Z czasem każda firma wypracowuje system zarządzania wnioskami o urlop. Może on być nieuporządkowany, może być czasochłonny, ale istnieje. Rzecz w tym, że firma nie powinna zadowalać się byle jaką polityką wnioskowania o czas wolny. Idealnie byłoby, gdyby proces ten był bezproblemowy dla pracowników i łatwy w zarządzaniu dla zespołów administracyjnych. Jak to osiągnąć?
Dzisiaj podzielimy się trzema najpopularniejszymi metodami wykorzystywanymi przez firmy do obsługi wniosków o urlop, wraz z ich zaletami i wadami. Mamy nadzieję, że będziesz w stanie znaleźć tę, która najlepiej odpowiada potrzebom Twojego zespołu.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
- Sugestie dotyczące sposobu definiowania zasad dotyczących czasu wolnego
- Rola oprogramowanie do planowania zasobów z funkcją śledzenia czasu wolnego
- Rola Slacka jako oprogramowania do zarządzania czasem wolnym
Zdefiniuj zasady dotyczące wniosków o wolne
Po pierwsze - zanim wybierzesz najlepsze narzędzie do obsługi wniosków o urlop od swoich pracowników, powinieneś upewnić się, że polityka firmy w tym zakresie jest jasna i dobrze zakomunikowana.
Spróbuj zastanowić się nad następującymi szczegółami:
- Ile dni wolnych w roku mogą wziąć pracownicy? Czy istnieją jakieś zasady dotyczące długości każdego urlopu?
- Z jakim wyprzedzeniem pracownicy powinni wysyłać wnioski urlopowe?
- Do kogo należy wysyłać wnioski? Do osoby z działu HR? Lider zespołu, który z kolei przekaże swoje decyzje do administracji?
- Jak będziesz traktować nakładające się na siebie wnioski o urlop? Kto pierwszy, ten lepszy, a może na podstawie liczby dni już wykorzystanych w tym roku?
Po ustaleniu tych kwestii należy udokumentować politykę firmy i udostępnić ją wszystkim pracownikom. Dokumenty te powinny być również obowiązkową lekturą dla nowych osób dołączających do zespołu.
Teraz, gdy masz już dokładne zasady dotyczące czasu wolnego, możesz zastanowić się nad metodą obsługi wniosków o urlop. Poniżej znajdziesz trzy różne opcje wraz z ich zaletami i wadami.
Zarządzanie wnioskami o urlop
Oprogramowanie do zarządzania urlopami i śledzenia czasu wolnego pracowników
Narzędzie do zarządzania urlopami pomaga śledzić obecność i czas wolny zespołu. Można natknąć się na samodzielne narzędzia do zarządzania urlopami, ale mogą one również stanowić część bardziej kompleksowego rozwiązania do zarządzania zasobami. Teamdeck jest jednym z takich narzędzi łączących zarządzanie urlopami z planowanie zasobów i funkcje śledzenia czasu. W tym wpisie na blogu użyjemy aplikacji jako przykładu, w tym zrzutów ekranu.
Należy jednak pamiętać, że ogólne zalety aplikacji do zarządzania urlopami będą odnosić się do kilku narzędzi dostępnych na rynku. Teamdeck jest po prostu bliski naszemu sercu, ponieważ pracowaliśmy nad nim przez ostatnie cztery lata. Jeśli chcesz go wypróbować, możesz przetestować go za darmo, bez konieczności posiadania karty kredytowej. [/vc_column_text]
- Jest to bardzo wygodne dla pracowników. Mogą zalogować się do aplikacji, z której korzystają na co dzień, aby śledzić swój czas i sprawdzać nadchodzące zadania. Wszystko, co muszą zrobić, aby poprosić o urlop, to wybrać datę w kalendarzu i wypełnić krótki formularz wniosku o wolne. Co ważne, pracownicy widzą swoje własne rezerwacje w aplikacji. kalendarz zasobów aby mogli wybrać daty wolne od pracy, biorąc pod uwagę swoje zadania. Gdy pracownicy nie są pewni, co czeka ich w nadchodzących tygodniach lub miesiącach, mogą przez pomyłkę wybrać nieodpowiednie daty. Narzędzia takie jak Teamdeck zapewniają większą przejrzystość w zakresie obciążenia pracą i planów wszystkich pracowników.
- Jest to również wygodne dla osób zatwierdzających. Za każdym razem, gdy ktoś wysyła wniosek o czas wolny, odpowiednia osoba otrzymuje powiadomienie o tym w aplikacji. Wszystko, co muszą zrobić, to zweryfikować rezerwacje danego pracownika, aby uniknąć konflikty harmonogramu projektu i kliknij "Zatwierdź" lub "Odrzuć". Wszystko odbywa się w tej samej aplikacji, więc proces jest szybki i wydajny.
- Aplikację można dostosować do polityki firmy. Aplikacje do zarządzania urlopami zazwyczaj pozwalają dostosować różne rodzaje czasu wolnego i oznaczyć je jako płatne lub bezpłatne. Takie rozróżnienie może się przydać, zwłaszcza jeśli chcesz obliczanie listy płac pracowników przy użyciu danych z aplikacji do zarządzania zasobami. W Teamdeck można również określić okresy wolnego czasu, o które mogą wnioskować pracownicy (pełne dni, pół dnia itp.).
- Aplikację do zarządzania urlopami można zintegrować z innymi używanymi narzędziami. Załóżmy, że chcesz otrzymywać powiadomienia o każdym nowym wniosku pracownika o urlop bezpośrednio na swoje konto Slack. Solidne aplikacje do zarządzania zasobami oferują wbudowane integracje lub sposoby tworzenia zautomatyzowanych przepływów pracy (np. za pośrednictwem Zapier).
Żądania e-mail/Slack
Jest to prawdopodobnie najbardziej prymitywny sposób zarządzania tym procesem - nie bierzemy tu nawet pod uwagę ustnych próśb. Jednak dla wielu zespołów poczta elektroniczna jest nadal głównym kanałem komunikacji w sprawach związanych z czasem wolnym.
Jak to działa? Pracownik wysyła wniosek o czas wolny za pośrednictwem poczty elektronicznej lub Slacka do swojego przełożonego lub dedykowanej osoby z działu HR. Odbiorca analizuje wniosek i informuje pracownika o swojej decyzji. Brzmi to dobrze na papierze, ale w rzeczywistości proces ten często nie jest idealny.
Po pierwsze, e-mail lub prośba na Slacku może łatwo zagubić się wśród innych ważnych wiadomości. Aby śledzić prośby pracowników, osoba za nie odpowiedzialna powinna mieć nienaganny system organizacji, np. folder, do którego można przypisać każdą prośbę o czas wolny lub tagi e-mail.
Wyzwaniem może być również fakt, że pracownicy mogą napisać w swoich wiadomościach praktycznie wszystko. Załóżmy, że podejmujesz decyzje dotyczące czasu wolnego w oparciu o powód podany we wniosku. Ale co, jeśli ktoś zapomni dodać konkretnego powodu? Będziesz musiał odpowiedzieć, prosząc o więcej szczegółów i czekać na nie, zanim będziesz mógł podjąć jakiekolwiek decyzje. Co prawda możesz przygotować szablon wiadomości e-mail/Slack dla swoich pracowników, aby zminimalizować ryzyko pominięcia przez nich kluczowych informacji, ale nadal nie gwarantuje to, że zawsze będą przestrzegać tych zasad.
Kolejną wadą korzystania z wiadomości e-mail jako głównego kanału przekazywania wniosków urlopowych jest to, że podjęcie świadomej decyzji o przyznaniu komuś urlopu może być czasochłonne. Osoba zatwierdzająca prawdopodobnie będzie musiała sprawdzić kalendarz/rezerwacje danego pracownika lub skontaktować się z jego kierownikiem projektu. W przeciwnym razie nieoczekiwana nieobecność może spowodować konflikty harmonogramu projektu.
Jeśli firma nie oferuje nieograniczonej polityki urlopowej, należy również upewnić się, że dana osoba nie przekroczyła limitu czasu wolnego. Wreszcie, muszą gdzieś rejestrować zatwierdzony czas wolny. Jeśli zespół nie korzysta z kompleksowego zasób narzędzie planowaniaMoże to oznaczać konieczność logowania się do kilku różnych aplikacji i w rezultacie poświęcania dużej ilości cennego czasu na obsługę wniosku o urlop pojedynczego pracownika.
Jak widać, korzystanie z poczty e-mail lub Slacka do zarządzania wnioskami o urlop nie jest najbardziej efektywnym sposobem. Niektóre wnioski mogą przepaść, co jest frustrujące dla pracowników, a nawet jeśli jesteś bardzo zorganizowany, cały proces może być bardzo czasochłonny.
Formularz wniosku o czas wolny dla pracownika
Wprowadzenie formularzy wniosków o czas wolny jest krokiem podejmowanym przez niektóre zespoły w celu uporządkowania procesu zarządzania urlopami. Zgadzamy się, że formularze, zwłaszcza jeśli są dostępne online, mogą być bardziej wydajne w zarządzaniu niż e-maile, zwłaszcza dla pracowników. Ich największą zaletą jest to, że jako pracodawca masz wpływ na kształt wniosku. Pracownicy po prostu wypełniają formularze. Oznacza to, że wszystkie niezbędne szczegóły zostaną prawdopodobnie uwzględnione w formularzu wniosku o czas wolny, który przekazują. Co więcej, stworzenie formularza wniosku o czas wolny nie wymaga dużych inwestycji. Możesz wykorzystać darmowe oprogramowanie, np. Formularze Google, aby zbudować taki formularz.
Czy są jakieś minusy? Należy pamiętać, że zarządzanie formularzami wniosków urlopowych nadal wymaga trochę pracy fizycznej. Musisz je złożyć, sprawdzić, czy dany pracownik kwalifikuje się do większej ilości wolnego czasu i gdzieś zapisać swoją decyzję. Podobnie jak w przypadku wniosków e-mail, może być konieczne użycie kilku narzędzi przed przetworzeniem pojedynczego wniosku.
Podsumowując, formularze wniosków o czas wolny mogą uprościć proces obsługi wniosków o czas wolny pracowników, ale należy pamiętać, że nadal istnieją możliwości optymalizacji.
Czy są jakieś wady oprogramowanie do zarządzania urlopami pracowników? Prawdopodobnie największą kwestią dla Twojej firmy jest inwestycja niezbędna do rozpoczęcia korzystania z takiego narzędzia. Na szczęście nowoczesne aplikacje są często dostępne w wersji SaaS Model - płacisz miesięczną opłatę, więc nie musisz wydawać dużo pieniędzy z góry.
Teamdeck, na przykład, kosztuje $3,99 za pracownika miesięcznie. Biorąc pod uwagę, że jest to cena za wszystkie funkcje, w tym timesheets, i Planer kalendarza onlineoraz zaawansowane raportyPrawdopodobnie wkrótce zobaczysz zwrot z inwestycji. W końcu Twoi pracownicy będą mogli pracować wydajniej i uniknąć niepotrzebnych kontaktów.
Chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób Twoja firma może skorzystać na wdrożeniu zarządzania zasobami? Zaplanuj rozmowę z Anieląnasz ekspert ds. obsługi klienta. Będzie ona w stanie oprowadzić Cię po produkcie i odpowiedzieć na wszystkie pytania dotyczące wniosków o urlop i procesów HR.
Ale jeśli nadal jesteś ciekawy oprogramowanie do zarządzania pracownikami - przeczytaj artykuł na naszym blogu.
Szukasz narzędzia, które pomaga w wnioski pracowników o czas wolny?
