Oprogramowanie do planowania projektów - czego szukają kierownicy projektów

Skoro już tu jesteś, prawdopodobnie zastanawiasz się, co możesz zrobić lepiej w zakresie planowania pracy swojego zespołu. Zauważyłeś, że zbyt wiele czasu wymyka Ci się z rąk, projekty bywają opóźnione, a wśród pracowników panuje chaos. Nie martw się, takie problemy są częścią każdej organizacji. Na szczęście istnieje kilka sposobów na ich rozwiązanie. Jednym z nich jest oprogramowanie do planowania projektów lub oprogramowanie do planowania zarządzania projektami - naprawdę interesujące narzędzie do planowania projektów.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Rekomendacje kierownika projektu od firm tworzących oprogramowanie

• Nalegam zarządzanie harmonogramem projektu narzędzia i ich kluczowe cechy

• Na co zwrócić uwagę przy wyborze harmonogramu projektu i oprogramowanie do zarządzania zasobami

• Czym są planowanie projektu, zarządzanie projektem, harmonogramowanie projektu i śledzenie projektu i czym się różnią?

• Dlaczego oprogramowanie do planowania projektów, czyli narzędzie do planowania projektów, jest tak ważne dla menedżerów?

Z niewielką pomocą oprogramowania do planowania projektów

Małe wprowadzenie, zanim porozmawiamy o ważnych rzeczach w korzystaniu z narzędzia do planowania projektów. Oprogramowanie do planowania projektów, oprogramowanie do planowania zasobów, oprogramowanie do zarządzania pracownikamiNarzędzie do harmonogramowania zarządzania projektami lub oprogramowanie do zarządzania harmonogramami - terminy te oznaczają to samo. A główny cel każdego z nich jest taki sam. Ogólnie rzecz biorąc, bez mówienia o wielu innych cechach i różnicach funkcjonalnych, pomagają one w planowaniu, przydzielanie zasobów (pracowników) oraz szeroko zakrojone planowanie projektów.

Narzędzia do planowania projektów - ciekawe informacje

50% organizacji najczęściej lub zawsze ustala harmonogramy swoich projektów. Niezależnie od tego, czy jesteś początkującym kierownikiem projektu, czy też masz zarządzanie harmonogramem na wyciągnięcie ręki, będziesz potrzebować systemu, który pomoże Ci połączyć wszystkie procesy. Nie chodzi o to, że nie można tego zrobić inaczej - wiele firm próbuje zarządzać swoją pracą, planując ją na tablicy lub w Excelu.

Problem w tym, że taka strategia działa tylko do pewnego momentu. A ten moment nadchodzi bardzo szybko dla każdej firmy, która jest głodna rozwoju i ma ambicje wzrostu. Dla nowoczesnego oprogramowania firmy deweloperskiePytanie "czy warto używać oprogramowania do zarządzania harmonogramami" już nie istnieje. Zamiast tego zadają sobie pytanie "jakie oprogramowanie do zarządzania harmonogramem wybrać". I tutaj warto zwrócić uwagę na kilka kryteriów.

Niezbędne funkcje najlepszego oprogramowania do planowania projektów

1. Intuicyjny interfejs narzędzi do planowania projektów - Najbardziej prawdopodobnym powodem odrzucenia narzędzia do planowania projektów jest właśnie UX i użyteczność. Tak więc, jest to absolutnie jasne, przed zakupem - wypróbujmy go, wypróbujmy ludzi, którzy będą go używać. Narzędzie ma ułatwiać pracę, a nie ją komplikować, więc upewnij się, że czujesz się komfortowo nawigując po panelu.

2. Śledzenie czasu / Zarządzanie czasem - Skuteczne zarządzanie projektami jest niemożliwe, gdy nie wiesz, nad czym pracuje Twój zespół i ile czasu to zajmuje. Narzędzia do planowania projektów mogą naprawdę pomóc.

[Źródło: Ekran z oprogramowania do zarządzania zasobami i planowania projektów]

3. Zarządzanie urlopami / Zarządzanie nieobecnościami / Dostępność zespołu - Pracownicy mają prawo do urlopów i dni wolnych, ale ich nieobecność wpływa na cały przepływ pracy i planowanie prac. Dobre narzędzie do planowania projektów daje pełny wgląd w dostępność zespołu.

4. Raportowanie niestandardowe - Każda firma ma inne priorytety i inne wskaźniki będą dla niej ważne. Planowanie projektu Oprogramowanie musi generować raporty, których potrzebujesz.

5. Planowanie w czasie rzeczywistym - Jedną z najważniejszych rzeczy w planowaniu pracy jest natychmiastowa aktualizacja. Zmiany w harmonogramie wprowadzane dopiero po jakimś czasie wprowadzają niepotrzebny chaos, więc narzędzie musi aktualizować je od razu, dlatego warto zainteresować się narzędziami do tworzenia harmonogramów projektów.

6. Zarządzanie obciążeniem pracą - Aby harmonogram działał, musisz wiedzieć, kto ma czas na wykonanie określonego zadania. Idealne narzędzie pokaże ci możliwości twoich pracowników.

Czas przejść do rzeczy - które oprogramowanie do planowania projektów jest często wybierane przez kierowników projektów?

Cóż, powiedzieliśmy już, dlaczego potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami, znanego jako narzędzia do planowania projektów i na co zwrócić uwagę przy wyborze tego jedynego.

Teraz czas na kilka przykładów.

Narzędzie do planowania projektów Teamdeck - Oprogramowanie do zarządzania zasobami i planowania projektów

"Oprogramowanie do planowania zasobów opracowane przez firmę programistyczną na własne potrzeby, dlatego najlepiej odpowiada potrzebom branży". - jedno z naprawdę interesujących narzędzi do planowania projektów.

Teamdeck to oprogramowanie do planowania zasobów i projektów z funkcjami śledzenia czasu i zarządzania dostępnością

Cena (pakiet standardowy): $3.60 / członek zespołu / miesięcznie

Plusy:

• Harmonogram i dostępność zespołu

• Zarządzanie czasem pracy 

• Zarządzanie obciążeniem pracą

• Narzędzie do śledzenia czasu

• Niestandardowy czas pracy organizacji i dostępność.

• Możliwość przypisywania niestandardowych pól do osób i projektów, tj. tytułów stanowisk, umiejętności, technologii itp.

• Przejrzysty widok harmonogramu pracy i dostępności dla różnych działów i stanowisk przy użyciu widoku kalendarza.

• Tagi niestandardowe

• Niestandardowe raportowanie podobne do Excela

• Automatyczne dni wolne od pracy dla wielu lokalizacji

• Dostępne w wersji mobilnej

• System bezpieczeństwa danych

• Integracja z innymi systemami, takimi jak Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier i REST API.

Wady

• Aplikacja mobilna do śledzenia godzin nie pozwala na wyświetlanie tylko aktywnych projektów.

• Brak zależności dla rezerwacji

• Brak licznika czasu start-stop na pulpicie (tylko w aplikacji mobilnej)

Narzędzie do planowania projektów nTask - oprogramowanie do współpracy i planowania projektów

"nZadanie jest jednym z narzędzi do planowania projektów zaprojektowanym jako narzędzie do współpracy dla firm, które jest pełnym rozwiązaniem do zarządzania projektami". - G2

Cena (pakiet standardowy): $3 / członek zespołu / miesięcznie 

Plusy:

• Łatwy i intuicyjny interfejs

• Zarządzanie zadaniami

• Zarządzanie projektami

• Zarządzanie zespołem projektowym

• Zarządzanie ryzykiem

• Śledzenie czasu

• Zarządzanie czasem pracy

• Zarządzanie spotkaniami

• Tablice Kanban

• Wykresy Gantta

Wady:

• Brak możliwości dostosowania

• Brak raportowania

Narzędzie do planowania projektów ResourceGuru - oprogramowanie do planowania zasobów i zarządzania projektami

"Resource Guru został zaprojektowany specjalnie w celu zmniejszenia nadmiernego obciążenia pracą, poprawy morale zespołu, zmniejszenia rotacji pracowników i pomocy w wykonywaniu najlepszej pracy".

Kalendarze projektów pomagają identyfikować i wizualizować zadania w całym projekcie.

Cena (pakiet standardowy): $4.16 / członek zespołu / miesięcznie

Plusy:

• Dostępność zasobów

• Współpraca zespołowa

• Przyjazny dla użytkownika interfejs

• Panel dostępności i planowanie pojemności zasobów opcja

• Zarządzanie konflikty harmonogramów 

• Raportowanie i prognozowanie

• System zarządzania urlopami cechy

• Planowanie projektu i zasobów

• System rezerwacji sal konferencyjnych

• Śledzenie sprzętu

• Integracja ze Slack, Gmail, Outlook, Kalendarz Google

• System bezpieczeństwa danych

Wady:

• Brak możliwości sortowania zasobów według poziomu doświadczenia

• Brak funkcji "cofnij" w sekcji rezerwacji

• Brak możliwości kopiowania zadań zasobów

• Brak możliwości wyszukiwania rezerwacji według słów kluczowych

Narzędzie do planowania projektów Float - platforma do zarządzania zasobami z funkcjami oprogramowania do planowania projektów

"Dodaj swoje projekty i zespół i gotowe! Kliknij i przeciągnij w dowolnym miejscu harmonogramu, aby rozpocząć przypisywanie zadań".

Float pomaga również w zadaniach projektowych i ustawianiu zależności zadań.

Cena (pakiet standardowy): $ 10 / członek zespołu / miesięcznie

Plusy:

• Elastyczny i łatwy w użyciu panel zarządzania zasobami

• Łatwa nawigacja i filtrowanie

• Wizualny interfejs typu "przeciągnij i upuść planowanie zasobów

• Śledzenie czasu wstępnie wypełnione bieżącymi zadaniami

• Narzędzie do śledzenia czasu

• Planowanie budżetu projektu

• Planowanie wielu projektów

• Raportowanie i prognozowanie

• Integracja z Jira, Teamwork, Asana, Trello

Wady:

• Niewygodna nawigacja po osi czasu projektu.

• Niektóre integracje nie działają zgodnie z oczekiwaniami.

• Czasochłonna aktualizacja listy pracowników.

• Każdy użytkownik może dodawać i zmieniać dane, które powodują bałagan.

Narzędzie do planowania projektów Mavenlink - Znana platforma do zarządzania projektami i oprogramowanie do planowania projektów

"Specjalnie opracowana technologia zapewniająca przejrzystość, kontrolę i pewność".

Mavenlink znajduje się również w naszym zestawieniu narzędzi do planowania projektów, które pomagają pomyślnie zakończyć projekt

Cena (pakiet standardowy): Ceny indywidualne

Plusy:

• Zaawansowany panel zarządzania zasobami

• Funkcje analizy biznesowej

• Metryki projektu w czasie rzeczywistym

• Możliwość przypisywania ról i różnych uprawnień

• Ochrona danych

• Zasoby zintegrowane z planowanie projektów i zasobów

• Dodatkowe usługi dla klientów, takie jak doradztwo, wskazówki, coaching i program sukcesu klienta.

• Szkolenie produktowe i wsparcie 24/7

• Integracja ze Slack, Jira, GSuite, Oracle

Wady:

• Brak bezpłatnego okresu próbnego

• Skomplikowane tworzenie niestandardowych raportów

• Zaawansowane funkcje tylko dla pakietów Premier i Enterprise

• Zbyt wiele powiadomień e-mail

• Wiele sposobów na uzyskanie dokładnie tego samego efektu, co niepotrzebnie komplikuje system.

Narzędzie do planowania projektów Wrike - oprogramowanie do zarządzania projektami

"Dostosuj Wrike, aby jak najlepiej pasował do Twojej organizacji. Od niestandardowych pulpitów nawigacyjnych i przepływów pracy po automatyzację specyficzną dla zespołu w celu usprawnienia procesów".

Zarządzanie zadaniami za pomocą Wrike to oprogramowanie do planowania projektów.

Cena (pakiet standardowy): $ 9,80 / członka zespołu / miesięcznie

Plusy:

• Darmowa wersja z podstawowymi funkcjami

• Interaktywne wykresy Gantta

• Wysoka personalizacja systemu.

• Dedykowane grupy funkcjonalności.

• Tablice Kanban

• Zarządzanie portfelem projektów

• Śledzenie czasu pracowników

• Zaawansowana analityka

• Planowanie, zarządzanie projektami, śledzenie czasu i przesyłanie dokumentów w jednym narzędziu

• System bezpieczeństwa danych

Wady:

• Skomplikowany w użyciu

• Brak możliwości zarządzania projektami offline

• Wysokie wymagania sprzętowe sprawiają, że korzystanie z niej na starszych komputerach jest niewygodne.

• Najbardziej zaawansowane funkcje znajdują się w pakiecie premium, który jest drogi

Narzędzie do planowania projektów Smartsheet - oprogramowanie do współpracy z funkcjami planowania projektów

"Dostosuj globalne zespoły, twórz i skaluj rozwiązania biznesowe oraz umożliwiaj działom IT zarządzanie ryzykiem i utrzymywanie zgodności na platformie do dynamicznej pracy".

Wykresy Gantta są pomocne w opracowywaniu harmonogramu projektu i wizualizacji zależności między zadaniami.

Cena (pakiet standardowy): $24.80 / członek zespołu / miesięcznie

Plusy:

• Dedykowany do zarządzania treścią w zespołach kreatywnych i marketingowych

• Przyjazny dla użytkownika interfejs przydziela zasoby, śledzi postępy lub czas

• Przepływ pracy w projekcie automatyzacja

• Zaawansowany pulpit zarządzania

• Współpraca zespołowa

• Wygodna komunikacja i wymiana danych z innymi członkami zespołu

• Inteligentny zarządzanie przepływem pracy w projekcie

• System bezpieczeństwa danych

• Synchronizacja danych

• Zarządzanie harmonogramem

• Planowanie wielu projektów

Wady:

• Wysoka cena

• Pakiet podstawowy dla maksymalnie 25 pracowników

• Brakuje niektórych funkcji lub są one niedostępne

• Narzędzie jest ciężkie i czasami działa z opóźnieniem

• Nieczytelny panel zadań dla niektórych użytkowników

Narzędzie do planowania projektów Forecast - Oprogramowanie do planowania zasobów i projektów

"Połącz swoje projekty, zasoby i finanse na jednej platformie opartej na sztucznej inteligencji".

Aby skutecznie zarządzać procesem planowania projektu, Forecast jest niezastąpiony dla wielu menedżerów

Cena (pakiet standardowy): $30 / członek zespołu / miesięcznie

Plusy:

• Automatyzacja i funkcje oparte na sztucznej inteligencji

• Łatwy w użyciu

• Oprogramowanie do planowania, śledzenia i harmonogramowania projektów

• Zaawansowany system zarządzania urlopami

• Zarządzanie zasobami projektu

• Monitorowanie kosztów i zysków dla każdego projektu

• Rozbudowane opcje personalizacji

• Automatyczne planowanie w oparciu o dostępność pracowników

• Integracja z Asana, BambooHR, Azure

• Raportowanie i prognozowanie

Wady:

• Wysoka cena

• Brak niektórych przydatnych funkcji

• Zbyt wiele wizualizacji projektów sprawia, że dane stają się nieczytelne

• Harmonogram jest bardzo rygorystyczny i nie jest idealny dla zwinnych firm.

• Narzędzie jest estetyczne, ale niezbyt intuicyjne

Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie do harmonogramowania zarządzania projektami? Dlaczego warto wybrać jedno z narzędzi do planowania projektów?

1. Harmonogramy projektów i środki bezpieczeństwa

W świecie cyfrowym, Bezpieczeństwo danych jest najważniejszeZwłaszcza, gdy pracujesz z tak dużą ilością poufnych informacji. Idealne oprogramowanie do zarządzania projektami powinno gwarantować bezpieczeństwo baz danych. Ponadto musi być zgodne z RODO - europejską ustawą o ochronie danych obowiązującą od 2018 roku. Zawiera ono bardzo surowe przepisy dotyczące gromadzenia, przetwarzania i wykorzystywania takich informacji, więc odpowiedni system bierze je pod uwagę.

2. Materiały wdrożeniowe w harmonogramach projektów

Po co ci oprogramowanie, którego nie umiesz używać? Nawet najbardziej rewolucyjna funkcjonalność będzie kłopotem, a nie pomocą, jeśli nie będziesz potrafił wykorzystać jej potencjału. Dobry program do planowania harmonogramów projektów dba o swoich klientów nie tylko wtedy, gdy chodzi o przekonanie ich do zakupu, ale także podczas całego procesu współpracy - dobrze narzędzia do planowania projektów są ważne. Upewnij się, że wybrany partner biznesowy zapewnia odpowiedni proces wdrażania, abyś mógł w pełni wykorzystać możliwości, za które płacisz.

3. Skalowalność z zarządzaniem projektami

To naturalne, że Twoja firma będzie się rozwijać... a oprogramowanie do planowania projektów nie powinno spowalniać tego procesu. A przynajmniej jest to z pewnością jeden z celów biznesowych. Pytanie tylko, czy wybrany przez Ciebie harmonogram projektu będzie w stanie dotrzymać Ci kroku. Wybierając idealne narzędzie, pomyśl z wyprzedzeniem, nie tylko o swoich obecnych potrzebach, ale także o tym, czego będziesz potrzebować w przyszłości.

Upewnij się, że oprogramowanie spełni Twoje obecne i przyszłe wymagania. Bardzo ważne jest również sprawdzenie, jak będzie zmieniał się cennik usługi - może okazać się, że jakieś narzędzie będzie najlepszym rozwiązaniem dla małej firmy, natomiast zupełnie nieopłacalne dla średniego lub dużego software house'u. Warto wziąć pod uwagę kierunek rozwoju swojej organizacji, aby wybór był najbardziej optymalny.

4. Elastyczność w zarządzaniu zadaniami

Wyobraźmy sobie małą firmę, w której wszyscy pracują w biurze w pełnym wymiarze godzin i która obsługuje maksymalnie 3 projekty jednocześnie. Teraz wyobraźmy sobie drugą firmę, międzynarodową korporację, która zatrudnia ludzi na całym świecie. Większość z nich praca zdalna w różnych strefach czasowych. Niektórzy pracują na pełny etat, inni w niepełnym wymiarze godzin, a jeszcze inni są freelancerami. Jednocześnie realizowanych jest nawet kilkadziesiąt projektów.

Jak zapewne można sobie wyobrazić, przepływ pracy w tych dwóch firmach będzie zupełnie inny, ale to wcale nie oznacza, że muszą one korzystać z różnych narzędzi do planowania projektów. Idealne oprogramowanie do harmonogramowania zarządzania projektami jest wystarczająco elastyczne, aby dostosować się do oczekiwań każdej firmy.

Zwróć uwagę, czy oprogramowanie pozwala na łatwe dodawanie, usuwanie i edytowanie danych, wprowadzanie niestandardowych ustawień, włączanie i wyłączanie rejestratora czasu pracy w razie potrzeby, dodawanie danych o każdym pracowniku i personalizowanie dostępności, na przykład, jeśli ktoś pracuje w niepełnym wymiarze godzin lub jest na urlopie. System powinien również umożliwiać nadawanie indywidualnych ról i uprawnień poszczególnym pracownikom, np. kto może akceptować wnioski urlopowe, przydzielać zadania poszczególnym osobom, ustawiać kamienie milowe, akceptować harmonogramy itp.

5. Narzędzia harmonogramu projektu w raportowaniu

Nie można usprawnić pracy bez danych na temat tego, co działa, a co nie, dlatego jedną z kluczowych funkcji oprogramowania do planowania projektów jest raportowanie. Upewnij się, że system generuje podstawowe raporty dostarczające najważniejszych danych i że raporty można dostosować do indywidualnych potrzeb.

6. Integracje w planowaniu projektów

Tak, wiemy, że długa lista integracji na stronie systemu zawsze robi wrażenie. Jednak przy wyborze oprogramowania nie należy patrzeć tylko na liczbę niestandardowe logoale także jak szybko narzędzie może wprowadzać nowe integracje.

Ok, powiedzmy, że w tym momencie oprogramowanie ma integracje ze wszystkimi głównymi aplikacjami, z których korzystasz, ale co, gdy na rynku pojawi się nowa? Czy narzędzie będzie w stanie wdrożyć nową integrację w ciągu kilku dni, tygodni lub miesięcy? Szybkość i zwinność integracji są bardzo ważnymi kryteriami przy wyborze systemu.

7. Bezpłatna wersja próbna narzędzi do planowania projektów

Każda firma będzie próbowała przekonać Cię, że jej rozwiązanie jest najlepsze i wywróci Twoje myślenie o planowaniu pracy do góry nogami. Prawda jest jednak taka, że dopóki sam tego nie przetestujesz - nie będziesz miał pewności. Firmy pewne jakości swoich usług nie będą bały się zaoferować ci darmowego okresu próbnego.

Nie chcą, abyś kupił ich produkt w ciemno, tylko mówią "Zobacz, to jest nasz system, sprawdź czy działa dla Ciebie, a jeśli tak - zapraszamy do współpracy". Darmowy okres próbny to najskuteczniejszy sposób na sprawdzenie, czy dane rozwiązanie nam odpowiada, więc nie wahajmy się z niego skorzystać i szukajmy firm, które go oferują.

Rola harmonogramu projektu w procesie zarządzania projektem

Przeglądając Internet w poszukiwaniu informacji na temat zarządzania harmonogramami i narzędzi do planowania projektów, z pewnością natknąłeś się na takie terminy jak planowanie projektów, śledzenie projektów i zarządzanie projektami. Wszystkie wydają się podobne, pojawiają się w tym samym kontekście - optymalizacji software house i przynoszą podobne korzyści dla Twojej firmy. Wiemy, że łatwo się w tym pogubić, więc zanim przejdziemy dalej, rzucimy trochę światła na tę zagmatwaną terminologię.

Aspekty odróżniające zarządzanie projektami od zwykłego zarządzania

Być może jeszcze nie wiesz, ale harmonogramowanie projektu i zarządzanie zasobami są elementami cyklu życia zarządzania projektami lub - mówiąc znacznie łatwiej - procesu zarządzania projektami. Ale zanim więcej o tym, zacznijmy od podstaw. Jak kierownicy projektów rozumieją zarządzanie projektami i dlaczego używają narzędzi do harmonogramowania projektów?

Parafrazując definicję Project Management Institute (PMI), zarządzanie projektami polega na wykorzystaniu (określonej) wiedzy, kompetencji, umiejętności, urządzeń, narzędzi, metod, technik i wszystkiego, co jest potrzebne do dostarczenia "wartości dla ludzi". Pomijając dwuznaczność wyrażenia "wartość dla ludzi", można powiedzieć, że zarządzanie projektami polega na wykorzystaniu własnych zasobów (zarówno materialnych, jak i niematerialnych) do stworzenia i wdrożenia czegoś - powiedzmy - użytecznego (niekoniecznie dla wszystkich).

Jak widzimy, powyższe rozumienie jest całkiem spore. Z perspektywy PMI rezultatem zarządzania projektami - jak się wydaje - może być wszystko. Wszystko, co jest użyteczne dla ludzi. Oczywiście, żeby to skomplikować, moglibyśmy zapytać, czy przynajmniej dwie osoby, które coś stworzyły (materialnego lub niematerialnego) i mają z tego pożytek, są kierownikami projektów, a ich praca jest projektem? Albo, ilu z nich musi skorzystać z danego dzieła, aby można je było nazwać projektem?

Pomijając takie pytania, należy powiedzieć, że powyższa definicja nie mówi nic o absolutnie fundamentalnym znaczeniu. Można powiedzieć, że podstawy każdego projektu obejmują planowanie i harmonogramowanie. I podstawy, które różnią się między zarządzaniem projektem a zarządzaniem. Nie możemy również zapominać o zarządzaniu zadaniami. 

Zarządzanie projektem to zastosowanie procesów, metod, umiejętności, wiedzy i doświadczenia w celu osiągnięcia określonych celów projektu zgodnie z kryteriami akceptacji projektu w ramach uzgodnionych parametrów. Zarządzanie projektem obejmuje końcowe rezultaty, które są ograniczone do określonych ram czasowych i budżetu. Oprogramowanie do planowania projektów może być w tym pomocne.

Harmonogram projektu - ważne aspekty

Oto 3 aspekty zarządzania projektami, które nie pojawiają się w definicji PMI. Pierwszym z nich są "kryteria akceptacji projektu", drugim - czas, a trzecim - budżet.

Jako przykładu użyjmy współpracy z klientem. Jak wiemy, projekty są zlecane wewnętrznie lub zewnętrznie - przez kogoś z firmy lub z zewnątrz, przez klienta. Składa on zamówienie biznesowe. Ma oczekiwania związane z produktami i tym, w jaki sposób pomogą mu one w obecnym lub nowym biznesie. I - co najważniejsze - nie dostał w życiu nieograniczonej ilości czasu i portfela Warrena Buffeta.

Lub, z drugiej strony, chciałby uzyskać wynik swojego zamówienia szybko i tanio. Mówiąc wprost - jakość produktów, czas w jakim je otrzyma i - co najważniejsze - koszt determinują decyzje biznesowe potencjalnych i obecnych klientów. Jeśli kryteria akceptacji klienta nie pokrywają się z efektami pracy, tu zaczyna się kolejny, znacznie gorszy problem...

Jak sugeruje APM, różnica między zwykłym "zarządzaniem" a zarządzaniem projektem dotyczy czasu, w którym projekt jest gotowy do wdrożenia lub już wdrożony. Podczas gdy zarządzanie jest procesem ciągłym, zarządzanie projektem ma swój ostateczny rezultat w określonym czasie. W tym miejscu mamy kilka uwag, ponieważ nie jesteśmy pewni, czy "skończony okres czasu" to najlepszy sposób na oddzielenie zarządzania projektami od zarządzania.

Za przykład niech posłuży dział marketingu lub po prostu specjalista PPC. Obaj są odpowiedzialni za generowanie leadów działania - to jest cel projektu, zbieranie leadów. Cel obejmuje optymalizacje kampanii, optymalizacje stron docelowych, tworzenie treści itp - to są zadania. Na ten cel przeznaczony jest budżet. Jeśli liczba leadów zebranych każdego miesiąca nie jest wystarczająca, firma zaczyna mieć duży problem. Od tego momentu, jeśli kierownik projektu w osobie specjalisty PPC nie osiągnie celu w zakładanym czasie i budżecie, projekt kończy się niepowodzeniem. Jak więc widzimy, czasami nie chodzi o czas, ale o budżet - ponieważ ten ostatni jest silniejszym aspektem projektu, który decyduje o jego opłacalności. Narzędzie do planowania projektów może być naprawdę pomocne.

Mając na uwadze ten komentarz, przejdźmy do kilku innych lekcji.

Cykl życia zarządzania projektem - wszystko, co musisz wiedzieć o oprogramowaniu do planowania projektów

Zarządzanie projektami jest więc - jak sugeruje APM - zastosowaniem metod i procesów. W Internecie każdy znajdzie proces zarządzania projektami podzielony na fazy. Czasami są to 3 fazy, czasami 4, 5, 6, a nawet 7. My korzystamy z najpopularniejszego, który zawiera 5 faz.

• Inicjacja i koncepcja

• Planowanie projektu

• Uruchomienie i wykonanie

• Monitorowanie i kontrola

• Zamknięcie projektu

Z węższej perspektywy, zarządzanie projektami jest odpowiedzialny za JAK osiągnąć jednostka cele projektu ze wszystkimi szczegółami. Jest to część wykonawcza zarządzania pracą i ma na celu doprowadzenie zespołu do osiągnięcia celów. Polega na prowadzeniu projektu od początku do końca, z uwzględnieniem wszystkich poszczególnych etapów, wszystkich zadań w ramach określonego budżetu i celów jakościowych. Odpowiada za sposób, w jaki zakres zostanie dostarczony. Elementy zarządzania projektami obejmują między innymi:

• tworzenie i rozwój koncepcji projektu,

• zarządzanie pracą całego zespołu,

• decydowanie o procesie i metodach realizacji projektu,

• przygotowanie list zadań i ich priorytetyzacja,

• przydział zadań i terminy zadań,

• kontrola jakości i rozwiązywanie problemów,

• zarządzanie budżetem,

• kontrola satysfakcji klienta,

• ocena efektywności wykonanej pracy.

Gdzie znajduje się harmonogram projektu w cyklu życia zarządzania projektem?

Teraz chodzi o kwestie terminologiczne, ponieważ planowanie projektu, harmonogramowanie projektu, a czasem nawet śledzenie projektu są zamiennie traktowanymi terminami.

Jak sugeruje poniższa grafika, harmonogramowanie projektu jest jednym z elementów cyklu życia zarządzania projektem. Jest to jedna z grup zadań, które należą do fazy planowania i realizacji projektu.

Najnowocześniejsze oprogramowanie do planowania projektów uczestniczy w niemal każdym etapie cyklu życia zarządzania projektem

Planowanie projektu to część procesu zarządzania projektem, która odpowiada na pytanie CO NALEŻY ZROBIĆ w projekcie. Opisuje wizję i kluczowe kroki wymagane do ukończenia projektu. Jego celem jest zdefiniowanie działań i metodologii, które pozwolą zespołowi osiągnąć założone cele. Jest to horyzontalny widok projektu, który nie jest jeszcze bardzo szczegółowy. Faza planowania składa się z takich elementów jak:

• opis sponsorów projektu, interesariuszy i klientów,

• opis zakresu projektu, budżetu i terminu,

• identyfikacja elementów projektu niezbędnych do osiągnięcia celów,

• identyfikacja potencjalnych wyzwań i zagrożeń,

• przedstawienie planu projektu inwestorom, klientom lub innym interesariuszom.

Celem planowania projektu jest przygotowanie formalnego, zatwierdzonego dokumentu, który jest wykorzystywany do kierowania zarówno realizacją, jak i kontrolą projektu. Tak więc celem harmonogramu projektu - zgodnie z PMI PMBOK Guide, jest pokazanie "planowanych dat wykonania działań i planowanych dat osiągnięcia kamieni milowych". Jak czytamy na stronie Project Cubicle:

Harmonogramy projektów przedstawiają działania, czas trwania, zależności, kamienie milowe, daty rozpoczęcia i zakończenia, kalendarze i ścieżkę krytyczną na diagramie.

Planowanie projektu (lub planowanie zasobów lub zarządzanie harmonogramem) to procedura przypisywania zadań i zarządzania zasobami. przydzielanie zasobów tak, aby projekt mógł zostać ukończony w określonym czasie i budżecie.

Proces ten polega na oszacowaniu Dostępne możliwości i dodatkowe zasoby harmonogramu na każdym etapie projektu i planowanie, w jakim czasie poszczególne zadania i fazy projektu muszą zostać ukończone, aby dotrzymać zadeklarowanego terminu. Elementami zarządzania harmonogramem są:

• podzielenie projektu na etapy i zdefiniowanie kamieni milowych,

  • definiowanie zadań w ramach projektu na podstawie zakresu,

  • określenie dostępnych zasobów i popytu,

  • alokacja zasobów,

  • oszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań (harmonogramu projektu) w celu dotrzymania terminu.

Na koniec musimy zwrócić uwagę na śledzenie projektu, ponieważ termin ten jest również uważany za coś podobnego do harmonogramu projektu.

Śledzenie projektu to proces monitorowania postępów projektu (jest to faza monitorowania w cyklu życia zarządzania projektami). Śledzenie projektu jest powiązane lub nawet tożsame ze śledzeniem zadań - koncentruje się na postępie zadania, które jest oczywiście elementem całego projektu.

To nie to samo, co śledzenie czasu pracy pracownikówczyli monitorowanie, na jakie zadania pracownicy poświęcają swój czas pracy. Po zaplanowaniu wszystkich prac, ustaleniu celów i przydzieleniu zasobów, przychodzi czas na sprawdzenie, czy realizacja projektu przebiega tak, jak powinna, harmonogram jest realizowany prawidłowo, nie ma nierozwiązanych problemów, a wąskie gardła nie blokują postępu prac.

Śledzenie projektu jest bardzo ważnym procesem dla kierowników projektów i klientów, ponieważ pozwala im sprawdzić, czy wszystko idzie gładko i czy pierwotne plany działają, czy też wymagają modyfikacji, na przykład poprzez rozszerzenie zespołu lub dodanie nowych zadań.

Sztywny podział wyżej wymienionych pojęć jest bardzo trudny, gdyż wszystkie one wzajemnie na siebie oddziałują i są elementami zarządzania projektem. Czasem do każdego etapu przypisana jest inna osoba, czasem cały proces spoczywa na barkach project managera. Im bardziej skomplikowany projekt, im większa organizacja, tym więcej elementów złoży się na optymalizację pracy.

Dlatego nowoczesne firmy programistyczne nawet nie rozpoczynają pracy nad projektem bez odpowiednich narzędzi. Oczywiście istnieją systemy dedykowane poszczególnym etapom, ale znacznie łatwiej będzie Ci pracować z wykorzystaniem jednego oprogramowania, które spełni wszystkie Twoje potrzeby i pomoże Ci stworzyć plan projektu, ustalić harmonogram, zarządzać zasobami, monitorować czas pracy i postępy oraz przydzielać zadania. Poniżej przedstawiamy kilka propozycji skutecznych narzędzi do zarządzania pracą w organizacji.

Nie przygotowując się, przygotowujesz się na porażkę.

- Benjamin Franklin

Dlaczego jako kierownik projektu nie możesz żyć bez oprogramowania do zarządzania projektami?

Ok, wiesz już, że potrzebujesz narzędzia do planowania projektów i jak je wybrać... Ale czy jesteś świadomy, dlaczego naprawdę go potrzebujesz? Wiemy, że wszyscy mówią o tym, jak bardzo jest potrzebne, ale co ci da i jak zmieni twój biznes na lepsze?

Oszczędność czasu i pieniędzy

Chaos kosztuje. To żadna tajemnica. W chaosie tracisz czas, próbując dowiedzieć się, co się dzieje i co należy zrobić. A w software house czas to pieniądz.... dużo tego czasu. W końcu Twoje usługi mają swoją cenę nie bez powodu. Jeśli chcesz na coś przeznaczyć pieniądze swojej firmy, to na rozwój, innowacje i marketing, a nie na marnowanie zasobów. Narzędzia do planowania projektów mogą w tym pomóc.

Wiedz, do czego dążysz i czego potrzebujesz.

Może się to wydawać banalne - w końcu każdy pracujący nad projektem wie, jaki jest cel i co jest potrzebne, prawda? Cóż, nie do końca. Często pozornie proste zadanie składa się z wielu elementów. A każdy z tych elementów zajmuje więcej czasu, niż się wydaje.

Dobrze przygotowany harmonogram zawsze daje jasny obraz tego, co należy zrobić i kiedy należy to zrobić, aby osiągnąć swoje cele. Gwarantuje to, że niczego nie przegapisz i unikniesz opóźnień. Właśnie dlatego warto wybrać dobre oprogramowanie do planowania projektów.

Każdy wie, czego się od niego wymaga

Zarządzanie harmonogramem jest bardzo ważne z punktu widzenia pracy zespołowej, ponieważ każdy członek zespołu wie, jakie są jego obowiązki i że praca innych zależy od jego pracy. Pomaga to budować współodpowiedzialność i solidarność wśród pracowników, co ma pozytywny wpływ na produktywność.

Optymalizacja wydajności i wykorzystania zasobów

Niektóre projekty zaczynają się gładko i wymagają minimalnych potrzebnych zasobów, a potem nagle okazuje się, że był to tylko wierzchołek góry lodowej, a każdy kolejny etap jest coraz trudniejszy. Jeśli przygotowałeś harmonogram projektu, z pewnością przewidziałeś taką sytuację i zabezpieczyłeś czas pracowników, którzy mogą zostać oddelegowani do wsparcia projektu. Jeśli nie, cóż, powodzenia.

Wyższa jakość projektu

Znasz tę sytuację, kiedy zaczynasz pracę nad projektem i wszystko jest idealnie, dajesz z siebie 110%, a jakość wykonania jest najwyższa z możliwych? Niestety, im dłużej pracujesz, tym mniej masz czasu i w końcu okazuje się, że nie będziesz w stanie dokończyć projektu przy zachowaniu początkowego poziomu.

A co gorsza, będziesz musiał znacznie obniżyć standardową jakość, aby w ogóle dotrzymać terminu. Zarządzanie harmonogramem wspierane przez co najmniej dobre oprogramowanie do planowania projektów pozwala uniknąć takiej sytuacji, dokładnie zaplanować czas i utrzymać równomierną, wysoką jakość pracy przez cały czas trwania projektu.

Zapobieganie problemom

Harmonogram projektu jasno pokazuje, co ma się wydarzyć i kiedy. Jeśli określone zadania nagle zaczynają się spóźniać, jest to sygnał, że coś się dzieje i trzeba zareagować. Pozwala to rozwiązywać problemy na wczesnym etapie i zapobiegać wąskim gardłom, zanim wpłyną one na cały przepływ pracy. Bez harmonogramu prawdopodobnie zauważyłbyś kryzys, gdy byłby już naprawdę poważny,

Potrzebujesz pomocy w znalezieniu najlepszego oprogramowania do planowania projektów?

"Cel bez planu jest tylko życzeniem"

Poprawa zarządzanie czasem to jedno z najpopularniejszych postanowień noworocznych. Plany są nieodłączną częścią naszego życia. Kiedy jedziemy na wakacje, robimy obiad, chcemy dostać awans lub wymarzoną pracę, wziąć udział w konkursie, osiągnąć cokolwiek. Skoro plan jest tak ważną częścią naszego indywidualnego rozwoju, wyobraźmy sobie organizację pełną jednostek, z których każda ma potencjał, kompetencje i ograniczoną ilość czasu pracy.

Czy można doprowadzić firmę do sukcesu bez zarządzania harmonogramem i dobrego planu? Prawdopodobnie tak. Ale to trochę tak, jakby rzucić pracę i czekać na wygraną na loterii. Czy warto wierzyć w ślepy los?