Przeglądając materiały dla liderów zespołów i menedżerów, można znaleźć wiele dowodów przeciwko mikrozarządzaniu. "Przestań mikrozarządzać członkami swojego zespołu!" "Pracownicy nienawidzą menedżerów, którzy mikrozarządzają!" - Czy to oznacza, że mikrozarządzanie jest zawsze złe? W tym poście postaramy się pokazać, że mikrozarządzanie jest rzeczywiście potencjalnie szkodliwą strategią, ale są sytuacje, w których może być skuteczne.
Najpierw jednak zdefiniujmy, czym właściwie jest mikrozarządzanie w ustawieniach projektu.
Dlaczego w zarządzaniu projektami występuje mikrozarządzanie?
Mikrozarządzanie to styl zarządzania, w którym ściśle kontrolujesz swój zespół i jego pracę. W zarządzanie projektami i zasobamiWiąże się to z próbą realizacji projektu przez zespół.
Podczas gdy wielu interesariuszy projektu (wewnętrznych i zewnętrznych) może nadmiernie kontrolować osoby pracujące nad projektem, w tym wpisie na blogu skupimy się na mikrozarządzającym kierowniku projektu.
Zanim zagłębimy się w wady i zalety (tak, są takie) mikrozarządzania podczas zarządzania zespołem projektowym, warto przeanalizować własne zachowanie i potencjalnie przyznać, że również jesteś mikrozarządzającym kierownikiem projektu.
Czy jesteś mikrozarządzającym kierownikiem?
Jako kierownik projektu będziesz musiał nadzorować pracę swojego zespołu projektowego. Celem jest pomyślne ukończenie projektu: na czas i w ramach budżetu. Nie trzeba wiele, by obowiązki związane z monitorowaniem przerodziły się w nadmierną kontrolę. Jeśli rozpoznajesz niektóre z tych zachowań w swojej pracy, możesz wykazywać oznaki mikrozarządzania kierownikiem projektu:
- Planujesz każdy najmniejszy szczegół zadań swojego zespołu.
- Masz tendencję do kończenia zadań za swój zespół, ponieważ "tak jest szybciej/lepiej".
- Twój zespół uczestniczy w częstych spotkaniach dotyczących statusu i/lub dostarcza regularne raporty dotyczące statusu.
- Wiesz dokładnie, nad czym aktualnie pracują wszyscy członkowie Twojego zespołu, ale nie wiesz koniecznie poczuć, że rozumiesz ogólny stan projektu.
- Nawet jeśli często poświęcasz swoje równowaga między życiem zawodowym a prywatnymNie czujesz, że masz czas na myślenie o strategii.
- Próbujesz kontrolować każdy aspekt projektu: "nie jest zrobione, dopóki nie powiem, że jest zrobione".
- Większość elementów projektu przechodzi wiele edycji, zanim będziesz zadowolony z rezultatu.
Teraz jesteś w stanie powiedzieć, czy mikrozarządzanie przejęło twoje obowiązki związane z zarządzaniem projektami. Omówmy konsekwencje tego stylu przywództwa.[/vc_column_text]
Dlaczego jako kierownik projektu powinieneś unikać mikrozarządzania?
Zaczniemy od złych wiadomości po prostu dlatego, że w większości przypadków mikrozarządzanie naprawdę nie jest dobre dla członków zespołu i projektu, nad którym pracują. Oto dlaczego.
Po pierwsze, może to faktycznie obniżyć produktywność. A badanie Badanie przeprowadzone przez naukowców z University of Louisville w Kentucky wykazało, że "presja szkodzi wydajności, jeśli prowadzi do zwracania uwagi w sposób, który jest zły dla konkretnego zadania, które wykonujesz". Osoby biorące udział w badaniu, gdy czuły, że są kontrolowane, skupiały się nie na wyniku zadania, ale na samym zadaniu, co pokazuje, że wyraźne monitorowanie może negatywnie wpływać na wydajność.
Jeśli masz tendencję do nadmiernego kontrolowania swoich pracowników, możesz również organizować zbyt wiele spotkań, zwłaszcza spotkań statusowych. W naszym przewodniku po Efektywne zarządzanie spotkaniamiSugerujemy, aby aktualizacje statusu były udostępniane w krótkiej formie pisemnej, a nie podczas długiego spotkania wszystkich pracowników.
Nadmierne kontrolowanie każdego aspektu pracy członków zespołu ma również fatalny wpływ na morale zespołu. Ludzie stają się sfrustrowani lub niezaangażowani, ponieważ nie czują, że mają autonomię w wykonywaniu swojej pracy. Ostatecznie może to spowodować dużą rotację w zespole projektowym lub konflikty między tobą a zespołem. Jest rzeczą oczywistą, że budowanie zaufaniaco jest tak ważne w przypadku projektów, jest bardzo trudne.
Kreatywność i pasja są ograniczone. Członkowie zespołu stają się bardziej niezdecydowani i pasywni: w końcu tak naprawdę nie ma znaczenia, co robią - ich premier i tak znajdzie coś do poprawienia. Mikrozarządzający PM może uważać, że jest to doświadczenie edukacyjne dla jego zespołu, podczas gdy w rzeczywistości nikt niczego się nie uczy.
Nie jest to skalowalny styl zarządzania projektami. Spędzasz ogromną ilość czasu na edytowaniu/kończeniu/kontrolowaniu zadań, które inni ludzie są prawdopodobnie doskonale przygotowani do ich wykonania. Niemożliwe jest jednoczesne wykonywanie obowiązków związanych z zarządzaniem projektami i próbą poprawy zadań wszystkich innych osób. Z czasem pracownicy mogą stać się od ciebie zależni, co jeszcze bardziej spowolni postęp prac, które musicie wspólnie wykonać.
Kiedy mikrozarządzanie jest w porządku?
Mikrozarządzanie członkiem zespołu może być skutecznym podejściem, ale tylko w nielicznych przypadkach:
- A kryzys (prawdziwy kryzys w całym projekcie, a nie uświadomienie sobie w środku dnia, że "sprawy idą zbyt wolno"). Gdy wygląda na to, że harmonogram projektu jest zagrożony z powodu nagłej zmiany priorytetów lub niedoboru zasobów, może być konieczna pomoc zespołowi w planowaniu i realizacji zadań.
- Potrzeba szybkiego przygotowanie członków zespołu do pracy. Od czasu do czasu możesz zauważyć, że niektóre osoby w Twoim zespole potrzebują dodatkowego impulsu. Być może są nowi w zespole i nie rozumieją w pełni swoich zadań lub złożoności projektu? Tacy pracownicy mogą rzeczywiście skorzystać na aktywnym monitorowaniu ich pracy przez pewien czas.
Należy pamiętać, że aby mikrozarządzanie było nawet zdalnie skuteczne, powinno być rozwiązaniem krótkoterminowym.
Oto jak zapobiegać mikrozarządzaniu w projekcie
Idealnie byłoby, gdybyś nie chciał zarządzać swoim zespołem w mikrozarządzaniu. Jednocześnie, jako kierownik projektu, chcesz mieć pewność, że zadania są wykonywane, a projekt zmierza we właściwym kierunku. Naszym zdaniem można osiągnąć oba cele, zwracając uwagę na dwa kluczowe elementy szczęśliwych i produktywnych zespołów projektowych: przejrzystość projektu i widoczność pracowników.
Przejrzystość zespołu i projektu może wyeliminować potrzebę kontrolowania członków zespołu. W jaki sposób? Kiedy zachęcasz do otwartej komunikacji i upewniasz się, że ludzie rozumieją swoje zadania, nie musisz ich tak dokładnie monitorować. Jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy, poinformują cię o nich i będziecie mogli je wspólnie rozwiązać.
Może się jednak zdarzyć, że pracownicy nawet nie zauważą, że należy podjąć pewne działania naprawcze. Na przykład, mogą pracować nad swoimi zadaniami, nie zdając sobie sprawy, że rzeczywisty czas spędzony nad tymi zadaniami coraz bardziej różni się od ich szacunków. Jest to coś, co trudno zauważyć w codziennej pracy, ale można to łatwo rozpoznać, gdy spojrzy się na szerszą perspektywę. Właśnie dlatego korzystne jest posiadanie widoczność wgląd w obciążenie pracą zespołu, karty czasu pracy i dostępność. Jak to osiągnąć, nie wymagając częstych raportów o statusie? Jedną z odpowiedzi byłoby wprowadzenie oprogramowanie do zarządzania zasobami w organizacji. Twoi pracownicy mogą używać go do śledzenia swojego czasu i sprawdzania projektów, do których są przypisani, a Ty, jako menedżer, możesz monitorować swoje projekty. wyniki zespołu bez wywierania zbyt dużej presji na członków zespołu.
Spójrz na to zdjęcie: