Jak możemy przeczytać poniżej, według Instytutu Prognozowania i Planowania Biznesu, każda decyzja i działanie opiera się - niekoniecznie świadomie - na prognozowaniu zasobów. Ten artykuł opiera się na doświadczeniach Office Managera i Head of Finances.
Artykuł zawiera:
- Porównanie definicji prognozowania zasobów ludzkich
- Raport prognozy wykorzystania zespołu
- Analiza trendów i pomocna rola oprogramowanie do zarządzania zasobami prognozowanie zasobów
Razem z naszymi gośćmi, Piotrem i Iwoną, chcemy pokazać, że planista zasobów może dostarczyć danych, aby pogłębić to zrozumienie, a w rezultacie dokonać bardziej pewnych wyborów dotyczących prognozowania.
Iwona Marciniak - Kierownik biura w Le Polish Bureau, dziale technicznym renomowanej firmy produkcyjnej UNIT9.
Piotr Bandosz - Dyrektor ds. finansów i ludzi w Apptension, 50-osobowym kreatywnym software house z siedzibą w Poznaniu.
Wykorzystanie historii do przewidywania przyszłości - kilka słów zanim porozmawiamy o prognozowaniu HR
"(...) niezależnie od tego, czy zdajesz sobie z tego sprawę, czy nie, praktycznie każda decyzja biznesowa i proces opiera się na prognozie".
(Instytut Prognozowania i Planowania Biznesowego)
To oczywiście prawda, że bez przeszłości nie ma przyszłości - mówiąc wzniośle. Ale mówiąc jaśniej, każda prognoza - również w życiu prywatnym - opiera się na mieszance danych (zaczerpniętych z własnego doświadczenia i przekazanych przez współpracowników lub narzędzia pomocnicze) i wyobraźni.
Tworzenie przyszłości lub po prostu realizacja wyznaczonych celów, a także pokonywanie zadań i wyzwań, które pojawią się na drodze do sukcesu, zawsze opierają się i zawierają takie elementy, jak dane i doświadczenie, które pomagają rozwiązywać problemy i wybierać właściwy kierunek.
(...) prognozowanie to próba przewidzenia przyszłych wyników w oparciu o przeszłe wydarzenia i wgląd w zarządzanie.
(WoltersKluwer.com)
Prognozowanie - niezależnie od tego, czy mówimy o pogodzie, zachowaniu ludzi lub zwierząt, finansach, biznesie czy po prostu zasobach ludzkich - to proces wykorzystywania danych, spostrzeżeń i doświadczenia do przewidywania i przygotowywania się do zaspokojenia określonej potrzeby lub potrzeby biznesowej - mówiąc wprost.
Jak gromadzić dane wspierające decyzje dotyczące prognozowania HR?
Od znaczenia do działania - zrozumienie prognozowania HR
Mając powyższe na uwadze, możemy przewidzieć znaczenie prognozowania HR.
Prognozowanie HR lub prognozowanie zasobów ludzkich to proces określania lub prognozowania wymagań kadrowych firmy przy użyciu istniejących danych.
(the-definition.com)
W tym sensie nacisk kładziony jest na zapewnienie wystarczającej i oczekiwanej liczby odpowiednio wykwalifikowanych pracowników - oczekiwanych z perspektywy firmy lub biznesu. A celem jest zapewnienie ciągłości działalności, osiągnięcie potrzeb biznesowych właśnie dzięki wykwalifikowanym pracownikom.
To znaczenie jest dość zbliżone do planowania wydajności - bardzo popularnego terminu wśród menedżerów zasobów i projektów. Dla nich planowanie wydajności polega na utrzymaniu odpowiedniej liczby (odpowiednio przeszkolonych i wykwalifikowanych) pracowników, którzy mogą z powodzeniem ukończyć projekt lub zadanie.
Zatem prognozowanie zasobów ludzkich to... przewidywanie popytu i podaży. Może odnosić się do liczby pracowników, oczekiwanych konkretnych umiejętności lub sprzętu biurowego. W HR prognozowanie oznacza:
ocena liczby pracowników i obliczanie umiejętności, sprzętu i zasobów potrzebnych do zaspokojenia potrzeb pracowników i osiągnięcia celów biznesowych.
(rovva.com)
Czy brzmi to znajomo, gdy porównamy powyższe do planowania zasobów lub nawet definicji zarządzania zasobami?
Podsumowując ten rozdział, prognozowanie zasobów ludzkich to proces przewidywania - w oparciu o dane, potrzeby firmy i obecnie pracujących pracowników firmy oraz ich wskaźniki zaangażowania i produktywności - kto powinien zostać zatrudniony. Zatrudniani pod względem opanowania i siły roboczej. Prognozowanie zasobów ludzkich ma na celu sprostanie wymaganiom przyszłych projektów. Jest to operacja, która wymaga właściwego zrozumienia tego, co dzieje się w firmie.
Raport prognozy wykorzystania zespołu
Piotr jest jednym z użytkowników OG Teamdeck, który korzysta z aplikacji od czasu jej premiery w wersji beta. Nic dziwnego, że opracował kilka ulubionych, jeśli chodzi o automatyzację pracy i czerpanie wartości z danych. Jednym z jego ulubionych raportów jest 3-miesięczna prognoza produkcji.
Opiera się na przyszłej dostępności zespołu, a także na rezerwacjach projektów, które zostały już przypisane.
WSKAZÓWKA: Użyj funkcji o nazwie Dodaj niestandardowe pole obliczeniowe aby utworzyć kolumnę Wykorzystanie.
Zajmując stanowisko Head of Finance & People, Piotr jest w stanie wykorzystać ten raport w obu aspektach swojej pracy. Daje mu to solidny przegląd planowanego pipeline'u produkcyjnego Apptension: jeśli wartości wykorzystania są niższe niż oczekiwano, może porozmawiać z zespołem sprzedaży i sprawdzić, czy istnieje potencjał do zamknięcia większej liczby transakcji w nadchodzących tygodniach.
WSKAZÓWKA: Różne rodzaje rezerwacji można oznaczać tagami, np. "wstępne" dla rezerwacji, które nie zostały jeszcze potwierdzone, ale poczyniono już pewne ustalenia.
Ta prosta tabela jest również dobrym narzędziem do prognozowania zasobów ludzkich
Piotr może analizować wykorzystanie poszczególnych osób lub działów. Dzięki temu wie, na które stanowiska będzie w najbliższym czasie duże zapotrzebowanie i może odpowiednio zaplanować procesy rekrutacyjne.
WSKAZÓWKA: Pola niestandardowe działają jak tagi dla projektów i osób w Teamdeck. Ułatwiają one sortowanie danych według kategorii, np. działów. Zarówno Iwona, jak i Piotr dodali tag "stanowisko" do swoich członków zespołu, aby filtrować ich według umiejętności.
Patrząc na powyższą tabelę, widać, że chociaż dział kreatywny jako całość wydaje się być rozsądnie wykorzystany w nadchodzących miesiącach, analiza danych pokazuje, że przydałaby się nam pomoc w zakresie copywritingu, ponieważ Luisa ma dużo na głowie.
3-miesięczna prognoza jest również pomocna przy ocenie, czy dana rola będzie potrzebna przez dłuższy czas, czy też jest to krótki występ, który lepiej nadaje się dla freelancera.
Prognozowanie zasobów ludzkich na podstawie danych historycznych
Iwona zwraca uwagę, że dostęp do danych historycznych jest również niezwykle przydatny przy próbie optymalizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych. Analiza danych z ostatnich miesięcy i lat pozwala dostrzec trendy w danych i dokonywać trafniejszych prognoz. Przykładowo, niektóre umiejętności okazały się bardziej poszukiwane w poszczególnych miesiącach. Teraz, gdy zespół jest w stanie przewidzieć nadchodzące potrzeby rekrutacyjne, proces można zaplanować z wyprzedzeniem.
Jeśli nie masz wystarczającej ilości danych, aby przeanalizować poprzednie lata, spojrzenie na najnowszą historię również może ci pomóc. Raport danych historycznych opiera się na kartach czasu pracy i, jak przyznaje sama Iwona, "jego przygotowanie zajęło około 5 minut".
W raporcie Iwony znajdują się trzy kolumny:
- kategorie pracowników w oparciu o ich stanowiska, po rozwinięciu każdej kategorii można zobaczyć miesiące, a następnie osoby (użyj funkcji grupowanie aby móc umieścić dane w tej kolejności)
- timesheets pobierane bezpośrednio z Teamdeck - oprogramowanie do zarządzania zasobami
- liczba osób potrzebnych do zrealizowania liczby godzin śledzonych w drugiej kolumnie
WSKAZÓWKA: Kolumna Ludzie jest tak zwanym obliczeniem niestandardowym, a formuła jest następująca:
Ludzie = Timesheets / 60 / 168
Dlaczego 168? To średnia liczba godzin w miesiącu roboczym. Liczba ta może różnić się w zależności od kraju - użyj wartości, która ma największy sens w Twoim przypadku.
Ten raport jest naprawdę wnikliwy, gdy rozszerzysz wiersze i porównasz miesięczne obciążenie pracą z liczbą osób, które faktycznie masz na pokładzie.
To, co widać na obrazku, to zestawienie miesięcznych timesheetów fikcyjnego zespołu UX. Na pokładzie są trzy osoby i przez większość czasu jest to odpowiednia ilość, aby ukończyć pracę (wartość Ludzie nie przekracza 3). Grudzień wydawał się jednak bardzo pracowity dla zespołu UX. Wszyscy członkowie zespołu zarejestrowali więcej czasu niż zwykle, a obliczenia pokazują, że potrzeba więcej niż 3 osób (w rzeczywistości 3,43), aby ukończyć tę pracę w regularnych ramach czasowych.
Może to być przypadek, że ten konkretny grudzień był wyjątkowo pracowity, a może to pojawiający się wzorzec. Tak czy inaczej, masz wszelkie powody, by obserwować obciążenie pracą projektantów UX i w razie potrzeby zaplanować zatrudnienie nowych pracowników.
WSKAZÓWKA: Raporty Timesheet są również świetną bazą do obliczania listy płac pracowników.
Wyzwania związane z prognozowaniem zasobów ludzkich i sposoby reagowania na nie
Istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę, jeśli chodzi o planowanie zasobów popyt w agencjach. Sytuacja szybko się zmienia, zarówno pod względem nowych projektów w produkcji, jak i nowych umiejętności potrzebnych do ich realizacji. Musisz podjąć decyzję, czy szukasz osób, które dołączą do Twojego zespołu, czy też będą uczestniczyć w projektach jako freelancerzy. Do tego dochodzą oczywiście koszty samego procesu rekrutacji.
A co z konsekwencjami źle zaplanowanych procesów rekrutacyjnych? Agencje zatrudniające zbyt wielu pracowników mogą łatwo stracić płynność finansową, ale brak wystarczających zasobów może zagrozić nadchodzącym projektom lub zaszkodzić starannie wypracowanym relacjom z klientami. Jak widać, stawka jest wysoka.
Na szczęście wiarygodne dane na temat:
- potwierdzone (lub w zasadzie potwierdzone i czekające na ostateczne rozpoczęcie) projekty, ich szacowany czas trwania i role potrzebne do ich realizacji,
- dostępność kolegów z drużyny w przyszłości,
- zapisy z przeszłości: karty czasu pracy, wykorzystanieszacunki a rzeczywiste wyniki,
będą niezwykle pomocne. Prognozowanie zasobów ludzkich w oparciu o dane zaczyna się od zebrania odpowiednich informacji, najlepiej w czasie rzeczywistym. Analizy przedstawione w tym artykule zostały przechwycone przez oprogramowanie Teamdeck, które zostało dostosowane do wspierania agencji, firm programistycznych i startupów w zarządzanie zasobami projektu.
Masz już konto? Przejdź do sekcji raportów i utwórz własny pulpit analityczny.
Jesteś nowym użytkownikiem Teamdeck? Założenie konta jest bezpłatne i zajmuje tylko kilka minut.