne pulpity nawigacyjne lub raporty oferowane w tych aplikacjach mogą nie być szczególnie przydatne dla zespołu. Korzystne jest utworzenie niestandardowego zarządzanie projektami i zasobami pulpit nawigacyjny lub nawet kilka z nich - każdy przygotowany do określonego celu. Na przykład, dyrektor finansowy firmy może być zainteresowany innymi wskaźnikami niż klient.
Pulpity nawigacyjne do zarządzania projektami skierowane do klientów będą również bardzo wygodne. Nie tylko możesz zaoszczędzić czas na przygotowywaniu nowych raportów co jakiś czas, ale interesariusze projektu mogą spojrzeć na skanowalne pulpity nawigacyjne i łatwo zrozumieć, co dzieje się w projekcie. Co więcej, dobrze zaprojektowany pulpit nawigacyjny sprawi, że Twoja firma będzie wyglądać bardzo dobrze w oczach klienta.
Wreszcie, analiza pulpitu nawigacyjnego projektu to świetna okazja do zidentyfikowania możliwości ulepszeń, które w przeciwnym razie można by przegapić. Spojrzenie z lotu ptaka na różne aspekty projektu może sprawić, że pomyślisz o rozwiązaniach, których jeszcze nie brałeś pod uwagę. Załóżmy, że pulpit nawigacyjny projektu zawiera spostrzeżenia na temat wykorzystanie zasobów i ukończonych zadań. Umożliwia to porównanie tych dwóch danych i, na przykład, zauważenie, że niektóre zadania są opóźnione, ale nie wszyscy członkowie zespołu są optymalnie wykorzystywani i mogliby z łatwością podjąć się większej liczby zadań.
Najlepsze praktyki tworzenia pulpitu zarządzania projektami
Tworząc niestandardowy pulpit nawigacyjny projektu, należy pamiętać o kilku kluczowych cechach skutecznych pulpitów nawigacyjnych.
Na początek, naprawdę potężne pulpity nawigacyjne zawierają tylko istotne informacje. Dlatego warto zacząć od listy wskaźników/elementów, które naprawdę trzeba wyświetlić lub odpowiedzi, na które ma odpowiedzieć pulpit nawigacyjny do zarządzania projektami. W przeciwnym razie kuszące może być dodanie kilku dodatkowych kolorowych wykresów, aby pulpit nawigacyjny wyglądał bardziej "profesjonalnie". Niestety, nie pomoże to członkom zespołu odróżnić cennych spostrzeżeń od szumu. Ponownie, należy pamiętać, że można przygotować różne rodzaje pulpitów nawigacyjnych przeznaczonych dla różnych odbiorców i zawierających tylko te elementy, które mają dla nich największe znaczenie.
Pulpit nawigacyjny projektu powinien również zawierać łatwe skanowanie. Przygotowując poszczególne widżety lub wykresy, które pojawią się na pulpicie nawigacyjnym, zawsze upewnij się, że są one czytelne. Informacje powinny być jasne na pierwszy rzut oka, bez konieczności czytania skomplikowanych tabel lub wykonywania obliczeń matematycznych. Zawsze możesz poprosić członka zespołu o opinię na temat możliwości skanowania dashboardu.
Zawsze zwracaj uwagę na to, czy pulpity nawigacyjne zawierają dokładne dane. W przeciwnym razie cały cel pulpitu nawigacyjnego jest chybiony. Używaj tylko wiarygodnych źródeł danych i, jeśli to możliwe, zaprojektuj pulpit nawigacyjny projektu tak, aby prezentował wgląd w czasie rzeczywistym.
Narzędzia umożliwiające tworzenie pulpitu nawigacyjnego do zarządzania projektami
Być może zastanawiasz się: jak zbudować pulpit nawigacyjny projektu. Czy muszę inwestować w dedykowane narzędzie?
W rzeczywistości istnieje kilka opcji, które można zastosować:
- Pobierz aplikację do tworzenia pulpitów nawigacyjnych. Na rynku dostępnych jest kilka aplikacji do tworzenia pulpitów nawigacyjnych, które umożliwiają tworzenie niestandardowych pulpitów nawigacyjnych, w tym pulpitów do zarządzania projektami. Takie narzędzia zazwyczaj zapewniają dużą elastyczność, jeśli chodzi o projektowanie pulpitu nawigacyjnego. Musisz jednak ustalić, czy źródła danych, na których polegasz, są dostępne w danej aplikacji. Narzędzia, które warto wypróbować: Geckboard, Klipfolio.
- Skorzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami. Wiele aplikacji do zarządzania projektami jest wyposażonych w funkcje umożliwiające tworzenie pulpitu nawigacyjnego do monitorowania statusu projektu. Narzędzia, które warto wypróbować: ClickUp, Monday.
- Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zasobami. Firmy korzystają z najlepsze narzędzia do zarządzania zasobami do planowania i zarządzania pracą swoich zespołów. W związku z tym zawierają wiele cennych informacji dotyczących projektów i zasobów. Teamdeck to stworzona przez nas aplikacja do zarządzania zasobami, a w następnej części tego wpisu na blogu pokażemy, jak wykorzystać ją do stworzenia solidnego pulpitu nawigacyjnego projektu.
Tworzenie niestandardowego pulpitu nawigacyjnego do zarządzania projektami za pomocą Teamdeck
Domyślnie Teamdeck posiada osobisty pulpit dostępny dla każdego użytkownika z uprawnieniami menedżera, w którym można sprawdzić podstawowe szczegóły, takie jak
- ile godzin przepracowałeś w tym miesiącu,
- ile dni urlopu wykorzystałeś,
- Jakie jest wykorzystanie zespołu?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Aby utworzyć niestandardowy pulpit nawigacyjny do zarządzania projektami, należy utworzyć raport. Raporty Teamdeck działają jak pulpity nawigacyjne w tym sensie, że można używać różnych elementów do tworzenia historii opartej na danych w czasie rzeczywistym. Ponadto można wygenerować link i udostępnić raport klientowi lub innym interesariuszom projektu.
Oto kilka przykładów elementów, które mogą być wyświetlane na pulpicie nawigacyjnym/raporcie projektu zespołu:
- Raport nadgodzin. Ułatwia sprawdzenie, ile dodatkowych godzin pracownicy śledzili w danym przedziale czasowym.
Dowiedz się, jak zbudować ten wykres za pomocą Teamdeck - przeczytaj nasz artykuł przewodnik po raportach o stanie projektu.
- Szacowane vs. rzeczywiste godziny/koszty śledzone przez zespół. Taki wykres pomoże ci zobaczyć na pierwszy rzut oka, czy budżet twojego projektu jest nadal pod kontrolą, czy nie.
Dowiedz się, jak zbudować ten wykres za pomocą Teamdeck - przeczytaj nasz wpis na blogu na temat Śledzenie kosztów projektu.
- Wykorzystanie płatne. Sprawdź, ile czasu Twój zespół poświęcił na działania podlegające rozliczeniu. Pomoże ci to zweryfikować, czy dany projekt jest rzeczywiście opłacalny.
Oczywiście za pomocą Teamdeck można tworzyć wiele różnych typów wykresów i tabel. Możesz wypróbować aplikację samodzielnie zapisanie się na bezpłatny okres próbny tutaj. Alternatywnie można Umów się na rozmowę z Anieląnasz ekspert ds. sukcesu klienta. Pokaże ci różne możliwości Teamdeck, jeśli chodzi o prezentację danych o wydajności twojego zespołu.
