W biznesie możemy zidentyfikować kilka krytycznych zasobów, które determinują rozwój firmy. Jednym z najważniejszych jest wydajność, czyli to, ile można zrobić w danym czasie. Tak ważnego czynnika nie można pozostawić bez kontroli, dlatego opracowano wiele narzędzi do zarządzania wydajnością. Ale jak wybrać to najlepsze?
W tym artykule dowiesz się:
Ważne cechy przy wyborze narzędzia do planowania wydajności
Kilka sugestii dotyczących najlepszych praktyk w planowanie pojemności zasobów proces
W jaki sposób oprogramowanie do planowania zasobów usprawnienie procesu planowania wydajności
Zarządzanie wydajnością nie jest prostym zadaniem, głównie dlatego, że na ten jeden czynnik składa się kilka innych, które wzajemnie na siebie oddziałują. Liczba pracowników, ich czas, dostępność i kompetencje - każda z tych danych wpływa na wydajność firmy. Dlatego tak ważne są narzędzia do planowania wydajności.
Nie jest to łatwe do zrozumienia w przypadku zaledwie dziesięciu pracowników. A co, gdy w organizacji jest 100 lub 200 osób? Aby uniknąć wąskich gardeł, chaosu i frustracji, potrzebne jest wsparcie dedykowanej aplikacji - w szczególności pole bitwy od każdego członka procesu planowania zasobów.
Równowaga między dostępnymi zasobami (pracownikami) a wymaganiami projektu lub klienta - dla wielu jest istotą planowania wydajności (lub zarządzania wydajnością, jeśli wolisz) w zarządzaniu projektami. Znaczenie planowania wydajności wynika z jego silnego powiązania z innymi obszarami zarządzania projektami: czasem, zespołem, pracą oraz zarządzanie zasobami projektu. Zacznijmy jednak od ogólnego pytania dotyczącego pojemności.
Zdolność jest definiowana jako zdolność do osiągania, przechowywania lub produkowania. W przypadku organizacji, wydajność oznacza zdolność danego systemu do produkcji w określonym czasie.
"Zdolność do osiągnięcia" wydaje się być kluczowym pytaniem w planowaniu wydajności, zwłaszcza jeśli porównamy je z poniższymi definicjami. Próba udzielenia bardzo dobrej, uzasadnionej odpowiedzi na pytanie "czy mamy zdolność do osiągnięcia?" nigdy nie daje spokoju i nieustannie inspiruje do optymalizacji, analiz itp. Dlatego właśnie pomocne mogą być narzędzia do planowania wydajności.
Wyszukiwanie zasobów w oparciu o umiejętności [Źródło: Teamdeck - Narzędzie do zarządzania zasobami i planowania wydajności]
Aby mieć pełną wiedzę na temat tego, czy Twoja firma lub konkretny pracownik ma wystarczające kompetencje twarde i miękkie, które Cię nie zawiodą - które zostaną zdefiniowane jako "zdolność do osiągania" - musisz być dość blisko niej / niego.
Czas poświęcony na dane zadania, dyspozycyjność czy dojrzałość, a także oczekiwane doświadczenie w danej dziedzinie - to tylko niektóre kryteria brane pod uwagę podczas rekrutacji. planowanie pojemności zasobów proces, podczas którego będziesz próbował określić, czy dany zasób jest powodem, aby sądzić, że wskazany pracownik, zespół lub firma ma "zdolność do osiągnięcia", szczególnie w przypadku narzędzi do planowania wydajności.
Żeby było trudniej, wiemy tylko, że jesteśmy w środowisku biznesowym. Czas nie jest więc jedynym wskaźnikiem determinującym decyzje. I według naszego konkurenta - dostawcy narzędzi do planowania wydajności - z którym się zgadzamy:
Planowanie wydajności to proces zarządzania, który zapewnia organizacji umiejętności i zasoby potrzebne do realizacji projektów na czas, w ramach budżetu i zgodnie z oczekiwaniami klientów.
Definicja ta podkreśla, że odpowiednio wykwalifikowane zasoby (pracownicy) muszą sprostać trzem wyzwaniom: (ograniczonemu) czasowi, (ograniczonemu) budżetowi i oczekiwaniom klienta (innymi słowy, wymaganiom projektu). Innymi słowy, umiejętności te muszą być wystarczająco dobre, aby pomóc w rozwiązaniu wspomnianych wyzwań. Rolą osoby odpowiedzialnej za planowanie wydajności jest zapewnienie odpowiedniej liczby odpowiednio wykwalifikowanych pracowników. W związku z tym ważne są narzędzia do planowania wydajności.
Częścią procesu planowania wydajności jest faktyczna identyfikacja tego, co mamy oraz jak szybko i gdzie możemy uzyskać dokładne zasoby.
Planowanie zdolności produkcyjnych to proces, który określa, czy posiadasz zasoby i umiejętności do wykonania pracy lub podaż, aby zaspokoić popyt.
Jak widzimy, zarządzanie wydajnością nie jest prostym zadaniem, głównie dlatego, że na ten jeden czynnik składa się kilka innych, wzajemnie na siebie oddziałujących. Liczba pracowników, ich czas, dostępność, produktywność, wykorzystanie oraz kompetencje twarde i miękkie - każda z tych danych wpływa na wydajność firmy. Właśnie dlatego najlepsze narzędzia do planowania wydajności mogą pomóc.
Jest to trudne do zrozumienia w przypadku zaledwie 5 pracowników. A co, gdy w organizacji jest 15, 35 lub 50 osób?
Być może nie zostało to wspomniane powyżej - autorami tego artykułu są ludzie z software house'u. Każde z poniższych narzędzi do planowania wydajności zasobów zostało przez nas sprawdzone - przez dyrektorów generalnych, kierowników projektów, programistów, marketerów itp. Niektóre z nich, gdy byliśmy częścią obecnej firmy, a niektóre na wcześniejszych etapach naszej kariery.
Cena: $ 3,99 / pełny członek / miesięcznie
Dostępność zespołu Przegląd wykorzystania zespołu w Teamdeck.io - narzędzie do zarządzania zasobami z funkcjami planowania pojemności zasobów.
Narzędzie do śledzenia czasu pracy zespołu i timesheets
Planowanie zasobów i projektów
Zarządzanie obciążeniem pracą
Planowanie projektu
Niestandardowy czas pracy organizacji i dostępność
Możliwość przypisywania niestandardowych pól do osób i projektów, tj. tytułów stanowisk, umiejętności, technologii itp.
Przejrzysty widok harmonogramu pracy i dostępności dla różnych działów i stanowisk przy użyciu widoku kalendarza.
Tagi niestandardowe
Proces akceptacji zarządzania urlopami
Automatyczne dni wolne od pracy dla wielu lokalizacji
Dostępne w wersji mobilnej
Integracja z innymi systemami, takimi jak Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier i REST API.
Bezpłatny okres próbny
Brak funkcji sprawdzania procesów rekrutacji
Brak funkcji planowania przepływu pracy
Aplikacja mobilna do śledzenia godzin nie pozwala na wyświetlanie tylko aktywnych projektów.
Ceny: $12.5 dla Planowanie zasobów + śledzenie czasu na osobę
Łatwy w użyciu panel "przeciągnij i upuść
Planowanie wielu projektów
Planowanie przyszłych projektów
Możliwość przypisywania ról, działów, kompetencji i statusu
Niestandardowa dostępność
Prognozowanie i raportowanie
Dostępne w wersji mobilnej
Dodatkowe funkcje: planowanie zasobów, system zarządzania urlopami
Integracja z innymi systemami, takimi jak Jira, Teamwork, Asana, Trello
Bezpłatny okres próbny
Wady narzędzia do zarządzania projektami Float
Cena - $6 - $10 za osobę
Brak funkcji sprawdzania procesów rekrutacyjnych.
Float to bardzo rozpoznawalne oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga również w planowaniu pojemności zasobów.
Ceny: $40 na użytkownika miesięcznie
ProjectCOR - aplikacja do zarządzania potencjałem zespołu lub zarządzania zasobami.
Oparte na sztucznej inteligencji
Widoczność dostępności w czasie rzeczywistym dla każdego zespołu i członka
Narzędzie do planowania projektu funkcje
Oszacowanie wymaganych kompetencji i czasu
Możliwość przypisywania ról i umiejętności
Przejrzysty wgląd w status i możliwości projektu
Centralizacja informacji, komunikacji i plików w jednym miejscu
Inne funkcje, takie jak automatyczne śledzenie czasu, panel analizy biznesowej
Bezpłatny okres próbny
Brak raportowania
Brak zarządzania urlopami
Brak integracji
UX jest często powodem, dla którego niektóre z nich są odrzucane zaraz po wypróbowaniu przez kierowników projektów.
Każdy - prywatnie i w biznesie - korzysta z wielu aplikacji. W biznesie, w zależności od stanowiska, korzystamy z wielu interfejsów. To tworzy nawyki. I to jest powód, dla którego planowanie pojemności zasobów Funkcje narzędzia są źródłem irytacji.
Weź więc pod uwagę, czy narzędzie do planowania wydajności zawiera tylko naprawdę przydatne funkcje, czy interfejs jest zrozumiały dla każdego w firmie, czy ma wysoki poziom automatyzacji i czy jest wystarczająco elastyczny, aby odpowiedzieć na specyficzne potrzeby Twojej firmy. I - co nie mniej ważne - dowiedz się, czy narzędzie będzie nadal przydatne, jeśli zmieni się struktura firmy lub cele biznesowe.
W dzisiejszym biznesie coraz rzadziej mamy do czynienia ze standardowym modelem pracy, w biurze od 9 rano do 5 po południu. Ludzie pracują w różnych godzinach, w niepełnym wymiarze godzin, w różnych strefach czasowych.
Zarządzanie dostępnością zasobów jest znacznie łatwiejsze dzięki dostosowanym ustawieniom. [Ekran z oprogramowania do planowania wydajności]
Te zmienne i ustawienia mają kluczowe znaczenie dla dokładnego obliczenia wydajności, więc idealne narzędzie musi mieć możliwość dostosowania dostępności każdego pracownika i zawsze, gdy jest to potrzebne. Ważne jest również, aby użytkownicy narzędzi do planowania wydajności mogli edytować swoją dostępność i godziny pracy, gdy tylko ulegną one zmianie.
Niektórzy dostawcy oprogramowania do planowania wydajności mają do zaoferowania wiele raportów, ale tylko niektóre z nich można dostosować.
Firmy wykorzystują różne metryki (narzędzia do planowania wydajności) do pomiaru efektywności biznesu w zależności od branży czy struktury firmy. Wielu dostawców systemów oferuje predefiniowane raporty, które są - można powiedzieć - integralną częścią oferty... tak integralną, że nie można jej zmienić lub, co gorsza - dostosować do oczekiwań zespołów projektowych.
Uważaj więc na dostawców narzędzi do planowania wydajności, którzy oferują raporty, które nie tylko spełniają Twoje oczekiwania, ale także nie są otwarte na zmiany, gdy Twoja organizacja się rozwija. Czy raporty są wystarczająco konfigurowalne? Czy można je udostępniać i eksportować? Łatwiej jest opracować dobre praktyki w firmie, aby znaleźć słabe i mocne punkty, jeśli można analizować dane. Idealne narzędzie powinno mieć bogatą funkcjonalność raportowania.
W przypadku planu przepustowości kluczowe znaczenie ma skuteczne planowanie przepustowości i/lub przejrzystość strategii planowania przepustowości.
Dostęp do danych za pomocą narzędzi do planowania wydajności powinien umożliwiać skupienie się na krótkim okresie, ale także uzyskanie perspektywy w szerszym zakresie dat. Liderzy zespołów i kierownicy projektów planują zaangażowanie swojego zespołu w odniesieniu do wymaganych umiejętności, ale także wstępnych lub niepotwierdzonych projektów.
Ważna jest również widoczność nowo zatrudnionych pracowników oraz to, kiedy dołączają do firmy i są dostępni do pracy. Praca różnych działów i zespołów jest ze sobą ściśle powiązana, więc wybrane narzędzie powinno zapewniać wgląd we wszystkie kluczowe informacje. W szczególności dane z działu sprzedaży.
Do oszacowania wydajności niezbędny jest nie tylko czas i liczba pracowników, ale także ich kompetencje.
Tagi zarządzanie w Teamdeck.io - oprogramowanie do zarządzania pojemnością.
8 godzin dla seniora i 8 godzin dla stażysty ma zupełnie inną wartość pod względem wykonanej pracy. Podobnie, jeśli chodzi o wykonywanie określonych zadań - jeśli potrzebujesz projektu graficznego, nie pomoże ci, że twój specjalista ds. zasobów ludzkich ma akurat trochę czasu.
Aby optymalnie zaplanować wydajność i przydzielić odpowiednich ludzi do projektów, potrzebne są najlepsze narzędzia do planowania wydajności i dodatkowe informacje, takie jak umiejętności, nazwy stanowisk, działy i inne tagi, aby określić rolę każdego w projekcie. Ważne jest również, aby móc oznaczyć każdą informację, np. rozróżnić projekty rozliczane i nie rozliczane lub śledzić czas spędzony na spotkaniach, aby lepiej obliczyć stawki za pomocą funkcji raportowania.
Pozostaw funkcję zarządzania przy użyciu najlepszych narzędzi do planowania wydajności. Jednym z najczęstszych błędów podczas szacowania wydajności jest nieuwzględnianie świąt i dni wolnych. W dobrze zarządzanej organizacji każdy pracownik jest ważny i ma wpływ nie tylko na codzienny przepływ pracy, ale ogólnie na przepływ pracy w projektach i zasobach.
Aby zaplanować obciążenie pracą zespołu oraz przepływ pracy projektu Optymalnie, potrzebny jest system, który uwzględnia różne rodzaje urlopów: urlop wypoczynkowy, zwolnienie chorobowe, urlop macierzyński i dni wolne od pracy (które mogą być różne dla każdej lokalizacji w międzynarodowej instytucji).
Bieżące procesy rekrutacyjne. Każda firma boryka się z rotacją pracowników.
Jest to całkowicie normalne w dzisiejszej rzeczywistości, ale nie można pozwolić, aby sparaliżowało to działalność firmy. Narzędzia do planowania wydajności powinny uwzględniać trwające procesy rekrutacyjne i okresy wypowiedzenia. W ten sposób można na pierwszy rzut oka zobaczyć, ile osób jest gotowych do pracy, z uwzględnieniem właściwego procesu wdrażania.
Integracje. Weź pod uwagę nie tylko logo, ale także potencjał API i możliwość szybkiej integracji.
Nie daj się zwieść liczbie logo świecących na stronach internetowych. Liczba nowych narzędzi wciąż rośnie, więc liczba logo również będzie rosnąć. Nie ma więc znaczenia, ile logo widzisz, ale jak szybko dostawca oprogramowania do planowania wydajności jest w stanie zintegrować się z nowym rozwiązaniem technologicznym.
Jeśli więc szukasz integracji i narzędzia, które powinno być otwarte na nowe - powiedzmy - połączenia - weź pod uwagę nie tylko logo, ale także elastyczność API.
Narzędzia do planowania wydajności reklamują się jako te, które "optymalizują przepływ pracy", "przenoszą organizację na zupełnie nowy poziom" i "pozwalają osiągać wyniki jak nigdy dotąd". To wszystko ładnie brzmiące slogany, ale przejdźmy do rzeczy. Co NAPRAWDĘ dają narzędzia do planowania wydajności?
Dzięki narzędziom do planowania wydajności będziesz w stanie zobaczyć, co każdy pracownik, zespół i dział obecnie robi i ile ma do zrobienia. Pomoże ci to zdecydować, komu przydzielić więcej zadań, aby nie doprowadzić do sytuacji, w której niektóre osoby będą przeciążone pracą, a reszta będzie miała zbyt mało obowiązków.
Sytuacja z wydajnością jest bardzo dynamiczna. Urlopy, realizacja zadań, nowe projekty, nowi pracownicy. Są to bardzo ważne czynniki wpływające na decyzje dotyczące planowania pracy, dlatego bardzo trudno byłoby to zrobić skutecznie bez wystarczającej wiedzy.
Oprogramowanie do planowania wydajności będzie wysyłać bieżące powiadomienia o zmianach lub potencjalnych wąskich gardłach w firmie. Oczywiście dla wielu planistów wydajności bardzo ważne jest, aby narzędzie do zarządzania zasobami pozwalało decydować, które powiadomienia powinny być włączone lub wyłączone.
Ta funkcja narzędzi do planowania wydajności pozwala monitorować, ile czasu pracownicy spędzają na poszczególnych zadaniach, czy mają trochę czasu, czy wręcz przeciwnie, robią nadgodziny. Wiedza ta jest niezbędna do oszacowania możliwości zespołu i podjęcia decyzji, które projekty i działy wymagają większego wsparcia i komu można przydzielić nowe zadania.
Projekty w każdej firmie mają różne priorytety i terminy. Jako kierownik projektu z pewnością niejednokrotnie musisz decydować, co jest w danym momencie najważniejsze i wymaga zaangażowania wszystkich rąk do pracy, aby zrealizować kontrakt. Narzędzie do planowania wydajności pozwoli ci śledzić status twoich projektów i przydzielać zasoby zgodnie z twoimi potrzebami.
Nie można poprawić czegoś lub utrzymać dobrych strategii za pomocą narzędzi do planowania wydajności, jeśli nie wiemy, czy są one skuteczne. A nie wszystko można wywnioskować z prostej obserwacji. Jedną z najważniejszych funkcji narzędzia do planowania wydajności jest dostarczanie danych na temat kluczowych wskaźników związanych z planowaniem pracy. Należą do nich:
Tzn. możliwości firmy w stosunku do jej potrzeb.
Tzn. w jakim stopniu wykorzystywany jest potencjał organizacji, czy brakuje jakichś kompetencji lub zasobów, a nawet czy nie jest ich za dużo.
Tj. przewidywania dotyczące tego, jak będzie wyglądał Twój potencjał w przyszłości w oparciu o wprowadzone przez Ciebie informacje (planowane projekty, nadchodzące wydarzenia, nowe rekrutacje itp.)
Pokazuje, które osoby są przypisane do danego projektu, ich dostępność, stanowisko i kompetencje.
Omówiliśmy już dokładnie, jak wybrać najlepsze narzędzie do planowania wydajności i jak pomagają one naszej firmie. Dobre narzędzie wykona prawie całą brudną robotę za Ciebie, ale aby jak najlepiej je wykorzystać, musisz najpierw zrozumieć proces planowania wydajności. Omówimy go teraz krok po kroku.
Punktem wyjścia do pracy z narzędziami do planowania wydajności dowolnego procesu w organizacji jest wiedza o tym, jak wygląda on obecnie. Dopiero wtedy można ocenić mocne i słabe strony oraz zdecydować, czego potrzebujemy. Sprawdź, jakie są możliwości Twojej firmy: ilu masz pracowników, jaka jest ich dostępność i jakie są ich umiejętności.
Następnie należy użyć narzędzi do planowania wydajności, aby ocenić zapotrzebowanie firmy na różne zasoby. Porównując ten czynnik ze swoimi możliwościami, można łatwo sprawdzić, których zasobów brakuje. Będzie to miało kluczowe znaczenie w planowaniu strategii rozwoju.
Na tym etapie należy sprawdzić, czy wszystkie zasoby firmy są zaplanowane w najbardziej efektywny sposób. Być może niektórzy pracownicy mają kompetencje, które nie są wykorzystywane lub niektóre procesy zajmują więcej czasu niż powinny, np. długie spotkania lub sesje weryfikacyjne.
Jako kierownik dużej firmy nie jesteś w stanie wiedzieć i zauważyć wszystkiego i jest to całkowicie normalne. Warto jednak wiedzieć jak najwięcej, a nikt nie powie ci tyle o procesach w twojej firmie, co pracownicy, którzy są w nie zaangażowani. Organizuj regularne spotkania 1:1 i zbieraj opinie swojego zespołu na temat tego, co ich frustruje, utrudnia pracę, marnuje ich czas lub jest nieefektywne. Ich perspektywa może mieć ogromny wpływ na strategię przy użyciu narzędzi do planowania wydajności.
Teraz, gdy już wiesz, jakie potrzeby ma Twoja organizacja, nadszedł czas na zaplanowanie rozwiązań. Przygotuj strategię określającą, co musi się wydarzyć, aby firma działała optymalnie. Być może będziesz musiał zatrudnić więcej osób, przydzielić pracowników do obsługi innych projektów lub zrestrukturyzować niektóre procesy. Uwzględnij również kluczowe cele i kamienie milowe w swoim planie. Ułatwi to monitorowanie postępów.
Optymalizacja procesu zarządzania wydajnością to wyzwanie, przed którym stoi niemal każda firma. Jedni poradzą sobie z nim lepiej, inni gorzej, ponieważ wybiorą różne sposoby na osiągnięcie celu, nie zawsze adekwatne do indywidualnych potrzeb firmy. Mamy jednak kilka uniwersalnych wskazówek, dzięki którym staniesz się mistrzem planowania wydajności.
Korzystaj z dobrego narzędzia do planowania wydajności, aby stale sprawdzać dostępne zasoby i zapotrzebowanie oraz gromadzić wszystkie ważne informacje o firmie w jednym miejscu.
Zaplanuj przemyślaną strategię zamiast wprowadzać zmiany ad hoc.
Prognozowanie przyszłej wydajności i popytu w celu optymalizacji wykorzystania.
Zbieranie informacji zwrotnych od pracowników na temat procesów, które można usprawnić.
Unikaj marnowania czasu na nieefektywne procedury i skróć czas pracy na stanowisku badawczym.
Wykorzystaj w pełni potencjał swoich pracowników i bądź świadomy ich umiejętności.
Planowanie procesów rekrutacyjnych w oparciu o możliwości każdego działu
Zarządzanie wydajnością jest jednym z najważniejszych procesów w każdej organizacji. Pozwala zwiększyć wydajność, lepiej wykorzystać budżet, zwiększyć zadowolenie i produktywność pracowników, zapobiec potencjalnym wąskim gardłom i poznać przepływ pracy w firmie od podszewki. To dużo pracy, ale jej efekty są nie do przecenienia. A rynek oferuje doskonale zaprojektowane narzędzia, które czynią ten proces wygodnym i intuicyjnym.
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...