Co powinno zawierać zestawienie prac w zarządzaniu projektami?
Należy pamiętać, że projekty mogą być bardzo różne, więc w zależności od charakteru projektów, które realizują, różne firmy mogą stosować bardzo różne zakresy prac. Istnieją jednak pewne elementy, które SOW będzie zazwyczaj zawierać. Przejdźmy przez nie jeden po drugim:
Podsumowanie projektu
Wprowadzenie do oświadczenia o pracy to miejsce, w którym można podsumować projekt i nakreślić wszystkie zaangażowane strony. Podsumowanie projektu to zazwyczaj miejsce, w którym wyjaśnia się cel i wizję projektu. O co chodzi w tym projekcie? Jaki jest cel biznesowy jego realizacji? Jaki problem rozwiąże produkt końcowy?
Wyjaśnienie tych elementów w górnej części SOW pomoże nadać ton całemu dokumentowi, a także zapewni uzasadnienie dla włączenia lub nieuwzględnienia określonych rezultatów w zakresie.
Zakres projektu
W tej części oświadczenia o pracy próbujesz odpowiedzieć na dwa pytania:
- Co zostanie dostarczone?
- Co nie zostanie dostarczone?
Zrozumiałe jest, że ta sekcja nie może być zbyt niejasna, ponieważ może to prowadzić do pewnych nieporozumień. Z drugiej strony, możesz nie być w stanie, na przykład, nakreślić wszystkich zadań w tym punkcie. Jeśli tak jest - nie ma sprawy. Najważniejsze jest, aby dokładnie odzwierciedlić zakres uzgodniony przez Ciebie i innych interesariuszy.
Możesz przejść od bardziej ogólnego przeglądu zakresu do listy konkretnych kroków i zadań, które zespół projektowy będzie musiał wykonać. Nie zapomnij o rezultatach i bądź wobec nich konkretny. Ważne jest, aby unikać dwuznacznych zwrotów, takich jak stwierdzenie, że dostarczysz to czy tamto. Jeśli chcesz, aby Twoje oświadczenie o pracy było pomocne w potencjalnych przyszłych negocjacjach z klientem, powinno być tak jasne, jak to tylko możliwe.
Dobrym pomysłem może być również włączenie negatywnego zakresu do SOW. Mówimy tu o tych elementach projektu, które zostały omówione z klientem lub są obecne w produktach konkurencji, ale ostatecznie zgodziłeś się nie umieszczać ich w zakresie.
Harmonogram i kamienie milowe
Opisując poszczególne etapy projektu, warto uwzględnić kamienie milowe projektu i terminy realizacji. Niektóre projekty będą miały ustalone terminy, podczas gdy inne nie, więc nie zawsze będziesz w stanie określić dokładny okres realizacji. Mimo to warto przynajmniej poinformować o różnych fazach projektu w SOW i przybliżonym czasie, jaki powinny one zająć.
Kryteria akceptacji, definicje sukcesu
Podkreśliliśmy już, że w opisie prac należy używać precyzyjnego języka i dokładnie przedstawiać projekt. To samo dotyczy standardów i kryteriów akceptacji, które SOW powinien zawierać.
Wyobraź sobie, że Twój zespół pracuje nad aplikacją mobilną dla klienta. Nie wystarczy po prostu opisać funkcje aplikacji w SOW. Co jeśli aplikacja działa zgodnie ze specyfikacją na większości urządzeń mobilnych, ale nie na wszystkich? Jeśli ty i klient nie uzgodnicie listy platform, na które aplikacja ma działać, trudno będzie argumentować, że zadanie zostało wykonane pomyślnie. Dlatego tak ważne jest uwzględnienie pewnych standardów branżowych. W przypadku projektów związanych z tworzeniem oprogramowania mogą one obejmować szczegóły dotyczące:
- testowanie (w jaki sposób produkt będzie testowany?),
- urządzenia, przeglądarki, systemy operacyjne.
- przestoje i konserwacja produktu,
- standardy bezpieczeństwa itp.
Możesz również wspomnieć o obowiązkach klienta w dokumencie SOW - czy musi on na przykład dostarczyć jakieś zasoby?
Wreszcie, zapisz definicję sukcesu projektu: czego klient oczekuje od udanego projektu? Kto będzie odpowiedzialny za określenie, czy projekt zakończył się sukcesem?
Cena i warunki płatności
Informacje o budżecie są integralną częścią SOW. Jeśli jesteś w stanie przedstawić koszty projektu, zapisz je. Jeśli pracujesz w oparciu o czas i materiały lub istnieją inne ustalenia, wyjaśnij jasno ich warunki. Nie zapomnij o dodatkowych kosztach projektu: opłatach licencyjnych, sprzęcie, podróżach itp.
Harmonogram płatności powinien być również określony w SOW. Kiedy należy spodziewać się płatności? Czy są jakieś raty? Jako firma odpowiedzialna za projekt, w twoim najlepszym interesie jest, aby nie pozostawiać miejsca na wątpliwości w żadnej części SOW i, co zrozumiałe, ta sekcja nie jest wyjątkiem.
Czy zebrałeś wszystkie szczegóły wymagane w oświadczeniu o pracy? Upewnij się, że wszystkie zaangażowane strony zapoznały się z dokumentem i podpisały go.