Jako software house przetestowaliśmy wiele, być może najlepszych aplikacji do zarządzania czasem. W branży IT i oprogramowania - która ma głównie klientów biznesowych z USA i Wielkiej Brytanii - jesteśmy przyzwyczajeni do pracy z absolutnie dużą liczbą projektów. Każdy z nich wymaga współpracy wielu specjalistów, programistów, projektantów i - oczywiście - kierowników projektów. W ciągu tych lat zmieniliśmy wiele aplikacji do zarządzania czasem, aż opracowaliśmy własną. W tym artykule podzielimy się z wami naszymi doświadczeniami związanymi z oprogramowaniem, które - w pewnym okresie - wdrożyliśmy w naszej firmie.
Czego nauczysz się dzięki temu artykułowi?
Ten rozdział ma jeden cel: zwiększenie świadomości różnic między wieloma aplikacjami do zarządzania czasem.
Uprośćmy nieco sprawę, aby dać ci wyobrażenie o tym, jak wygląda rynek tego typu oprogramowania. Cóż, niektóre z nich są jak kombinacje, które zawierają wiele funkcji i cech, a jedną z nich jest śledzenie czasu. Można powiedzieć, że są to narzędzia do zarządzania projektami, które oprócz śledzenia czasu mają takie funkcje jak planowanie zespołu, planowanie projektu, śledzenie postępów projektu czy budżetowanie.
Są też tacy, których głównym produktem jest śledzenie czasu i różne funkcje z tym związane.
|
Zarządzanie pracownikami |
Zarządzanie czasem pracy |
Planowanie projektu |
Monitorowanie działań |
|
Planowanie pracowników i pracy |
Śledzenie czasu zadań |
Przypisywanie zadań |
Śledzenie aktywności na komputerze |
|
Zarządzanie obciążeniem i wydajnością |
Śledzenie czasu podlegającego i niepodlegającego rozliczeniu |
Budżetowanie projektu |
Śledzenie GPS |
|
Śledzenie wydajności i wykorzystania |
Zarządzanie dostępnością |
Śledzenie postępów projektu |
Śledzenie nadgodzin |
|
Komunikacja i współpraca w zespole |
WOM, śledzenie nieobecności |
Prognozowanie projektów i zasobów |
Przechwytywanie zrzutów ekranu |
|
Udostępnianie plików |
Dane szacunkowe a rzeczywiste |
Stawki rozliczeniowe |
Nagrywanie wideo |
|
Śledzenie nadgodzin |
Fakturowanie |
Śledzenie wydatków |
Śledzenie adresów URL i aplikacji |
Warto jednak pamiętać, że znajdziemy takie oprogramowanie, które nastawione jest na mierzenie produktywności pracownika, mierzenie czasu wykonywanych zadań - pomiaru dokonuje zazwyczaj manager, zwłaszcza tych rozliczanych godzin.
Istnieją jednak również takie, które mają na celu wsparcie pracownika podczas jego aktywności zawodowej i prywatnej. Takie, które mają na celu wsparcie go w skupieniu się na określonych zadaniach (szczególnie w warunkach pracy zdalnej, gdzie występuje wiele rozpraszaczy).
W związku z powyższym prezentujemy tabelę, która pokazuje (oczywiście nie wszystkie) funkcje, które pojawiają się w różnych aplikacjach do zarządzania czasem.
Cennik: $3.99 / miesięcznie / na członka zespołu
Dostępna w Internecie i jako aplikacja mobilna (Android, iOS)
To narzędzie było opracowany przez firmę programistyczną z Polski do zarządzania pracą wielu osób w organizacji. Zawiera wszystkie funkcje, takie jak planowanie zasobów, śledzenie czasu, a narzędzie do zarządzania czasem pracy, zarządzanie urlopami i - o czym warto wspomnieć - konfigurowalne raportowanie. Często zintegrowany z Kalendarzem Google.
Teamdeck pozwala na przydzielać zasoby aby mieć odpowiednią liczbę osób z odpowiednimi umiejętnościami dla każdego projektu. Można również łatwo Zobacz, nad czym pracują Twoi pracownicy i czy mają czas, aby zaangażować się w nowy projekt. W przypadku projektów długoterminowych, można również utworzyć harmonogram i ustalanie kamieni milowych projektu.
Teamdeck doskonale nadaje się również do monitorowania czasu pracy. Możesz pobrać aplikację mobilną, aby śledzić swój czas w podróży. Timesheets pokaże ci, które zadania zajmują najwięcej czasu, dzięki czemu łatwiej będzie ci obliczyć, czy są one dla ciebie opłacalne, czy też proces wymaga optymalizacji.
Teamdeck posiada również inteligentny zasób Planer kalendarza online, dzięki której łatwiej będzie zaplanować spotkania i sprawdzić dostępność pracowników. Jest to szczególnie przydatne, jeśli zarządzanie zespołem zdalnym. Aby zawsze mieć oko na to, czy Twoi pracownicy są na urlopie, skorzystaj z kalendarza urlopowego. W ten sposób zawsze będziesz wiedzieć, jaka jest dostępność każdej osoby i kto może ją zastąpić.
Jest to również bardzo wygodna opcja dla międzynarodowych firm, jak można uruchomić dni wolne od pracy dla dowolnego kraju w kalendarzu i zobacz wszystkie lokalne święta. Jeśli potrzebujesz jakichkolwiek danych dotyczących pracy zespołu, Teamdeck wygeneruje dla Ciebie niestandardowe raporty.
CennikNajpopularniejszy = $10 użytkowników/miesiąc,
DeskTime to kolejne dobrze rozpoznawalne narzędzie do śledzenia czasu, również uważane za najlepszą aplikację do zarządzania czasem, skierowaną zarówno do użytkowników biznesowych, jak i freelancerów. Jest ona również przydatna do śledzenia obecności, nieobecności i efektywnego zarządzania czasem. zarządzanie projektami workflow.
Ta aplikacja opisuje się jako automatyczny rejestrator czasu pracy. Co to oznacza? Narzędzie to sugeruje, nad czym pracował Twój pracownik lub Ty sam, bez konieczności informowania o tym aplikacji. Automatyczny rejestrator czasu pracy eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych, ponieważ rejestruje całą aktywność komputera i pracy.
Ta aplikacja do zarządzania czasem pozwala na pełną kontrolę pracy pracowników dzięki monitorowaniu wykorzystania komputera. Jako sprawdzarka stron internetowych, programów i aplikacji informuje o aktywności i kategoryzuje ją na produktywną i nieproduktywną.
Cena: 3 plany; Business Plan - $5 na użytkownika miesięcznie, rozliczany rocznie
Dostępne na iOS, Android i komputer stacjonarny
Aplikacja ta pojawia się w niemal każdym zestawieniu najlepszych aplikacji do zarządzania czasem, więc nie sposób o niej nie wspomnieć. Pomimo faktu, że pierwsza wersja została stworzona w 2007 roku, Todoist jest nadal używany nie przez kilka osób, ale przez ponad 25 milionów użytkowników na całym świecie. Ale co to właściwie jest? Todoist to aplikacja służąca do tworzenia typowych list rzeczy do zrobienia - stąd też jej nazwa.
Siła tego narzędzia tkwi w jego prostocie - minimalistyczny design, funkcje ograniczone tylko do tych naprawdę przydatnych sprawiają, że całość jest bardzo intuicyjna. Todoist monitoruje również Twoją produktywność, wizualizując ją w postaci punktów lub poziomów, co stanowi dodatkową motywację.
W aplikacji można bardzo łatwo tworzyć listy tematyczne i grupować je w kategorie. Przykładowo, w kategorii "osobiste" możesz mieć listę obowiązków domowych lub plan siłowni. Z kolei w kategorii "praca" można utworzyć listę zadań i podzadań dla każdego projektu. Możesz także nadać każdemu zadaniu określony priorytet, oznaczony kolorem.
Todoist rozumie język naturalny, więc zadania takie jak "odbierz paczkę jutro o 14:00" będą automatycznie dodawane do kalendarza. Możesz także delegować zadania innym użytkownikom, co jest przydatne nie tylko w pracy, gdy dzielisz obowiązki między członków zespołu, ale także gdy zarządzasz domem i decydujesz, kto umyje okna, zrobi zakupy i wyniesie śmieci. Aplikacja posiada kilka gotowych szablonów dostosowanych do różnych potrzeb i firm, dzięki czemu zarządzanie życiem osobistym i zawodowym w tym samym czasie jest bardzo proste.
Bardzo wygodną funkcją tego narzędzia jest jego integracja z innymi systemami, takimi jak Google czy Slack. Todoist jest również dostępny na praktycznie wszystkich urządzeniach i systemach. Możesz więc zarządzać swoimi zadaniami z poziomu komputera, smartfona czy tabletu.
CenaCeny zaczynają się od $9.00 za funkcję, za miesiąc
Dostępne w sieci, Android, iOS
Uwaga jest najcenniejszą walutą w świecie online, więc nic dziwnego, że każda witryna lub aplikacja, z której korzystamy, zrobi wszystko, aby ją zdobyć. Włączamy Google, aby sprawdzić "tylko jedną rzecz" lub Instagram, aby odpowiedzieć na "tylko jedną wiadomość" i nie wiemy, kiedy spędziliśmy 20, 40 lub 60 minut w Internecie, nie robiąc nawet tej jednej rzeczy, po którą sięgnęliśmy do telefonu. Często nawet nie zdajemy sobie sprawy z tego, ile czasu spędzamy na takim bezproduktywnym scrollowaniu. I właśnie do tego służy Rescue Time.
Celem aplikacji jest monitorowanie aktywności online użytkownika i tworzenie raportów na temat tego, ile czasu spędził on korzystając z poszczególnych stron internetowych i aplikacji, jak długo byłeś produktywny, czy pracujesz po godzinach, czy wręcz przeciwnie, nie pracujesz wtedy, kiedy powinieneś. RescueTime pozwala ci być świadomym, ile minut i godzin spędzasz na różnych czynnościach w Internecie każdego dnia. To, czy jest to dużo, czy mało, zależy od ciebie, ale Sama świadomość tego pomaga podjąć kroki w kierunku zmiany.
Monitorowanie i raporty czasu spędzonego online dostępne są w darmowej wersji aplikacji. Płatny wariant pozwala narzędziu na wysyłanie powiadomień. Powiadomienia są spersonalizowane pod kątem potrzeb użytkownika. Przykładowo, RescueTime wyśle ci powiadomienie, jeśli korzystałeś z mediów społecznościowych przez ponad godzinę lub udało ci się być produktywnym przez 4 godziny. Możesz również ustawić limit i pozwolić aplikacji blokować witryny, które pochłaniają zbyt dużo twojego czasu.
Cena: 4 plany; czwarty - o nazwie Teams - $14.99/miesiąc/użytkownika
Dostępne jako aplikacja mobilna (iOS, Android) i desktopowa
Na spotkaniu, na uczelni, pracując nad projektem, na spacerze, kiedy najciekawsze pomysły pojawiają się w Twojej głowie. cały czas robisz notatki. Czasami tworzysz plik w Google Docs, czasami zapisujesz coś na starym rachunku, w notatniku, na smartfonie, na Messengerze, w kalendarzu lub w e-mailu. I wszystko jest w porządku, dopóki nagle nie trzeba znaleźć potrzebnych notatek... gdzieś. Tutaj z pomocą przychodzi Evernote. Ta aplikacja jest idealnym repozytorium dla wszystkich notatek, których możesz potrzebować. Można w nim wygodnie zapisywać, a nawet nagrywać swoje myśli i pomysły.
Możesz także łatwo katalogować inne formaty, takie jak zdjęcia, szkice, dokumenty tekstowe i pliki głosowe. Dzięki temu wszystkie notatki będą uporządkowane i łatwe do znalezienia, można przypisać do nich tagi. Evernote posiada również funkcję kalendarza, dzięki czemu zawsze możesz sprawdzić swoje plany na najbliższą przyszłość. Aplikacja jest dostępna na wszystkich urządzeniach, dzięki czemu możesz tworzyć i sprawdzać swoje notatki w dowolnym momencie.
Cena: miesięczne członkostwo = 3,95 GBP/miesiąc
Dostępne na: iOS, Android i komputer stacjonarny
Największą zmorą internetu, gdy próbujesz się skupić, są wszystkie interesujące rzeczy, które widzisz. Zabawne wideo, interesujący artykuł, nowy album lub post znajomego - wszystko przyciąga Twoją uwagę. W obawie przed przegapieniem czegoś lub zapomnieniem o powrocie do interesującej nas treści, wolimy obejrzeć ją od razu. Gdyby tylko istniało narzędzie, które pozwoliłoby łatwo skatalogować wszystkie te interesujące rzeczy i zostawić je na później...
Chwila, jest. I nazywa się Pocket. Dzięki tej aplikacji możesz łatwo oznaczać wszystkie strony i tytuły, które Cię interesują. W ten sposób nie przerwiesz pracy, ale też nie stracisz cennych materiałów znalezionych w sieci.
Cena:
Dostępne na iOS i Android
Wszyscy lubimy otrzymywać natychmiastową gratyfikację za zrobienie czegoś dobrze. Uwielbiamy zbierać punkty i otrzymywać za to nagrody, jesteśmy do tego przyzwyczajeni od dzieciństwa, kiedy zbieraliśmy gwiazdki za dobre zachowanie w szkole. Gdy dorastamy, inne rzeczy mają dla nas wartość... a jednak ta prosta gratyfikacja wciąż może nas motywować. I właśnie to proste uwarunkowanie wykorzystuje Forest. Aby pozostać skupionym, myśl o Forest.
Forest to prawdopodobnie jedna z najfajniejszych aplikacji do zarządzania czasem w tym rankingu. Jego celem jest pomoc użytkownikowi w skupieniu się przez dłuższy czas. Jak to działa? Za każdym razem, gdy musisz się skoncentrować, uruchamiasz aplikację i sadzisz wirtualne drzewo. Ustawiasz czas, przez jaki chcesz się skoncentrować. Jeśli opuścisz aplikację przed upływem tego czasu i zaczniesz korzystać z telefonu, Twoje drzewo umrze.
Z drugiej strony, jeśli uda ci się utrzymać swój cel, drzewo będzie rosło. Za każdym razem, gdy uda ci się skoncentrować bez korzystania z telefonu, wyhodujesz kolejne drzewo, aż stworzysz swój wirtualny las. Ta prosta gra zachęca do skupienia się nieco dłużej następnym razem. Partnerem kampanii jest Drzewa dla przyszłościktóra sadzi prawdziwe drzewa za każde wirtualne drzewo w aplikacji. Czyż to nie wspaniałe?
Cena: 4 plany; ostatni = $17,50 USD za użytkownika / za miesiąc / rozliczane rocznie
Dostępne na: Internet, iOS, Android
Jeśli jesteś wzrokowcem i lubisz widzieć wszystkie swoje zadania w przejrzysty sposób, Trello będzie dla ciebie idealny. To wirtualna tablica gdzie można przyklejać karty z zadaniami, nadawać im priorytety i przypisywać status: do zrobienia, w toku, wykonane. Do każdego zadania można dodać notatkę. Trello doskonale nadaje się do zarządzania pracą kilku osób, delegowania zadań i sprawdzania, jak idą projekty. Jego ogromną zaletą jest bardzo estetyczny i przejrzysty układ. Wizualna reprezentacja zadań ułatwia sprawdzenie statusu pracy na pierwszy rzut oka. Możesz więc użyć wskazówki dotyczące zarządzania czasem lub Trello.
Trello jest bardzo popularne jako narzędzie biznesowe, ale sprawdzi się również jako doskonała aplikacja lifestylowa. Możesz w nim zarządzać wszystkimi swoimi projektami: organizacją wydarzenia, wolontariatem w teatrze, obowiązkami domowymi ze współlokatorami. Możesz także używać Trello indywidualnie, aby zawsze mieć szybki przegląd swojej tablicy obowiązków.
Cena: Cena planu Ultimate Control wynosi $89/miesiąc, przy rozliczeniu rocznym
Dostępne na w sieci i jako aplikacja mobilna dla systemów iOS i Android
ProofHub jest jednym z najwyżej ocenianych programów do współpracy zespołowej i zarządzania projektami, który oferuje zestaw zaawansowanych funkcji w scentralizowanej lokalizacji, w tym oprogramowanie do śledzenia czasu pracowników. Oprogramowanie do śledzenia czasu ProofHub jest bardzo przydatne dla zespołów projektowych, ponieważ pozwala im poprawić umiejętności zarządzania czasem poprzez śledzenie, ile czasu spędzają na różnych zadaniach.
Wbudowane oprogramowanie do śledzenia czasu ProofHub umożliwia użytkownikom śledzenie czasu ręcznie lub za pomocą automatycznych liczników czasu. Można również dodawać karty czasu pracy, aby rejestrować dane czasowe i wykorzystywać je do rozliczania klientów, szacowania, listy płac, śledzenia, a nawet zarządzania czasem. Można również ustawić szacowany czas dla różnych zadań, aby określić, ile czasu powinno zająć wykonanie konkretnego zadania.
Inne przydatne funkcje, które pomogą Ci poprawić Strategie zarządzania czasem i umiejętności to: kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do zarządzania plikami, sprawdzanie online, tablice Kanban, widok tabeli i aktualizacje w czasie rzeczywistym. Na przykład, możesz dodawać automatyczne przypomnienia o zadaniach, aby mieć pewność, że ich nie przegapisz. Podobnie, możesz współpracować online nad swoimi dokumentami, aby otrzymywać opinie i sugestie.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Prawdopodobnie dla wielu osób, nie tylko kierowników projektów, account managerów i tak dalej, oczywiste jest, co oznacza właściwe zarządzanie i efektywna realizacja czasu. Aby jednak rozsądnie myśleć o naszym temacie, lepiej mieć jasną i klarowną wizję znaczenia podstawowego terminu używanego w tym artykule. Według słownika Oxford Languages:
zdolność do efektywnego lub produktywnego wykorzystania czasu, zwłaszcza w pracy.
Oczywiście czas nie jest jak guma do żucia, którą można rozciągać na wiele różnych sposobów. I druga kwestia, część dnia, moment w ciągu dnia również determinuje to, jak pracujemy i na ile jesteśmy efektywni. Dla jednych obowiązki lepiej/szybciej realizowane są po przebudzeniu, dla innych - ta sama praca lepiej wychodzi w południe. To właśnie - jak się wydaje - chcą powiedzieć autorzy Management Study Guide:
Zarządzanie czasem odnosi się do efektywnego zarządzania czasem, tak aby właściwy czas został przydzielony do właściwego działania. (managementstudyguide.com)
Jak z wieloma rzeczami w życiu, jest to proces. Proces zbierania doświadczeń, oparty na danych, które nigdy nie są niepodważalne. Proces, który może być w lepszy lub gorszy sposób zoptymalizowany - zależy od tego, czy mierzysz, jak mierzysz i co mierzysz. Niemniej jednak, parafrazując sugestię Mindtools dotyczącą tego, jak rozumieć tZarządzanie czasem - polega na planowaniu podziału czasu pomiędzy różne czynności.
Z tego punktu widzenia, bez żadnych danych lub - trzeba to powiedzieć - błędów nie będziesz w stanie niczego zmienić, zorganizować i zaplanować zadań. Ten proces gromadzenia danych jest jednocześnie procesem opracowywania reguł i zasad, które organizują czas i zadania. Zasady te również podlegają optymalizacji. Jest to więc proces ciągły. Jak to wszystko ma się do kwestii zarządzania czasem w biznesie lub - mówiąc bardziej precyzyjnie - zarządzania czasem i pracownikami?
Nasz konkurent na rynku aplikacji do zarządzania czasem - oprogramowanie Clockify - rozumie zarządzanie czasem jako
(...) zestaw zasad i narzędzi, które pomagają efektywniej wykorzystywać czas. Tak więc zarządzanie czasem pracowników składa się ze wszystkich niezbędnych umiejętności, które pomogłyby pracownikom wykonywać swoją pracę bardziej produktywnie.
Autorzy Clockify jasno sugerują, do kogo odnoszą się zasady zarządzania czasem. Co oczywiście nie jest prawdą, że tylko pracownicy mają do czynienia z pilnowaniem czasu w pracy. Zarządzanie czasem skierowane jest do każdego, wszędzie, niezależnie od rodzaju pracy czy aktywności. Ale co jest prawdą, umiejętności i narzędzia wspierające (takie jak np. Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy zespołu lub prosty mobilny rejestrator czasu pracy) są niezastąpione w tym długim procesie.
Mówienie, że rynek aplikacji do zarządzania czasem jest ogromny, jest nie tylko trywialne, ale i dziecinne. W chwili obecnej liczba tego typu oprogramowania nie maleje. Co więcej, z roku na rok rośnie. Odnosząc się do Raport firmy badawczej B2B Markets and Markets:
Oczekuje się, że rynek oprogramowania do zarządzania zadaniami wzrośnie z 1,79 mld USD w 2017 r. do 4,33 mld USD do 2023 r., przy CAGR na poziomie 13,74% od 2018 do 2023 r. Zapomniana sztuka koncentracji.
Z tego punktu widzenia prawie niemożliwe jest przedstawienie każdej pomocnej, użytecznej i najbardziej odpowiedniej aplikacji do zarządzania czasem. Innymi słowy (trzeba to powiedzieć): nikt nie może powiedzieć, że istnieje "najlepsza aplikacja do zarządzania", która jest odpowiednia dla każdej firmy.
Dowolna aplikacja do śledzenia czasu, dowolna aplikacja do zarządzania czasem, dowolna z Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu pracowników (jakkolwiek by go nie nazwać) - nie jest kuloodporny; nie jest odporny na każdą krytykę. Każde oprogramowanie (nie tylko online time tracker) ma jakiś aspekt, który jest irytujący, niewystarczający lub niewystarczająco rozwinięty, aby zadowolić wszystkich użytkowników (nie tylko kierowników projektów, ale także menedżerów zasobów, menedżerów HR i - oczywiście - pracowników, projektantów, programistów). Zawsze znajdzie się coś, co nie będzie pasować.
Jeśli mamy powiedzieć wszystko, co zostało powiedziane powyżej, w jednym zdaniu: najlepsza aplikacja do zarządzania czasem oznacza tylko i zawsze najlepszą dla danej firmy.
Tak więc, zanim wybierzesz aplikację, która pomoże Ci efektywnie zarządzać czasem, sugerujemy przygotowanie kilku RFP, wybór dostawców i... po prostu wypróbowanie. Niech członkowie Twojego zespołu również będą mieli okazję podzielić się z Tobą swoimi doświadczeniami. I po prostu podejmij decyzję.
Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest zapewnić uniwersalne zalecenia...
Zespoły na całym świecie stają przed podobnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o planowanie harmonogramu zespołu. Samo stworzenie planu projektu jest trudne, a jego aktualizowanie i reagowanie na zmiany jest jeszcze bardziej...
Jednym z najtrudniejszych zadań dla właścicieli firm i menedżerów zasobów jest planowanie zmian. Zaplanowanie, kto kiedy i nad czym powinien pracować, w oparciu o osobiste preferencje i...