Obliczanie odchylenia kosztu zasobów w zarządzaniu projektami w celu śledzenia rentowności projektów

Wariancja kosztów zasobów jest jednym z kluczowe wskaźniki efektywności zarządzania zasobami zdecydowanie powinieneś mieć na oku. Wskaźnik ten jest zwykle wyrażany jako wartość procentowa. Pokazuje ona stosunek zaplanowanych kosztów na członka zespołu projektowego do rzeczywistych kosztów na członka zespołu. 

W jaki sposób jest to przydatne?

Po pierwsze, śledzenie wariancji kosztów zasobów pozwala monitorować rentowność projektu. Jest to szczególnie istotne, gdy pracujesz w oparciu o stały budżet. Co się stanie, gdy zauważysz, że członkowie Twojego zespołu generują więcej kosztów niż oczekiwano? Możesz wdrożyć niezbędne optymalizacje, aby upewnić się, że projekt nie wpłynie negatywnie na wyniki finansowe. 

Firmy, które działają w oparciu o budżety czasowe i materiałowe, powinny również regularnie sprawdzać odchylenia kosztów zasobów, aby móc w odpowiednim czasie reagować na niepokojące wzorce. 

Porównanie szacowanych i rzeczywistych kosztów może również dostarczyć cennych informacji dotyczących proces szacowania projektu w Twojej firmie. Oczywiście, szacunki nigdy nie będą trafne, ale niektóre zespoły mają tendencję do rażącego niedoszacowania niektórych aspektów swoich projektów. Wzorce takie jak te powinny być widoczne podczas porównywania wariancji kosztów zasobów dla różnych ról w zespole projektowym lub różnych etapów projektu. 

Jak obliczyć wariancję kosztów zasobów w zarządzaniu projektami?

Najprostszą formułą będzie podzielenie rzeczywistych kosztów zespołu (śledzone godziny pomnożone przez koszty godzinowe pracowników) przez zaplanowane koszty (szacunki projektu pomnożone przez koszty godzinowe). Teraz widzisz, ile pieniędzy powinieneś obciążyć swojego klienta w porównaniu z tym, ile myślałeś, że go obciążysz. Jeśli chcesz sięgnąć głębiej, możesz również rozróżnić koszty wewnętrzne - pieniądze, które płacisz członkom swojego zespołu + koszty administracyjne - oraz pieniądze, które otrzymujesz od klienta. W ten sposób będziesz w stanie określić zysk, jaki generuje Twoja organizacja. 

Jak można sobie wyobrazić, aby uzyskać wiarygodne dane dotyczące rzeczywistych kosztów zespołu, należy używać oprogramowanie do śledzenia czasu pracowników. Teraz pokażemy, jak łatwo obliczyć wariancję kosztów zasobów za pomocą kompletnej aplikacji do zarządzania zasobami - Teamdeck.

Tworzenie raportu rozbieżności kosztów zasobów za pomocą oprogramowania do planowania zasobów projektu Teamdeck

Teamdeck to oprogramowanie do zarządzania zasobami z zaawansowanymi funkcjami raportowania dostępnymi dla wszystkich użytkowników - wszystko, co musisz zrobić, to załóż konto tutaj. Teamdeck można przetestować za darmo przez 7 dni. Po bezpłatnym okresie próbnym, koszt za członka zespołu wynosi $3.99, co obejmuje planowanie zasobów, śledzenie czasu i system zarządzania urlopami funkcje. 

Twoje konto Teamdeck jest gotowe? Aby utworzyć znaczący raport na temat zespołów projektowych, należy poprosić je o rozpoczęcie śledzenia czasu pracy przy użyciu Aplikacja mobilna Teamdeck do śledzenia czasu pracy lub wprowadzając swoje wpisy czasowe za pośrednictwem aplikacji internetowej. 

Jeśli jednak chcesz po prostu zobaczyć, jak działa taki raport, możesz szybko skonfigurować konto demo wypełnione przykładowymi danymi. Wystarczy kliknąć "Graj z przykładowymi danymi", gdy jesteś w sekcji Organizacje w Teamdeck. 

Niezależnie od tego, czy pracujesz na rzeczywistych danych swojego zespołu, czy na przykładowych punktach danych, kolejne kroki są takie same. Przejdź do sekcji Raporty w górnym menu i kliknij ikonę plusa w prawym dolnym rogu. Dzisiaj pokażemy, jak utworzyć raport wariancji kosztów zasobów od podstaw, więc kliknij "Utwórz niestandardowy".

Następnie nadaj nazwę raportowi i ustaw odpowiedni zakres dat. 

Sposób działania raportów Teamdeck polega na tym, że to Ty decydujesz, z czego powinny się składać. Możesz generować różne typy wykresów i tabel z interaktywnymi polami. Na początek stwórzmy wykres słupkowy, który da nam dobry obraz porównania szacunków i rzeczywistych wyników. 

Kliknij ikonę plusa w rogu i wybierz wykres słupkowy. Domyślnie będzie on składał się ze słupków ilustrujących rezerwacje zespołów (zaplanowane godziny), timesheety (śledzone godziny), dostępne godziny i godziny urlopu. Musimy porównać tylko rezerwacje i timesheety, więc przejdź do Metryk i odznacz urlopy oraz dostępność. 

Tabela powinna wyglądać następująco:

Oczywiście, jeśli w zespole jest wiele osób, wykres słupkowy będzie znacznie mniej czytelny. Wariancja kosztów zasobów jest zwykle obliczana dla pojedynczego projektu, więc można odfiltrować inne projekty. Kliknij Filtry i dodaj odpowiedni filtr.

Kliknij Zastosuj i ciesz się wykresem wypełnionym tylko odpowiednimi danymi. Patrząc na ten wykres, można zobaczyć, którzy pracownicy zarejestrowali więcej godzin niż oczekiwano, a którzy pozostali poniżej szacowanej liczby godzin. Aby jednak uzyskać dokładne liczby, lepiej dodać tabelę informacyjną.

Kliknij ikonę plusa w rogu i dodaj tabelę. Możesz powtórzyć niektóre kroki z poprzedniego wykresu: odznacz niepotrzebne metryki (na razie pozostaw tylko karty czasu pracy i rezerwacje) i przefiltruj odpowiedni projekt.

Możesz także zmienić sposób grupowania danych w tabeli. Domyślnie dane będą najpierw grupowane według projektów, a następnie według członków zespołu. Aby zmienić to ustawienie, kliknij Grupowanie i przełącz bloki danych. Jeśli używasz filtra, możesz całkowicie usunąć "Projekty". 

W naszym przykładowym raporcie ostateczne grupowanie wygląda następująco:

Teraz, gdy tabela składa się z dwóch kolumn danych (Bookings i Timesheets), nadszedł czas, aby dodać więcej kolumn reprezentujących szacowane i rzeczywiste koszty. Przede wszystkim należy dodać kolumnę dla kosztów godzinowych zespołu. Kliknij na Metryki, a następnie na "Dodaj niestandardowe" -> "Dodaj kolumnę wartości niestandardowych". Nazwij nową kolumnę (np. "Koszt godzinowy") i wybierz format danych walutowych.

Po zastosowaniu tych zmian zobaczysz, że do tabeli została dodana pusta kolumna. Działa to podobnie do arkusza kalkulacyjnego Excel - kliknij dowolną komórkę, aby wprowadzić do niej dane. 

Po wprowadzeniu kosztów godzinowych zespołu można dodać kolumny, które automatycznie obliczą ich całkowite szacowane koszty i koszty rzeczywiste. Ponownie przejdź do Metryk i kliknij "Dodaj zwyczaje", ale teraz wybierz "Dodaj niestandardowe pole obliczeniowe", ponieważ chcemy, aby Teamdeck sam obliczył wynik. Nazwij kolumnę, wybierz format danych walutowych i wprowadź formułę. 

Dla zaplanowanych kosztów formuła będzie następująca:

= (Rezerwacje: Czas / 60) * Wartości niestandardowe: Koszt godzinowy

Rzeczywiste koszty:

= (Timesheets: Time / 60) * Wartości niestandardowe: Koszt godzinowy

Po rozpoczęciu wpisywania zmiennej Teamdeck zasugeruje dostępne opcje. 

Obecnie w tabeli powinno znajdować się 5 kolumn, w tym dwie nowe dla kosztów szacowanych i rzeczywistych. 

Ostatnią kolumną, którą powinniśmy dodać do tabeli, jest ta, której dotyczy ten raport: wariancja kosztu zasobów. Aby ją obliczyć, utwórzmy kolejną niestandardową kolumnę pola obliczeniowego. Tym razem należy wybrać procentowy format danych i wprowadzić następującą formułę:

= (Formuły niestandardowe: koszty rzeczywiste / Formuły niestandardowe: koszty planowane)*100

Uwaga: jeśli kolumny mają inne nazwy, należy dostosować formułę, aby to odzwierciedlała.

W tabeli pojawi się nowa kolumna z wartością wariancji kosztu zasobów dla każdego z pracowników pracujących nad danym projektem. 

Jeśli wartość przekracza 100%, oznacza to, że ten członek zespołu zarejestrował więcej czasu niż szacowano. Jeśli wartość jest niższa niż 100%, oznacza to, że początkowe oszacowanie nie zostało osiągnięte. 

Ostatnią rzeczą, którą warto zrobić, jest zmiana sposobu obliczania wiersza "suma". Domyślnie jest to suma wszystkich wartości w danej kolumnie. Średnia wartość byłaby tutaj znacznie bardziej przydatna. Ostatni wiersz jest klikalny i edytowalny jak komórka arkusza kalkulacyjnego, więc wystarczy wprowadzić następującą formułę:

= average(nested(Group: People, Custom formulas: resource cost variance))

Chcesz wypróbować Teamdeck w swojej firmie?

Software house'y i agencje kreatywne z różnych kontynentów używają Teamdeck do planowania i monitorowania pracy swoich zespołów. Jeśli uważasz, że Twoja organizacja również mogłaby skorzystać na efektywnym zarządzaniu zasobami, zdecydowanie daj nam szansę. Zachęcamy do Umów się na rozmowę z Anieląktóry oprowadzi Cię po aplikacji i pomoże sprawnie wdrożyć Twój zespół. 

Obliczanie wariancji kosztów w zarządzaniu projektami za pomocą Teamdeck.io

Wunderman Thompson, Stormind Games, Unit 9 - nie tylko oni wybrali nasze oprogramowanie do zarządzania zasobami