Krótka odpowiedź brzmi: tak, powinieneś! Dobry dokument Statement of Work (SOW) może zaoszczędzić wiele stresu, czasu i kosztów. Brzmi jak coś wartego wypróbowania, prawda? W tym wpisie na blogu omówimy podstawy pisania skutecznego dokumentu SOW. Omówimy również najważniejsze zalety tego dokumentu. Najpierw jednak poświęćmy chwilę na wyjaśnienie, czym jest SOW i jakie jest jego miejsce w procesie zarządzania projektem.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge definiuje zestawienie prac w projekcie. jako narracyjny opis produktów, usług lub rezultatów, które mają być dostarczone przez projekt (źródło: PMBOK® Guide - Fifth Edition).
Zasadniczo jest to dokument przedstawiający różne aspekty projektu, w tym:
Zestawienie prac musi zostać podpisane przez wszystkich interesariuszy projektu i często stanowi część umowy projektowej.
Być może zastanawiasz się nad różnicą między dokumentem Statement of Work a zakresem prac. Pierwszy z nich to nazwa dokumentu, który zazwyczaj zawiera zakres projektu. Kiedy mówimy "zakres prac", zazwyczaj odnosimy się do pracy, którą należy wykonać, aby zrealizować projekt. Dokumentowanie zakresu prac jest istotnym elementem skutecznego zarządzania projektem. zarządzanie zakresem projektu. Można to zrobić, tworząc tak zwaną strukturę podziału pracy (WBS), która umożliwia wizualizację zakresu. Dobrym pomysłem może być również dodanie WBS do zestawienia prac.
Na początku tego wpisu na blogu wspomnieliśmy, że dobry work statement może zaoszczędzić wiele nerwów i pieniędzy. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy pracujesz z zewnętrznymi interesariuszami, a Twój projekt jest dość złożony. Posiadanie jednego źródła prawdy dotyczącego pracy, którą powinieneś i nie powinieneś wykonywać, może uratować ci życie. Dzięki Statement of Work możesz:
[/vc_column_text]
Należy pamiętać, że projekty mogą być bardzo różne, więc w zależności od charakteru projektów, które realizują, różne firmy mogą stosować bardzo różne zakresy prac. Istnieją jednak pewne elementy, które SOW będzie zazwyczaj zawierać. Przejdźmy przez nie jeden po drugim:
Wprowadzenie do oświadczenia o pracy to miejsce, w którym można podsumować projekt i nakreślić wszystkie zaangażowane strony. Podsumowanie projektu to zazwyczaj miejsce, w którym wyjaśnia się cel i wizję projektu. O co chodzi w tym projekcie? Jaki jest cel biznesowy jego realizacji? Jaki problem rozwiąże produkt końcowy?
Wyjaśnienie tych elementów w górnej części SOW pomoże nadać ton całemu dokumentowi, a także zapewni uzasadnienie dla włączenia lub nieuwzględnienia określonych rezultatów w zakresie.
W tej części oświadczenia o pracy próbujesz odpowiedzieć na dwa pytania:
Zrozumiałe jest, że ta sekcja nie może być zbyt niejasna, ponieważ może to prowadzić do pewnych nieporozumień. Z drugiej strony, możesz nie być w stanie, na przykład, nakreślić wszystkich zadań w tym punkcie. Jeśli tak jest - nie ma sprawy. Najważniejsze jest, aby dokładnie odzwierciedlić zakres uzgodniony przez Ciebie i innych interesariuszy.
Możesz przejść od bardziej ogólnego przeglądu zakresu do listy konkretnych kroków i zadań, które zespół projektowy będzie musiał wykonać. Nie zapomnij o rezultatach i bądź wobec nich konkretny. Ważne jest, aby unikać dwuznacznych zwrotów, takich jak stwierdzenie, że dostarczysz to czy tamto. Jeśli chcesz, aby Twoje oświadczenie o pracy było pomocne w potencjalnych przyszłych negocjacjach z klientem, powinno być tak jasne, jak to tylko możliwe.
Dobrym pomysłem może być również włączenie negatywnego zakresu do SOW. Mówimy tu o tych elementach projektu, które zostały omówione z klientem lub są obecne w produktach konkurencji, ale ostatecznie zgodziłeś się nie umieszczać ich w zakresie.
Opisując poszczególne etapy projektu, warto uwzględnić kamienie milowe projektu i terminy realizacji. Niektóre projekty będą miały ustalone terminy, podczas gdy inne nie, więc nie zawsze będziesz w stanie określić dokładny okres realizacji. Mimo to warto przynajmniej poinformować o różnych fazach projektu w SOW i przybliżonym czasie, jaki powinny one zająć.
Podkreśliliśmy już, że w opisie prac należy używać precyzyjnego języka i dokładnie przedstawiać projekt. To samo dotyczy standardów i kryteriów akceptacji, które SOW powinien zawierać.
Wyobraź sobie, że Twój zespół pracuje nad aplikacją mobilną dla klienta. Nie wystarczy po prostu opisać funkcje aplikacji w SOW. Co jeśli aplikacja działa zgodnie ze specyfikacją na większości urządzeń mobilnych, ale nie na wszystkich? Jeśli ty i klient nie uzgodnicie listy platform, na które aplikacja ma działać, trudno będzie argumentować, że zadanie zostało wykonane pomyślnie. Dlatego tak ważne jest uwzględnienie pewnych standardów branżowych. W przypadku projektów związanych z tworzeniem oprogramowania mogą one obejmować szczegóły dotyczące:
Możesz również wspomnieć o obowiązkach klienta w dokumencie SOW - czy musi on na przykład dostarczyć jakieś zasoby?
Wreszcie, zapisz definicję sukcesu projektu: czego klient oczekuje od udanego projektu? Kto będzie odpowiedzialny za określenie, czy projekt zakończył się sukcesem?
Informacje o budżecie są integralną częścią SOW. Jeśli jesteś w stanie przedstawić koszty projektu, zapisz je. Jeśli pracujesz w oparciu o czas i materiały lub istnieją inne ustalenia, wyjaśnij jasno ich warunki. Nie zapomnij o dodatkowych kosztach projektu: opłatach licencyjnych, sprzęcie, podróżach itp.
Harmonogram płatności powinien być również określony w SOW. Kiedy należy spodziewać się płatności? Czy są jakieś raty? Jako firma odpowiedzialna za projekt, w twoim najlepszym interesie jest, aby nie pozostawiać miejsca na wątpliwości w żadnej części SOW i, co zrozumiałe, ta sekcja nie jest wyjątkiem.
Czy zebrałeś wszystkie szczegóły wymagane w oświadczeniu o pracy? Upewnij się, że wszystkie zaangażowane strony zapoznały się z dokumentem i podpisały go.
Na pewno zdajesz sobie już sprawę z wartości dobrze napisanego zakresu obowiązków (Statement of Work). Niezależnie od tego, czy prowadzisz agencję butikową, czy pracujesz dla większej organizacji, jest to przydatny element procesu zarządzania projektami w Twoim zespole. Podziel się naszym przewodnikiem z kierownikami projektów w swojej firmie i zachęć ich do tworzenia dokumentów SOW dla różnych projektów, które prowadzą.
Na blogu Teamdeck często udostępniamy przewodniki dotyczące zarządzania projektami. Oto kilka elementów, które mogą okazać się pomocne dla Ciebie i Twoich kolegów z zespołu:
Tylko 1 na 5 osób (18%) posiada przydatną metodę zarządzania czasem. Strategie zarządzania czasem i narzędzia do zarządzania czasem w projektach pomagają radzić sobie z przydzieloną pracą w wyznaczonym czasie. Pracując jako kierownik projektu,...
Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest zapewnić uniwersalne zalecenia...