Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu, czy liderem firmy, Twoim priorytetem jest upewnienie się, że Twój zespół z powodzeniem realizuje swoje projekty: na czas i w ramach budżetu. Z drugiej jednak strony, chcesz również, aby członkowie Twojego zespołu byli zadowoleni i szczęśliwi w pracy. Osiągnięcie obu celów może wydawać się skomplikowane, ale zignorowanie jednego z nich może mieć katastrofalne skutki dla Twojej firmy.

Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:

Dla wielu zespołów proces zarządzania zasobami okazał się skuteczną strategią, aby osiągnąć oba cele. Dlaczego zarządzanie zasobami projektu ważne? Jest to strategia pozwalająca osiągnąć wymierne korzyści biznesowe przy jednoczesnym zadowoleniu zespołu. Dzięki skutecznemu zarządzaniu zasobami wszyscy wygrywają. Przyjrzyjmy się bliżej głównym korzyściom płynącym z zarządzania zasobami w odniesieniu do organizacji i zasobów.

Jakie są korzyści z zarządzania zasobami?

Zanim przejdziemy do wymieniania korzyści, podsumujmy, na co pozwala zarządzanie zasobami, ponieważ jest to podstawa wszystkich korzyści opisanych poniżej.

Po pierwsze, używając Oprogramowanie do zarządzania zasobami Teamdeck (niezależnie od tego, czy jest to dedykowana aplikacja, czy tylko kalendarz zasobów), wiesz dokładnie, kto jest dostępny do pracy nad projektem i jak długo. W rezultacie możesz przydzielić zasoby do różnych zadań, mając na uwadze cele biznesowe.

Zarządzanie zasobami nie kończy się jednak na alokacja zasobów-Musisz także monitorować swój zespół w trakcie pracy nad projektem i podejmować odpowiednie decyzje, np. zmieniać zespoły lub modyfikować i ulepszać projekt. zarządzanie obciążeniem pracą poszczególnych osób. Krótko mówiąc, zarządzanie zasobami zapewnia dogłębny wgląd w możliwości, obciążenie pracą i wydajność zespołu.

Co zyskasz, gdy zaczniesz strategicznie zarządzać zasobami?

Efektywność i skuteczność realizacji projektów

Zarządzanie zasobami może pozytywnie wpłynąć na realizację projektów. Dlatego jest to tak istotny aspekt zarządzania projektami. Kiedy wdrażasz strategiczne planowanie zasobów i alokacji, upewniasz się, że właściwi ludzie pracują nad właściwymi projektami.

Planowanie zasobów na podstawie umiejętności [Ekran z Teamdeck]
Przez "odpowiednich ludzi" niekoniecznie rozumiemy "ludzi, którzy są dostępni do pracy w danym okresie". Wiele zasobów, a nawet narzędzia do zarządzania zasobami pozwalają wprowadzić więcej informacji na temat pracowników, na przykład ich umiejętności. Umożliwi to lepszą alokację zasobów - możesz wybrać członków zespołu, którzy będą doskonali w danym projekcie ze względu na ich wiedzę specjalistyczną.

Wydajność i skuteczność realizacji projektów również wzrasta, ponieważ można dostrzec potencjalne wyzwania (konflikty harmonogramówbrak zasobów, zbyt duża liczba nadgodzin) z wyprzedzeniem i dostosować harmonogram projektu przed eskalacją tych problemów. Takie wyprzedzenie może uchronić projekt przed niepowodzeniem. Zapytani o główne przyczyny niepowodzeń ich poprzednich projektów w 2017 roku, 23% z Respondenci Instytutu Zarządzania Projektami nazwany "nieodpowiednim prognozowanie zasobów" i "zależność od zasobów".

Przejrzystość i lepsza komunikacja

Kierownicy projektów wiedzą, że przejrzystość projektu jest niezbędne do utrzymania zaufania w ich zespołach. Zarządzanie zasobami w znacznym stopniu wspiera zdrowe relacje między pracownikami i ich kierownikami, ale także między różnymi kierownikami projektów. Powodem tego jest fakt, że mając wgląd w dostępność zasobów i planowane obciążenie pracą, nie będziesz podejmować błędnych decyzji. W rezultacie nie będziesz, powiedzmy, podwójnie rezerwować niektórych pracowników.

Nie musisz także tracić czasu na wysyłanie wiadomości e-mail, które są obsługiwane w aplikacji do zarządzania zasobami. Na przykład, jeśli planujesz dodać konkretny zasób ludzki do swojego zespołu projektowego, ale sam projekt nie jest jeszcze zatwierdzony, nie musisz kontaktować się z innymi kierownikami projektów i "zaklepywać" niektórych pracowników. Twoje narzędzie powinno umożliwiać dodanie wstępnej rezerwacji dla tej osoby: inni menedżerowie zobaczą, że ta osoba prawdopodobnie dołączy do Twojego zespołu.

Przeanalizujmy kolejny scenariusz: tym razem chodzi o pracownika, który chce wyjechać na krótki urlop. Wysyła wiadomość e-mail do swojego projektu lub menedżer zasobów lub innego przełożonego i rozpoczyna się łańcuch wiadomości e-mail. Gdy masz system zarządzania urlopami pracownicy będą mogli obsługiwać wnioski urlopowe za pomocą kilku kliknięć. Ponadto sam urlop zostanie zarejestrowany w systemie, więc nie będzie żadnych niezręcznych rozmów "czy dzisiaj pracujesz?". To właściwie prowadzi nas do kolejnego punktu - szczęścia w zespole.

Szczęście zespołu

Wyobraź sobie, że dziś masz dzień wolny. Masz jakieś plany, a może po prostu przygotowujesz się do całodziennego leniuchowania. Tak czy inaczej, myślę, że otrzymywanie e-maili lub wiadomości na Slacku od współpracowników byłoby dość irytujące, jakbyś był tego dnia w pracy. Mogłoby się wydawać, że nie zwracają oni uwagi na twój harmonogram. To samo dotyczy sytuacji, gdy jesteś zawalony pracą, a mimo to dostajesz coraz więcej zadań. Lub gdy jesteś pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin który notorycznie zapraszany jest na spotkania odbywające się poza jego godzinami pracy.

Sytuacji tych można uniknąć, korzystając z kalendarz zasobów i stosować najlepsze praktyki zarządzania zasobami. Konieczne jest, aby pracownicy czuli, że są zauważani, a ich harmonogram jest szanowany. Gdy masz łatwy dostęp do wspomnianego harmonogramu, znacznie łatwiej jest pamiętać o ich czasie. To z kolei może zwiększyć zadowolenie pracowników.

Członkowie Twojego zespołu docenią również optymalne obciążenie pracą, które pozwoli im być produktywnymi w pracy i jednocześnie zachować równowaga między życiem zawodowym a prywatnym. Gdy jako menedżer wiesz, ile każdy ma na głowie, możesz wykryć nadmiar lub niedobór obowiązków. niewykorzystany ludzi od razu.

Planowanie strategiczne i lepsze podejmowanie decyzji

Mając wgląd w zasoby firmy, ich harmonogram i dostępność, można podejmować lepsze decyzje dotyczące podstawowych aspektów działalności.

Na przykład, będziesz wiedzieć, czy twój zespół ma pojemność dla nowego projektu. Nawet jeśli nie możesz od razu zauważyć czegoś w kalendarzu zasobów, możesz użyć danych, aby podjąć świadomą decyzję. Przeanalizuj pracę swojego zespołu timesheets z niektórych poprzednich projektów, aby zobaczyć wzorce w ich wydajności lub sprawdzić bieżącą wydajność firmy wykorzystanie zasobów-Zarządzanie zasobami daje cenne narzędzia pomagające w podejmowaniu trudnych decyzji.

Możesz także lepiej planować przyszłe rekrutacje: oto jak korzystać z raportów wykorzystania zespołu i danych historycznych w celu prognozowanie zasobów ludzkich.

Cięcie kosztów

Wiesz już, że zarządzanie zasobami poprawi komunikację w zespole i w rezultacie pozwoli zaoszczędzić trochę pieniędzy. Ważne jest również to, że korzystanie z dedykowanego oprogramowania pomoże obniżyć niektóre niepotrzebne koszty administracyjne (wypełnianie papierowych kart czasu pracy lub śledzenie nieobecności ręcznie). Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak zaoszczędzić pieniądze za pomocą narzędzi do zarządzania zasobami, zdecydowanie powinieneś sprawdzić Studium przypadku Apptension. Udało im się zaoszczędzić prawie $10k miesięcznie po wdrożeniu Teamdeck w organizacji.

Czym jest efektywne zarządzanie zasobami?

Przedstawione powyżej korzyści mają gwiazdkę: są widoczne tylko wtedy, gdy proces zarządzania zasobami jest skuteczny. Być może zastanawiasz się: jak mogę się upewnić, że moje wysiłki są skuteczne? Krótka recepta na to brzmi: postępuj zgodnie z najlepszymi praktykami i regularnie monitoruj swoje wyniki. Oto jak to zrobić.

Na blogu Teamdeck regularnie publikujemy poradniki dotyczące zarządzania zasobami i projektami, zarówno dla nowicjuszy, jak i profesjonalistów. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o efektywnym zarządzaniu zasobami, możesz zacząć od tego artykułu. zarządzanie zasobami projektu przewodnik.

Te wpisy na blogu pomogą ci również lepiej zarządzać zasobami:

Mierzenie wysiłków związanych z zarządzaniem zasobami

Monitorowanie wyników to najlepszy sposób na zidentyfikowanie obszarów poprawy i sprawdzenie, co działa dobrze pod względem zarządzania zasobami projektu.

Co można zmierzyć?

Oczywiście śledzenie tych wskaźników jest niemożliwe, jeśli nie zbierasz danych o dostępności zespołu, rezerwacjach, śledzonym czasie lub urlopach. Niektóre narzędzia do zarządzania projektami mają funkcje dedykowane do zarządzania zasobami, ale można również wykorzystać dedykowane oprogramowanie do zarządzania zasobami do analizy procesów.

Teamdeck to oprogramowanie do zarządzania zasobami, które umożliwia planowanie zasobów w wielu projektach. Sami pracownicy mogą planować swoje urlopy, rejestrować dostępność i śledzić czas spędzony na pracy nad różnymi zadaniami. Funkcje raportowania Teamdeck umożliwiają tworzenie automatycznie aktualizowanych pulpitów analitycznych, które można później udostępniać menedżerom lub klientom. Możesz zarejestrować się i wypróbować aplikację za darmo tutaj.

Jeśli szukasz szablonów raportów z projektów i pomysłów, powinieneś zapoznać się z tymi postami:

Chcesz wprowadzić zarządzanie zasobami w swojej organizacji?

Mamy nadzieję, że ten wpis na blogu przekonał Cię, że zarządzanie zasobami może przynieść znaczące korzyści Twojej firmie. Jednocześnie rozumiemy, że wdrożenie nowego procesu w całej firmie może być trudnym zadaniem. Jeśli tak jest w Twoim przypadku, możesz Umów się na rozmowę z Anieląnasz ekspert ds. sukcesu klienta. Pomoże Ci określić potrzeby Twojej firmy w zakresie zarządzania zasobami, pokaże Ci, jak efektywnie zarządzać zasobami za pomocą dedykowanego narzędzia i opracuje plan wprowadzenia tej strategii w Twojej organizacji.

Powiązane posty