Prawdopodobnie nie jest dla ciebie zaskoczeniem, że spotkania często kojarzą się ze stratą czasu. Według Raport AtlassianLudzie mogą spędzać nawet 31 godzin miesięcznie na bezproduktywnych spotkaniach. To prawie cały tydzień pracy!
Zrozumiałe jest, że liderzy zespołów i menedżerowie starają się podjąć pewne kroki w celu obniżenia kosztów spotkań. Dla niektórych firm może to być zakaz np. wszystkich spotkań statusowych. Dla innych oznacza to wprowadzenie aplikacji i technik zwiększających efektywność spotkań. W tym artykule podzielimy się wskazówkami, które można wykorzystać do planowania i prowadzenia udanych spotkań.
Co sprawia, że spotkanie jest efektywne?
Skuteczne spotkania przynoszą wymierne rezultaty, które mają pozytywny wpływ na projekt lub całą organizację. Taka jest ich ogólna idea. Szczegóły zależą od celu spotkania. Skuteczne spotkania to takie, które osiągają cele wyznaczone przez prowadzącego spotkanie. W związku z tym absolutnie kluczowe jest ustalenie jasnego celu każdego organizowanego spotkania i podzielenie się nim z uczestnikami. Więcej na ten temat w następnej sekcji.
Jak zaplanować efektywne spotkanie?
Zacznij od celu. Co chcesz osiągnąć prowadząc to spotkanie? Czy musisz podjąć jakieś ważne decyzje biznesowe? Czy planujesz burzę mózgów? Czy są jakieś aktualizacje, którymi należy podzielić się z zespołem w duchu przejrzystość projektu? Zidentyfikowane cele prawdopodobnie wpłyną na charakter spotkania. Mogą nawet przekonać Cię do... nieorganizowania spotkania w ogóle.
Czy naprawdę musisz organizować to spotkanie?
Wiele firm podąża za spotkanie jako domyślne Polityka: w razie wątpliwości - zwołaj spotkanie. Niestety, nie jest to najbardziej produktywny sposób spędzania czasu przez pracowników. Wiele raportów opublikowanych w ostatnich latach podkreśla ilość niepotrzebnych spotkań. Atlassian przeanalizował dane i doszedł do wniosku, że połowa spotkań jest uważana za stratę czasu. Połowa! To sprawia, że myślę, że prawie każdy mógłby zmniejszyć liczbę sesji, które decyduje się zorganizować.
Jednym z rodzajów spotkań, który jest często krytykowany, jest niesławne spotkanie statusowe. Jason Fried, założyciel i dyrektor generalny Basecamp, pisze że Spotkania statusowe to najgorsze rodzaje spotkań. Wyeliminuj je, a będziesz wiedzieć więcej, zaoszczędzisz mnóstwo pieniędzy i odzyskasz dziesiątki godzin miesięcznie. Nie jest w tym osamotniony. Kilka organizacji otwarcie przyznaje, że zrezygnowało ze spotkań tylko po to, by wymienić się aktualnymi postępami prac. Zamiast tego komunikują się bardziej efektywnie za pomocą pisemnych statusów. Takie podejście jest szczególnie cenne w przypadku zespołów rozproszonych, w których, aby zebrać grupę osób na rozmowie telefonicznej w czasie rzeczywistym, trzeba podjąć znaczny wysiłek związany z planowaniem. Raporty o stanie opublikowane na Slacku lub w zarządzanie projektami Wybrane oprogramowanie wymaga mniej czasu niż ich osobiste odpowiedniki.
Mogę sobie wyobrazić, że niektórzy z was mogą być nieufni wobec tego pomysłu: w końcu ludzie mówią szybciej niż zapisują rzeczy na piśmie. Czy spotkania nie są bardziej efektywne niż zapisywanie rzeczy? Cóż, nie w tym przypadku. Spotkania statusowe dla grup ludzi trwają dłużej niż przygotowanie krótkiej notatki na temat własnych postępów. Co więcej, uczestnicy spotkania prawdopodobnie nie zwrócą jednakowej uwagi na wszystkie rzeczy wypowiedziane przez wszystkie osoby uczestniczące w danym spotkaniu.
Co więcej, zapisywanie rzeczy jest doskonałą okazją do syntezy informacji i zwięzłego przekazywania każdego elementu. W rezultacie jesteś w stanie tworzyć wnikliwe i trwałe informacje. Istnieje wiele aplikacji i dodatków, które pomogą Twojej firmie przejść od osobistych spotkań statusowych do asynchronicznych podsumowań. Spróbuj Standuply lub Marchewkana przykład.
Dyskusje statusowe nie są jedynym rodzajem spotkań, które można wyeliminować z kalendarza. Jeśli nie masz pewności, czy dane spotkanie powinno się odbyć, czy nie, możesz zasięgnąć porady w zabawnej, ale przydatnej aplikacji: Czy powinno to być spotkanie?
Po ustaleniu ważnych powodów, dla których warto zorganizować spotkanie biznesowe, należy je starannie zaplanować. Nie ma miejsca na zaimprowizowaną sesję typu "właśnie przechodziłem obok twojego biurka": dane pokazują że 40% osób uważa je za istotnie rozpraszające.
Zaproś odpowiednie osoby na spotkanie
Jednym z kluczowych składników produktywnych spotkań jest zebranie odpowiedniej grupy osób. Zaproś pracowników, którzy mogą przyczynić się do osiągnięcia celu spotkania. Zorganizuj spotkanie zespołu projektowego, jeśli chcesz podzielić się ważnymi aktualizacjami, a następnie zorganizuj krótkie pytania i odpowiedzi. Jeśli Twoim celem jest podjęcie decyzji wykonawczej podczas tej sesji, upewnij się, że osoby decyzyjne faktycznie w niej uczestniczą. W przeciwnym razie nie będzie to skuteczna dyskusja.
Jeśli chodzi o liczbę uczestników spotkania, być może spotkałeś się z zasadą dwóch pizz spopularyzowany przez Jeffa Bezosa. Stwierdza ona, że dwie pizze powinny wystarczyć do nakarmienia całej grupy uczestników spotkania. Jest to przydatna zasada, ale sugerowałbym spojrzeć na nią nie tyle jako na formułę pomiarową (w końcu pizze mają bardzo różne rozmiary). Zamiast tego wykorzystaj to jako okazję do przemyślenia listy uczestników przed wysłaniem zaproszenia.
Kolejną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę, są koszty spotkania. Czasami wydaje nam się, że organizując spotkanie oszczędzamy pieniądze firmy i w ten sposób "posuwamy sprawy do przodu". Jednak im dłuższe spotkanie i im więcej osób bierze w nim udział, tym większe będą koszty biznesowe. Następnym razem, gdy będziesz próbował zdecydować, kogo zaprosić na spotkanie, możesz sprawdzić Kalkulator kosztów spotkania udostępnione przez Harvard Business Review. Wyniki mogą Cię zaskoczyć.
Tworzenie planu spotkania
Mając zaplanowane cele spotkania i listę pracowników biorących w nim udział, należy opracować plan działania. Aby opracować agendę spotkania, spróbuj odpowiedzieć na następujące pytania:
- Jak powinno wyglądać spotkanie?
- Kto i kiedy powinien zabrać głos?
- Jakie kroki są wymagane do osiągnięcia celu?
- Jakie decyzje należy podjąć?
- Ile czasu należy zaplanować na każdy punkt porządku obrad?
- O której godzinie powinno rozpocząć się spotkanie?
- Kto będzie sporządzał notatki i w jaki sposób?
Wybór odpowiedniego przedziału czasowego na spotkanie może być trudny, zwłaszcza gdy zapraszasz osoby, których dostępność nie jest stała. Najpierw spójrz na kalendarz zasobów swojego zespołu, aby określić odpowiednią datę spotkania. Należy pamiętać, że czas rozpoczęcia sesji nie powinien być przypadkowy. Jak pokazano w Raport Doodle o stanie spotkań w 2019 r.tylko 12% osób preferuje spotkania po godzinie 14:00. Narzędzia takie jak Calendly lub Meetingbird w znalezieniu odpowiedniego czasu spotkania.
Należy pamiętać, że agendy spotkań zespołu powinny być wysyłane wraz z zaproszeniami, a nie dodawane później do opisu wydarzenia. Ta druga opcja może spowodować, że niektórzy uczestnicy przegapią agendę i w rezultacie nie będą wiedzieć, czego się spodziewać podczas spotkania. Twój harmonogram powinien jasno wskazywać, że jesteś liderem i/lub moderatorem tego spotkania. Jeśli nie ma indywidualnego właściciela spotkania, trudno jest pomyślnie wykonać wszystkie kroki. Upewnij się, że każdy uczestnik spotkania wie, co ma przygotować z wyprzedzeniem. W przeciwnym razie trudno będzie skutecznie zarządzać dyskusją.
Jak przeprowadzić efektywne spotkanie?
Jako moderator spotkania jesteś odpowiedzialny za jego przebieg. Ty decydujesz, kiedy spotkanie się rozpocznie i czy plan działania jest przestrzegany. Przez cały czas należy pamiętać o głównym celu dyskusji. Są to główne elementy skutecznych spotkań:
- Czas - Pamiętaj o czasie. Na przykład, jeśli spotkanie ma się rozpocząć, ale jeden z uczestników się spóźnia, prawdopodobnie powinieneś rozpocząć dyskusję bez niego. Oczywiście, różne rzeczy się zdarzają i czasami opóźnienie może być spowodowane okolicznościami zewnętrznymi. Ale co jeśli masz w zespole osobę, która notorycznie się spóźnia i zawsze jest "zbyt zajęta", by się pojawić? Jestem pewien, że starannie wybrałeś przedział czasowy i oszacowałeś koszty tego spotkania. Dlaczego miałbyś marnować cały ten wysiłek tylko dlatego, że ktoś lekceważy spotkania?
- Zasady - Moderator spotkania jest odpowiedzialny za ustalenie wytycznych, których powinni przestrzegać wszyscy uczestnicy. Jedną z praktyk, która naprawdę zwiększa produktywność uczestników spotkania, jest brak wielozadaniowości. Zwykle oznacza to, że wszystkie laptopy powinny być wyłączone, a telefony odłożone. Czy jest coś bardziej irytującego niż osoba, która siedzi na spotkaniu i przegląda strony internetowe, a następnie mówi: "Czy możesz powtórzyć ostatnią część? Nie uważałem." To straszna strata czasu i pieniędzy. Ponadto negatywnie wpływa na energię wszystkich w pomieszczeniu.
- Uwagi – Robienie notatek jest niezbędne na prawie każdym spotkaniu. Możesz wyznaczyć osobę, która będzie zapisywać decyzje podjęte podczas sesji lub możesz zrobić to sam. Alternatywnie, możesz zachęcić wszystkich uczestników do zapisywania rzeczy (o ile nie jest to wymówka do przeglądania skrzynki odbiorczej e-mail lub Slacka). Pomysłem wartym rozważenia jest wykorzystanie notatek wizualnych (szkiców) jako podstawowej techniki. Przeczytaj nasze Przewodnik po szkicowaniu dla kierowników projektów aby przekonać się, że wizualne sporządzanie notatek jest czymś, co każdy może zrobić (nie wymaga umiejętności rysowania!). Jeśli wybrałeś jednego notującego na spotkaniu, wyślij jego notatki do innych uczestników. Chcesz, aby wszyscy byli na tej samej stronie, jeśli chodzi o wynik spotkania. Więcej informacji na ten temat znajduje się w ostatniej części tego artykułu.
Skuteczne zarządzanie różnymi typami uczestników spotkań
W Internecie można znaleźć wiele materiałów opisujących różne typy osobowości spotkań (np. tenlub tolub ten). Wszystkie te artykuły różnią się nieco, jeśli chodzi o liczbę osobowości spotkań lub ich nazwy. Łączy je jednak to, że prawdopodobnie spotkasz uczestników, którzy zdominują spotkanie swoimi opiniami, głośnymi uwagami, a nawet dyskusjami nie na temat. Z drugiej strony będziesz mieć ludzi, którzy mogą mieć coś niezwykle cennego do powiedzenia, ale z tego czy innego powodu pozostaną cicho.
Jedną z metod prowadzenia produktywnych spotkań z różnymi osobowościami na pokładzie jest próba usunięcia struktury władzy. W ten sposób zachęcasz wszystkich uczestników do wniesienia wkładu, bez obawy, że zabiorą głos poza kolejnością. Świetnym przykładem takiego podejścia jest współzałożyciel Pixara, Ed Catmull. On rozwinął tę kwestię w wywiadzie z CEO Slacka: [podczas spotkania] Nikt, od dyrektora kreatywnego po samego Catmulla, nie może zastąpić zespołu produkcyjnego, który przychodzi po informacje zwrotne. Powód jest prosty: oni już wiedzą, że coś nie działa - nie chcą osądów, chcą rozwiązań. Catmull przyznaje, że nie zawsze im się to udaje. "Raz na jakiś czas jest to cholerna katastrofa" - mówi. "Ale czasami zdarza się magia. A przez magię rozumiem, że ego opuściło pokój".
Ego w pomieszczeniu może być również werbalizowane poprzez przekraczanie porządku obrad i rozpoczynanie dyskusji nie na temat. Prowadzący spotkanie może łatwo dać się zaskoczyć, gdy dojdzie do takiego zachowania. Dlatego najlepiej jest wcześniej przygotować się na takie przerwy. Można stworzyć tak zwany parking dla pomysłów: tablicę lub kartkę papieru, na której zapisuje się rzeczy poruszone przez uczestników, które nie zostały uwzględnione w planie działania. Prowadzenie efektywnego spotkania jest znacznie łatwiejsze, gdy możesz powiedzieć: "to interesujący punkt, umieśćmy go na parkingu i wróćmy do niego po tym spotkaniu".
Kroki, które należy podjąć po spotkaniu
Efektywne spotkania rzadko kończą się w momencie opuszczenia sali konferencyjnej. Zazwyczaj trzeba podjąć jakieś działania. Być może trzeba będzie wdrożyć decyzję podjętą podczas spotkania. A może istnieje lista pomysłów wygenerowanych przez grupę, którą należy podzielić się z innymi osobami.
Udostępnij notatki ze spotkania wszystkim, którzy w nim uczestniczyli. Upewnij się, że w notatkach znajdują się punkty działania i kolejne kroki. Właściciele powinni być przypisani do wszystkich zadań, które należy wykonać.
Po spotkaniu należy je ocenić i sprawdzić, czy są jakieś elementy zarządzania spotkaniem, które można udoskonalić w przyszłości. Takie podejście sprawi, że spotkania staną się mniej męczarnią, a bardziej skutecznym narzędziem biznesowym. Powodzenia!
